Una guida per l'implementazione dei codici a barre GS1 2D nel settore del commercio al dettaglio

Implementare il codice a barre 2D GS1 nel settore del retail apre le porte a una gestione dell'inventario più intelligente, richiami più veloci, maggiore conformità e connessioni più profonde con i clienti.

Il codice a barre è stato un elemento fisso nel settore del commercio al dettaglio per oltre cinque decenni. Ha resistito a innumerevoli onde di cambiamento tecnologico, svolgendo silenziosamente il suo lavoro alla cassa mentre il resto del settore si trasformava intorno ad esso.

Ma le familiari strisce bianche e nere che hanno definito la scansione dei prodotti dagli anni '70 stanno finalmente incontrando il loro match e l'aggiornamento è da tempo atteso.

I codici a barre 2D GS1 stanno ridefinendo cosa può fare un codice a barre. Mentre un codice a barre tradizionale dice ai tuoi sistemi che prodotto è, un codice a barre 2D può dirgli quando scade, da quale lotto proviene e, per alcuni codici, dove trovare ulteriori informazioni su di esso, il tutto da una singola scansione.

Cosa è un codice a barre 2D GS1?

È un simbolo bidimensionale leggibile da macchina che può contenere uno o più identificatori di prodotto e dati, secondo GS1 standard riconosciuti a livello globale.

A differenza dei codici a barre tradizionali per il commercio al dettaglio che di solito memorizzano solo un ID prodotto, i codici a barre 2D possono contenere più dettagli in uno spazio ridotto. Questo rende più facile acquisire e condividere le informazioni sul prodotto lungo la catena di approvvigionamento.

Ci sono due tipi principali utilizzati nel settore del commercio al dettaglio:

• GS1 DataMatrix Sembra un piccolo quadrato fatto di celle nere e bianche strettamente impacchettate, con linee solide che formano una forma a L su due lati. Viene comunemente utilizzato nel settore sanitario e nei prodotti farmaceutici, dove le normative richiedono tracciabilità e lo spazio di imballaggio è limitato.
• Codice QR GS1 sembra un quadrato con tre quadrati più grandi nei suoi angoli. È ampiamente riconosciuto e può essere scansionato dalla maggior parte delle fotocamere degli smartphone, rendendolo ideale per il pagamento al dettaglio e l'interazione con i consumatori.

Entrambi i tipi di codice a barre possono trasportare dati in due modi.

Codifica delle stringhe degli elementi GS1 e Identificatori dell'applicazione (IA) che consentono ai sistemi di vendita al dettaglio di acquisire dati strutturati come GTIN, date di scadenza e numeri di lotto al momento della scansione.

GS1 Digital Link, uno standard basato sul web che trasforma gli stessi dati in una stringa di elementi in un URL, collegando i consumatori e i sistemi all'informazione online sui prodotti, le comunicazioni regolamentari e le informazioni sulla sostenibilità.

Perché il settore del commercio al dettaglio ha bisogno di codici a barre 2D

Implementare i codici a barre GS1 2D è un cambiamento fondamentale in ciò che il codice a barre può fare per un'attività commerciale al dettaglio. Ecco perché è importante:

• Trasparenza e tracciabilità Memorizzando dettagli come date di scadenza e numeri di lotto nel codice a barre, i rivenditori possono tracciare la freschezza del prodotto, applicare sconti in base alle date e gestire richiami in modo più accurato rimuovendo solo gli articoli interessati anziché l'intera linea di prodotti.
• Conformità normativa I governi e gli enti industriali in diversi mercati stanno introducendo requisiti per la serializzazione e i dati di tracciabilità in varie categorie, tra cui alimenti, prodotti farmaceutici e cosmetici.
• Coinvolgimento del consumatore Per i rivenditori con marchi di negozio o prodotti esclusivi, un codice a barre abilitato GS1 Digital Link può collegare i clienti alle storie di origine del prodotto, alle informazioni sugli allergeni, alle credenziali di sostenibilità e ai contenuti promozionali direttamente dall'imballaggio del prodotto.
• Costo e ROI Anche se l'implementazione di questi standard richiede un investimento iniziale in hardware, software e formazione del personale, i benefici sono significativi. Le imprese possono ridurre gli sprechi di prodotto, effettuare richiami di prodotto più rapidi e precisi, ridurre i costi di conformità e ottenere una migliore visibilità del proprio inventario. Nel tempo, questi miglioramenti garantiscono un forte ritorno sull'investimento.
• Il GS1 Sunrise 2027 GS1 ha fissato il 2027 come data obiettivo globale entro la quale i sistemi di punto vendita al dettaglio dovrebbero essere in grado di leggere e elaborare codici a barre 2D. Questo non è un termine ultimo regolatorio in ogni mercato, ma segnala un cambiamento su scala industriale che è già in corso.

