Un ghid pentru implementarea codurilor de bare GS1 2D în retail

Implementarea codului de bare 2D GS1 în retail deschide ușa către o gestionare mai inteligentă a inventarului, retrageri mai rapide, conformitate mai puternică și conexiuni mai bogate cu cumpărătorii.

Codul de bare a fost un element de bază al comerțului cu amănuntul de peste cinci decenii. A supraviețuit nenumăratelor valuri de schimbări tehnologice, își face liniștit treaba la casa de marcat în timp ce restul industriei se transforma în jurul său.

Dar benzile familiare alb-negru care au definit scanarea produselor din anii '70 își întâlnesc în sfârșit adversarul și actualizarea este mult așteptată.

Codurile de bare 2D GS1 redefinește ceea ce poate face un cod de bare. În timp ce un cod de bare tradițional îi spune sistemelor tale ce este un produs, un cod de bare 2D le poate spune când expiră, din ce lot provine și, pentru unele coduri, de unde să găsească mai multe informații despre el, totul dintr-o singură scanare.

Ce este un cod de bare 2D GS1?

Este un simbol bidimensional citit de mașină care poate conține unul sau mai mulți identificatori de produs și date, conform GS1 standardele recunoscute la nivel global.

Spre deosebire de codurile de bare tradiționale din retail care de obicei stochează doar un singur ID de produs, codurile de bare 2D pot să conțină mai multe detalii într-un spațiu mic. Acest lucru face mai ușor capturarea și partajarea informațiilor despre produs în întregul lanț de aprovizionare.

Există două tipuri principale folosite în vânzări cu amănuntul:

• GS1 DataMatrix pare a fi un pătrat mic format din celule negre și albe strâns împachetate, cu linii solide formând o formă de L pe două laturi. Este folosit în mod obișnuit în domeniul sănătății și al produselor farmaceutice, acolo unde reglementările impun urmărirea și spațiul de ambalare este limitat.
• Codul QR GS1 pare a fi un pătrat cu trei pătrate mai mari în colțurile sale. Este recunoscut pe scară largă și poate fi scanat de majoritatea camerelor de smartphone, făcându-l ideal pentru plată la punctul de vânzare și interacțiunea cu consumatorii.

Ambele tipuri de coduri de bare pot transporta date în două moduri.

Codificarea șirurilor de elemente GS1 și Identificatori de aplicație AIs care permit sistemelor de retail să captureze date structurate precum GTIN-uri, date de expirare și numere de lot la momentul scanării.

2. GS1 Digital Link, un standard bazat pe web care transformă aceleași date dintr-un șir de elemente într-un URL, conectând consumatorii și sistemele la conținutul online al produselor, divulgările reglementare și informațiile despre sustenabilitate.

De ce este nevoie de coduri de bare 2D în retail

Implementarea codurilor de bare 2D GS1 reprezintă o schimbare fundamentală în ceea ce poate face codul de bare pentru o afacere de retail. Iată de ce contează:

• Transparență și trasabilitate Prin stocarea detaliilor precum datele de expirare și numerele de lot în codul de bare, comercianții pot urmări prospețimea produsului, aplica reduceri în funcție de date și gestiona retragerile mai precis prin eliminarea doar a articolelor afectate în locul întregii linii de produse.
• Conformitate reglementară Guvernele și organizațiile din industrie din mai multe piețe introduc cerințe pentru date de serializare și urmărire în diferite categorii, inclusiv alimente, produse farmaceutice și cosmetice.
• Angajamentul consumatorului Pentru comercianții cu mărci de magazin sau produse exclusive, un cod de bare activat de GS1 Digital Link poate conecta cumpărătorii la poveștile originii produsului, informații despre alergeni, certificările de sustenabilitate și conținuturi promoționale direct de pe ambalajul produsului.
• Cost și ROI Implementarea acestor standarde necesită o investiție inițială în hardware, software și formare a personalului, însă beneficiile sunt semnificative. Companiile pot reduce risipa de produse, efectua retrageri de produse mai rapide și mai precise, scădea costurile de conformitate și obține o vizibilitate mai bună a inventarului lor. În timp, aceste îmbunătățiri aduc un randament solid al investiției.
• Rasaritul GS1 2027 GS1 a stabilit anul 2027 ca dată țintă globală până la care sistemele de punct de vânzare din retail ar trebui să fie capabile să citească și să proceseze coduri de bare 2D. Aceasta nu este o limită de timp obligatorie din punct de vedere regulamentar în fiecare piață, dar semnalează o schimbare la nivelul întregii industrii care este deja în desfășurare.

