Una guía para implementar códigos de barras GS1 2D en el comercio minorista

Implementar el código de barras 2D de GS1 en el comercio minorista abre la puerta a una gestión de inventario más inteligente, recuerdos más rápidos, mayor cumplimiento y conexiones más sólidas con los compradores.

El código de barras ha sido un elemento fijo en el comercio minorista durante más de cinco décadas. Ha sobrevivido a incontables olas de cambio tecnológico, haciendo silenciosamente su trabajo en la caja registradora mientras el resto de la industria se transformaba a su alrededor.

Pero las familiares rayas en blanco y negro que han definido la escaneo de productos desde la década de 1970 finalmente están encontrando su igual y la actualización es muy necesaria.

Los códigos de barras 2D de GS1 están redefiniendo lo que un código de barras puede hacer. Mientras que un código de barras tradicional le dice a sus sistemas qué producto es, un código de barras 2D puede decirles cuándo caduca, de qué lote proviene y, para algunos códigos, dónde encontrar más información al escanearlo una sola vez.

¿Qué es un código de barras 2D GS1?

Es un símbolo bidimensional legible por máquina que puede contener uno o más identificadores de productos y datos, según GS1 normas reconocidas a nivel mundial.

A diferencia de los códigos de barras tradicionales que generalmente almacenan solo un ID de producto, los códigos de barras 2D pueden contener más detalles en un espacio reducido. Esto facilita capturar y compartir información del producto a lo largo de la cadena de suministro.

Hay dos tipos principales utilizados en el comercio minorista:

• GS1 DataMatrix Parece un pequeño cuadrado hecho de celdas negras y blancas muy juntas, con líneas sólidas formando una forma de L en dos lados. Se utiliza comúnmente en productos de salud y farmacéuticos, donde las regulaciones requieren trazabilidad y el espacio de empaque es limitado.
• Código QR de GS1 Parece un cuadrado con tres cuadrados más grandes en sus esquinas. Es ampliamente reconocido y puede ser escaneado por la mayoría de las cámaras de teléfonos inteligentes, lo que lo hace ideal para el pago en tiendas y la interacción con los consumidores.

Ambos tipos de códigos de barras pueden transportar datos de dos formas.

Codificación de cadenas de elementos GS1 y Identificadores de aplicación (IA) que permiten a los sistemas minoristas capturar datos estructurados como GTIN, fechas de caducidad y números de lote en el momento del escaneo.

GS1 Digital Link, un estándar basado en la web que transforma los mismos datos en una cadena de elementos en una URL, conectando tanto a consumidores como a sistemas con contenido de productos en línea, divulgaciones regulatorias e información de sostenibilidad.

Por qué el comercio minorista necesita códigos de barras 2D

Implementar códigos de barras 2D de GS1 es un cambio fundamental en lo que el código de barras puede hacer por un negocio minorista. Aquí está por qué es importante:

• Transparencia y trazabilidad Al almacenar detalles como fechas de caducidad y números de lote en el código de barras, los minoristas pueden rastrear la frescura del producto, aplicar descuentos basados en fechas y manejar los retiros de manera más precisa al retirar solo los artículos afectados en lugar de toda la línea de productos.
• Cumplimiento normativo Gobiernos y organismos industriales en múltiples mercados están introduciendo requisitos de serialización y trazabilidad de datos en diversas categorías, incluyendo alimentos, productos farmacéuticos y cosméticos.
• Participación del consumidor Para los minoristas con marcas de tienda o productos exclusivos, un código de barras habilitado para GS1 Digital Link puede conectar a los compradores con historias de origen del producto, información sobre alérgenos, credenciales de sostenibilidad y contenido promocional directamente desde el empaque del producto.
• Costo y ROI Aunque implementar estos estándares requiere una inversión inicial en hardware, software y capacitación del personal, los beneficios son significativos. Las empresas pueden reducir el desperdicio de productos, llevar a cabo recordatorios de productos más rápidos y precisos, reducir los costos de cumplimiento y obtener una mejor visibilidad de su inventario. Con el tiempo, estas mejoras generan un sólido retorno de la inversión.
• El GS1 Sunrise 2027 GS1 ha establecido el año 2027 como la fecha objetivo a nivel mundial para que los sistemas de punto de venta minorista puedan leer y procesar códigos de barras 2D. Esto no es una fecha límite estricta en todos los mercados regulatorios, pero señala un cambio a nivel de la industria que ya está en marcha.

