Um Guia para Implementação de Códigos de Barras 2D GS1 no Varejo

Implementar o Código de Barras 2D da GS1 no varejo abre as portas para uma gestão de estoque mais inteligente, recalls mais rápidos, maior conformidade e conexões mais ricas com os compradores.

O código de barras tem sido uma peça fundamental no varejo por mais de cinco décadas. Ele sobreviveu a inúmeras ondas de mudanças tecnológicas, silenciosamente fazendo seu trabalho no caixa enquanto o restante da indústria se transformava ao seu redor.

Mas as familiares listras pretas e brancas que têm definido a digitalização de produtos desde a década de 1970 finalmente estão encontrando seu par e a atualização é muito necessária.

Os códigos de barras 2D da GS1 estão redefinindo o que um código de barras pode fazer. Enquanto um código de barras tradicional informa aos seus sistemas qual é o produto, um código de barras 2D pode informar quando ele expira, de qual lote ele veio e, para alguns códigos, onde encontrar mais informações sobre ele, tudo a partir de uma única leitura.

O que é um código de barras 2D da GS1?

É um símbolo bidimensional legível por máquina que pode conter um ou mais identificadores de produto e dados, de acordo com GS1 normas globalmente reconhecidas.

Ao contrário dos códigos de barras de varejo tradicionais, que geralmente armazenam apenas um ID de produto, os códigos de barras 2D podem conter mais detalhes em um espaço pequeno. Isso facilita a captura e compartilhamento de informações do produto em toda a cadeia de suprimentos.

Existem dois tipos principais usados no varejo:

• GS1 DataMatrix Parece um pequeno quadrado feito de células pretas e brancas compactamente embaladas, com linhas sólidas formando um formato de L em dois lados. É comumente usado em produtos de saúde e farmacêuticos, onde regulamentações exigem rastreabilidade e o espaço de embalagem é limitado.
• Código QR da GS1 Parece um quadrado com três quadrados maiores em seus cantos. É amplamente reconhecido e pode ser escaneado pela maioria das câmeras de smartphone, tornando-o ideal para o caixa de varejo e interação do consumidor.

Ambos os tipos de códigos de barras podem transportar dados de duas maneiras.

Codificação de cadeias de elementos GS1 e Identificadores de Aplicação (IA) que permitem que os sistemas de varejo capturem dados estruturados, como GTINs, datas de validade e números de lote no momento da digitalização.

GS1 Digital Link, um padrão baseado na web que transforma os mesmos dados em uma string de elementos em um URL, conectando consumidores e sistemas a conteúdo de produtos online, divulgações regulatórias e informações de sustentabilidade.

Por que o varejo precisa de códigos de barras 2D

Implementar códigos de barras 2D da GS1 é uma mudança fundamental no que o código de barras pode fazer por um negócio varejista. Aqui está o porquê isso é importante:

• Transparência e rastreabilidade Ao armazenar detalhes como datas de validade e números de lote no código de barras, os varejistas podem rastrear a frescura do produto, aplicar descontos com base nas datas e lidar com recalls de forma mais precisa, removendo apenas os itens afetados em vez de toda a linha de produtos.
• Conformidade regulatória Governos e entidades do setor em vários mercados estão introduzindo requisitos para dados de serialização e rastreabilidade em diversas categorias, incluindo alimentos, produtos farmacêuticos e cosméticos.
• Engajamento do consumidor Para os varejistas com marcas próprias ou produtos exclusivos, um código de barras habilitado para GS1 Digital Link pode conectar os compradores às histórias de origem do produto, informações sobre alérgenos, credenciais de sustentabilidade e conteúdo promocional diretamente da embalagem do produto.
• Custo e ROI Embora a implementação desses padrões exija um investimento inicial em hardware, software e treinamento de pessoal, os benefícios são significativos. As empresas podem reduzir o desperdício de produtos, realizar recalls de produtos mais rápidos e precisos, reduzir os custos de conformidade e obter uma melhor visibilidade de seu inventário. Com o tempo, essas melhorias proporcionam um forte retorno sobre o investimento.
• O GS1 Sunrise 2027 A GS1 definiu 2027 como a data-alvo global até a qual os sistemas de ponto de venda no varejo devem ser capazes de ler e processar códigos de barras 2D. Este não é um prazo rígido regulatório em todos os mercados, mas sinaliza uma mudança em toda a indústria que já está em andamento.