Acum ca stii elementele de baza, iata ce ar trebui sa faci pentru a implementa codurile de bare 2D.

Sistem de vânzare cu amănuntul și modernizări de procese

Implementarea codurilor de bare 2D GS1 afectează fiecare nivel al unei operațiuni de retail, de la scanerul de pe podeaua magazinului până la sistemele din spate care gestionează inventarul, conformitatea și datele furnizorilor.

Această secțiune parcurge cele patru etape cheie pentru pregătirea sistemelor și a oamenilor, în ordinea care are cel mai mare sens operațional.

Pasul 1: Evaluare și Planificare

Înainte de a cumpăra orice echipament sau de a-ți actualiza software-ul, ia-ți timp să evaluezi în mod exhaustiv operațiunile curente. Grăbirea implementării fără a ști unde te afli în prezent este una dintre cele mai comune și costisitoare greșeli pe care comercianții le fac.

Auditează scanerele și software-ul POS curente Verificați ce modele de scanere utilizați în prezent în magazinele dvs. și dacă pot citi GS1 DataMatrix și coduri QR. Multe scanere mai vechi pot citi doar coduri de bare tradiționale 1D și ar putea avea nevoie să fie înlocuite sau actualizate cu un firmware nou.

Identificați lacunele de capacitate Dincolo de scaner în sine, evaluați dacă software-ul dvs. POS poate analiza/citi șirurile de elemente GS1 și Identificatorii de Aplicație. Chiar dacă un scaner poate citi fizic un cod 2D, nu va ajuta prea mult dacă sistemul dvs. backend nu poate interpreta informațiile pe care le conține.

Definiți domeniul pilotului dumneavoastră În loc să încerci să implementezi sistemul în toate magazinele odată, începe cu un mic pilot. Alege un număr limitat de magazine, categorii de produse și SKU-uri. Un pilot mai mic și concentrat te ajută să descoperi problemele devreme, să îți îmbunătățești procesele și să construiești încredere în echipă înainte de a extinde în restul afacerii.

Implicați furnizorii și echipele de IT devreme Implementarea codurilor de bare 2D nu este ceva ce un comerciant poate face singur. Furnizorii trebuie să fie pregătiți să creeze coduri de bare conforme, iar echipa dvs. de IT trebuie să fie implicată de la început pentru a verifica nevoile de integrare și a gestiona cerințele sistemului.

Estimați costurile generale Creează un buget realist care include toate costurile necesare: echipamente (înlocuiri sau upgrade-uri pentru scanere), licențe și dezvoltare software, training pentru personal și timpul necesar pentru testarea integrării sistemelor. Nu uita să incluzi și costurile continue pentru menținerea unei bune calități a datelor și asigurarea faptului că furnizorii continuă să îndeplinească cerințele.

Pasul 2: Pregătirea hardware și software

Odată ce înțelegi lacunele actuale, următorul pas este să le rezolvi. Acest lucru înseamnă actualizarea scanerelor tale și asigurarea că fiecare sistem care gestionează datele de scanare poate citi și procesa corect informațiile din codurile de bare 2D.