Ahora que conoces los conceptos básicos, aquí tienes lo que debes hacer para implementar códigos de barras en 2D.

Sistema de venta al por menor y actualizaciones de procesos

Implementar códigos de barras 2D de GS1 afecta a cada capa de una operación minorista, desde el escáner en el piso de la tienda hasta los sistemas de backend que gestionan inventario, cumplimiento y datos de proveedores.

Esta sección guía a través de los cuatro pasos clave para preparar sus sistemas y personas, en el orden que tenga más sentido operativo.

Paso 1: Evaluación y Planificación

Antes de comprar cualquier hardware o actualizar tu software, tómate el tiempo necesario para evaluar a fondo tus operaciones actuales. Apresurarse en la implementación sin saber en qué punto te encuentras hoy en día es uno de los errores más comunes y costosos que cometen los minoristas.

Audita tus escáneres y software de punto de venta actuales Verifique qué modelos de escáner utiliza actualmente en sus tiendas y si pueden leer códigos GS1 DataMatrix y códigos QR. Muchos escáneres antiguos solo pueden leer códigos de barras tradicionales 1D y es posible que necesiten ser reemplazados o actualizados con un nuevo firmware.

Identificar brechas de capacidad Además del escáner en sí, evalúa si tu software de punto de venta puede analizar/leer cadenas de elementos GS1 e Identificadores de Aplicación. Incluso si un escáner puede leer físicamente un código 2D, no servirá de mucho si tu sistema backend no puede interpretar la información que contiene.

Define su alcance piloto En lugar de intentar implementar el sistema en todas las tiendas a la vez, comienza con un pequeño piloto. Elige un número limitado de tiendas, categorías de productos y SKUs. Un piloto más pequeño y enfocado te ayuda a descubrir problemas temprano, mejorar tus procesos y construir confianza dentro del equipo antes de expandirte al resto del negocio.

Involucrar a los proveedores y equipos de TI temprano Implementar códigos de barras 2D no es algo que un minorista pueda hacer solo. Los proveedores deben estar listos para crear códigos de barras compatibles, y su equipo de TI debe estar involucrado desde el principio para verificar las necesidades de integración y gestionar los requisitos del sistema.

Estimar costos totales Cree un presupuesto realista que incluya todos los costos necesarios: hardware (reemplazos o actualizaciones de escáneres), licencias y desarrollo de software, capacitación del personal y el tiempo necesario para probar las integraciones del sistema. No olvide incluir también los costos continuos para mantener una buena calidad de datos y garantizar que los proveedores sigan cumpliendo con los requisitos.

Paso 2: Preparación de Hardware y Software

Una vez que entiendas tus brechas actuales, el siguiente paso es arreglarlas. Esto significa actualizar tus escáneres y asegurarte de que cada sistema que maneje datos de escaneo pueda leer y procesar correctamente la información de códigos de barras 2D.