Ora che conosci le basi, ecco cosa dovresti fare per implementare i codici a barre 2D.

Sistema di vendita al dettaglio e aggiornamenti dei processi

Implementare i codici a barre 2D GS1 coinvolge ogni livello di un'operazione di vendita al dettaglio, dal lettore sul pavimento del negozio ai sistemi di back-end che gestiscono l'inventario, la conformità e i dati dei fornitori.

Questa sezione illustra i quattro passaggi chiave per preparare i tuoi sistemi e le persone, nell'ordine che ha più senso operativo.

Fase 1: Valutazione e pianificazione

Prima di acquistare qualsiasi hardware o aggiornare il software, prenditi del tempo per valutare attentamente le tue attuali operazioni. Affrettarsi nell'implementazione senza sapere dove ti trovi oggi è uno degli errori più comuni e costosi che i rivenditori commettono.

Verifica i tuoi attuali scanner POS e software Verifica quali modelli di scanner stai attualmente utilizzando nei tuoi negozi e se sono in grado di leggere i codici GS1 DataMatrix e QR. Molti scanner più vecchi possono leggere solo i tradizionali codici a barre 1D e potrebbero aver bisogno di essere sostituiti o aggiornati con un nuovo firmware.

Identificare i divari di capacità Oltre allo scanner stesso, valuta se il tuo software POS può analizzare/leggere stringhe di elementi GS1 e Identificatori di Applicazione. Anche se uno scanner può leggere fisicamente un codice 2D, non servirà a molto se il tuo sistema di backend non riesce a interpretare le informazioni che contiene.

Definisci il tuo ambito pilota Invece di cercare di implementare il sistema in tutti i negozi contemporaneamente, inizia con un piccolo pilota. Scegli un numero limitato di negozi, categorie di prodotti e SKU. Un pilota più piccolo e focalizzato ti aiuta a scoprire i problemi in anticipo, migliorare i tuoi processi e costruire fiducia all'interno del team prima di espanderti al resto dell'attività.

Coinvolgere i fornitori e i team IT in anticipo Implementare codici a barre 2D non è qualcosa che un rivenditore può fare da solo. I fornitori devono essere pronti a creare codici a barre conformi, e il tuo team IT deve essere coinvolto fin dall'inizio per verificare le esigenze di integrazione e gestire i requisiti di sistema.

Stima dei costi complessivi Crea un budget realistico che includa tutti i costi necessari: hardware (sostituzioni o aggiornamenti dello scanner), licenze software e sviluppo, formazione del personale e il tempo necessario per testare le integrazioni di sistema. Non dimenticare di includere anche i costi continui per mantenere una buona qualità dei dati e garantire che i fornitori continuino a soddisfare i requisiti.

Passo 2: Preparazione hardware e software

Una volta che hai capito le tue lacune attuali, il passo successivo è correggerle. Ciò significa aggiornare i tuoi scanner e garantire che ogni sistema che gestisce i dati di scansione possa leggere e elaborare correttamente le informazioni dai codici a barre 2D.

