Panduan untuk Mengimplementasikan Kode Batang GS1 2D di Ritel

Menerapkan Barcode 2D GS1 di ritel membuka pintu ke manajemen inventaris yang lebih cerdas, pemanggilan lebih cepat, kepatuhan yang lebih kuat, dan koneksi yang lebih kaya dengan para pembeli.

Kode batang telah menjadi bagian tetap dari ritel selama lebih dari lima dekade. Ia telah bertahan melalui gelombang perubahan teknologi yang tak terhitung jumlahnya, dengan diam-diam menjalankan tugasnya di kasir sementara industri lain berubah di sekitarnya.

Namun garis hitam-putih yang sudah dikenal dan menjadi ciri pemindaian produk sejak tahun 1970 akhirnya bertemu dengan lawan sepadan dan pembaruan ini sudah sangat mendesak.

Barcode 2D GS1 sedang mendefinisikan ulang apa yang dapat dilakukan oleh barcode. Di mana barcode tradisional memberi tahu sistem Anda tentang produk apa, barcode 2D dapat memberi tahu kapan produk itu kedaluwarsa, dari batch mana produk itu berasal, dan, untuk beberapa kode, di mana menemukan informasi lebih lanjut tentang produk tersebut hanya dengan satu pemindaian.

Apa itu Barcode 2D GS1?

Ini adalah simbol dua dimensi yang dapat dibaca mesin yang dapat berisi satu atau lebih pengidentifikasi produk dan data, sesuai dengan GS1 standar yang diakui secara global.

Berbeda dengan barcode ritel tradisional yang biasanya hanya menyimpan satu ID produk, barcode 2D dapat menyimpan lebih banyak detail dalam ruang yang kecil. Hal ini memudahkan untuk menangkap dan berbagi informasi produk di sepanjang rantai pasokan.

Ada dua jenis utama yang digunakan dalam ritel:

• DataMatrix GS1 Terlihat seperti sebuah kotak kecil yang terbuat dari sel hitam dan putih yang rapat, dengan garis-garis solid membentuk bentuk L di dua sisi. Biasanya digunakan dalam produk kesehatan dan farmasi, di mana regulasi mengharuskan jejak jejak dan ruang kemasan terbatas.
• Kode QR GS1 Terlihat seperti sebuah persegi dengan tiga persegi besar di sudutnya. Ini sangat dikenal dan dapat discan oleh sebagian besar kamera smartphone, sehingga ideal untuk kasir ritel dan interaksi konsumen.

Kedua jenis kode batang dapat membawa data dengan dua cara.

Mengkodekan string elemen GS1 dan Identifier Aplikasi (AI) yang memungkinkan sistem ritel untuk menangkap data terstruktur seperti GTIN, tanggal kadaluarsa, dan nomor batch pada saat pemindaian.

GS1 Digital Link, standar berbasis web yang mengubah data yang sama dalam string elemen menjadi URL, menghubungkan konsumen dan sistem sama-sama ke konten produk online, pengungkapan regulasi, dan informasi keberlanjutan.

Mengapa Ritel Membutuhkan Barcode 2D

Menerapkan Barcode 2D GS1 adalah perubahan mendasar dalam apa yang dapat dilakukan oleh barcode untuk bisnis ritel. Inilah mengapa hal ini penting:

• Transparansi dan pelacakan Dengan menyimpan detail seperti tanggal kadaluarsa dan nomor batch dalam kode batang, pengecer dapat melacak kesegaran produk, memberikan diskon berdasarkan tanggal, dan menangani pengambilan kembali dengan lebih akurat dengan hanya menghapus barang yang terpengaruh daripada seluruh lini produk.
• Kepatuhan regulasi Pemerintah dan lembaga industri di berbagai pasar sedang memperkenalkan persyaratan untuk data serialisasi dan pelacakan lintas kategori, termasuk makanan, farmasi, dan kosmetik.
• Keterlibatan konsumen Untuk pengecer dengan merek toko atau produk eksklusif, barcode yang didukung oleh GS1 Digital Link dapat menghubungkan pembeli dengan cerita asal produk, informasi alergen, kredensial keberlanjutan, dan konten promosi langsung dari kemasan produk.
• Biaya dan ROI Meskipun menerapkan standar-standar ini memerlukan investasi awal dalam perangkat keras, perangkat lunak, dan pelatihan staf, manfaatnya signifikan. Bisnis dapat mengurangi limbah produk, melakukan pemanggilan produk lebih cepat dan lebih akurat, menurunkan biaya kepatuhan, dan mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap inventaris mereka. Seiring waktu, perbaikan ini memberikan pengembalian investasi yang kuat.
• Matahari Terbit GS1 2027 GS1 telah menetapkan tahun 2027 sebagai target global di mana sistem penjualan eceran di titik penjualan harus mampu membaca dan memproses barcode 2D. Ini bukan batas waktu keras regulasi di setiap pasar, tetapi merupakan sinyal dari pergeseran industri yang sudah dimulai.