• Actualizar los escáneres para leer tanto códigos de barras 1D como 2D Los escáneres de imágenes de área modernos pueden leer todos los tipos de códigos de barras estándar de GS1, incluidos EAN/UPC, DataMatrix y códigos QR. Al seleccionar nuevos escáneres, confirme la compatibilidad con los símbolos 2D formateados por GS1, específicamente no solo la lectura genérica de códigos QR.
• Actualizar el software de POS para analizar cadenas de elementos GS1 e Identificadores de Aplicación Su software necesita saber cómo interpretar los datos estructurados dentro de un código de barras 2D. Esto significa reconocer AIs como (01) para GTIN , (17) para la fecha de caducidad, y (10) para el lote o número de lote, y dirigir cada elemento de datos al campo correcto en su sistema.
• Configurar sistemas para capturar y almacenar datos más completos Una vez que el software pueda analizar los datos, necesita un lugar donde colocarlos. Configure sus sistemas de inventario, recepción y cumplimiento para aceptar y almacenar fechas de vencimiento, números de lote y números de serie como campos discretos, no solo texto libre.
• Conecta los datos de códigos de barras 2D con tus sistemas de inventario, recall y cumplimiento. El verdadero valor se obtiene cuando estos datos fluyen a través de tus operaciones diarias. Asegúrate de que las fechas de vencimiento activen automáticamente descuentos o la eliminación de productos, que los números de lote estén vinculados a tu sistema de retiro del mercado, y que los datos de serialización se integren en tus informes de cumplimiento.
• Antes de lanzar, prueba minuciosamente la integración completa con tus sistemas de back-end. Asegúrate de que los datos escaneados en la caja registradora o muelle de recepción aparezcan correctamente en tu sistema de gestión de almacén, ERP y plataformas de cumplimiento. También prueba casos difíciles, como códigos de barras con información adicional y códigos de barras que contienen URL de Digital Link.

Paso 3: Actualizaciones de Procesos y Personas

La tecnología por sí sola no garantiza una implementación exitosa. Los procesos y las personas que interactúan con sus sistemas a diario deben estar alineados con lo que las nuevas capacidades hacen posible y lo que ahora requieren.

• Actualiza tus procedimientos de recepción y gestión de stock Los códigos de barras en 2D permiten capturar automáticamente las fechas de caducidad y los números de lote cuando llegan los productos. En lugar de escribirlos manualmente, el sistema puede registrarlos directamente. Asegúrate de que tus procedimientos estén actualizados y de que estos datos se utilicen realmente para la rotación de stock, las rebajas y las retiradas de productos.
• Capacitar al personal de la tienda en los nuevos flujos de escaneo y manejo de excepciones. El personal necesita entender qué ha cambiado en las áreas de caja y recepción, qué hacer cuando un código de barras no se escanea correctamente y cómo escalar problemas. La capacitación debe ser práctica y basada en escenarios, no solo teórica.
• Actualizar los procesos de pago y servicio al cliente cuando sea necesario: En algunos casos, los datos de códigos de barras en 2D revelarán información en el punto de venta que antes no era visible, como un artículo que ha pasado su fecha de caducidad. Asegúrese de que el personal de caja sepa cómo manejar estas alertas y de que la experiencia del cliente siga siendo fluida.
• Trabaje en estrecha colaboración con sus proveedores en la calidad de los datos y los estándares de códigos de barras. Tu éxito depende en gran medida de la calidad de los códigos de barras que proporcionan tus proveedores. Establece expectativas claras para la calidad de los datos, comparte las especificaciones de GS1 con ellos y establece un proceso para identificar y corregir los códigos de barras que no cumplen con los requisitos. La participación de tu organización local de GS1 también puede ayudar a los proveedores que son nuevos en los códigos de barras 2D a ponerse al día rápidamente.

Paso 4: Pilotos, Pruebas e Implementación

Un piloto estructurado es donde se prueban planes en condiciones reales. Ayuda a confirmar suposiciones, encontrar problemas temprano y recopilar pruebas antes de implementar completamente.

• Realizar un pequeño piloto con productos y tiendas seleccionadas Elige una configuración que refleje tu negocio en general pero que aún sea fácil de gestionar. Incluye diferentes tipos de tiendas, productos y proveedores. Comienza con artículos donde los datos de códigos de barras 2D proporcionen beneficios claros, como productos frescos o regulados.
• Establecer medidas de éxito antes de comenzar Decide qué significa "éxito" antes de que comience el piloto. Esto puede incluir tasas de éxito de escaneo, precisión de datos, rendimiento del sistema y retroalimentación del personal después del entrenamiento.
• Establecer reglas claras de parada o pausa Acuerda desde el principio cuándo se debe pausar o detener el piloto. Por ejemplo, si los errores de escaneo superan un nivel aceptable o los problemas del sistema no se pueden solucionar rápidamente. Esto evita confusiones más adelante.
• Pasar de la fase piloto a la implementación completa en etapas   Utiliza lo que aprendas para mejorar el proceso antes de expandir. Implementa paso a paso por grupo de tiendas, región o tipo de producto. Esto ayuda a controlar el riesgo mientras se mantiene un progreso constante. Haz un seguimiento de lo que funcionó y lo que necesita ser corregido a medida que te expandes.

