Un guide pour mettre en œuvre les codes-barres 2D GS1 dans le commerce de détail

Implémenter le code-barres 2D GS1 dans le commerce de détail ouvre la porte à une gestion des stocks plus intelligente, des rappels plus rapides, une conformité renforcée et des connexions plus riches avec les acheteurs.

Le code-barres est un élément incontournable du commerce de détail depuis plus de cinq décennies. Il a survécu à d'innombrables vagues de changements technologiques, faisant discrètement son travail à la caisse pendant que le reste de l'industrie se transformait autour de lui.

Mais les rayures noires et blanches familières qui ont défini la numérisation des produits depuis les années 1970 rencontrent enfin leur équivalent et la mise à niveau est depuis longtemps attendue.

Les codes-barres 2D GS1 redéfinissent ce qu'un code-barres peut faire. Alors qu'un code-barres traditionnel indique à vos systèmes ce qu'est un produit, un code-barres 2D peut leur dire quand il expire, de quel lot il provient et, pour certains codes, où trouver plus d'informations à partir d'une seule numérisation.

Qu'est-ce qu'un code-barres 2D GS1 ?

C'est un symbole bidimensionnel lisible par machine qui peut contenir un ou plusieurs identifiants de produit et des données, selon GS1 normes mondialement reconnues.

Contrairement aux codes-barres de vente au détail traditionnels qui stockent généralement qu'un seul identifiant de produit, les codes-barres 2D peuvent contenir plus de détails dans un petit espace. Cela facilite la capture et le partage des informations sur le produit dans la chaîne d'approvisionnement.

Il existe deux types principaux utilisés dans le commerce de détail :

• GS1 DataMatrix On dirait un petit carré composé de cellules noires et blanches étroitement agencées, avec des lignes solides formant une forme de L sur deux côtés. Il est couramment utilisé dans les produits de santé et pharmaceutiques, où les réglementations exigent la traçabilité et où l'espace d'emballage est limité.
• Code QR GS1 Il ressemble à un carré avec trois grands carrés dans ses coins. Il est largement reconnu et peut être scanné par la plupart des caméras de smartphone, ce qui le rend idéal pour les points de vente au détail et l'interaction avec les consommateurs.

Les deux types de codes-barres peuvent transporter des données de deux manières différentes.

Encodage des chaînes d'éléments GS1 et Identifiants d'application (IA) qui permettent aux systèmes de vente au détail de capturer des données structurées telles que les GTIN, les dates d'expiration et les numéros de lot au moment du scan.

2. GS1 Digital Link, une norme basée sur le web qui transforme les mêmes données dans une chaîne d'éléments en une URL, connectant les consommateurs et les systèmes aux contenus de produits en ligne, aux divulgations réglementaires et aux informations sur la durabilité.

Pourquoi le commerce de détail a besoin de codes-barres 2D

Implémenter les codes-barres 2D GS1 est un changement fondamental dans ce que le code-barres peut apporter à une entreprise de vente au détail. Voici pourquoi cela est important :

• Transparence et traçabilité En stockant des détails tels que les dates d'expiration et les numéros de lot dans le code-barres, les détaillants peuvent suivre la fraîcheur des produits, appliquer des remises en fonction des dates et gérer les rappels de manière plus précise en retirant uniquement les articles concernés au lieu de toute la ligne de produits.
• Conformité réglementaire Les gouvernements et les organismes industriels de plusieurs marchés introduisent des exigences en matière de sérialisation et de traçabilité des données dans diverses catégories, notamment l'alimentation, les produits pharmaceutiques et les cosmétiques.
• Engagement des consommateurs Pour les détaillants proposant des marques de distributeur ou des produits exclusifs, un code-barres activé par GS1 Digital Link peut connecter les acheteurs aux histoires d'origine des produits, aux informations sur les allergènes, aux certifications de durabilité et au contenu promotionnel directement depuis l'emballage du produit.
• Coût et ROI Bien que la mise en œuvre de ces normes nécessite un investissement initial dans le matériel, les logiciels et la formation du personnel, les avantages sont significatifs. Les entreprises peuvent réduire le gaspillage de produits, effectuer des rappels de produits plus rapides et plus précis, réduire les coûts de conformité et obtenir une meilleure visibilité de leur inventaire. Avec le temps, ces améliorations offrent un retour sur investissement solide.
• Le GS1 Sunrise 2027 GS1 a fixé l'année 2027 comme date cible mondiale à laquelle les systèmes de point de vente au détail devraient être capables de lire et de traiter les codes-barres 2D. Il ne s'agit pas d'une date limite contraignante dans tous les marchés, mais cela indique un changement à l'échelle de l'industrie qui est déjà en cours.