• Upgradează scanerele pentru a putea citi atât coduri de bare 1D, cât și 2D. Scanerele moderne de imagini pot citi toate tipurile standard de coduri de bare GS1, inclusiv EAN/UPC, DataMatrix și coduri QR. Atunci când selectați scanere noi, confirmați compatibilitatea cu simbolurile 2D formatate GS1, în special nu doar citirea generică a codului QR.
• Actualizați software-ul POS pentru a analiza șirurile de elemente GS1 și Identificatorii de Aplicație Software-ul dvs. trebuie să știe cum să interpreteze datele structurate din interiorul unui cod de bare 2D. Acest lucru înseamnă recunoașterea AI-urilor precum (01) pentru GTIN 17
• Configurați sistemele pentru a captura și stoca date mai bogate Odată ce software-ul poate analiza datele, are nevoie de un loc unde să le pună. Configurați-vă sistemele de inventar, recepție și conformitate pentru a accepta și stoca datele de expirare, numerele de lot și numerele de serie ca câmpuri discrete, nu doar text liber.
• Conectați datele codului de bare 2D cu sistemele dvs. de inventar, rechemare și conformitate. Valoarea reală apare atunci când aceste date circulă prin operațiunile dvs. zilnice. Asigurați-vă că datele de expirare declanșează automat reduceri de preț sau eliminarea produselor, numerele de lot sunt legate de sistemul dvs. de retragere, iar datele de serializare se transmit în rapoartele dvs. de conformitate.
• Înainte de lansare, testați temeinic integrarea completă cu sistemele dvs. de back-end Asigurați-vă că datele scanate la casa de marcat sau la docul de primire apar corect în sistemul dvs. de gestionare a depozitului, ERP și platformele de conformitate. Testați și cazurile dificile, cum ar fi codurile de bare cu informații suplimentare și codurile de bare care conțin URL-uri Digital Link.

Pasul 3: Actualizări de procese și oameni

Tehnologia singură nu asigură o implementare de succes. Procesele și oamenii care interacționează cu sistemele dvs. în fiecare zi trebuie să fie aliniați cu ceea ce noile capacități fac posibil și cu ceea ce acum necesită.

• Actualizați procedurile dvs. de recepție și gestionare a stocurilor Codurile de bare 2D permit capturarea automată a datelor de expirare și a numerelor de lot atunci când produsele ajung. În loc să le introduceți manual, sistemul le poate înregistra direct. Asigurați-vă că procedurile dvs. sunt actualizate și că aceste date sunt folosite efectiv pentru rotația stocurilor, reduceri de preț și retrageri de produse.
• Instruiți personalul magazinului cu privire la noile fluxuri de scanare și gestionarea excepțiilor Personalul trebuie să înțeleagă ce s-a schimbat la casele de checkout și la zonele de primire, ce să facă atunci când un cod de bare nu este scanat corect și cum să escaladeze problemele. Formarea ar trebui să fie practică și bazată pe scenarii, nu doar teoretică.
• Actualizați procesele de finalizare a comenzii și de servicii pentru clienți acolo unde este relevant: În unele cazuri, datele codului de bare 2D vor afișa informații la punctul de vânzare care nu erau vizibile anterior, cum ar fi un produs care a depășit data limită de vânzare. Asigurați-vă că personalul de la casă știe cum să gestioneze aceste alerte și că experiența clienților rămâne fluidă.
• Colaborați îndeaproape cu furnizorii dvs. privind calitatea datelor și standardele de coduri de bare. Succesul tău depinde în mare măsură de calitatea codurilor de bare furnizate de furnizorii tăi. Stabilește așteptări clare pentru calitatea datelor, împărtășește specificațiile GS1 cu ei și stabilește un proces pentru identificarea și remedierea codurilor de bare neconforme. Implicarea organizației locale GS1 poate ajuta, de asemenea, furnizorii care sunt noi în domeniul codurilor de bare 2D să se adapteze rapid.

Pasul 4: Piloti, Testare și Implementare

Un pilot structurat este acolo unde planurile sunt testate în condiții reale. Acesta ajută la confirmarea presupunerilor, găsirea problemelor devreme și adunarea de dovezi înainte de implementarea completă.

• Realizați un mic pilot cu produse și magazine selectate Alegeți o configurație care reflectă afacerea dvs. mai largă, dar care este totuși ușor de gestionat. Includeți diferite tipuri de magazine, produse și furnizori. Începeți cu articolele în care datele codului de bare 2D aduc beneficii clare, cum ar fi produsele proaspete sau cele reglementate.
• Stabiliți măsurile de succes înainte de a începe Decide ce înseamnă "succesul" înainte ca pilotul să înceapă. Acest lucru poate include ratele de succes ale scanării, precizia datelor, performanța sistemului și feedback-ul personalului după instruire.
• Stabiliți reguli clare de oprire sau pauză Fii de acord din timp când ar trebui să fie oprit sau întrerupt pilotul. De exemplu, dacă erorile de scanare depășesc un nivel acceptabil sau problemele de sistem nu pot fi rezolvate rapid. Acest lucru evită confuzia ulterioară.
• Treceți de la faza pilot la implementarea completă în etape   Folosiți ceea ce ați învățat pentru a îmbunătăți procesul înainte de extindere. Implementați treptat, pe grupuri de magazine, regiuni sau tipuri de produse. Acest lucru ajută la controlul riscului și menține progresul constant. Monitorizați ce a funcționat și ce trebuie îmbunătățit pe măsură ce vă extindeți.