Sekarang setelah Anda tahu dasarnya, inilah yang harus Anda lakukan untuk menerapkan kode batang 2D.

Peningkatan Sistem dan Proses Ritel

Menerapkan kode batang 2D GS1 menyentuh setiap lapisan operasi ritel, mulai dari pemindai di lantai toko hingga sistem back-end yang mengelola inventaris, kepatuhan, dan data pemasok.

Bagian ini membahas empat langkah kunci untuk menyiapkan sistem dan orang Anda, dalam urutan yang paling masuk akal secara operasional.

Langkah 1: Penilaian dan Perencanaan

Sebelum membeli perangkat keras atau memperbarui perangkat lunak Anda, luangkan waktu untuk mengevaluasi secara menyeluruh operasi Anda saat ini. Terburu-buru dalam implementasi tanpa mengetahui posisi Anda saat ini adalah salah satu kesalahan yang paling umum dan mahal yang dilakukan oleh para pengecer.

Audit scanner POS dan perangkat lunak saat ini Periksa model pemindai yang saat ini digunakan di toko Anda dan apakah mereka dapat membaca GS1 DataMatrix dan Kode QR. Banyak pemindai lama hanya dapat membaca kode batang 1D tradisional dan mungkin perlu diganti atau diperbarui dengan firmware baru.

Identifikasi kesenjangan kemampuan Selain pemindai itu sendiri, nilai apakah perangkat lunak POS Anda dapat mengurai/membaca string elemen GS1 dan Pengidentifikasi Aplikasi. Bahkan jika pemindai secara fisik dapat membaca kode 2D, itu tidak akan banyak membantu jika sistem backend Anda tidak dapat menginterpretasikan informasi yang terkandung di dalamnya.

Tentukan cakupan pilot Anda Alih-alih mencoba menerapkan sistem di semua toko sekaligus, mulailah dengan uji coba kecil. Pilih sejumlah toko terbatas, kategori produk, dan SKU. Uji coba kecil dan terfokus membantu Anda menemukan masalah lebih awal, meningkatkan proses Anda, dan membangun kepercayaan dalam tim sebelum memperluas ke seluruh bisnis.

Libatkan pemasok dan tim TI sejak awal Menerapkan kode-kode batang 2D bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan sendirian oleh pengecer. Pemasok harus siap untuk membuat kode-kode batang yang sesuai, dan tim TI Anda perlu terlibat sejak awal untuk memeriksa kebutuhan integrasi dan mengelola persyaratan sistem.

Perkirakan biaya keseluruhan Buat anggaran yang realistis yang mencakup semua biaya yang diperlukan: perangkat keras (penggantian atau upgrade pemindai), lisensi perangkat lunak dan pengembangan, pelatihan staf, dan waktu yang diperlukan untuk menguji integrasi sistem. Jangan lupa juga untuk menyertakan biaya berkelanjutan untuk menjaga kualitas data yang baik dan memastikan pemasok terus memenuhi persyaratan.

Langkah 2: Kesiapan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Setelah Anda memahami kesenjangan saat ini, langkah berikutnya adalah memperbaikinya. Ini berarti meningkatkan pemindai Anda dan memastikan bahwa setiap sistem yang menangani data pemindaian dapat membaca dan memproses informasi dari kode batang 2D dengan benar.

