Een gids voor het implementeren van GS1 2D-barcodes in de detailhandel

Het implementeren van GS1 2D-barcodes in de detailhandel opent de deur naar slimmer voorraadbeheer, snellere recalls, sterkere naleving en rijkere verbindingen met klanten.

De streepjescode is al meer dan vijf decennia een vast onderdeel van de detailhandel. Het heeft talloze golven van technologische verandering overleefd en heeft rustig zijn werk gedaan bij de kassa terwijl de rest van de industrie eromheen transformeerde.

Maar de bekende zwart-witte strepen die productscanning definiëren sinds de jaren 70, ontmoeten eindelijk hun gelijke en de upgrade is al lang nodig.

GS1 2D-barcodes herdefiniëren wat een barcode kan doen. Waar een traditionele barcode uw systemen vertelt wat een product is, kan een 2D-barcode hen vertellen wanneer het verloopt, uit welke partij het afkomstig is en, voor sommige codes, waar meer informatie te vinden is, allemaal vanuit één scan.

Wat is een GS1 2D-barcodes?

Het is een machine-leesbaar 2-dimensionaal symbool dat één of meerdere productidentificatoren en gegevens kan bevatten, volgens GS1 wereldwijd erkende normen. 

In tegenstelling tot traditionele winkelbarcodes die meestal slechts één product-ID opslaan, kunnen 2D-barcodes meer details bevatten in een kleine ruimte. Dit maakt het gemakkelijker om productinformatie vast te leggen en te delen over de toeleveringsketen.

Er zijn twee primaire typen die worden gebruikt in de detailhandel:

• GS1 DataMatrix Het lijkt op een klein vierkant gemaakt van dicht op elkaar gepakte zwarte en witte cellen, met solide lijnen die een L-vorm vormen aan twee zijden. Het wordt veel gebruikt in de gezondheidszorg en farmaceutische producten, waar regelgeving traceerbaarheid vereist en de verpakkingsruimte beperkt is.
• GS1 QR-code Het lijkt op een vierkant met drie grotere vierkanten in de hoeken. Het is wijd erkend en kan worden gescand door de meeste smartphonecamera's, waardoor het ideaal is voor winkelafrekening en consumenteninteractie.

Beide soorten barcodes kunnen gegevens op twee manieren dragen.

Coderen van GS1-elementreeksen en Toepassingsidentificatoren (AI's) die retail systemen in staat stellen gestructureerde gegevens zoals GTIN's, vervaldatums en batchnummers vast te leggen op het moment van scannen.

GS1 Digital Link, een op web gebaseerde standaard die dezelfde gegevens in een elementreeks omzet in een URL, waardoor consumenten en systemen verbinding kunnen maken met online productinhoud, wettelijke bekendmakingen en duurzaamheidsinformatie.

Waarom Retail 2D-barcodes nodig heeft

Het implementeren van GS1 2D-barcodes is een fundamentele verandering in wat de barcode kan betekenen voor een detailhandelsbedrijf. Hier is waarom het belangrijk is:

• Transparantie en traceerbaarheid Door details zoals vervaldatums en batchnummers in de streepjescode op te slaan, kunnen retailers de productversheid volgen, kortingen toepassen op basis van data, en recalls nauwkeuriger afhandelen door alleen de getroffen items te verwijderen in plaats van de hele productlijn.
• Regelgevende naleving Overheden en brancheorganisaties in meerdere markten introduceren eisen voor serialisatie- en traceerbaarheidsgegevens over verschillende categorieën, waaronder voedsel, farmaceutica en cosmetica.
• Consumentenbetrokkenheid Voor retailers met huismerk- of exclusieve producten kan een GS1 Digital Link-geactiveerde barcode shoppers verbinden met productherkomstverhalen, allergeneninformatie, duurzaamheidscertificaten en promotie-inhoud rechtstreeks vanaf de productverpakking.
• Kosten en ROI Hoewel het implementeren van deze normen een initiële investering vereist in hardware, software en personeelstraining, zijn de voordelen aanzienlijk. Bedrijven kunnen productverspilling verminderen, snellere en nauwkeurigere productterugroepingen uitvoeren, nalevingskosten verlagen en een beter zicht krijgen op hun voorraad. Na verloop van tijd leveren deze verbeteringen een sterk rendement op de investering op.
• De GS1 Sunrise 2027 GS1 heeft 2027 ingesteld als de wereldwijde streefdatum waarop winkelkassa-systemen in staat moeten zijn om 2D-barcodes te lezen en te verwerken. Dit is geen wettelijke harde deadline in elke markt, maar het geeft een branchebrede verschuiving aan die al gaande is.