Maintenant que vous connaissez les bases, voici ce que vous devriez faire pour mettre en œuvre les codes-barres 2D.

Système de vente au détail et mises à niveau des processus

Implémenter les codes-barres 2D GS1 touche chaque couche d'une opération de vente au détail, du scanner sur le sol de vente aux systèmes en arrière-plan qui gèrent l'inventaire, la conformité et les données fournisseurs.

Cette section guide à travers les quatre étapes clés pour préparer vos systèmes et vos collaborateurs, dans l'ordre qui a le plus de sens opérationnel.

Étape 1 : Évaluation et planification

Avant d'acheter du matériel ou de mettre à jour votre logiciel, prenez le temps d'évaluer minutieusement vos opérations actuelles. Se précipiter dans la mise en œuvre sans savoir où vous en êtes aujourd'hui est l'une des erreurs les plus courantes et coûteuses que les détaillants commettent.

Auditez vos scanners de caisse actuels et votre logiciel. Vérifiez quels modèles de scanners vous utilisez actuellement dans vos magasins et s'ils peuvent lire les codes GS1 DataMatrix et QR. De nombreux anciens scanners ne peuvent lire que les codes-barres 1D traditionnels et pourraient avoir besoin d'être remplacés ou mis à jour avec un nouveau firmware.

Identifier les lacunes en matière de capacités Au-delà du scanner lui-même, évaluez si votre logiciel de point de vente peut analyser/lire les chaînes d'éléments GS1 et les Identifiants d'Application. Même si un scanner peut physiquement lire un code 2D, cela ne servira à rien si votre système en arrière-plan ne peut pas interpréter les informations qu'il contient.

Définissez la portée de votre pilote Au lieu d'essayer de déployer le système dans tous les magasins en même temps, commencez par un petit pilote. Choisissez un nombre limité de magasins, de catégories de produits et de références. Un pilote plus petit et plus ciblé vous aide à découvrir les problèmes tôt, à améliorer vos processus et à renforcer la confiance au sein de l'équipe avant de vous étendre au reste de l'entreprise.

Impliquez les fournisseurs et les équipes informatiques dès le début Implémenter des codes-barres 2D n'est pas quelque chose qu'un détaillant peut faire seul. Les fournisseurs doivent être prêts à créer des codes-barres conformes, et votre équipe informatique doit être impliquée dès le début pour vérifier les besoins d'intégration et gérer les exigences du système.

Estimer les coûts globaux Créez un budget réaliste qui inclut tous les coûts nécessaires : matériel (remplacements ou mises à niveau des scanners), licences logicielles et développement, formation du personnel, et le temps nécessaire pour tester les intégrations système. N'oubliez pas d'inclure également les coûts continus pour maintenir une bonne qualité de données et garantir que les fournisseurs continuent de répondre aux exigences.

Étape 2 : Préparation du matériel et des logiciels

Une fois que vous avez identifié vos lacunes actuelles, la prochaine étape consiste à les corriger. Cela signifie mettre à niveau vos scanners et veiller à ce que chaque système traitant les données de numérisation puisse lire et traiter correctement les informations des codes-barres 2D.

