Ein Leitfaden zur Implementierung von GS1 2D-Barcodes im Einzelhandel

Die Implementierung des GS1 2D-Barcodes im Einzelhandel eröffnet die Tür zu intelligenter Bestandsverwaltung, schnelleren Rückrufen, stärkerer Einhaltung von Vorschriften und tieferen Verbindungen zu den Kunden.

Der Barcode ist seit über fünf Jahrzehnten ein fester Bestandteil des Einzelhandels. Er hat unzählige Wellen technologischen Wandels überstanden und leistet leise seine Arbeit an der Kasse, während sich der Rest der Branche um ihn herum verändert hat.

Aber die vertrauten schwarz-weißen Streifen, die das Produkt-Scannen seit den 1970er Jahren definiert haben, treffen endlich auf ihre Entsprechung und das Upgrade ist längst überfällig.

GS1 2D-Barcodes definieren neu, was ein Barcode leisten kann. Während ein traditioneller Barcode Ihren Systemen sagt, um welches Produkt es sich handelt, kann ein 2D-Barcode ihnen sagen, wann es abläuft, aus welcher Charge es stammt und, für einige Codes, wo sie weitere Informationen dazu finden können, alles mit einem einzigen Scan.

Was ist ein GS1 2D-Barcode?

Es handelt sich um ein maschinenlesbares zweidimensionales Symbol, das eine oder mehrere Produktkennungen und Daten enthalten kann, gemäß GS1 weltweit anerkannten Standards.

Im Gegensatz zu traditionellen Einzelhandels-Barcodes, die normalerweise nur eine Produkt-ID speichern, können 2D-Barcodes mehr Details auf kleinem Raum speichern. Dies erleichtert das Erfassen und Teilen von Produktinformationen entlang der Lieferkette.

Es gibt zwei Haupttypen, die im Einzelhandel verwendet werden:

• GS1 DataMatrix Sieht aus wie ein kleines Quadrat aus dicht gepackten schwarzen und weißen Zellen, mit festen Linien, die an zwei Seiten eine L-Form bilden. Es wird häufig in Gesundheitswesen und pharmazeutischen Produkten verwendet, wo Vorschriften Rückverfolgbarkeit erfordern und der Verpackungsplatz begrenzt ist.
• GS1 QR-Code Sieht aus wie ein Quadrat mit drei größeren Quadraten in den Ecken. Es ist weit verbreitet und kann von den meisten Smartphone-Kameras gescannt werden, was es ideal für den Einzelhandelskassenbereich und die Verbraucherinteraktion macht.

Beide Arten von Barcodes können Daten auf zwei Arten tragen.

1. Codierung von GS1-Elementzeichen und Anwendungsidentifikatoren (KI), die es Einzelhandelssystemen ermöglichen, strukturierte Daten wie GTINs, Ablaufdaten und Chargennummern beim Scannen zu erfassen.

2. GS1 Digital Link, ein webbasiertes Standard, das dieselben Daten in einem Elementstring in eine URL umwandelt, um Verbraucher und Systeme gleichermaßen mit Online-Produktinhalten, regulatorischen Offenlegungen und Nachhaltigkeitsinformationen zu verbinden.

Warum der Einzelhandel 2D-Barcodes benötigt

Die Implementierung von GS1 2D-Barcodes ist eine grundlegende Veränderung dessen, was der Barcode für ein Einzelhandelsunternehmen leisten kann. Hier ist, warum es wichtig ist:

• Transparenz und Rückverfolgbarkeit Indem Einzelhändler Details wie Verfallsdaten und Chargennummern im Barcode speichern, können sie die Frische der Produkte verfolgen, Rabatte basierend auf den Daten anwenden und Rückrufe genauer handhaben, indem sie nur die betroffenen Artikel entfernen, anstatt die gesamte Produktlinie.
• Regulatorische Einhaltung Regierungen und Industrieverbände in mehreren Märkten führen Anforderungen für Serialisierungs- und Rückverfolgbarkeitsdaten in verschiedenen Kategorien ein, einschließlich Lebensmittel, Pharmazeutika und Kosmetika.
• Verbraucherbindung Für Einzelhändler mit Eigenmarken- oder exklusiven Produkten kann ein GS1 Digital Link-fähiger Barcode die Verbindung von Käufern zu Produktursprungsgeschichten, Allergeninformationen, Nachhaltigkeitsnachweisen und Werbeinhalten direkt von der Produktverpackung herstellen.
• Kosten und ROI Obwohl die Umsetzung dieser Standards eine anfängliche Investition in Hardware, Software und Schulungen des Personals erfordert, sind die Vorteile signifikant. Unternehmen können Produktverschwendung reduzieren, schnellere und genauere Produktrückrufe durchführen, die Einhaltungskosten senken und eine bessere Übersicht über ihren Lagerbestand erhalten. Im Laufe der Zeit führen diese Verbesserungen zu einer hohen Rendite.
• Der GS1 Sunrise 2027 GS1 hat das Jahr 2027 als globales Zieldatum festgelegt, bis zu dem Einzelhandelskassensysteme in der Lage sein sollten, 2D-Barcodes zu lesen und zu verarbeiten. Dies ist kein verbindlicher harter Termin in jedem Markt, aber er signalisiert einen branchenweiten Wandel, der bereits im Gange ist.

Jetzt, da du die Grundlagen kennst, hier ist, was du tun solltest, um 2D-Barcodes zu implementieren.

Einzelhandelssystem- und Prozess-Upgrades

Die Implementierung von GS1 2D-Barcodes berührt jede Ebene eines Einzelhandelsbetriebs, vom Scanner auf der Verkaufsfläche bis zu den Back-End-Systemen, die Bestandsführung, Compliance und Lieferantendaten verwalten.

Dieser Abschnitt führt Sie durch die vier Schlüsselschritte, um Ihre Systeme und Mitarbeiter vorzubereiten, in der Reihenfolge, die den größten betrieblichen Sinn ergibt.

Schritt 1: Bewertung und Planung

Bevor Sie Hardware kaufen oder Ihre Software aktualisieren, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre aktuellen Abläufe gründlich zu bewerten. Überstürzen Sie die Implementierung nicht, ohne zu wissen, wo Sie heute stehen - das ist einer der häufigsten und kostspieligsten Fehler, den Einzelhändler machen.

Überprüfen Sie Ihre aktuellen POS-Scanner und Software Überprüfen Sie, welche Scannermodelle Sie derzeit in Ihren Geschäften verwenden und ob sie GS1 DataMatrix und QR-Codes lesen können. Viele ältere Scanner können nur traditionelle 1D-Barcodes lesen und müssen möglicherweise durch neue Firmware ersetzt oder aufgerüstet werden.

Identifizieren Sie Fähigkeitslücken Überprüfen Sie neben dem Scanner selbst, ob Ihre POS-Software GS1-Elementzeichenfolgen und Anwendungsidentifikatoren analysieren/lesen kann. Selbst wenn ein Scanner einen 2D-Code physisch lesen kann, hilft es nicht viel, wenn Ihr Backend-System die enthaltene Information nicht interpretieren kann.

Definieren Sie Ihren Pilotumfang Beginnen Sie anstatt zu versuchen, das System sofort in allen Geschäften einzuführen, mit einem kleinen Pilotprojekt. Wählen Sie eine begrenzte Anzahl von Geschäften, Produktkategorien und SKUs aus. Ein kleiner, fokussierter Pilot hilft Ihnen dabei, Probleme frühzeitig zu entdecken, Ihre Prozesse zu verbessern und das Vertrauen im Team aufzubauen, bevor Sie die Einführung auf den Rest des Unternehmens ausweiten.

Binden Sie frühzeitig Lieferanten und IT-Teams ein. Die Implementierung von 2D-Barcodes ist nichts, was ein Einzelhändler alleine tun kann. Lieferanten müssen bereit sein, konforme Barcodes zu erstellen, und Ihr IT-Team muss von Anfang an eingebunden sein, um Integrationsbedürfnisse zu überprüfen und Systemanforderungen zu verwalten.

Schätzen Sie die Gesamtkosten Erstellen Sie ein realistisches Budget, das alle notwendigen Kosten umfasst: Hardware (Scanner-Ersatz oder -Aktualisierungen), Software-Lizenzen und -Entwicklung, Mitarbeiterschulungen und die benötigte Zeit für das Testen von Systemintegrationen. Vergessen Sie auch nicht, laufende Kosten für die Aufrechterhaltung einer guten Datenqualität und die Sicherstellung, dass Lieferanten weiterhin die Anforderungen erfüllen, einzubeziehen.