Nu je de basis kent, is hier wat je moet doen om 2D-barcodes te implementeren.

Winkelsysteem- en procesupgrades

Het implementeren van GS1 2D-barcodes raakt elk niveau van een retailoperatie, van de scanner op de winkelvloer tot de back-endsystemen die voorraad, naleving en leveranciersgegevens beheren.

Deze sectie loopt door de vier belangrijkste stappen om uw systemen en mensen klaar te maken, in de volgorde die het meest operationeel zinvol is.

Stap 1: Beoordeling en Planning

Voordat u hardware aanschaft of uw software bijwerkt, neem de tijd om uw huidige activiteiten grondig te beoordelen. Overhaasten met de implementatie zonder te weten waar u vandaag staat, is een van de meest voorkomende en kostbare fouten die winkeliers maken.

Controleer uw huidige POS-scanners en software Controleer welke scannermodellen u momenteel gebruikt in uw winkels en of ze GS1 DataMatrix en QR-codes kunnen lezen. Veel oudere scanners kunnen alleen traditionele 1D-barcodes lezen en moeten mogelijk worden vervangen of geüpgraded met nieuwe firmware.

Identificeer capaciteitslacunes Beoordeel naast de scanner zelf of je POS-software GS1-elementreeksen en toepassingsidentificatoren kan ontleden/lezen. Zelfs als een scanner fysiek een 2D-code kan lezen, helpt het niet veel als je backend-systeem de informatie die het bevat niet kan interpreteren.

Definieer uw pilot scope In plaats van te proberen het systeem in één keer uit te rollen over alle winkels, begin met een kleine pilot. Kies een beperkt aantal winkels, productcategorieën en SKUs. Een kleinere, gerichte pilot helpt je om problemen vroegtijdig te ontdekken, je processen te verbeteren en vertrouwen op te bouwen binnen het team voordat je uitbreidt naar de rest van het bedrijf.

Betrek leveranciers en IT-teams vroeg Het implementeren van 2D-barcodes is niet iets dat een retailer alleen kan doen. Leveranciers moeten klaar zijn om conforme barcodes te maken, en uw IT-team moet vanaf het begin betrokken zijn om integratiebehoeften te controleren en systeemvereisten te beheren.

Schatten van de totale kosten Maak een realistisch budget dat alle noodzakelijke kosten omvat: hardware (scanner vervangingen of upgrades), softwarelicenties en ontwikkeling, personeelstraining, en de benodigde tijd om systeemintegraties te testen. Vergeet ook niet om doorlopende kosten op te nemen voor het handhaven van goede gegevenskwaliteit en ervoor te zorgen dat leveranciers blijven voldoen aan de eisen.

Stap 2: Hardware- en softwaregereedheid

Zodra je je huidige hiaten begrijpt, is de volgende stap om ze op te lossen. Dit betekent dat je je scanners moet upgraden en ervoor moet zorgen dat elk systeem dat scan data verwerkt de informatie van 2D-barcodes correct kan lezen en verwerken.

