Chargebacks do fornecedor: como funciona e como evitá-los
Resumo:
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Um chargeback de fornecedor é uma dedução que um varejista faz do valor que deve a um fornecedor quando o fornecedor não cumpre os requisitos acordados. Esses requisitos podem incluir prazos de envio, padrões de embalagem, rotulagem de produtos ou documentação necessária.
Não confunda com um estorno de cliente. Esse estorno ocorre quando um titular do cartão contesta uma compra com seu banco, o que pode reverter o pagamento.
Produtos danificados ou defeituosos do fornecedor são frequentemente tratados por meio de reclamações de qualidade separadas, devoluções ou acordos de garantia.
Como funciona um chargeback de fornecedor?
Tudo começa com o Acordo Mestre com o Fornecedor (MVA). Este é um contrato entre um varejista e um fornecedor. Ele explica como eles vão trabalhar juntos, incluindo termos de pagamento, cronogramas de entrega, requisitos de produtos e outras regras comerciais.
Uma seção deste acordo é o Manual de Conformidade do Fornecedor, também chamado de Guia de Roteamento. Você pode pensar nele como um guia que informa aos fornecedores exatamente como o varejista deseja que os pedidos sejam preparados e enviados.
Um manual de conformidade do fornecedor geralmente inclui instruções para:
- Embalagem de produtos e caixas
- Colocando etiquetas de produtos e códigos de barras
- Usando transportadoras aprovadas
- Cumprir prazos de entrega e horários de compromisso
- Associar produtos ao pedido de compra correto
- Enviando Notificações de Envio Antecipado (ASNs), que permite aos varejistas saber o que está chegando antes que o envio chegue ao armazém
- Fornecendo os documentos de envio necessários
- Construindo e embalando paletes corretamente
Quando uma remessa chega, o varejista verifica se o fornecedor seguiu essas instruções. Se algo não atender aos requisitos, o varejista registra o problema e avalia um chargeback, que é aplicado como uma dedução de conformidade na fatura.
O valor deduzido depende das regras do varejista no MVA e no Manual de Conformidade do Fornecedor. Não há um valor padrão, pois cada varejista define suas próprias políticas. Aqui estão bases de amostra:
| Base de Chargeback do Fornecedor | Exemplo do mundo real |
| Uma taxa fixa para cada erro | Programa de Excelência em Qualidade de Fornecedores (SQEP) do Walmarttaxas um valor fixo de $200 por ordem de compra para uma ASN em falta ou atrasada. A Target cobra uma taxa fixa de $250 por violação para conjuntos de transações EDI incorretos ou ausentes. |
| Uma porcentagem do valor da fatura | A Home Depot cobra 5% do valor da fatura para remessas que chegam fora do guia de roteamento aprovado. A Kohl's cobra 3% do valor da fatura por violações de taxa de preenchimento, quando o fornecedor envia abaixo do limite de preenchimento exigido. |
| Uma taxa para cada produto, caixa ou palete com um problema | A Amazon cobra dos fornecedores uma taxa por unidade por violações de preparação, como itens que chegam sem sacos de polietileno necessários ou etiquetas de aviso de sufocamento. A Costco cobra uma taxa por palete para paletes que não atendem aos requisitos específicos de altura e peso. |
O custo real de corrigir o problema, como a rotulagem adicional de produtos ou mão de obra extra no armazém Isso representa o "chargeback" em sua forma mais pura: transferência de custos . | A Macy's cobra dos fornecedores o custo real de rotular mercadorias que chegam com etiquetas UPC incorretas ou ausentes, incluindo mão de obra e materiais. A CVS cobra dos fornecedores o custo real da mão de obra do armazém incorrido quando os envios precisam ser refeitos devido a configurações de embalagem interna não conformes. |
O fornecedor geralmente recebe um aviso explicando o que deu errado, qual regra foi quebrada e como foi calculada a dedução.
Em termos simples, o processo funciona assim:
Acordo → O fornecedor envia o pedido → Varejista verifica o envio → Uma regra é quebrada → O varejista calcula o chargeback → O valor é deduzido do pagamento do fornecedor.
Deduções pós-auditoria
Nem todos os chargebacks aparecem na fatura atual. Alguns varejistas realizam auditorias após o processamento das faturas e podem identificar questões de conformidade que foram ignoradas durante o recebimento.
Quando isso acontece, o varejista emite uma dedução pós-auditoria, onde o valor é deduzido de um pagamento futuro em vez da fatura original. Essas deduções podem ser emitidas meses ou até anos após a transação original.