Schritt 2: Hardware- und Softwarebereitschaft

Sobald Sie Ihre aktuellen Lücken verstehen, ist der nächste Schritt, sie zu beheben. Dies bedeutet, Ihre Scanner zu aktualisieren und sicherzustellen, dass jedes System, das Scan-Daten verarbeitet, die Informationen aus 2D-Barcodes ordnungsgemäß lesen und verarbeiten kann.

• Aktualisieren Sie die Scanner, damit sie sowohl 1D- als auch 2D-Barcodes lesen können. Moderne Flächenbildscanner können alle gängigen GS1-Barcode-Typen lesen, einschließlich EAN/UPC, DataMatrix und QR-Codes. Bei der Auswahl neuer Scanner bestätigen Sie die Kompatibilität mit GS1-formatierten 2D-Symbolen, insbesondere nicht nur generelles QR-Code-Lesen.
• Aktualisieren Sie die POS-Software, um GS1-Elementzeichenfolgen und Anwendungsidentifikatoren zu analysieren. Ihre Software muss wissen, wie sie die strukturierten Daten innerhalb eines 2D-Barcodes interpretieren kann. Das bedeutet, dass sie AIs wie (01) erkennen muss. GTIN (17) für das Ablaufdatum und (10) für die Chargen- oder Losnummer und das Zuweisen jedes Datenelements zum richtigen Feld in Ihrem System.
• Konfigurieren Sie Systeme, um umfangreichere Daten zu erfassen und zu speichern. Sobald die Software die Daten analysieren kann, benötigt sie einen Ort, um sie abzulegen. Konfigurieren Sie Ihre Bestands-, Empfangs- und Compliance-Systeme so, dass sie Verfallsdaten, Chargennummern und Seriennummern als separate Felder akzeptieren und speichern, nicht nur als Freitext.
• Verknüpfen Sie 2D-Barcode-Daten mit Ihren Bestands-, Rückruf- und Compliance-Systemen. Der eigentliche Wert entsteht, wenn diese Daten durch Ihre täglichen Abläufe fließen. Stellen Sie sicher, dass Verfallsdaten automatisch zu Preissenkungen oder Produktentfernungen führen, Chargennummern mit Ihrem Rückrufsystem verknüpft sind und Serialisierungsdaten in Ihre Compliance-Berichte einfließen.
• Vor dem Start sollten Sie die vollständige Integration mit Ihren Back-End-Systemen gründlich testen. Stellen Sie sicher, dass die am Kassen- oder Wareneingang gescannten Daten korrekt in Ihrem Lagerverwaltungssystem, ERP und Compliance-Plattformen angezeigt werden. Testen Sie auch schwierige Fälle, wie Barcodes mit zusätzlichen Informationen und Barcodes, die Digital Link URLs enthalten.

Schritt 3: Prozess- und Personalverbesserungen

Technologie allein führt nicht zu einer erfolgreichen Implementierung. Die Prozesse und Personen, die jeden Tag mit Ihren Systemen interagieren, müssen auf das ausgerichtet sein, was die neuen Möglichkeiten ermöglichen und was sie jetzt erfordern.