• Upgrade scanners om zowel 1D- als 2D-barcodes te lezen Moderne area-image scanners kunnen alle standaard GS1-barcodes lezen, inclusief EAN/UPC, DataMatrix en QR-codes. Bij het selecteren van nieuwe scanners, bevestig de compatibiliteit met GS1-geformatteerde 2D-symbolen, specifiek niet alleen generieke QR-codelezing.
• Update POS-software om GS1-elementreeksen en toepassingsidentificatoren te verwerken Uw software moet weten hoe gestructureerde gegevens binnenin een 2D-barcodes te interpreteren. Dit betekent het herkennen van AI's zoals (01) voor GTIN , (17) voor vervaldatum, en (10) voor batch- of lotnummer, en elke gegevenselement naar het juiste veld in uw systeem routeren.
• Configureer systemen om rijkere gegevens vast te leggen en op te slaan Zodra de software de gegevens kan analyseren, heeft het ergens nodig om ze te plaatsen. Configureer uw voorraad-, ontvangst- en nalevingssystemen om vervaldatums, batchnummers en serienummers te accepteren en op te slaan als afzonderlijke velden, niet alleen als vrije tekst.
• Verbind 2D-barcodedata met uw voorraad-, recall- en nalevingssystemen. De echte waarde komt tot uiting wanneer deze gegevens door uw dagelijkse activiteiten stromen. Zorg ervoor dat vervaldatums automatisch kortingen activeren of producten verwijderen, batchnummers gekoppeld zijn aan uw recallsysteem, en serialisatiegegevens worden doorgevoerd naar uw nalevingsrapporten.
• Voor de lancering, test grondig de volledige integratie met uw back-endsystemen Zorg ervoor dat gegevens die worden gescand bij de kassa of ontvangst dock correct verschijnen in uw magazijnbeheersysteem, ERP en nalevingsplatforms. Test ook moeilijke gevallen, zoals barcodes met extra informatie en barcodes die Digital Link URL's bevatten.

Stap 3: Upgrades voor Processen en Mensen

Technologie op zich levert geen succesvolle implementatie op. De processen en mensen die elke dag met uw systemen omgaan, moeten afgestemd zijn op wat de nieuwe mogelijkheden mogelijk maken en wat ze nu vereisen.

• Werk uw ontvangst- en voorraadbeheerprocedures bij 2D-barcodes maken het mogelijk om vervaldatums en batchnummers automatisch vast te leggen wanneer producten arriveren. In plaats van ze handmatig in te typen, kan het systeem ze direct registreren. Zorg ervoor dat uw procedures zijn bijgewerkt en dat deze gegevens daadwerkelijk worden gebruikt voor voorraadrotatie, prijsverlagingen en productterugroepingen.
• Train winkelpersoneel in nieuwe scanworkflows en uitzonderingsafhandeling Medewerkers moeten begrijpen wat er is veranderd bij de kassa- en ontvangstgebieden, wat te doen als een barcode niet correct scant, en hoe ze problemen moeten escaleren. Training moet praktisch en op scenario's gebaseerd zijn, niet alleen theoretisch.
• Werk de afreken- en klantenserviceprocessen bij waar relevant: In sommige gevallen zal 2D-barcodedata informatie tonen bij de kassa die eerder niet zichtbaar was, zoals een product dat over de houdbaarheidsdatum is. Zorg ervoor dat het kassapersoneel weet hoe ze met deze waarschuwingen moeten omgaan en dat de klantbeleving soepel verloopt.
• Werk nauw samen met uw leveranciers aan gegevenskwaliteit en barcodestandaarden Je succes hangt sterk af van de kwaliteit van de barcodes die je leveranciers leveren. Stel duidelijke verwachtingen voor gegevenskwaliteit, deel GS1-specificaties met hen en stel een proces in om niet-conforme barcodes te identificeren en te corrigeren. Het inschakelen van je lokale GS1-lidorganisatie kan ook leveranciers helpen die nieuw zijn met 2D-barcodes om snel op snelheid te komen.

Stap 4: Piloten, Testen en Uitrol

Een gestructureerde pilot is waar plannen worden getest in echte omstandigheden. Het helpt aannames te bevestigen, problemen vroegtijdig te vinden en bewijs te verzamelen voordat een volledige uitrol plaatsvindt.

• Voer een kleine pilot uit met geselecteerde producten en winkels Kies een opstelling die uw bredere bedrijf weerspiegelt maar nog steeds gemakkelijk te beheren is. Inclusief verschillende winkeltypes, producten en leveranciers. Begin met items waar 2D-barcodedata duidelijke voordelen biedt, zoals verse producten of gereguleerde producten.
• Stel succesmaatregelen in voordat je begint Bepaal wat "succes" betekent voordat de pilot begint. Dit kan onder andere scan succespercentages, data nauwkeurigheid, systeemprestaties en personeelsfeedback na training omvatten.
• Stel duidelijke stop- of pauzeregels in Spreek vroeg af wanneer de pilot moet worden onderbroken of gestopt. Bijvoorbeeld, als scanfouten een acceptabel niveau overschrijden of systeemproblemen niet snel kunnen worden opgelost. Dit voorkomt verwarring later.
• Ga van pilot naar volledige uitrol in fasen   Gebruik wat je leert om het proces te verbeteren voordat je uitbreidt. Voer stap voor stap uit per winkelgroep, regio of producttype. Dit helpt risico te beheersen terwijl je de voortgang stabiel houdt. Houd bij wat werkte en wat verbeterd moet worden terwijl je uitbreidt.