• Aggiornare gli scanner per leggere sia codici a barre 1D che 2D Gli scanner di immagini di ultima generazione possono leggere tutti i tipi di codici a barre standard GS1, inclusi EAN/UPC, DataMatrix e codici QR. Quando si selezionano nuovi scanner, confermare la compatibilità con i simboli 2D formattati GS1, in particolare non solo la lettura generica dei codici QR.
• Aggiornare il software POS per analizzare le stringhe degli elementi GS1 e gli Identificatori di Applicazione Il tuo software deve sapere come interpretare i dati strutturati all'interno di un codice a barre 2D. Ciò significa riconoscere gli AI come (01) per GTIN , (17) per la data di scadenza e (10) per il numero di lotto o partita, e instradando ciascun elemento di dati nel campo corretto nel tuo sistema.
• Configurare i sistemi per catturare e memorizzare dati più ricchi Una volta che il software riesce a analizzare i dati, ha bisogno di un posto dove metterli. Configura i tuoi sistemi di inventario, ricezione e conformità per accettare e memorizzare le date di scadenza, i numeri di lotto e i numeri di serie come campi discreti, non solo come testo libero.
• Collega i dati del codice a barre 2D con il tuo inventario, i sistemi di richiamo e di conformità. Il vero valore si manifesta quando questi dati scorrono attraverso le tue operazioni quotidiane. Assicurati che le date di scadenza attivino automaticamente sconti o la rimozione del prodotto, che i numeri di lotto siano collegati al tuo sistema di richiamo e che i dati di serializzazione alimentino i tuoi report di conformità.
• Prima del lancio, testare accuratamente l'integrazione completa con i sistemi del back-end Assicurati che i dati acquisiti in cassa o al ricevimento appaiano correttamente nel sistema di gestione del magazzino, nell'ERP e nelle piattaforme di conformità. Testa anche casi difficili, come codici a barre con informazioni aggiuntive e codici a barre che contengono URL di collegamento digitale.

Passaggio 3: Aggiornamenti dei Processi e delle Persone

La tecnologia da sola non garantisce un'implementazione di successo. I processi e le persone che interagiscono con i tuoi sistemi ogni giorno devono essere allineati a ciò che le nuove capacità rendono possibile e a ciò di cui ora necessitano.

• Aggiorna le procedure di ricezione e gestione dello stock I codici a barre 2D consentono di acquisire automaticamente le date di scadenza e i numeri di lotto quando i prodotti arrivano. Invece di digitarli manualmente, il sistema può registrarli direttamente. Assicurati che le tue procedure siano aggiornate e che questi dati vengano effettivamente utilizzati per la rotazione delle scorte, le riduzioni di prezzo e i richiami dei prodotti.
• Addestra il personale del negozio sulle nuove procedure di scansione e sulla gestione delle eccezioni Lo staff deve capire cosa è cambiato nelle aree di cassa e ricevimento, cosa fare quando un codice a barre non viene letto correttamente e come gestire le problematiche. La formazione dovrebbe essere pratica e basata su scenari, non solo teorica.
• Aggiornare i processi di checkout e di assistenza clienti dove necessario: In alcuni casi, i dati del codice a barre 2D mostreranno informazioni al POS che non erano precedentemente visibili, come ad esempio un articolo scaduto. Assicurarsi che il personale alla cassa sappia come gestire questi avvisi e che l'esperienza del cliente rimanga fluida.
• Collabora strettamente con i tuoi fornitori sulla qualità dei dati e sugli standard dei codici a barre Il tuo successo dipende pesantemente dalla qualità dei codici a barre forniti dai tuoi fornitori. Stabilisci chiare aspettative per la qualità dei dati, condividi le specifiche GS1 con loro e istituisci un processo per identificare e correggere i codici a barre non conformi. Coinvolgere l'organizzazione membro GS1 locale può anche aiutare i fornitori che sono nuovi ai codici a barre 2D ad essere pronti rapidamente.

Passo 4: Piloti, Test e Lancio

Un pilota strutturato è dove i piani vengono testati in condizioni reali. Aiuta a confermare le ipotesi, individuare problemi in anticipo e raccogliere prove prima di un lancio completo.

• Fai girare un piccolo pilota con prodotti e negozi selezionati Scegli una configurazione che rifletta la tua attività commerciale più ampia ma che sia comunque facile da gestire. Include diversi tipi di negozi, prodotti e fornitori. Inizia con articoli in cui i dati del codice a barre 2D offrono chiari vantaggi, come prodotti freschi o regolamentati.
• Imposta misure di successo prima di iniziare Decidi cosa significa "successo" prima che il pilota inizi. Questo può includere tassi di successo della scansione, precisione dei dati, prestazioni del sistema e feedback del personale dopo la formazione.
• Imposta regole chiare per fermarsi o mettere in pausa Concordare fin da subito quando il pilota dovrebbe essere messo in pausa o interrotto. Ad esempio, se gli errori di scansione superano un livello accettabile o i problemi di sistema non possono essere risolti rapidamente. Questo evita confusione in seguito.
• Passare dalla fase pilota al lancio completo in fasi   Usa ciò che hai imparato per migliorare il processo prima di espanderti. Implementa passo dopo passo per gruppo di negozi, regione o tipo di prodotto. Questo aiuta a controllare il rischio mantenendo costante il progresso. Monitora cosa ha funzionato e cosa ha bisogno di essere sistemato mentre ti espandi.