Agora que você conhece o básico, aqui está o que você deve fazer para implementar códigos de barras 2D.

Sistema de Varejo e Atualizações de Processos

Implementar códigos de barras 2D da GS1 afeta cada camada de uma operação de varejo, desde o scanner no chão da loja até os sistemas de back-end que gerenciam inventário, conformidade e dados de fornecedores.

Esta seção guia você pelos quatro passos-chave para preparar seus sistemas e pessoas, na ordem que faz mais sentido operacional.

Passo 1: Avaliação e Planejamento

Antes de comprar qualquer hardware ou atualizar seu software, reserve um tempo para avaliar minuciosamente suas operações atuais. Agir com pressa na implementação sem saber onde você está hoje é um dos erros mais comuns e custosos que os varejistas cometem.

Audite seus scanners e software de POS atuais Verifique quais modelos de scanner você está usando atualmente em suas lojas e se eles conseguem ler GS1 DataMatrix e códigos QR. Muitos scanners mais antigos só conseguem ler códigos de barras tradicionais 1D e talvez precisem ser substituídos ou atualizados com novo firmware.

Identificar lacunas de capacidade Além do próprio scanner, avalie se o seu software de PDV consegue analisar/ler cadeias de elementos GS1 e Identificadores de Aplicação. Mesmo que um scanner consiga ler fisicamente um código 2D, não ajudará muito se o seu sistema de backend não puder interpretar as informações que ele contém.

Defina o escopo do seu piloto Em vez de tentar implementar o sistema em todas as lojas de uma vez, comece com um pequeno piloto. Escolha um número limitado de lojas, categorias de produtos e SKUs. Um piloto menor e mais focado ajuda a descobrir problemas cedo, melhorar seus processos e construir confiança dentro da equipe antes de expandir para o restante do negócio.

Envolver fornecedores e equipes de TI cedo Implementar códigos de barras 2D não é algo que um varejista possa fazer sozinho. Os fornecedores precisam estar prontos para criar códigos de barras compatíveis, e sua equipe de TI precisa estar envolvida desde o início para verificar as necessidades de integração e gerenciar os requisitos do sistema.

Estimar custos totais Crie um orçamento realista que inclua todos os custos necessários: hardware (substituições ou atualizações de scanners), licenças de software e desenvolvimento, treinamento de funcionários e o tempo necessário para testar integrações de sistemas. Não se esqueça de incluir também os custos contínuos para manter a qualidade dos dados e garantir que os fornecedores continuem a atender aos requisitos.

Etapa 2: Preparação de Hardware e Software

Assim que entender suas lacunas atuais, o próximo passo é corrigi-las. Isso significa atualizar seus scanners e garantir que todo sistema que lida com dados de digitalização consiga ler e processar corretamente as informações dos códigos de barras 2D.