Aanvullende stappen voor winkeliers met huismerkproducten

Als uw detailhandelsbedrijf winkelmerk- of private label-producten verkoopt, heeft u extra verantwoordelijkheden maar ook grotere kansen.

Aangezien u het product bezit, bezit u ook de streepjescode. Dit betekent dat u kunt beslissen welke informatie u wilt opnemen, welk type streepjescode u wilt gebruiken en hoe deze verbonden is met digitale inhoud.

Wanneer dit op de juiste manier wordt gedaan, geeft dit je een sterke concurrentievoordeel ten opzichte van andere retailers.

Stap 1: GTIN-toewijzing en generatie van barcode

Elk winkelmerkproduct heeft een uniek Global Trade Item Number (GTIN) nodig voordat er een barcode kan worden gegenereerd. Als uw bedrijf nog geen lid is van GS1, is dit het startpunt. GS1-lidmaatschap biedt toegang tot een bedrijfsprefix waaruit uw GTINs zijn afgeleid, zodat uw productidentificatoren wereldwijd uniek zijn en worden herkend in retail systemen over de hele wereld.

Voordat u een barcode genereert, is het de moeite waard om een stap terug te doen om te verduidelijken wat u wilt dat de barcode doet. Het antwoord zal bepalen welk type barcode het meest geschikt is:

• Als uw primaire doel operationeel is, het vastleggen van vervaldatums, batchnummers en serienummers bij de kassa en het ontvangstplatform, dan is GS1 DataMatrix meestal de betere keuze. Het is compact, heeft een hoge dichtheid en is goed geschikt voor kleinere verpakkingsformaten.
• Als u wilt dat de streepjescode ook fungeert als een consumentgericht contactpunt dat shoppers verbindt met productinformatie, duurzaamheidscertificaten of promoties via hun smartphone, is een GS1 QR-code die een GS1 Digital Link codeert de meest veelzijdige optie. Het kan zowel operationeel scannen als consumentenbetrokkenheid afhandelen vanuit één symbool.
• Sommige retailers kiezen ervoor om beide te gebruiken: een GS1 DataMatrix voor operationele scanning op producten waar ruimte beperkt is, en een GS1 QR-code op producten waar consumentenbetrokkenheid een prioriteit is.

Zodra u uw doelen heeft gedefinieerd en uw barcodetype heeft geselecteerd, genereert u de barcode met behulp van GS1-compatibele tools en codeert u alle relevante gegevenselementen, minimaal de GTIN, en daarnaast de vervaldatum, batch- of lotnummer, en serienummer waar uw activiteiten of regelgeving dit vereisen.

• Ken een unieke GTIN toe aan elke variant van een winkelmerkproduct.
• Identificeer uw implementatiedoelen: en selecteer het geschikte 2D-barcodetype GS1 DataMatrix voor operationeel gebruik, GS1 QR-code voor Digital Link en consumentenbetrokkenheid, of beide indien nodig.
• Genereer de streepjescode: gebruik compatibele streepjescode generatiesoftware of de tools van uw GS1-lidorganisatie.
• Codeer alle relevante gegevens: vervaldatum (AI 17), batch- of lotnummer (AI 10) en serienummer (AI 21) indien van toepassing.

Stap 2 (Optioneel): Linken naar Online Inhoud

Deze stap is alleen van toepassing als u GS1 Digital Link gebruikt om uw productgegevens te coderen.

Dit kan onder meer volledige productinformatiepagina's, ingrediënten- en allergeneninformatie, duurzaamheids- en herkomstverhalen, promotieaanbiedingen of regelgevende documentatie omvatten. De inhoud waarnaar je linkt, moet weerspiegelen wat het belangrijkst is voor je klanten en wat je regelgevende omgeving vereist.

Stap 3: Afdruk- en Plaatsingsnormen

Een barcode die niet betrouwbaar gescand kan worden, is erger dan helemaal geen barcode; het zorgt voor problemen bij de kassa, fouten in uw systemen en een slechte ervaring voor degene die aan de andere kant van de scan staat.

