Lieferantenrückbelastungen: Wie es funktioniert und wie man es storniert
Zusammenfassung:
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Ein Lieferantenrückbelastung ist eine Abzug, den ein Einzelhändler vom Betrag abzieht, den er einem Lieferanten schuldet, wenn der Lieferant vereinbarte Anforderungen nicht erfüllt. Diese Anforderungen können Lieferfristen, Verpackungsstandards, Produktkennzeichnung oder erforderliche Dokumentation umfassen.
Verwechseln Sie es nicht mit einem Kundenrückbuchung. Diese Rückbuchung tritt auf, wenn ein Karteninhaber einen Kauf bei seiner Bank bestreitet, was zu einer Rückzahlung führen kann.
Beschädigte oder fehlerhafte Produkte des Lieferanten werden häufig über separate Qualitätsreklamationen, Rücksendungen oder Garantievereinbarungen abgewickelt.
Wie funktioniert ein Lieferantenrückbelastung?
Es beginnt alles mit dem Master-Vendor-Vertrag (MVA). Dies ist ein Vertrag zwischen einem Einzelhändler und einem Lieferanten. Er erklärt, wie sie zusammenarbeiten werden, einschließlich Zahlungsbedingungen, Lieferplänen, Produktanforderungen und anderen Geschäftsregeln.
Ein Abschnitt dieser Vereinbarung ist das Lieferanten-Compliance-Handbuch, auch als Routing Guide bezeichnet. Man kann es sich als Leitfaden vorstellen, der den Lieferanten genau sagt, wie der Einzelhändler möchte, dass Bestellungen vorbereitet und versandt werden.
Ein Lieferanten-Compliance-Handbuch enthält in der Regel Anweisungen für:
- Verpackungsprodukte und Kartons
- Platzieren von Produktetiketten und Barcodes
- Verwendung von zugelassenen Versanddienstleistern
- Einhalten von Lieferterminen und Terminzeiten
- Zuordnen von Produkten zur richtigen Bestellnummer
- Senden Liefervorschau (ASN), welches den Einzelhändlern mitteilt, was ankommt, bevor die Sendung das Lager erreicht
- Bereitstellung der erforderlichen Versanddokumente
- Gebäude und Verpacken von Paletten korrekt
Wenn eine Lieferung eintrifft, überprüft der Einzelhändler, ob der Lieferant diese Anweisungen befolgt hat. Wenn etwas nicht den Anforderungen entspricht, protokolliert der Einzelhändler das Problem und erhebt eine Rückbelastung, die als Compliance-Abzug auf der Rechnung angewendet wird.
Der abgezogene Betrag hängt von den Regeln des Einzelhändlers im MVA und im Vendor Compliance Manual ab. Es gibt keinen Standardbetrag, da jeder Einzelhändler seine eigenen Richtlinien festlegt. Hier sind Beispielsätze:
| Lieferantenrückbelastungsgrundlage | Real-World Beispiel |
| Eine feste Gebühr für jeden Fehler | Walmarts SQEP (Supplier Quality Excellence Program)Gebühren eine Pauschale von $200 pro Bestellung für eine fehlende oder verspätete ASN. Target berechnet eine Pauschalgebühr von 250 US-Dollar pro Verstoß für falsche oder fehlende EDI-Transaktionssätze. |
| Ein Prozentsatz des Rechnungsbetrags | Home Depot berechnet 5% des Rechnungsbetrags für Sendungen, die außerhalb des genehmigten Routenleitfadens ankommen. Kohl's berechnet 3% des Rechnungsbetrags für Füllstandverletzungen, bei denen der Lieferant unterhalb des erforderlichen Füllstandsschwellenwerts versendet. |
| Eine Gebühr für jedes Produkt, jede Kiste oder Palette mit einem Problem | Amazon berechnet Anbietern eine Gebühr pro Einheit für Vorbereitungsverstöße, wie z.B. Artikel, die ohne erforderliche Polybeutel oder Erstickungswarnetiketten ankommen. Costco berechnet eine Gebühr pro Palette für Paletten, die nicht den spezifischen Höhen- und Gewichtsanforderungen entsprechen. |
Der tatsächliche Aufwand für die Behebung des Problems, wie z. B. das Neubeschriften von Produkten oder zusätzliche Lagerarbeit Dies repräsentiert den "Chargeback" in seiner reinsten Form: Kostenverlagerung . | Macy's berechnet Lieferanten die tatsächlichen Kosten für das Neuetikettieren von Waren, die mit falschen oder fehlenden UPC-Etiketten ankommen, einschließlich Arbeitskosten und Materialien. CVS berechnet Lieferanten die tatsächlichen Lagerarbeitskosten, die entstehen, wenn Sendungen aufgrund nicht konformer Innenverpackungskonfigurationen nachgearbeitet werden müssen. |
Der Lieferant erhält in der Regel eine Benachrichtigung, die erklärt, was schief gelaufen ist, welche Regel gebrochen wurde und wie die Abzüge berechnet wurden.