Pași suplimentari pentru comercianții cu produse de marcă proprie

Dacă afacerea dvs. de vânzare cu amănuntul vinde produse sub marcă proprie sau etichetă privată, aveți responsabilități suplimentare, dar și oportunități mai mari.

Deoarece deții produsul, deții și codul de bare. Acest lucru înseamnă că poți decide ce informații să incluzi, ce tip de cod de bare să folosești și cum se conectează la conținutul digital.

Atunci când este făcută corect, aceasta vă oferă un avantaj competitiv puternic față de ceilalți comercianți.

Pasul 1: Alocarea GTIN și Generarea Codului de Bare

Fiecare produs de marcă de magazin are nevoie de un Număr Global de Articol Comercial (GTIN) unic înainte ca un cod de bare să poată fi generat. Dacă afacerea dvs. nu este deja membru GS1, acesta este punctul de pornire. Membria GS1 oferă acces la prefixul companiei din care sunt derivate GTIN-urile dvs., asigurându-vă că identificatorii produselor dvs. sunt global unici și recunoscuți în sistemele de retail din întreaga lume.

Înainte de a genera orice cod de bare, merită să faci un pas înapoi pentru a clarifica ce ai nevoie să facă codul de bare. Răspunsul va determina ce tip de cod de bare este potrivit:

• Dacă obiectivul principal este operațional, capturarea datelor de expirare, a numerelor de lot și a numerelor de serie la punctul de vânzare și la docul de primire, atunci GS1 DataMatrix este de obicei alegerea mai bună. Este compact, de înaltă densitate și potrivit pentru formatele de ambalare mai mici.
• Dacă doriți ca codul de bare să servească și ca punct de contact vizibil pentru consumatori care îi conectează pe cumpărători la informații despre produs, la acreditările de sustenabilitate sau la promoții prin intermediul smartphone-ului lor, un cod QR GS1 care codifică un Link Digital GS1 este opțiunea mai versatilă. Gestionează atât scanarea operațională, cât și implicarea consumatorilor dintr-un singur simbol.
• Unii comercianți aleg să folosească ambele: un GS1 DataMatrix pentru scanarea operațională pe produse unde spațiul este limitat, și un cod QR GS1 pe produse unde implicarea consumatorului este o prioritate.

Odată ce v-ați definit obiectivele și ați selectat tipul de cod de bare, generați codul de bare folosind instrumente conforme GS1 și codificați toate elementele de date relevante, cel puțin GTIN-ul, și, în plus, data de expirare, numărul de lot sau serii și numărul de serie acolo unde operațiunile sau reglementările dvs. le cer.

• Atribuiți un GTIN unic fiecărei variante de produs a mărcii magazinului.
• Identificați obiectivele implementării: și selectați tipul de cod de bare 2D potrivit GS1 DataMatrix pentru utilizare operațională, GS1 QR Code pentru Digital Link și implicarea consumatorilor, sau ambele acolo unde este necesar.
• Generați codul de bare: folosind software-ul conform pentru generarea codurilor de bare sau instrumentele organizației dvs. membre GS1.
• Codificați toate datele relevante: data de expirare (AI 17), numărul de lot sau serii (AI 10) și numărul de serie (AI 21) acolo unde este aplicabil.

Pasul 2 (Opțional): Link către conținut online

Acest pas se aplică doar dacă folosești GS1 Digital Link pentru a codifica datele produsului tău.

Aceasta ar putea include pagini complete de informații despre produs, declarații privind ingrediente și alergeni, povești despre sustenabilitate și surse, oferte promoționale sau documentație regulamentară. Conținutul la care faci referire ar trebui să reflecte ceea ce contează cel mai mult pentru cumpărătorii tăi și ceea ce solicită mediul tău regulamentar.

Standarde de tipărire și plasare - Pasul 3

Un cod de bare care nu poate fi scanat în mod fiabil este mai rău decât deloc; creează fricțiune la casa de marcat, erori în sistemele tale și o experiență proastă pentru cineva care se află la celălalt capăt al scanării.