• Tingkatkan pemindai untuk membaca kedua kode batang 1D dan 2D Pemindai gambar area modern dapat membaca semua jenis kode batang standar GS1, termasuk EAN/UPC, DataMatrix, dan Kode QR. Saat memilih pemindai baru, pastikan kompatibilitas dengan simbol 2D yang diformat GS1, khususnya bukan hanya pembacaan Kode QR generik.
• Perbarui perangkat lunak POS untuk mengurai string elemen GS1 dan Pengidentifikasi Aplikasi Perangkat lunak Anda perlu tahu bagaimana menginterpretasikan data terstruktur di dalam kode batang 2D. Ini berarti mengenali AIs seperti (01) untuk GTIN , (17) untuk tanggal kadaluwarsa, dan (10) untuk nomor batch atau lot, dan mengarahkan setiap elemen data ke bidang yang benar dalam sistem Anda.
• Konfigurasikan sistem untuk menangkap dan menyimpan data yang lebih lengkap Setelah perangkat lunak dapat mengurai data, dibutuhkan tempat untuk menyimpannya. Konfigurasikan sistem inventaris, penerimaan, dan kepatuhan Anda untuk menerima dan menyimpan tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan nomor seri sebagai bidang terpisah, bukan hanya teks bebas.
• Hubungkan data kode batang 2D dengan sistem inventaris, pengingat, dan kepatuhan Anda. Nilai sebenarnya muncul ketika data ini mengalir melalui operasi harian Anda. Pastikan tanggal kadaluwarsa secara otomatis memicu penurunan harga atau penghapusan produk, nomor batch terhubung ke sistem pemanggilan Anda, dan data serialisasi masuk ke laporan kepatuhan Anda.
• Sebelum diluncurkan, uji secara menyeluruh integrasi penuh dengan sistem back-end Anda Pastikan bahwa data yang discan di kasir atau dermaga penerimaan muncul dengan benar di sistem manajemen gudang, ERP, dan platform kepatuhan Anda. Juga uji kasus-kasus sulit, seperti barcode dengan informasi tambahan dan barcode yang berisi URL Digital Link.

Langkah 3: Pembaruan Proses dan SDM

Teknologi sendiri tidak menjamin keberhasilan implementasi. Proses dan orang-orang yang berinteraksi dengan sistem Anda setiap hari perlu diselaraskan dengan kemungkinan baru yang diciptakan oleh kemampuan baru dan kebutuhan yang sekarang diperlukan.

• Perbarui prosedur penerimaan dan manajemen stok Anda Kode batang 2D memungkinkan tanggal kadaluarsa dan nomor batch ditangkap secara otomatis saat produk tiba. Alih-alih mengetikkannya secara manual, sistem dapat mencatatnya langsung. Pastikan prosedur Anda diperbarui dan bahwa data ini benar-benar digunakan untuk rotasi stok, diskon, dan penarikan produk.
• Latih staf toko tentang alur kerja pemindaian baru dan penanganan pengecualian Staf perlu memahami apa yang telah berubah di area kasir dan penerimaan, apa yang harus dilakukan ketika barcode tidak terbaca dengan benar, dan bagaimana cara eskalasi masalah. Pelatihan harus praktis dan berbasis skenario, bukan hanya teoritis.
• Perbarui proses checkout dan layanan pelanggan jika diperlukan: Dalam beberapa kasus, data kode batang 2D akan menampilkan informasi di POS yang sebelumnya tidak terlihat seperti barang yang sudah melewati tanggal kadaluwarsa. Pastikan staf kasir tahu cara menangani peringatan ini dan pengalaman pelanggan tetap lancar.
• Bekerja sama dengan pemasok Anda dalam hal kualitas data dan standar kode batang Keberhasilan Anda sangat bergantung pada kualitas barcode yang disediakan oleh pemasok Anda. Tetapkan harapan yang jelas untuk kualitas data, bagikan spesifikasi GS1 kepada mereka, dan buat proses untuk mengidentifikasi dan memperbaiki barcode yang tidak sesuai. Melibatkan organisasi anggota GS1 lokal Anda juga dapat membantu pemasok yang baru mengenal barcode 2D untuk cepat memahaminya.

Langkah 4: Pilot, Pengujian, dan Peluncuran

Pilot terstruktur adalah di mana rencana diuji dalam kondisi nyata. Ini membantu mengkonfirmasi asumsi, menemukan masalah secara dini, dan mengumpulkan bukti sebelum diluncurkan secara penuh.

• Lakukan uji coba kecil dengan produk dan toko yang dipilih Pilihlah konfigurasi yang mencerminkan bisnis Anda secara luas namun tetap mudah dikelola. Sertakan berbagai jenis toko, produk, dan pemasok. Mulailah dengan item di mana data barcode 2D memberikan manfaat yang jelas, seperti barang segar atau produk yang diatur.
• Tetapkan ukuran keberhasilan sebelum memulai Tentukan apa yang dimaksud dengan "keberhasilan" sebelum pilot dimulai. Ini dapat mencakup tingkat keberhasilan pemindaian, akurasi data, kinerja sistem, dan umpan balik staf setelah pelatihan.
• Tetapkan aturan berhenti atau jeda yang jelas Sepakatlah sejak awal kapan pilot harus dihentikan atau dihentikan. Misalnya, jika kesalahan pemindaian melebihi tingkat yang dapat diterima atau masalah sistem tidak dapat diperbaiki dengan cepat. Hal ini menghindari kebingungan nantinya.
• Pindah dari tahap uji coba ke peluncuran penuh secara bertahap   Gunakan apa yang Anda pelajari untuk meningkatkan proses sebelum memperluas. Terapkan langkah demi langkah berdasarkan kelompok toko, wilayah, atau jenis produk. Ini membantu mengendalikan risiko sambil menjaga kemajuan tetap stabil. Lacak apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki saat Anda memperluas.