• Atualize os scanners para ler tanto códigos de barras 1D quanto 2D As modernas scanners de imagem de área podem ler todos os tipos de códigos de barras padrão da GS1, incluindo EAN/UPC, DataMatrix e QR Codes. Ao selecionar novos scanners, confirme a compatibilidade com símbolos 2D formatados pela GS1, especificamente não apenas a leitura genérica de QR Code.
• Atualizar o software de PDV para analisar cadeias de elementos GS1 e Identificadores de Aplicação Seu software precisa saber como interpretar os dados estruturados dentro de um código de barras 2D. Isso significa reconhecer AIs como (01) para GTIN , (17) para data de validade e (10) para lote ou número de lote, e encaminhando cada elemento de dados para o campo correto em seu sistema.
• Configurar sistemas para capturar e armazenar dados mais ricos Assim que o software conseguir analisar os dados, ele precisa de um local para armazená-los. Configure seus sistemas de inventário, recebimento e conformidade para aceitar e armazenar datas de validade, números de lote e números de série como campos discretos, não apenas texto livre.
• Conecte os dados do código de barras 2D com seus sistemas de inventário, recall e conformidade. O valor real surge quando esses dados fluem por suas operações diárias. Certifique-se de que as datas de validade acionem automaticamente descontos ou remoção de produtos, os números de lote estejam vinculados ao seu sistema de recall e os dados de serialização alimentem seus relatórios de conformidade.
• Antes de lançar, teste minuciosamente a integração completa com seus sistemas back-end. Certifique-se de que os dados escaneados no caixa ou no armazém apareçam corretamente no seu sistema de gestão de armazém, ERP e plataformas de conformidade. Teste também casos difíceis, como códigos de barras com informações adicionais e códigos de barras que contenham URLs de Digital Link.

Etapa 3: Atualizações de Processos e Pessoas

A tecnologia sozinha não garante uma implementação bem-sucedida. Os processos e as pessoas que interagem com seus sistemas todos os dias precisam estar alinhados com o que as novas capacidades tornam possível e com o que agora é necessário.

• Atualize seus procedimentos de recebimento e gestão de estoque Os códigos de barras 2D permitem que as datas de validade e os números de lote sejam capturados automaticamente quando os produtos chegam. Em vez de digitá-los manualmente, o sistema pode registrá-los diretamente. Certifique-se de que seus procedimentos estejam atualizados e de que esses dados sejam realmente utilizados para a rotação de estoque, descontos e recalls de produtos.
• Treine a equipe da loja em novos fluxos de digitalização e tratamento de exceções Os funcionários precisam entender o que mudou nas áreas de caixa e recebimento, o que fazer quando um código de barras não é lido corretamente e como escalar problemas. O treinamento deve ser prático e baseado em cenários, não apenas teórico.
• Atualize os processos de checkout e atendimento ao cliente, quando necessário: Em alguns casos, os dados do código de barras 2D irão revelar informações no ponto de venda que antes não eram visíveis, como um item que está além da data de validade. Certifique-se de que os funcionários do caixa saibam como lidar com esses alertas e de que a experiência do cliente permaneça tranquila.
• Trabalhe em estreita colaboração com seus fornecedores em relação à qualidade dos dados e aos padrões de códigos de barras Seu sucesso depende muito da qualidade dos códigos de barras fornecidos pelos seus fornecedores. Estabeleça expectativas claras para a qualidade dos dados, compartilhe as especificações da GS1 com eles e estabeleça um processo para identificar e corrigir códigos de barras não conformes. Envolvendo a organização membro local da GS1 também pode ajudar fornecedores que são novos em códigos de barras 2D a se atualizarem rapidamente.

Passo 4: Pilotos, Testes e Implementação

Um piloto estruturado é onde os planos são testados em condições reais. Isso ajuda a confirmar suposições, encontrar problemas cedo e reunir evidências antes de uma implementação completa.

• Realize um pequeno piloto com produtos e lojas selecionadas Escolha uma configuração que reflita o seu negócio mais amplo, mas que ainda seja fácil de gerenciar. Inclua diferentes tipos de lojas, produtos e fornecedores. Comece com itens em que os dados de código de barras 2D oferecem benefícios claros, como produtos frescos ou regulamentados.
• Defina medidas de sucesso antes de começar Decida o que "sucesso" significa antes do piloto começar. Isso pode incluir taxas de sucesso de digitalização, precisão de dados, desempenho do sistema e feedback da equipe após o treinamento.
• Estabeleça regras claras de parada ou pausa Concordar desde cedo quando o piloto deve ser pausado ou interrompido. Por exemplo, se os erros de varredura ultrapassarem um nível aceitável ou os problemas do sistema não puderem ser corrigidos rapidamente. Isso evita confusão posteriormente.
• Mude da fase piloto para a implementação completa em etapas   Use o que aprendeu para melhorar o processo antes de expandir. Implemente passo a passo por grupo de lojas, região ou tipo de produto. Isso ajuda a controlar o risco enquanto mantém o progresso constante. Acompanhe o que funcionou e o que precisa ser corrigido à medida que expande.