• Mettre à niveau les scanners pour lire à la fois les codes-barres 1D et 2D Les scanners d'image de zone modernes peuvent lire tous les types de codes-barres GS1 standard, y compris EAN/UPC, DataMatrix et les codes QR. Lors de la sélection de nouveaux scanners, confirmez la compatibilité avec les symboles 2D formatés GS1, en particulier non seulement la lecture générique des codes QR.
• Mettre à jour le logiciel de point de vente pour analyser les chaînes d'éléments GS1 et les Identifiants d'Application Votre logiciel doit savoir comment interpréter les données structurées à l'intérieur d'un code-barres 2D. Cela signifie reconnaître les IA telles que (01) pour GTIN , (17) pour la date d'expiration, et (10) pour le numéro de lot ou de série, et en routant chaque élément de données vers le champ correct de votre système.
• Configurer des systèmes pour capturer et stocker des données plus riches Une fois que le logiciel peut analyser les données, il a besoin d'un endroit pour les stocker. Configurez vos systèmes d'inventaire, de réception et de conformité pour accepter et stocker les dates d'expiration, les numéros de lot et les numéros de série en tant que champs distincts, et non pas simplement du texte libre.
• Connectez les données des codes-barres 2D à votre inventaire, rappel et systèmes de conformité. La vraie valeur réside dans le fait que ces données circulent à travers vos opérations quotidiennes. Assurez-vous que les dates d'expiration déclenchent automatiquement des réductions de prix ou le retrait des produits, que les numéros de lot sont liés à votre système de rappel, et que les données de sérialisation alimentent vos rapports de conformité.
• Avant de lancer, testez soigneusement l'intégration complète avec vos systèmes back-end. Assurez-vous que les données scannées à la caisse ou au quai de réception apparaissent correctement dans votre système de gestion d'entrepôt, ERP et plateformes de conformité. Testez également des cas difficiles, tels que des codes-barres avec des informations supplémentaires et des codes-barres contenant des URL de lien numérique.

Étape 3 : Mises à niveau des processus et des personnes

La technologie seule ne garantit pas une mise en œuvre réussie. Les processus et les personnes qui interagissent avec vos systèmes au quotidien doivent être alignés sur ce que les nouvelles capacités rendent possible et sur ce qu'elles exigent désormais.

• Mettez à jour vos procédures de réception et de gestion des stocks Les codes-barres 2D permettent de capturer automatiquement les dates d'expiration et les numéros de lot lors de l'arrivée des produits. Au lieu de les saisir manuellement, le système peut les enregistrer directement. Assurez-vous que vos procédures sont mises à jour et que ces données sont effectivement utilisées pour la rotation des stocks, les remises et les rappels de produits.
• Former le personnel du magasin sur les nouveaux flux de numérisation et la gestion des exceptions Le personnel doit comprendre ce qui a changé aux caisses et aux zones de réception, que faire lorsque le code-barres ne scanne pas correctement, et comment escalader les problèmes. La formation doit être pratique et basée sur des scénarios, pas seulement théorique.
• Mettre à jour les processus de paiement et de service client lorsque cela est pertinent: Dans certains cas, les données du code-barres 2D révéleront des informations au point de vente qui n'étaient pas visibles auparavant, telles qu'un article dépassant sa date limite de vente. Assurez-vous que le personnel de caisse sait comment gérer ces alertes et que l'expérience client reste fluide.
• Travaillez en étroite collaboration avec vos fournisseurs sur la qualité des données et les normes de codes-barres Votre succès dépend fortement de la qualité des codes-barres fournis par vos fournisseurs. Définissez des attentes claires en matière de qualité des données, partagez les spécifications GS1 avec eux et établissez un processus pour identifier et corriger les codes-barres non conformes. Impliquer votre organisation membre GS1 locale peut également aider les fournisseurs qui découvrent les codes-barres 2D à se mettre rapidement à niveau.

Étape 4 : Pilotes, Tests et Déploiement

Un pilote structuré est là où les plans sont testés dans des conditions réelles. Cela aide à confirmer les hypothèses, à repérer les problèmes tôt et à recueillir des preuves avant un déploiement complet.

• Faites un petit pilote avec des produits et des magasins sélectionnés Choisissez une configuration qui reflète votre entreprise dans son ensemble mais qui reste facile à gérer. Incluez différents types de magasins, de produits et de fournisseurs. Commencez par des articles pour lesquels les données des codes-barres 2D offrent des avantages clairs, tels que les produits frais ou réglementés.
• Définir les mesures de succès avant de commencer Décidez de ce que signifie "succès" avant que le pilote ne commence. Cela peut inclure les taux de réussite de numérisation, la précision des données, les performances du système et les retours du personnel après la formation.
• Définir des règles claires pour arrêter ou mettre en pause. Acceptez tôt quand le pilote doit être mis en pause ou arrêté. Par exemple, si les erreurs de numérisation dépassent un niveau acceptable ou si les problèmes système ne peuvent pas être résolus rapidement. Cela évite la confusion plus tard.
• Passer d'une phase pilote au déploiement complet par étapes   Utilisez ce que vous avez appris pour améliorer le processus avant de l'élargir. Déployez étape par étape par groupe de magasins, région ou type de produit. Cela aide à contrôler les risques tout en maintenant un progrès régulier. Suivez ce qui a fonctionné et ce qui doit être corrigé pendant l'expansion.