Langkah Tambahan untuk Pengecer dengan Produk Merek Toko

Jika bisnis ritel Anda menjual produk merek toko atau label pribadi, Anda memiliki tanggung jawab tambahan tetapi juga peluang yang lebih besar.

Karena Anda memiliki produk tersebut, Anda juga memiliki barcode-nya. Ini berarti Anda bisa memutuskan informasi apa yang akan disertakan, jenis barcode yang akan digunakan, dan bagaimana cara menghubungkannya ke konten digital.

Ketika dilakukan dengan benar, ini memberi Anda keunggulan kompetitif yang kuat dibandingkan dengan pengecer lainnya.

Langkah 1: Penugasan GTIN dan Pembuatan Barcode

Setiap produk merek toko memerlukan Nomor Barang Perdagangan Global (GTIN) yang unik sebelum barcode dapat dibuat. Jika bisnis Anda belum menjadi anggota GS1, ini adalah titik awal keanggotaan GS1 memberikan akses ke awalan perusahaan dari mana GTIN Anda berasal, memastikan bahwa pengidentifikasi produk Anda secara global unik dan diakui di seluruh sistem ritel di seluruh dunia.

Sebelum menghasilkan barcode apa pun, layak untuk mundur sejenak untuk menjelaskan apa yang Anda butuhkan dari barcode tersebut. Jawabannya akan membentuk jenis barcode yang tepat:

• Jika tujuan utama Anda adalah operasional, menangkap tanggal kadaluwarsa, nomor batch, dan nomor seri di POS dan dermaga penerimaan, maka GS1 DataMatrix biasanya merupakan pilihan yang lebih baik. Ini kompak, berkepadatan tinggi, dan cocok untuk format kemasan yang lebih kecil.
• Jika Anda juga ingin barcode berfungsi sebagai titik sentuh yang menghubungkan pembeli dengan informasi produk, kredensial keberlanjutan, atau promosi melalui smartphone mereka, kode QR GS1 yang mengkodekan Tautan Digital GS1 adalah pilihan yang lebih serbaguna. Ini menangani pemindaian operasional dan keterlibatan konsumen dari simbol tunggal.
• Beberapa pengecer memilih untuk menggunakan keduanya: GS1 DataMatrix untuk pemindaian operasional pada produk di mana ruang terbatas, dan GS1 QR Code pada produk di mana keterlibatan konsumen menjadi prioritas.

Setelah Anda mendefinisikan tujuan Anda dan memilih jenis kode batang Anda, hasilkan kode batang menggunakan alat yang sesuai dengan GS1 dan enkode semua elemen data yang relevan setidaknya GTIN, dan tambahan tanggal kadaluwarsa, nomor batch atau lot, dan nomor seri di mana operasi atau regulasi Anda memerlukannya.

• Tetapkan GTIN unik: untuk setiap varian produk merek toko.
• Identifikasi tujuan implementasi Anda: dan pilih jenis kode batang 2D GS1 DataMatrix untuk penggunaan operasional, GS1 QR Code untuk Digital Link dan keterlibatan konsumen, atau keduanya jika diperlukan.
• Hasilkan barcode: menggunakan perangkat lunak generasi barcode yang sesuai atau alat dari organisasi anggota GS1 Anda.
• Enkode semua data yang relevan: tanggal kadaluwarsa (AI 17), nomor batch atau lot (AI 10), dan nomor seri (AI 21) jika berlaku.

Langkah 2 (Opsional): Menautkan ke Konten Online

Langkah ini hanya berlaku jika Anda menggunakan GS1 Digital Link untuk mengkodekan data produk Anda.

Ini bisa mencakup halaman informasi produk lengkap, daftar bahan dan alergen, cerita keberlanjutan dan sumber daya, penawaran promosi, atau dokumentasi regulasi. Konten yang Anda tautkan harus mencerminkan hal-hal yang paling penting bagi pembeli Anda dan apa yang diharuskan oleh lingkungan regulasi Anda.

Langkah 3: Standar Cetakan dan Penempatan

Sebuah kode batang yang tidak dapat dipindai dengan baik lebih buruk daripada tidak ada kode batang sama sekali; itu menciptakan gesekan saat checkout, kesalahan dalam sistem Anda, dan pengalaman buruk bagi siapa pun yang berada di ujung pemindaian.