Passos adicionais para varejistas com produtos de marca própria

Se o seu negócio de varejo vende produtos de marca própria, você tem responsabilidades extras, mas também maiores oportunidades.

Uma vez que você é o proprietário do produto, você também é o proprietário do código de barras. Isso significa que você decide quais informações incluir, qual tipo de código de barras usar e como ele se conecta ao conteúdo digital.

Quando feito corretamente, isso lhe dá uma forte vantagem competitiva sobre outros varejistas.

Passo 1: Atribuição de GTIN e Geração de Código de Barras

Cada produto de marca de loja precisa de um Número Global de Item de Comércio (GTIN) único antes que um código de barras possa ser gerado. Se o seu negócio ainda não é membro da GS1, este é o ponto de partida. A associação à GS1 fornece acesso a prefixo da empresa de onde seus GTINs são derivados, garantindo que seus identificadores de produtos sejam globalmente únicos e reconhecidos em todos os sistemas de varejo em todo o mundo.

Antes de gerar qualquer código de barras, vale a pena dar um passo atrás para esclarecer para que você precisa que o código de barras faça. A resposta irá determinar qual tipo de código de barras é o mais adequado:

• Se o seu objetivo principal for operacional, capturar datas de validade, números de lote e números de série no PDV e no depósito de recebimento, então o GS1 DataMatrix é geralmente a melhor escolha. É compacto, de alta densidade e adequado para formatos de embalagem menores.
• Se você também deseja que o código de barras sirva como um ponto de contato voltado para o consumidor, conectando os compradores às informações do produto, credenciais de sustentabilidade ou promoções por meio de seus smartphones, um Código QR da GS1 codificando um Link Digital da GS1 é a opção mais versátil. Ele lida tanto com a leitura operacional quanto com o envolvimento do consumidor a partir de um único símbolo.
• Alguns varejistas optam por usar ambos: um GS1 DataMatrix para digitalização operacional em produtos onde o espaço é limitado, e um GS1 QR Code em produtos onde o envolvimento do consumidor é uma prioridade.

Assim que tiver definido seus objetivos e selecionado seu tipo de código de barras, gere o código de barras usando ferramentas compatíveis com a GS1 e codifique todos os elementos de dados relevantes, no mínimo o GTIN, e adicionalmente a data de validade, lote ou número de lote e número de série, onde suas operações ou regulamentos os exigirem.

• Atribuir um GTIN único a cada variante de produto da marca da loja.
• Identifique seus objetivos de implementação: e selecione o tipo de código de barras 2D apropriado GS1 DataMatrix para uso operacional, GS1 QR Code para Digital Link e engajamento do consumidor, ou ambos quando necessário.
• Gerar o código de barras: usando software de geração de códigos de barras compatível ou as ferramentas da sua organização membro da GS1.
• Codificar todos os dados relevantes: data de validade (AI 17), número de lote (AI 10) e número de série (AI 21) quando aplicável.

Passo 2 (Opcional): Vinculando a Conteúdo Online

Este passo se aplica apenas se você estiver usando o GS1 Digital Link para codificar os dados do seu produto.

Isso pode incluir páginas completas de informações do produto, divulgações de ingredientes e alérgenos, histórias de sustentabilidade e origem, ofertas promocionais ou documentação regulatória. O conteúdo ao qual você se vincula deve refletir o que é mais importante para seus compradores e o que seu ambiente regulatório exige.