• Zorg voor de juiste plaatsing op de verpakking GS1 publiceert gedetailleerde richtlijnen over waar barcodes moeten worden geplaatst op verschillende verpakkingstypen en -formaten. Volg deze om ervoor te zorgen dat de barcode toegankelijk is voor scanners op elk punt in de supply chain, van het magazijn tot aan de kassa en de telefoon van de consument.
• Voldoe aan de printkwaliteitseisen voor betrouwbaar scannen De printkwaliteit van de barcode moet voldoen aan de officiële beoordelingsnormen van GS1. Veelvoorkomende problemen zoals afdrukken met lage contrast, vervormde barcodes of symbolen die te klein zijn, veroorzaken vaak scanfouten.

Om de kwaliteit te bevestigen, moeten barcodes worden getest met behulp van een barcode verifier of een professionele barcode verificatiedienst die het symbool meet volgens de GS1-beoordelingseisen voordat de volledige productie begint.

• HRI is de menselijk leesbare versie van de gecodeerde gegevens die naast de streepjescode worden afgedrukt, bijvoorbeeld het GTIN-nummer, de vervaldatum en het batchnummer in platte tekst. Dit stelt medewerkers en consumenten in staat om de gegevens te lezen en te controleren zonder een scanner, en is een vereiste van GS1 voor veel productcategorieën.

Het verhogen van de standaard voor retail barcodesystemen

Het implementeren van GS1 2D-barcodes is een van de meest significante veranderingen die de detailhandelsinfrastructuur in een generatie heeft getroffen en het moment om je voor te bereiden wordt steeds korter.

Voor retailers met grote winkelnetwerken, complexe leveranciersbases en verouderde POS-infrastructuur, kost het plannings-, inkoop- en implementatieproces tijd. De retailers die nu handelen, zijn degenen die de overgang op hun eigen voorwaarden zullen doorlopen.

Het goede nieuws is dat je niet alles hoeft uitgevogeld te hebben voordat je begint. De belangrijkste eerste stap is gewoon te beginnen: controleer waar je vandaag staat, identificeer je hiaten, definieer een pilot scope en breng je IT- en leveranciersteams bij elkaar.

Elk onderdeel van deze handleiding is ontworpen om in fasen te worden aangepakt en een goed uitgevoerde pilot met een handvol SKU's zal je meer leren over je gereedheid dan enig planningsdocument.

Voor retailers die bereid zijn om te investeren in de juiste overgang, vormen ze een basis voor slimmere operaties, sterkere traceerbaarheid, betere leveranciersrelaties, en voor degenen met winkelmerkproducten een nieuw kanaal voor consumentenbetrokkenheid. De streepjescode doet al vijftig jaar stil zijn werk. Het is tijd om er meer van te vragen.

Veelgestelde vragen

Kan mijn bestaande POS-scanner GS1 DataMatrix of QR-codes lezen?

Het hangt af van het type scanner dat je hebt. Oudere laserscanners lezen alleen 1D-barcodes zoals EAN of UPC. Camera-gebaseerde scanners kunnen zowel 1D- als 2D-codes lezen, zoals GS1 DataMatrix en GS1 QR-codes. Controleer de specificaties of vraag het aan je leverancier.

Heb ik een GS1-licentie nodig om 2D-barcodes te gebruiken?

Winkeliers die leveranciersbarcodes scannen, hebben geen GS1-licentie nodig. Merken, fabrikanten en leveranciers zijn verantwoordelijk voor hun eigen registratie en productnummers.

Als u streepjescodes maakt voor uw eigen producten, zoals winkelmerken, heeft u een GS1-lidmaatschap nodig. Dit omvat een gelicentieerd bedrijfsprefix, dat u gebruikt om unieke GTINs te maken en uw eigen streepjescodes voor uw producten te genereren.

Hoe verschilt het van een gewone QR-code?

Een normale QR-code kan elke tekst of link bevatten. Een GS1 QR-code volgt een standaard formaat zodat retailsystemen betekenis kunnen lezen zoals product-ID, vervaldatum en batchnummer. Gewone QR-codes zijn voor algemeen gebruik. GS1 QR-codes zijn gestructureerd voor retailsystemen.