• Pastikan penempatan yang benar pada kemasan GS1 menerbitkan pedoman rinci tentang di mana kode batang harus ditempatkan pada berbagai jenis kemasan dan format. Ikuti pedoman ini untuk memastikan bahwa kode batang dapat diakses oleh pemindai di setiap titik dalam rantai pasok mulai dari gudang hingga kasir hingga ponsel konsumen.
• Memenuhi persyaratan kualitas cetak untuk pemindaian yang dapat diandalkan Kualitas cetak kode batang harus memenuhi standar penilaian resmi GS1. Masalah umum seperti cetakan kontras rendah, kode batang yang distorsi, atau simbol yang terlalu kecil seringkali menyebabkan kegagalan pemindaian.

Untuk mengonfirmasi kualitas, kode batang harus diuji menggunakan alat verifikasi kode batang atau layanan verifikasi kode batang profesional yang mengukur simbol terhadap persyaratan penilaian GS1 sebelum produksi penuh dimulai.

• Sertakan teks interpretasi yang mudah dimengerti oleh manusia (HRI) HRI adalah versi yang dapat dibaca manusia dari data yang dienkripsi yang dicetak di sebelah kode batang, misalnya, nomor GTIN, tanggal kadaluarsa, dan nomor batch dalam teks biasa. Ini memungkinkan staf dan konsumen untuk membaca dan memverifikasi data tanpa pemindai, dan merupakan persyaratan GS1 untuk banyak kategori produk.

Meningkatkan Standar untuk Sistem Barcode Ritel

Menerapkan Barcode 2D GS1 adalah salah satu perubahan paling signifikan yang memengaruhi infrastruktur ritel dalam satu generasi dan waktu untuk mempersiapkan diri semakin sempit.

Bagi para pengecer dengan jaringan toko besar, basis pemasok yang kompleks, dan infrastruktur POS warisan, proses perencanaan, pengadaan, dan peluncuran membutuhkan waktu. Pengecer yang bertindak sekarang adalah mereka yang akan menavigasi transisi sesuai dengan keinginan mereka sendiri.

Berita baiknya adalah Anda tidak perlu memiliki segalanya terencana sebelum memulai. Langkah pertama yang paling penting adalah mulai saja: audit di mana Anda berada saat ini, identifikasi kekurangan Anda, tentukan cakupan uji coba, dan ajak tim IT dan pemasok Anda berkumpul.

Setiap bagian dari panduan ini dirancang untuk diselesaikan secara bertahap dan uji coba yang baik dengan beberapa SKU akan memberi Anda lebih banyak informasi tentang kesiapan Anda daripada dokumen perencanaan apa pun.

Bagi para pengecer yang bersedia berinvestasi dalam transisi dengan benar, barcode menjadi dasar untuk operasi yang lebih cerdas, pelacakan yang lebih kuat, hubungan dengan pemasok yang lebih baik, dan bagi mereka yang memiliki produk merek toko, menjadi saluran baru untuk keterlibatan konsumen. Barcode telah bekerja dengan diam-diam selama lima puluh tahun. Sudah waktunya untuk menuntut lebih dari itu.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah pemindai POS yang saya miliki dapat membaca GS1 DataMatrix atau Kode QR?

Tergantung pada jenis pemindai Anda. Pemindai laser lama hanya membaca kode batang 1D seperti EAN atau UPC. Pemindai berbasis kamera dapat membaca kode 1D dan 2D seperti GS1 DataMatrix dan GS1 QR Codes. Periksa spesifikasi atau tanyakan kepada pemasok Anda.

Apakah saya perlu lisensi GS1 untuk menggunakan barcode 2D?

Pengecer yang memindai kode batang pemasok tidak perlu memiliki lisensi GS1. Merek, produsen, dan pemasok bertanggung jawab atas registrasi dan nomor produk mereka sendiri.

Jika Anda membuat barcode untuk produk Anda sendiri, seperti merek toko, Anda memerlukan keanggotaan GS1. Ini termasuk awalan perusahaan berlisensi, yang Anda gunakan untuk membuat GTIN unik dan menghasilkan barcode sendiri untuk produk Anda.

Bagaimana perbedaannya dengan QR Code biasa?

Sebuah QR Code biasa dapat menyimpan teks atau tautan apa pun. Sebuah QR Code GS1 mengikuti format standar sehingga sistem ritel dapat membaca informasi seperti ID produk, tanggal kadaluarsa, dan nomor batch. QR code reguler digunakan untuk penggunaan umum. QR code GS1 terstruktur untuk sistem ritel.