Étapes supplémentaires pour les détaillants avec des produits de marque de magasin

Si votre entreprise de vente au détail vend des produits de marque de magasin ou de marque privée, vous avez des responsabilités supplémentaires mais aussi de plus grandes opportunités.

Puisque vous possédez le produit, vous possédez également le code-barres. Cela signifie que vous décidez des informations à inclure, du type de code-barres à utiliser et de la manière dont il se connecte au contenu numérique.

Lorsque cela est fait correctement, cela vous donne un avantage concurrentiel fort par rapport aux autres détaillants.

Étape 1 : Attribution du GTIN et Génération du code-barres

Chaque produit de marque de magasin a besoin d'un numéro unique d'article commercial mondial (GTIN) avant qu'un code-barres puisse être généré. Si votre entreprise n'est pas déjà membre de GS1, c'est le point de départ. L'adhésion à GS1 donne accès à préfixe de l'entreprise à partir desquels vos GTIN sont dérivés, garantissant que vos identifiants de produit sont mondialement uniques et reconnus dans les systèmes de vente au détail à travers le monde.

Avant de générer un code-barres, il est utile de faire un pas en arrière pour clarifier ce que vous avez besoin que le code-barres fasse. La réponse déterminera quel type de code-barres convient le mieux :

• Si votre objectif principal est opérationnel, capturer les dates d'expiration, les numéros de lot et les numéros de série au point de vente et au quai de réception, alors le GS1 DataMatrix est généralement le meilleur choix. Il est compact, à haute densité et bien adapté aux formats d'emballage plus petits.
• Si vous souhaitez également que le code-barres serve de point de contact orienté vers le consommateur, reliant les acheteurs aux informations sur le produit, aux certifications de durabilité ou aux promotions via leur smartphone, un code QR GS1 encodant un lien numérique GS1 est l'option la plus polyvalente. Il gère à la fois le balayage opérationnel et l'engagement des consommateurs à partir d'un seul symbole.
• Certains détaillants choisissent d'utiliser les deux : un GS1 DataMatrix pour le balayage opérationnel sur les produits où l'espace est limité, et un GS1 QR Code sur les produits où l'engagement des consommateurs est une priorité.

Une fois que vous avez défini vos objectifs et sélectionné votre type de code-barres, générez le code-barres en utilisant des outils conformes à la norme GS1 et encodez tous les éléments de données pertinents, au minimum le GTIN, et éventuellement la date d'expiration, le numéro de lot ou de série, et le numéro de série là où vos opérations ou réglementations l'exigent.

• Attribuer un GTIN unique à chaque variante de produit de marque de magasin.
• Identifiez vos objectifs de mise en œuvre : et sélectionnez le type de code-barres 2D approprié GS1 DataMatrix pour une utilisation opérationnelle, GS1 QR Code pour le Digital Link et l'engagement des consommateurs, ou les deux si nécessaire.
• Générer le code-barres : en utilisant un logiciel de génération de code-barres conforme ou les outils de votre organisation membre GS1.
• Encodez toutes les données pertinentes : date d'expiration (IA 17), numéro de lot (IA 10) et numéro de série (IA 21) le cas échéant.

Étape 2 (Optionnel) : Lien vers du contenu en ligne

Cette étape s'applique uniquement si vous utilisez GS1 Digital Link pour encoder les données de votre produit.

Cela pourrait inclure des pages d'informations complètes sur les produits, des déclarations d'ingrédients et d'allergènes, des histoires sur la durabilité et l'approvisionnement, des offres promotionnelles ou des documents réglementaires. Le contenu auquel vous liez devrait refléter ce qui est le plus important pour vos acheteurs et ce que votre environnement réglementaire exige.