Como evitar chargebacks de fornecedores
Estes tipos de chargebacks são evitáveis. O desafio é que muitos problemas de conformidade acontecem muito antes de um envio chegar ao varejista. Muitas vezes, começam com instruções desatualizadas, dados ausentes ou pequenos erros que passam despercebidos até que o envio seja recebido.
Seguindo OTIF (No Prazo, Completo)
Mede se um pedido chega dentro da janela de entrega necessária (No Prazo) ou se chega completo e preciso (Completo).
Envolve os seguintes requisitos. A maioria é fácil de entender, mas os detalhes são onde muitos fornecedores erram.
Janelas de entrega e agendamento de compromissos Os varejistas medem a conformidade pelo momento em que uma remessa chega, não quando ela sai do seu armazém. Perder a janela de entrega pode resultar em uma penalização, mesmo que o pedido tenha sido enviado no prazo.
Entregas atrasadas são uma causa comum, mas chegar muito cedo também pode ser um problema. Muitos varejistas aceitam remessas apenas durante os horários de agendamento programados. Chegadas antecipadas podem ser recusadas, exigir reagendamento ou incorrer em custos adicionais de manuseio, todos os quais podem resultar em deduções.
Para reduzir o risco, reserve tempo suficiente para o tráfego, condições climáticas e atrasos do transportador, mas evite enviar tão cedo que o pedido chegue antes da janela de entrega programada.
Métodos de Envio e Transportadoras Aprovadas Usar o transportador errado faz mais do que atrasar um envio. Pode enviar produtos por um processo de roteamento que o varejista nunca aprovou, aumentando os custos de transporte e criando problemas de recebimento.
Se o seu envio for tratado por um provedor de logística de terceiros (3PL), certifique-se de que eles sigam o guia de roteamento do varejista. Um fornecedor ainda pode receber a cobrança mesmo que o erro de envio tenha sido cometido por outra empresa.
Precisão do Pedido de Compra Muitos erros de pedidos de compra acontecem porque as informações são inseridas manualmente em outro sistema. As quantidades de produtos, números de itens e números de pedidos de compra podem ser digitados incorretamente.
Usar sistemas integrados de inventário ou gestão de pedidos ajuda a reduzir a entrada manual de dados, tornando esses erros menos prováveis.
Especificações de Embalagem e Cartão
Muitos fornecedores assumem que usar uma caixa resistente é suficiente. Não é. Os varejistas frequentemente especificam o tamanho exato da caixa, limite de peso e até mesmo como os produtos devem ser embalados dentro da caixa.
Um erro comum é continuar a usar os antigos requisitos de embalagem depois que o varejista atualiza seu Manual de Conformidade do Fornecedor. Revise esses requisitos regularmente em vez de depender de remessas anteriores.
3. Requisitos de ASN e EDI
Um Aviso de Embarque Antecipado (ASN) é um aviso eletrônico enviado antes da chegada de um envio. Ele informa ao varejista o que esperar, incluindo os produtos, quantidades, caixas e paletes. Muitos varejistas recebem ASNs através de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI), um sistema padrão para troca de documentos comerciais entre empresas.
Um erro comum é enviar o ASN tarde demais ou incluir informações que não correspondem ao envio. Documentos EDI também podem desencadear chargebacks se forem enviados no formato errado ou contiverem dados ausentes ou inválidos.
Documentos de Envio Necessários
Documentos eletrônicos são apenas parte do processo. O envio também precisa de documentos de suporte precisos, como a nota fiscal, fatura e conhecimento de embarque.
Estes documentos devem corresponder entre si e à remessa em si. Diferenças em quantidades, números de produtos ou números de ordem de compra frequentemente exigem verificações manuais e atrasam o recebimento.
Instruções de Configuração e Manuseio de Paletes
Os varejistas frequentemente têm requisitos detalhados para paletes que vão além de empilhar produtos de forma organizada. Eles podem especificar o tamanho do palete, altura máxima, limites de peso, métodos de envolvimento com filme plástico e posicionamento do produto.
As equipes do armazém devem usar um processo padrão de montagem de paletes em vez de permitir que cada funcionário decida como empilhar os envios. A consistência ajuda a prevenir violações repetidas de conformidade.
Quando um varejista emite um chargeback, o erro geralmente ocorreu horas ou até mesmo dias antes. Revisar regularmente os requisitos de conformidade, validar os dados de remessa antes do envio e padronizar os processos de armazém estão entre as maneiras mais eficazes de reduzir as deduções ao longo do tempo.
Colocando Etiquetas de Produtos e Códigos de Barras
Problemas com rótulos de produtos são frequentemente causados por pequenos detalhes. Os rótulos podem ser colocados na localização errada, conter informações desatualizadas ou não corresponder ao pedido de compra e aos documentos de envio. Qualquer um desses problemas pode atrasar o recebimento e resultar em um estorno.