• Aktualisieren Sie Ihre Empfangs- und Lagerverwaltungsverfahren. 2D-Barcodes ermöglichen es, Ablaufdaten und Chargennummern automatisch zu erfassen, wenn Produkte eintreffen. Anstatt sie manuell einzugeben, kann das System sie direkt aufzeichnen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verfahren aktualisiert sind und dass diese Daten tatsächlich für Lagerrotation, Preisnachlässe und Produkt-Rückrufe verwendet werden.
• Schulen Sie das Ladenpersonal in neuen Scan-Workflows und der Bearbeitung von Ausnahmen. Mitarbeiter müssen verstehen, was sich an den Kassen- und Wareneingangsbereichen geändert hat, was zu tun ist, wenn ein Barcode nicht korrekt gescannt wird, und wie Probleme eskaliert werden können. Das Training sollte praxisorientiert und Szenario-basiert sein, nicht nur theoretisch.
• Aktualisieren Sie die Kasse- und Kundenserviceprozesse, wo relevant: In einigen Fällen werden 2D-Barcode-Daten Informationen an der Kasse anzeigen, die zuvor nicht sichtbar waren, wie z.B. ein Artikel, der sein Mindesthaltbarkeitsdatum überschritten hat. Stellen Sie sicher, dass das Kassenpersonal weiß, wie man mit diesen Warnungen umgeht, und dass das Kundenerlebnis reibungslos bleibt.
• Arbeiten Sie eng mit Ihren Lieferanten an der Datenqualität und den Barcode-Standards zusammen. Ihr Erfolg hängt stark von der Qualität der Barcodes ab, die Ihre Lieferanten bereitstellen. Legen Sie klare Erwartungen an die Datenqualität fest, teilen Sie ihnen die GS1-Spezifikationen mit und etablieren Sie einen Prozess zur Identifizierung und Behebung von nicht konformen Barcodes. Die Einbindung Ihrer lokalen GS1-Mitgliedsorganisation kann auch Lieferanten unterstützen, die neu in der Welt der 2D-Barcodes sind, um schnell auf den neuesten Stand zu kommen.

Schritt 4: Piloten, Tests und Einführung

Ein strukturierter Pilotversuch ist, wo Pläne unter realen Bedingungen getestet werden. Er hilft dabei, Annahmen zu bestätigen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Beweise zu sammeln, bevor eine vollständige Einführung erfolgt.

• Führen Sie einen kleinen Pilotversuch mit ausgewählten Produkten und Geschäften durch. Wählen Sie ein Setup, das Ihr breiteres Geschäft widerspiegelt, aber dennoch einfach zu verwalten ist. Enthalten Sie verschiedene Arten von Geschäften, Produkten und Lieferanten. Beginnen Sie mit Artikeln, bei denen die 2D-Barcode-Daten klare Vorteile bieten, wie frische Waren oder regulierte Produkte.
• Setze Erfolgsmaßstäbe, bevor du beginnst. Entscheiden Sie, was "Erfolg" bedeutet, bevor der Pilot beginnt. Dies kann die Erfolgsraten des Scannens, die Datenpräzision, die Systemleistung und das Feedback des Personals nach dem Training umfassen.
• Setzen Sie klare Stop- oder Pause-Regeln Stimmen Sie frühzeitig darüber ab, wann der Pilotversuch unterbrochen oder gestoppt werden soll. Zum Beispiel, wenn Scan-Fehler ein akzeptables Maß überschreiten oder Systemprobleme nicht schnell behoben werden können. Dies vermeidet spätere Verwirrung.
• In Etappen vom Pilotprojekt zum vollständigen Rollout wechseln   Nutzen Sie das Gelernte, um den Prozess zu verbessern, bevor Sie expandieren. Führen Sie schrittweise nach Filialgruppe, Region oder Produkttyp durch. Dies hilft, Risiken zu kontrollieren und den Fortschritt stabil zu halten. Verfolgen Sie, was funktioniert hat und was verbessert werden muss, während Sie expandieren.

Zusätzliche Schritte für Einzelhändler mit Eigenmarkenprodukten

Wenn Ihr Einzelhandelsunternehmen Eigenmarken- oder Handelsmarkenprodukte verkauft, haben Sie zusätzliche Verantwortlichkeiten, aber auch größere Chancen.

Da Sie das Produkt besitzen, gehört Ihnen auch der Barcode. Das bedeutet, Sie können entscheiden, welche Informationen enthalten sein sollen, welche Art von Barcode verwendet wird und wie er mit digitalen Inhalten verbunden wird.

Wenn dies ordnungsgemäß durchgeführt wird, verschafft es Ihnen einen starken Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Einzelhändlern.

Schritt 1: GTIN-Zuweisung und Barcode-Generierung

Jedes Eigenmarkenprodukt benötigt eine eindeutige Global Trade Item Number (GTIN), bevor ein Barcode generiert werden kann. Wenn Ihr Unternehmen noch kein GS1-Mitglied ist, ist dies der Ausgangspunkt. Die GS1-Mitgliedschaft bietet Zugang zu einer Unternehmenspräfix aus denen Ihre GTINs abgeleitet werden, um sicherzustellen, dass Ihre Produktkennungen weltweit eindeutig sind und in Einzelhandelssystemen weltweit erkannt werden.