Padrões de Impressão e Posicionamento

Um código de barras que não pode ser escaneado de forma confiável é pior do que nenhum código de barras; ele cria atrito no caixa, erros em seus sistemas e uma experiência ruim para quem está do outro lado da leitura.

• Garanta a colocação correta na embalagem A GS1 publica diretrizes detalhadas sobre onde os códigos de barras devem ser posicionados em diferentes tipos e formatos de embalagens. Siga essas diretrizes para garantir que o código de barras seja acessível aos scanners em todos os pontos da cadeia de suprimentos, desde o armazém até o caixa e o telefone do consumidor.
• Atender aos requisitos de qualidade de impressão para digitalização confiável A qualidade de impressão do código de barras deve atender aos padrões oficiais de classificação da GS1. Problemas comuns como impressão de baixo contraste, códigos de barras distorcidos ou símbolos muito pequenos frequentemente causam falhas na leitura.

Para confirmar a qualidade, os códigos de barras devem ser testados usando um verificador de códigos de barras ou um serviço profissional de verificação de códigos de barras que mede o símbolo em relação aos requisitos de classificação da GS1 antes do início da produção completa.

• Incluir interpretação legível por humanos (HRI) HRI é a versão legível por humanos dos dados codificados impressos ao lado do código de barras, por exemplo, o número GTIN, data de validade e número de lote em texto simples. Isso permite que os funcionários e consumidores leiam e verifiquem os dados sem um scanner, e é um requisito da GS1 para muitas categorias de produtos.

Elevando o padrão para sistemas de códigos de barras no varejo

Implementar códigos de barras 2D da GS1 é uma das mudanças mais significativas a atingir a infraestrutura de varejo em uma geração e a janela para se preparar está se estreitando.

Para os varejistas com grandes redes de lojas, bases de fornecedores complexas e infraestrutura de PDV legada, o processo de planejamento, aquisição e implementação leva tempo. Os varejistas que agirem agora são aqueles que navegarão na transição em seus próprios termos.

A boa notícia é que você não precisa ter tudo resolvido antes de começar. O passo mais importante é simplesmente começar: avalie onde você está hoje, identifique suas lacunas, defina um escopo piloto e reúna suas equipes de TI e fornecedores na sala.

Cada parte deste guia foi projetada para ser abordada em etapas e um piloto bem-sucedido com um punhado de SKUs lhe ensinará mais sobre sua prontidão do que qualquer documento de planejamento.

Para os varejistas dispostos a investir na transição adequadamente, eles são uma base para operações mais inteligentes, rastreabilidade mais forte, melhores relacionamentos com fornecedores e, para aqueles com produtos de marca própria, um novo canal para o envolvimento do consumidor. O código de barras tem desempenhado seu papel silenciosamente por cinquenta anos. É hora de pedir mais dele.

Perguntas frequentes

Meu scanner de POS existente consegue ler códigos GS1 DataMatrix ou QR?

Depende do tipo do seu scanner. Scanners a laser mais antigos só conseguem ler códigos de barras 1D como EAN ou UPC. Scanners baseados em câmera podem ler códigos 1D e 2D como GS1 DataMatrix e GS1 QR Codes. Verifique as especificações ou pergunte ao seu fornecedor.

Preciso de uma licença da GS1 para usar códigos de barras 2D?

Varejistas que escaneiam códigos de barras de fornecedores não precisam de uma licença da GS1. Marcas, fabricantes e fornecedores são responsáveis por seu próprio registro e números de produto.

Se você criar códigos de barras para seus próprios produtos, como marcas de loja, você precisa de uma associação GS1. Isso inclui um prefixo de empresa licenciado, que você usa para criar GTINs únicos e gerar seus próprios códigos de barras para seus produtos.

Como é diferente de um QR Code comum?

Um código QR normal pode conter qualquer texto ou link. Um código QR da GS1 segue um formato padrão para que os sistemas de varejo possam ler informações como ID do produto, data de validade e número de lote. Os códigos QR regulares são para uso geral. Os códigos QR da GS1 são estruturados para sistemas de varejo.