In einfachen Worten funktioniert der Prozess so:
Vereinbarung → Der Lieferant versendet die Bestellung → Einzelhändler überprüft die Sendung → Eine Regel wird gebrochen → Der Einzelhändler berechnet den Rückbelastungsbetrag → Der Betrag wird von der Zahlung des Lieferanten abgezogen.
Post-Audit-Abzüge
Nicht alle Rückbuchungen erscheinen auf der aktuellen Rechnung. Einige Einzelhändler führen Audits nach der Verarbeitung von Rechnungen durch und können Compliance-Probleme identifizieren, die beim Wareneingang übersehen wurden.
Wenn dies geschieht, stellt der Einzelhändler eine Nachprüfungsabzug aus, bei dem der Betrag von einer zukünftigen Zahlung abgezogen wird, anstatt von der ursprünglichen Rechnung. Diese Abzüge können Monate oder sogar Jahre nach der ursprünglichen Transaktion ausgestellt werden.
Wie man Lieferanten-Rückbelastungen vermeidet
Diese Arten von Chargebacks sind vermeidbar. Die Herausforderung besteht darin, dass viele Compliance-Probleme lange vor dem Eintreffen einer Sendung beim Einzelhändler auftreten. Sie beginnen oft mit veralteten Anweisungen, fehlenden Daten oder kleinen Fehlern, die unbemerkt bleiben, bis die Sendung eingegangen ist.
Folgend OTIF (Pünktlich, Vollständig)
Misst, ob eine Bestellung innerhalb des erforderlichen Lieferzeitraums eintrifft (pünktlich) oder vollständig und korrekt eintrifft (vollständig).
Es beinhaltet die folgenden Anforderungen. Die meisten sind leicht zu verstehen, aber die Details sind der Bereich, in dem viele Lieferanten Fehler machen.
Lieferzeiten und Terminplanung Einzelhändler messen die Einhaltung daran, wann eine Lieferung ankommt, nicht wann sie Ihr Lager verlässt. Das Verpassen des Lieferzeitfensters kann zu einer Rückbelastung führen, auch wenn die Bestellung pünktlich versandt wurde.
Verspätete Lieferungen sind eine häufige Ursache, aber auch zu frühes Eintreffen kann ein Problem darstellen. Viele Einzelhändler akzeptieren Lieferungen nur während vereinbarter Terminzeiten. Frühe Ankünfte können abgewiesen werden, eine Neuplanung erfordern oder zusätzliche Bearbeitungskosten verursachen, was alles zu Abzügen führen kann.
Um das Risiko zu reduzieren, planen Sie genügend Zeit für Verkehr, Wetter und Verspätungen des Lieferanten ein, aber vermeiden Sie es, so früh zu versenden, dass die Bestellung vor dem geplanten Lieferzeitfenster eintrifft.