Bevor Sie einen Barcode generieren, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und zu klären, was Sie mit dem Barcode erreichen möchten. Die Antwort wird bestimmen, welcher Barcode-Typ am besten geeignet ist:

• Wenn Ihr Hauptziel operativ ist, Ablaufdaten, Chargennummern und Seriennummern an der Kasse und am Wareneingang zu erfassen, ist GS1 DataMatrix in der Regel die bessere Wahl. Es ist kompakt, hochdicht und gut geeignet für kleinere Verpackungsformate.
• Wenn Sie möchten, dass der Barcode auch als Berührungspunkt für Verbraucher fungiert, der Käufer mit Produktinformationen, Nachhaltigkeitsnachweisen oder Promotionen über ihr Smartphone verbindet, ist ein GS1 QR-Code, der einen GS1 Digital Link codiert, die vielseitigere Option. Er ermöglicht sowohl das operative Scannen als auch das Engagement der Verbraucher über ein einziges Symbol.
• Einige Einzelhändler entscheiden sich dafür, beides zu verwenden: eine GS1 DataMatrix für den operativen Scan bei Produkten, bei denen der Platz begrenzt ist, und einen GS1 QR-Code bei Produkten, bei denen die Verbraucherinteraktion im Vordergrund steht.

Sobald Sie Ihre Ziele definiert und Ihren Strichcode-Typ ausgewählt haben, generieren Sie den Strichcode mit GS1-konformen Tools und codieren Sie alle relevanten Datenelemente, mindestens die GTIN, sowie das Ablaufdatum, die Charge oder Losnummer und die Seriennummer, wenn Ihre Betriebsabläufe oder Vorschriften dies erfordern.

• Weisen Sie jeder Produktvariante der Eigenmarke eine eindeutige GTIN zu.
• Identifizieren Sie Ihre Implementierungsziele: und wählen Sie den geeigneten 2D-Barcode-Typ GS1 DataMatrix für den operativen Einsatz, GS1 QR-Code für Digital Link und Verbraucherinteraktion oder beide, wenn nötig.
• Generieren Sie den Barcode: Verwenden Sie eine konforme Barcode-Generierungssoftware oder die Tools Ihrer GS1-Mitgliedsorganisation.
• Kodieren Sie alle relevanten Daten: Verfallsdatum (AI 17), Chargen- oder Losnummer (AI 10) und Seriennummer (AI 21) falls zutreffend.

Schritt 2 (Optional): Verlinken zu Online-Inhalten

Dieser Schritt gilt nur, wenn Sie GS1 Digital Link verwenden, um Ihre Produktinformationen zu codieren.

Dies könnte vollständige Produktinformationsseiten, Zutaten- und Allergenhinweise, Nachhaltigkeits- und Beschaffungsgeschichten, Werbeangebote oder behördliche Dokumentationen umfassen. Der Inhalt, zu dem Sie verlinken, sollte widerspiegeln, was Ihren Kunden am wichtigsten ist und was Ihre regulatorische Umgebung erfordert.

Schritt 3: Druck- und Platzierungsstandards

Ein Barcode, der nicht zuverlässig gescannt werden kann, ist schlimmer als gar kein Barcode; er erzeugt Reibung an der Kasse, Fehler in Ihren Systemen und eine schlechte Erfahrung für diejenigen, die am anderen Ende des Scans sind.

• Stellen Sie sicher, dass die Platzierung auf der Verpackung korrekt ist. GS1 veröffentlicht detaillierte Richtlinien, wo Strichcodes auf verschiedenen Verpackungsarten und -formaten positioniert werden sollten. Befolgen Sie diese, um sicherzustellen, dass der Strichcode für Scanner an jedem Punkt in der Lieferkette vom Lager über die Kasse bis zum Handy des Verbrauchers zugänglich ist.
• Erfüllen Sie die Druckqualitätsanforderungen für zuverlässiges Scannen. Die Druckqualität des Barcodes muss den offiziellen Bewertungsstandards von GS1 entsprechen. Häufige Probleme wie schwach kontrastierender Druck, verzerrte Barcodes oder zu kleine Symbole führen oft zu Scanfehlern.