Passaggi aggiuntivi per i rivenditori con prodotti a marchio del negozio

Se la tua attività commerciale al dettaglio vende prodotti a marchio del negozio o a marchio privato, hai responsabilità aggiuntive ma anche maggiori opportunità.

Poiché possiedi il prodotto, possiedi anche il codice a barre. Ciò significa che decidi quali informazioni includere, quale tipo di codice a barre utilizzare e come si collega ai contenuti digitali.

Quando fatto correttamente, questo ti dà un forte vantaggio competitivo rispetto ad altri rivenditori.

Passaggio 1: Assegnazione del GTIN e Generazione del Codice a Barre

Ogni prodotto a marchio del negozio ha bisogno di un numero univoco di articolo commerciale globale (GTIN) prima che possa essere generato un codice a barre. Se la tua attività non è già un membro GS1, questo è il punto di partenza. L'adesione a GS1 fornisce accesso a prefisso aziendale da cui derivano i tuoi GTIN, garantendo che i tuoi identificatori di prodotto siano globalmente unici e riconosciuti nei sistemi di vendita al dettaglio in tutto il mondo.

Prima di generare qualsiasi codice a barre, vale la pena fare un passo indietro per chiarire cosa hai bisogno che il codice a barre faccia. La risposta determinerà quale tipo di codice a barre è più adatto:

• Se il tuo obiettivo principale è operativo, catturare le date di scadenza, i numeri di lotto e i numeri di serie al punto vendita e al molo di ricevimento, allora il GS1 DataMatrix è di solito la scelta migliore. È compatto, ad alta densità e adatto a formati di imballaggio più piccoli.
• Se desideri che il codice a barre funga anche da punto di contatto rivolto ai consumatori che collega gli acquirenti alle informazioni sul prodotto, alle credenziali di sostenibilità o alle promozioni tramite il loro smartphone, un codice QR GS1 che codifica un collegamento digitale GS1 è l'opzione più versatile. Gestisce sia la scansione operativa che l'interazione con i consumatori da un unico simbolo.
• Alcuni rivenditori scelgono di utilizzare entrambi: un GS1 DataMatrix per la scansione operativa su prodotti in cui lo spazio è limitato e un GS1 QR Code su prodotti in cui l'interazione con i consumatori è una priorità.

Una volta che hai definito i tuoi obiettivi e selezionato il tipo di codice a barre, genera il codice a barre utilizzando strumenti conformi a GS1 e codifica tutti gli elementi di dati rilevanti, almeno il GTIN, e inoltre la data di scadenza, il numero di lotto o partita e il numero seriale dove le tue operazioni o regolamenti lo richiedono.

• Assegna un GTIN univoco a ciascuna variante di prodotto del marchio del negozio.
• Identifica i tuoi obiettivi di implementazione: e seleziona il tipo di codice a barre 2D appropriato GS1 DataMatrix per l'uso operativo, GS1 QR Code per il collegamento digitale e l'interazione con i consumatori, o entrambi dove necessario.
• Generare il codice a barre: utilizzando un software di generazione di codici a barre conforme o gli strumenti dell'organizzazione membro GS1.
• Codificare tutti i dati rilevanti: data di scadenza (AI 17), numero di lotto o partita (AI 10) e numero di serie (AI 21) se applicabile.

Passaggio 2 (Opzionale): Collegamento a Contenuti Online

Questo passaggio si applica solo se stai utilizzando GS1 Digital Link per codificare i dati del tuo prodotto.

Questo potrebbe includere pagine complete di informazioni sui prodotti, dichiarazioni sugli ingredienti e sugli allergeni, storie sulla sostenibilità e sull'approvvigionamento, offerte promozionali o documentazione normativa. Il contenuto a cui fai riferimento dovrebbe riflettere ciò che è più importante per i tuoi acquirenti e ciò che il tuo ambiente normativo richiede.