Versandmethoden und zugelassene Spediteure Die Verwendung des falschen Spediteurs verzögert nicht nur eine Sendung, sondern kann auch dazu führen, dass Produkte durch einen Routing-Prozess geschickt werden, den der Einzelhändler nie genehmigt hat, was die Transportkosten erhöht und Empfangsprobleme verursacht.
Wenn Ihr Versand von einem Logistikdienstleister eines Drittanbieters (3PL) abgewickelt wird, stellen Sie sicher, dass sie die Routing-Anweisungen des Einzelhändlers befolgen. Ein Lieferant kann immer noch die Rückbelastung erhalten, auch wenn der Versandfehler von einem anderen Unternehmen gemacht wurde.
Bestellgenauigkeit Viele Bestellfehler treten auf, weil Informationen manuell in ein anderes System eingegeben werden. Produktmengen, Artikelnummern und Bestellnummern können alle falsch eingegeben werden.
Die Verwendung von integrierten Lager- oder Auftragsverwaltungssystemen hilft, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren, wodurch diese Fehler weniger wahrscheinlich werden.
Verpackungs- und Kartonspezifikationen
Viele Lieferanten gehen davon aus, dass die Verwendung einer stabilen Box ausreicht. Das ist nicht der Fall. Einzelhändler geben oft die genaue Kartongröße, das Gewichtslimit und sogar vor, wie Produkte im Karton verpackt sein sollen.
Ein häufiger Fehler ist es, weiterhin alte Verpackungsanforderungen zu verwenden, nachdem der Einzelhändler sein Vendor Compliance Manual aktualisiert hat. Überprüfen Sie diese Anforderungen regelmäßig, anstatt sich auf frühere Lieferungen zu verlassen.
3. ASNs und EDI-Anforderungen
Ein Vorabversandhinweis (ASN) ist eine elektronische Benachrichtigung, die vor der Ankunft einer Sendung gesendet wird. Er informiert den Einzelhändler darüber, was er erwarten kann, einschließlich der Produkte, Mengen, Kartons und Paletten. Viele Einzelhändler erhalten ASNs durch Elektronischer Datenaustausch EDI, ein Standard-System zum Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, die ASN zu spät zu senden oder Informationen einzuschließen, die nicht mit der Sendung übereinstimmen. EDI-Dokumente können auch Rückbelastungen auslösen, wenn sie im falschen Format gesendet werden oder fehlende oder ungültige Daten enthalten.
Erforderliche Versanddokumente
Elektronische Dokumente sind nur ein Teil des Prozesses. Die Sendung benötigt auch genaue begleitende Dokumente wie Lieferschein, Rechnung und Frachtbrief.
Diese Dokumente sollten miteinander und mit der Sendung selbst übereinstimmen. Unterschiede in Mengen, Produktnummern oder Bestellnummern erfordern oft manuelle Überprüfungen und verzögern den Wareneingang.
Pallet-Konfiguration und Handhabungsanweisungen
Einzelhändler haben oft detaillierte Palettenanforderungen, die über das ordentliche Stapeln von Produkten hinausgehen. Sie können die Palettengröße, maximale Höhe, Gewichtsgrenzen, Stretchwickelmethoden und Produktplatzierung angeben.
Lagerteams sollten einen standardisierten Prozess zum Palettenbau verwenden, anstatt jeden Mitarbeiter entscheiden zu lassen, wie Sendungen gestapelt werden sollen. Konsistenz hilft dabei, wiederholte Verstöße gegen Vorschriften zu verhindern.
Zu dem Zeitpunkt, an dem ein Einzelhändler eine Rücklastschrift ausstellt, ist der Fehler normalerweise Stunden oder sogar Tage zuvor passiert. Die regelmäßige Überprüfung von Compliance-Anforderungen, die Validierung von Versanddaten vor dem Versand und die Standardisierung von Lagerprozessen gehören zu den effektivsten Möglichkeiten, um im Laufe der Zeit Abzüge zu reduzieren.