Normes d'impression et de placement

Un code-barres qui ne peut pas être scanné de manière fiable est pire qu'aucun code-barres du tout ; il crée des frictions à la caisse, des erreurs dans vos systèmes, et une mauvaise expérience pour quiconque se trouve de l'autre côté du scan.

• Assurer un placement correct sur l'emballage GS1 publie des directives détaillées sur l'emplacement des codes-barres sur différents types et formats d'emballage. Suivez-les pour vous assurer que le code-barres est accessible aux scanners à chaque point de la chaîne d'approvisionnement, du stockage à la caisse en passant par le téléphone du consommateur.
• Répondre aux exigences de qualité d'impression pour une numérisation fiable La qualité d'impression des codes-barres doit respecter les normes de notation officielles de GS1. Des problèmes courants tels qu'une impression à faible contraste, des codes-barres déformés ou des symboles trop petits entraînent souvent des échecs de numérisation.

Pour confirmer la qualité, les codes-barres doivent être testés à l'aide d'un vérificateur de codes-barres ou d'un service professionnel de vérification de codes-barres qui mesure le symbole par rapport aux exigences de notation GS1 avant le début de la production complète.

• Inclure une interprétation lisible par l'homme (HRI) HRI est la version lisible par l'homme des données encodées imprimées à côté du code-barres, par exemple, le numéro GTIN, la date d'expiration et le numéro de lot en texte clair. Cela permet au personnel et aux consommateurs de lire et de vérifier les données sans scanner, et c'est une exigence GS1 pour de nombreuses catégories de produits.

Relever la norme des systèmes de codes-barres de vente au détail

Implémenter les codes-barres 2D GS1 est l'un des changements les plus importants à toucher l'infrastructure de vente au détail depuis une génération et le délai pour se préparer se réduit.

Pour les détaillants disposant de vastes réseaux de magasins, de bases de fournisseurs complexes et d'une infrastructure de point de vente héritée, le processus de planification, d'approvisionnement et de déploiement prend du temps. Ceux qui agissent maintenant sont ceux qui navigueront dans la transition à leurs propres conditions.

La bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin de tout avoir résolu avant de commencer. La première étape la plus importante est simplement de commencer : évaluer où vous en êtes aujourd'hui, identifier vos lacunes, définir un périmètre pilote et réunir vos équipes informatiques et fournisseurs.

Chaque partie de ce guide est conçue pour être abordée par étapes et un pilote bien mené avec quelques références produits vous apprendra plus sur votre préparation que tout document de planification.

Pour les détaillants prêts à investir correctement dans la transition, ils constituent une base pour des opérations plus intelligentes, une traçabilité plus forte, de meilleures relations avec les fournisseurs, et pour ceux ayant des produits de marque de magasin, un nouveau canal pour l'engagement des consommateurs. Le code-barres fait silencieusement son travail depuis cinquante ans. Il est temps d'en demander davantage.

FAQs

Est-ce que mon scanner de caisse actuel peut lire les codes GS1 DataMatrix ou QR ?

Cela dépend du type de scanner que vous avez. Les anciens scanners laser ne lisent que les codes-barres 1D comme l'EAN ou l'UPC. Les scanners basés sur caméra peuvent lire les codes 1D et 2D tels que les codes GS1 DataMatrix et les codes GS1 QR. Vérifiez les spécifications ou demandez à votre fournisseur.

Ai-je besoin d'une licence GS1 pour utiliser des codes-barres 2D ?

Les détaillants qui scannent les codes-barres des fournisseurs n'ont pas besoin d'une licence GS1. Les marques, fabricants et fournisseurs sont responsables de leur propre enregistrement et de leurs numéros de produit.

Si vous créez des codes-barres pour vos propres produits, tels que des marques de magasin, vous avez besoin d'une adhésion GS1. Cela comprend un préfixe d'entreprise sous licence, que vous utilisez pour créer des GTIN uniques et générer vos propres codes-barres pour vos produits.

Comment est-ce différent d'un QR Code classique ?

Un code QR normal peut contenir n'importe quel texte ou lien. Un code QR GS1 suit un format standard afin que les systèmes de vente au détail puissent lire des informations telles que l'identifiant du produit, la date d'expiration et le numéro de lot. Les codes QR réguliers sont destinés à un usage général. Les codes QR GS1 sont structurés pour les systèmes de vente au détail.