Pasos adicionales para minoristas con productos de marca propia

Si tu negocio minorista vende productos de marca de la tienda o de etiqueta privada, tienes responsabilidades adicionales pero también mayores oportunidades.

Dado que eres dueño del producto, también eres dueño del código de barras. Esto significa que puedes decidir qué información incluir, qué tipo de código de barras utilizar y cómo se conecta con el contenido digital.

Cuando se hace correctamente, esto te brinda una fuerte ventaja competitiva sobre otros minoristas.

Paso 1: Asignación de GTIN y Generación de Código de Barras

Cada producto de marca de tienda necesita un Número Único de Artículo Comercial Global (GTIN) antes de que se pueda generar un código de barras. Si tu negocio aún no es miembro de GS1, este es el punto de partida. La membresía de GS1 proporciona acceso a prefijo de empresa de los cuales se derivan tus GTIN, garantizando que tus identificadores de producto sean globalmente únicos y reconocidos en todos los sistemas minoristas a nivel mundial.

Antes de generar cualquier código de barras, vale la pena retroceder un paso para aclarar para qué necesitas que haga el código de barras. La respuesta determinará cuál es el tipo de código de barras adecuado:

• Si tu objetivo principal es operativo, capturar fechas de caducidad, números de lote y números de serie en el punto de venta y en el muelle de recepción, entonces GS1 DataMatrix suele ser la mejor opción. Es compacto, de alta densidad y adecuado para formatos de embalaje más pequeños.
• Si también deseas que el código de barras sirva como un punto de contacto orientado al consumidor que vincule a los compradores con información del producto, credenciales de sostenibilidad o promociones a través de su teléfono inteligente, un código QR GS1 que codifique un Enlace Digital GS1 es la opción más versátil. Maneja tanto el escaneo operativo como la interacción con el consumidor desde un solo símbolo.
• Algunos minoristas eligen utilizar ambos: un GS1 DataMatrix para escaneo operativo en productos donde el espacio es limitado, y un GS1 QR Code en productos donde la interacción con el consumidor es una prioridad.

Una vez que hayas definido tus objetivos y seleccionado tu tipo de código de barras, genera el código de barras utilizando herramientas compatibles con GS1 y codifica todos los elementos de datos relevantes, como mínimo el GTIN, y adicionalmente la fecha de caducidad, el lote o número de lote y el número de serie donde tus operaciones o regulaciones lo requieran.

• Asignar un GTIN único a cada variante de producto de marca de tienda.
• Identifique sus objetivos de implementación: y seleccione el tipo de código de barras 2D apropiado GS1 DataMatrix para uso operativo, GS1 QR Code para Digital Link y participación del consumidor, o ambos cuando sea necesario.
• Genera el código de barras: utilizando un software de generación de códigos de barras compatible o las herramientas de tu organización miembro de GS1.
• Codificar todos los datos relevantes: fecha de caducidad (AI 17), número de lote (AI 10) y número de serie (AI 21) cuando corresponda.

Paso 2 (Opcional): Vinculación a contenido en línea

Este paso se aplica solo si estás utilizando GS1 Digital Link para codificar los datos de tu producto.

Esto podría incluir páginas completas de información del producto, divulgaciones de ingredientes y alérgenos, historias de sostenibilidad y origen, ofertas promocionales o documentación regulatoria. El contenido al que enlaces debe reflejar lo que más importa a tus compradores y lo que requiere tu entorno regulatorio.