Standard di stampa e posizionamento

Un codice a barre che non può essere scansionato in modo affidabile è peggiore di un codice a barre mancante; crea attrito alla cassa, errori nei tuoi sistemi e un'esperienza negativa per chiunque si trovi dall'altra parte della scansione.

• Assicurarsi della corretta posizione sull'imballaggio GS1 pubblica linee guida dettagliate su dove dovrebbero essere posizionati i codici a barre su diversi tipi e formati di imballaggio. Seguire queste linee guida per garantire che il codice a barre sia accessibile ai lettori in ogni punto della catena di approvvigionamento, dal magazzino alla cassa al telefono del consumatore.
• Rispettare i requisiti di qualità di stampa per una scansione affidabile La qualità di stampa del codice a barre deve rispettare gli standard ufficiali di valutazione di GS1. Problemi comuni come la stampa a basso contrasto, codici a barre distorti o simboli troppo piccoli spesso causano errori di scansione.

Per confermare la qualità, i codici a barre dovrebbero essere testati utilizzando un verificatore di codici a barre o un servizio professionale di verifica dei codici a barre che misura il simbolo rispetto ai requisiti di valutazione GS1 prima che inizi la produzione completa.

• Include human-readable interpretation (HRI) text HRI è la versione leggibile dall'uomo dei dati codificati stampati accanto al codice a barre, ad esempio il numero GTIN, la data di scadenza e il numero di lotto in testo normale. Questo consente al personale e ai consumatori di leggere e verificare i dati senza uno scanner ed è un requisito GS1 per molte categorie di prodotti.

Alzare lo standard per i sistemi di codici a barre al dettaglio

Implementare i codici a barre 2D GS1 è uno dei cambiamenti più significativi che colpiranno l'infrastruttura al dettaglio in una generazione e il tempo per prepararsi si sta riducendo.

Per i rivenditori con grandi reti di negozi, complesse basi di fornitori e infrastrutture POS legacy, il processo di pianificazione, approvvigionamento e implementazione richiede tempo. I rivenditori che agiscono ora sono quelli che sapranno gestire la transizione secondo i propri termini.

La buona notizia è che non è necessario avere tutto risolto prima di iniziare. Il primo passo più importante è semplicemente iniziare: fare un'analisi della situazione attuale, individuare le lacune, definire uno scope pilota e coinvolgere i team IT e dei fornitori.

Ogni parte di questa guida è progettata per essere affrontata in fasi e un pilota ben gestito con una manciata di SKU ti insegnerà più sulla tua preparazione di qualsiasi documento di pianificazione.

Per i rivenditori disposti a investire nella transizione in modo appropriato, rappresentano una base per operazioni più intelligenti, una tracciabilità più forte, migliori relazioni con i fornitori e, per coloro che hanno prodotti a marchio del negozio, un nuovo canale per il coinvolgimento dei consumatori. Il codice a barre ha svolto silenziosamente il suo lavoro per cinquant'anni. È ora di chiedergli di più.

Domande frequenti

Il mio scanner POS esistente può leggere i codici GS1 DataMatrix o QR?

Dipende dal tipo di scanner che possiedi. I vecchi scanner laser leggono solo codici a barre 1D come EAN o UPC. Gli scanner basati su fotocamera possono leggere codici 1D e 2D come GS1 DataMatrix e GS1 QR Codes. Controlla le specifiche o chiedi al tuo fornitore.

Ho bisogno di una licenza GS1 per utilizzare codici a barre 2D?

I rivenditori che scansionano i codici a barre dei fornitori non hanno bisogno di una licenza GS1. I marchi, i produttori e i fornitori sono responsabili della propria registrazione e dei numeri di prodotto.

Se crei codici a barre per i tuoi prodotti, come i marchi del negozio, hai bisogno di un'iscrizione GS1. Questo include un prefisso aziendale con licenza, che utilizzi per creare GTIN unici e generare i tuoi codici a barre per i tuoi prodotti.

Come si differenzia da un normale codice QR?

Un normale codice QR può contenere qualsiasi testo o link. Un codice QR GS1 segue un formato standard in modo che i sistemi di vendita al dettaglio possano leggere informazioni come l'ID del prodotto, la data di scadenza e il numero di lotto. I codici QR regolari sono per un uso generale. I codici QR GS1 sono strutturati per i sistemi di vendita al dettaglio.