Um die Qualität zu bestätigen, sollten Barcodes vor Beginn der Serienproduktion mit einem Barcode-Prüfgerät oder einem professionellen Barcode-Verifizierungsdienst getestet werden, der das Symbol gemäß den GS1-Grading-Anforderungen misst.

• Beinhalte eine menschenlesbare Interpretation (HRI) Text HRI ist die für Menschen lesbare Version der codierten Daten, die neben dem Barcode gedruckt sind, zum Beispiel die GTIN-Nummer, das Ablaufdatum und die Chargennummer im Klartext. Dies ermöglicht es Mitarbeitern und Verbrauchern, die Daten ohne Scanner zu lesen und zu überprüfen, und ist eine Anforderung von GS1 für viele Produktkategorien.

Erhöhung des Standards für Einzelhandels-Barcodesysteme

Die Implementierung von GS1 2D-Barcodes ist eine der bedeutendsten Veränderungen, die die Einzelhandelsinfrastruktur seit einer Generation erreicht haben, und die Zeit, sich darauf vorzubereiten, wird knapp.

Für Einzelhändler mit großen Filialnetzen, komplexen Lieferantenbasen und veralteter POS-Infrastruktur dauert der Planungs-, Beschaffungs- und Rollout-Prozess Zeit. Die Einzelhändler, die jetzt handeln, sind diejenigen, die den Übergang nach ihren eigenen Bedingungen bewältigen werden.

Die gute Nachricht ist, dass du nicht alles im Voraus klären musst, bevor du anfängst. Der wichtigste erste Schritt ist einfach anzufangen: Überprüfe, wo du heute stehst, identifiziere deine Lücken, definiere einen Pilotumfang und bringe dein IT- und Lieferantenteam zusammen.

Jeder Teil dieses Leitfadens ist darauf ausgelegt, in Etappen angegangen zu werden, und ein gut durchgeführter Pilotversuch mit einer Handvoll SKUs wird Ihnen mehr über Ihre Bereitschaft lehren als jedes Planungsdokument.

Für Einzelhändler, die bereit sind, angemessen in den Übergang zu investieren, sind sie eine Grundlage für intelligentere Abläufe, eine stärkere Rückverfolgbarkeit, bessere Lieferantenbeziehungen und für diejenigen mit Eigenmarkenprodukten ein neuer Kanal für die Kundenbindung. Der Barcode hat seit fünfzig Jahren still seine Arbeit getan. Es ist an der Zeit, mehr von ihm zu verlangen.

FAQs

Kann mein vorhandener POS-Scanner GS1 DataMatrix- oder QR-Codes lesen?

Es kommt auf den Scannertyp an. Ältere Laserscanner lesen nur 1D-Barcodes wie EAN oder UPC. Kamerabasierte Scanner können 1D- und 2D-Codes wie GS1 DataMatrix und GS1 QR-Codes lesen. Überprüfen Sie die technischen Daten oder fragen Sie Ihren Lieferanten.

Brauche ich eine GS1-Lizenz, um 2D-Barcodes zu verwenden?

Einzelhändler, die Lieferanten-Barcodes scannen, benötigen keine GS1-Lizenz. Marken, Hersteller und Lieferanten sind für ihre eigene Registrierung und Produktnummern verantwortlich.

Wenn Sie Barcodes für Ihre eigenen Produkte erstellen, wie z. B. Eigenmarken, benötigen Sie eine GS1-Mitgliedschaft. Diese umfasst ein lizenziertes Unternehmenspräfix, das Sie verwenden, um eindeutige GTINs zu erstellen und Ihre eigenen Barcodes für Ihre Produkte zu generieren.

Wie unterscheidet es sich von einem normalen QR-Code?

Ein normaler QR-Code kann beliebigen Text oder einen Link enthalten. Ein GS1-QR-Code folgt einem Standardformat, damit Einzelhandelssysteme Informationen wie Produkt-ID, Ablaufdatum und Chargennummer lesen können. Reguläre QR-Codes sind für allgemeine Zwecke gedacht. GS1-QR-Codes sind für Einzelhandelssysteme strukturiert.