Platzieren von Produktetiketten und Barcodes
Produktetikettprobleme werden oft durch kleine Details verursacht. Etiketten können an der falschen Stelle platziert sein, veraltete Informationen enthalten oder nicht mit der Bestell- und Versanddokumentation übereinstimmen. Jedes dieser Probleme kann den Wareneingang verlangsamen und zu einer Rücklastschrift führen.
Für Barcodes ist eines der größten Risiken die Druckqualität. Barcodes mit geringem Kontrast, verschwommenen Kanten, Verschmierungen oder beschädigten Etiketten können ungleichmäßig gescannt werden, auch wenn sie akzeptabel aussehen.
Ein weiterer häufiger Fehler ist die Barcode-Trunkierung, bei der der Barcode verkürzt wird, um in einen kleineren Raum zu passen. Dies verringert die Zuverlässigkeit des Scannens, verursacht Verzögerungen und erhöht das Risiko von Scanfehlern, dennoch tun Unternehmen dies immer noch, obwohl sie das Risiko kennen.
Viele Einzelhändler verlangen auch von Lieferanten, dass sie einen Mindest-Barcode-Verifizierungsgrad erfüllen, bevor Produkte versendet werden. Die Barcode-Verifizierung misst die Druckqualität gegen ISO-Standards - international vereinbarte Regeln, die sicherstellen, dass Produkte und Technologien überall zuverlässig funktionieren.
Dieser Prozess hilft, Druckprobleme zu identifizieren, die ein herkömmlicher Barcode-Scanner nicht erkennen kann.
Sonnenaufgang 2027 und GS1 2D-Barcode-Konformität
Wenn sich Einzelhändler auf Sunrise 2027 vorbereiten, wird die Qualität von Barcodes ein wichtiger Bestandteil der Lieferantenkonformität bleiben. Schlechte Qualität GS1 2D-Barcodes können die gleichen Scanprobleme wie 1D-Barcodes verursachen.
GS1 2D-Barcodes können mehr als nur einen Produktidentifikator speichern. Sie können auch Informationen wie Chargennummern, Verfallsdaten und Seriennummern enthalten, was die Rückverfolgbarkeit von Produkten und die Kundenbindung verbessert. Während des Übergangs werden viele Produkte sowohl einen 1D-Barcode als auch einen GS1 2D-Barcode tragen.
Die Gesundheitsbranche zeigt bereits, wie wichtig die Qualität von Barcodes ist. Produkte, die einen GS1 DataMatrix verwenden, erfordern in der Regel eine Mindestprüfqualität des Barcodes von C (1,5).
Während das Gesundheitswesen die Barcode-Qualität durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften anstelle von Rückbelastungen regelt, zeigt es, dass die Barcode-Verifizierung bereits eine etablierte Anforderung für 2D-Barcodes ist.
Viele Einzelhändler verlangen bereits von Lieferanten, dass sie Barcode-Qualitätsanforderungen erfüllen oder Barcode-Verifizierungsberichte für 1D-Barcodes bereitstellen. Da GS1 2D-Barcodes immer häufiger werden, ist es vernünftig, ähnliche Qualitätsanforderungen zu erwarten, um zuverlässiges Scannen sicherzustellen.
Barcode-Verifizierung gibt Unternehmen auch etwas Gestaltungsfreiheit. GS1 QR-Code oder Data Matrix kann immer noch eine bestandene Note erreichen, wenn die Farbe richtig verwendet wird und der Barcode den GS1-Standards folgt.
Zu viele Designänderungen, wie schlechter Farbkontrast oder überdimensionierte Logos, können die Scan-Leistung verringern und das Risiko zukünftiger Compliance-Probleme erhöhen.
Der springende Punkt: Einhaltung treibt Effizienz an.