Estándares de impresión y colocación

Un código de barras que no se puede escanear de manera confiable es peor que no tener ningún código de barras; crea fricción en la caja, errores en tus sistemas y una mala experiencia para quien esté al otro lado del escaneo.

• Asegúrese de colocar correctamente en el empaque GS1 publica pautas detalladas sobre dónde deben colocarse los códigos de barras en diferentes tipos y formatos de envases. Síguelas para asegurarte de que el código de barras sea accesible para los escáneres en cada punto de la cadena de suministro, desde el almacén hasta la caja registradora y el teléfono del consumidor.
• Cumplir con los requisitos de calidad de impresión para un escaneo fiable La calidad de impresión del código de barras debe cumplir con los estándares de calificación oficiales de GS1. Problemas comunes como la impresión de bajo contraste, códigos de barras distorsionados o símbolos que son demasiado pequeños a menudo causan fallas en la lectura.

Para confirmar la calidad, los códigos de barras deben ser probados utilizando un verificador de códigos de barras o un servicio profesional de verificación de códigos de barras que mida el símbolo según los requisitos de calificación de GS1 antes de que comience la producción completa.

• Incluir texto de interpretación legible por humanos (HRI) HRI es la versión legible por humanos de los datos codificados impresos junto al código de barras, por ejemplo, el número GTIN, la fecha de caducidad y el número de lote en texto plano. Esto permite al personal y a los consumidores leer y verificar los datos sin necesidad de un escáner, y es un requisito de GS1 para muchas categorías de productos.

Elevando el estándar para los sistemas de códigos de barras en el comercio minorista

Implementar códigos de barras 2D de GS1 es uno de los cambios más significativos que ha impactado la infraestructura minorista en una generación y la ventana para prepararse se está reduciendo.

Para los minoristas con grandes redes de tiendas, bases de proveedores complejas e infraestructuras de POS heredadas, el proceso de planificación, adquisición e implementación lleva tiempo. Los minoristas que actúan ahora son los que navegarán la transición en sus propios términos.

La buena noticia es que no necesitas tener todo resuelto antes de empezar. El paso más importante es simplemente comenzar: audita tu situación actual, identifica tus brechas, define un alcance piloto y reúne a tus equipos de TI y proveedores en la sala.

Cada parte de esta guía está diseñada para abordarse en etapas y un piloto bien ejecutado con un puñado de SKU te enseñará más sobre tu preparación que cualquier documento de planificación.

Para los minoristas dispuestos a invertir en la transición de manera adecuada, son la base para operaciones más inteligentes, una mayor trazabilidad, mejores relaciones con los proveedores y, para aquellos con productos de marca propia, un nuevo canal para la participación del consumidor. El código de barras ha estado haciendo su trabajo silenciosamente durante cincuenta años. Es hora de pedirle más.

Preguntas frecuentes

¿Puede mi escáner de POS existente leer GS1 DataMatrix o códigos QR?

Depende del tipo de escáner que tengas. Los escáneres láser antiguos solo leen códigos de barras 1D como EAN o UPC. Los escáneres basados en cámara pueden leer códigos 1D y 2D como GS1 DataMatrix y GS1 QR Codes. Verifica las especificaciones o pregunta a tu proveedor.

¿Necesito una licencia de GS1 para usar códigos de barras 2D?

Los minoristas que escanean códigos de barras de proveedores no necesitan una licencia de GS1. Las marcas, fabricantes y proveedores son responsables de su propio registro y números de producto.

Si creas códigos de barras para tus propios productos, como marcas de tienda, necesitas una membresía de GS1. Esto incluye un prefijo de empresa con licencia, que utilizas para crear GTIN únicos y generar tus propios códigos de barras para tus productos.

¿En qué se diferencia de un código QR normal?

Un código QR normal puede contener cualquier texto o enlace. Un código QR de GS1 sigue un formato estándar para que los sistemas de venta al por menor puedan leer información como el ID del producto, la fecha de caducidad y el número de lote. Los códigos QR regulares son para uso general. Los códigos QR de GS1 están estructurados para sistemas de venta al por menor.