• Asigurați-vă plasarea corectă pe ambalaj GS1 publică linii directoare detaliate privind poziționarea codurilor de bare pe diferite tipuri și formate de ambalaje. Urmați-le pentru a vă asigura că codul de bare este accesibil scanerelor la fiecare punct din lanțul de aprovizionare, de la depozit până la casă și până la telefonul consumatorului.
• Îndepliniți cerințele de calitate a tipăririi pentru scanare fiabilă Calitatea de imprimare a codurilor de bare trebuie să îndeplinească standardele oficiale de evaluare ale GS1. Probleme comune precum imprimarea cu contrast redus, coduri de bare distorsionate sau simboluri prea mici cauzează adesea eșecuri la scanare.

Pentru a confirma calitatea, codurile de bare ar trebui testate folosind un verificator de coduri de bare sau un serviciu profesional de verificare a codurilor de bare care măsoară simbolul împotriva cerințelor de evaluare GS1 înainte de începerea producției complete.

• Include human-readable interpretation (HRI) text HRI este versiunea ușor de citit a datelor codate tipărite lângă codul de bare, de exemplu, numărul GTIN, data de expirare și numărul lotului în text simplu. Acest lucru permite personalului și consumatorilor să citească și să verifice datele fără un scaner și este o cerință GS1 pentru multe categorii de produse.

Ridicarea standardului pentru sistemele de coduri de bare din retail

Implementarea codurilor de bare 2D GS1 este una dintre cele mai semnificative schimbări care afectează infrastructura de retail într-o generație și fereastra de pregătire se micșorează.

Pentru comercianții cu rețele mari de magazine, baze de furnizori complexe și infrastructură POS moștenită, procesul de planificare, achiziție și implementare durează mult timp. Comercianții care acționează acum sunt cei care vor naviga tranziția în propriile lor condiții.

Vestea bună este că nu trebuie să ai totul stabilit înainte să începi. Cel mai important prim pas este pur și simplu să începi: evaluează unde te afli astăzi, identifică-ți lipsurile, definește un domeniu pilot și adună-ți echipele IT și de furnizori în aceeași încăpere.

Fiecare parte a acestui ghid este concepută pentru a fi abordată în etape, iar un pilot bine condus cu câteva SKU-uri îți va învăța mai multe despre pregătirea ta decât orice document de planificare.

Pentru comercianții care sunt dispuși să investească în tranziție în mod corespunzător, acestea reprezintă o bază pentru operațiuni mai inteligente, o urmărire mai puternică, relații mai bune cu furnizorii și, pentru cei cu produse de marcă proprie, un nou canal pentru implicarea consumatorilor. Codul de bare și-a făcut treaba în tăcere timp de cincizeci de ani. Este timpul să cerem mai mult de la el.

Întrebări frecvente

Poate citi scanerul meu POS existent codurile GS1 DataMatrix sau QR?

Depinde de tipul scanerului tău. Scanerele mai vechi cu laser citesc doar coduri de bare 1D precum EAN sau UPC. Scanerele bazate pe cameră pot citi coduri 1D și 2D precum GS1 DataMatrix și GS1 QR Codes. Verifică specificațiile sau întreabă-ți furnizorul.

Am nevoie de o licență GS1 pentru a folosi codurile de bare 2D?

Retailerii care scanează codurile de bare ale furnizorilor nu au nevoie de o licență GS1. Brandurile, producătorii și furnizorii sunt responsabili pentru propria înregistrare și numerele produselor.

Dacă creați coduri de bare pentru propriile produse, cum ar fi mărcile magazinului, aveți nevoie de o membru GS1. Acest lucru include un prefix de companie licențiat, pe care îl utilizați pentru a crea GTIN-uri unice și a genera propriile coduri de bare pentru produsele dvs.

Cum este diferit de un cod QR obișnuit?

Un cod QR normal poate conține orice text sau link. Un cod QR GS1 urmează un format standard astfel încât sistemele de vânzare să poată citi informații precum ID-ul produsului, data de expirare și numărul lotului. Codurile QR obișnuite sunt pentru uz general. Codurile QR GS1 sunt structurate pentru sistemele de vânzare.