Vendor-Rückbelastungen sind einfach eine Möglichkeit für Einzelhändler, die Kosten für Lieferanten-Nichterfüllung gemäß den vereinbarten Bedingungen im MVA wieder hereinzuholen.
Diese Anforderungen dienen dazu, Produkte reibungslos durch die Lieferkette zu bewegen. Wenn Sendungen pünktlich eintreffen, ordnungsgemäß gekennzeichnet sind und den Standards des Einzelhändlers entsprechen, können Geschäfte Produkte schneller lagern und Kunden haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, das zu finden, was sie auf dem Regal benötigen.
Obwohl ein Chargeback Einzelhändlern hilft, einige ihrer Kosten wieder hereinzuholen, werden dadurch keine verlorenen Verkäufe oder das Kundenvertrauen wiederhergestellt. Leere Regale, verzögerte Lieferungen und Empfangsprobleme können nach wie vor das Einkaufserlebnis beeinträchtigen und sowohl den Einzelhändler als auch den Lieferanten schädigen.
Der beste Weg, um diese Verluste zu vermeiden, besteht darin, die Einhaltung der Lieferanten als Teil Ihres täglichen Betriebs zu behandeln. Die Einhaltung der Anforderungen Ihres Einzelhändlers, die Überprüfung der Barcode-Qualität und die Überprüfung von Sendungen, bevor sie Ihr Unternehmen verlassen, können dazu beitragen, Rückbelastungen zu reduzieren, Ihren Umsatz zu schützen und eine stärkere Beziehung zu Ihren Einzelhandelspartnern aufzubauen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Chargeback im Vergleich zu einer Rückerstattung?
Eine Rückerstattung ist Geld, das der Verkäufer sich einverstanden erklärt, dem Kunden zurückzugeben.
Eine Rückbuchung ist eine erzwungene Abbuchung, die durch einen Streit oder ein Nichteinhalten von Vorschriften ausgelöst wird, nicht durch eine freiwillige Entscheidung der zahlenden Partei. Es gibt zwei Versionen: Kunde und Anbieter/Einzelhandel
Verursachen Chargebacks einem Unternehmen Schaden?
Ja, Lieferantenrückbelastungen reduzieren die Einnahmen eines Lieferanten, indem Kosten von Zahlungen abgezogen werden. Wiederholte Rückbelastungen können auch die Leistungsbewertungen des Lieferanten senken, die Beziehungen zum Einzelhändler belasten und das Risiko von abgelehnten Sendungen oder reduzierten Geschäftschancen erhöhen.
Können Sie einen Lieferantenrückbuchungs-/Abzug anfechten?
Ja. Die meisten Einzelhändler ermöglichen es Lieferanten, einen Lieferantenrückbelastung innerhalb einer festgelegten Frist anzufechten. Je nach Einzelhändler kann dieses Zeitfenster zwischen 15 und 90 Tagen nach der Abzug oder der Anspruchsmeldung liegen. Das Verpassen der Frist bedeutet in der Regel, dass die Rückbelastung endgültig wird, unabhängig von den unterstützenden Beweisen.
Der Prozess und die erforderlichen Dokumente werden normalerweise im MVA oder im Vendor Compliance Manual beschrieben. Lieferanten sollten Nachweise wie Lieferbestätigungen, Versandunterlagen, ASN-Bestätigungen oder Barcode-Verifizierungsberichte vorlegen, um ihren Anspruch zu unterstützen.
Sind GS1-Standards erforderlich, um Rückbelastungen durch Lieferanten zu vermeiden?
Es kommt auf die Anforderungen des Einzelhändlers an. Einzelhändler, die GS1-Standards für POS-Scannen, Bestandsmanagement oder Lieferkettenoperationen können Lieferanten auch verlangen, dass sie ihnen folgen.
Die Erfüllung dieser Anforderungen hilft, Scanning-Probleme und Compliance-Probleme zu vermeiden, die zu Rückbelastungen durch den Lieferanten führen können.
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