Para códigos de barras, um dos maiores riscos é a qualidade de impressão. Códigos de barras com baixo contraste, bordas borradas, manchas ou etiquetas danificadas podem ser escaneados de forma inconsistente, mesmo que pareçam aceitáveis.
Outro erro comum é a truncagem do código de barras, onde o código de barras é encurtado para caber em um espaço menor. Isso reduz a confiabilidade da leitura, causa atrasos e aumenta o risco de falhas na leitura, no entanto, as empresas ainda fazem isso, conhecendo o risco.
Muitos varejistas também exigem que os fornecedores atendam a uma nota mínima de verificação de código de barras antes que os produtos sejam enviados. A verificação de código de barras mede a qualidade de impressão em relação às normas ISO - regras internacionalmente acordadas que garantem que os produtos e tecnologias funcionem de forma confiável em todos os lugares.
Este processo ajuda a identificar problemas de impressão que um scanner de código de barras comum não consegue detectar.
Nascer do sol 2027 e Conformidade com Código de Barras GS1 2D
À medida que os varejistas se preparam para o Sunrise 2027, a qualidade do código de barras continuará sendo uma parte importante da conformidade do fornecedor. Baixa qualidade Códigos de barras 2D da GS1 pode causar os mesmos problemas de digitalização que os códigos de barras 1D.
Os códigos de barras 2D da GS1 podem armazenar mais do que um identificador de produto. Eles também podem incluir informações como números de lote, datas de validade e números de série, melhorando a rastreabilidade do produto e o envolvimento do cliente. Durante a transição, muitos produtos carregarão tanto um código de barras 1D quanto um código de barras 2D da GS1.
A indústria de saúde já demonstra o quão importante é a qualidade do código de barras. Produtos que utilizam um GS1 DataMatrix geralmente requerem uma nota mínima de verificação do código de barras de C (1.5).
Enquanto a área da saúde lida com a qualidade dos códigos de barras por meio da conformidade regulatória em vez de chargebacks, isso demonstra que a verificação de códigos de barras já é um requisito estabelecido para códigos de barras 2D.
Muitos varejistas já exigem que os fornecedores atendam aos requisitos de qualidade de código de barras ou forneçam relatórios de verificação de código de barras para códigos de barras 1D. À medida que os códigos de barras 2D da GS1 se tornam mais comuns, é razoável esperar requisitos de qualidade semelhantes para garantir a digitalização confiável.
A verificação de código de barras também oferece às empresas alguma flexibilidade de design. Código QR GS1 ou Matriz de Dados ainda é possível obter uma nota de aprovação quando a cor é usada corretamente e o código de barras segue os padrões da GS1.
No entanto, muitas alterações de design, como baixo contraste de cores ou logotipos muito grandes, podem reduzir o desempenho da digitalização e aumentar o risco de futuros problemas de conformidade.
O Essencial: A Conformidade Impulsiona a Eficiência
Chargebacks de fornecedores são simplesmente uma forma para os varejistas recuperarem os custos de não conformidade do fornecedor conforme os termos acordados no MVA.
Esses requisitos existem para manter os produtos fluindo suavemente pela cadeia de suprimentos. Quando os envios chegam no prazo, estão devidamente rotulados e atendem aos padrões do varejista, as lojas podem repor os produtos mais rapidamente, e os clientes têm mais chances de encontrar o que precisam na prateleira.
Embora um chargeback ajude os varejistas a recuperar parte de seus custos, ele não recupera vendas perdidas ou a confiança do cliente. Prateleiras vazias, entregas atrasadas e problemas de recebimento ainda podem afetar a experiência de compra e prejudicar tanto o varejista quanto o fornecedor.
A melhor maneira de evitar essas perdas é tratar a conformidade do fornecedor como parte de suas operações diárias. Seguir os requisitos do seu varejista, verificar a qualidade do código de barras e revisar os envios antes de saírem de suas instalações pode ajudar a reduzir as devoluções, proteger sua receita e construir um relacionamento mais forte com seus parceiros de varejo.
Perguntas Comuns
O que é um chargeback versus um reembolso?
Um reembolso é o dinheiro que o vendedor concorda em devolver ao cliente.
Um chargeback é uma dedução forçada desencadeada por uma disputa ou falha de conformidade, e não uma decisão voluntária da parte que paga. Existem duas versões: Cliente e Fornecedor/varejo.
Os chargebacks prejudicam um negócio?
Sim, os chargebacks do fornecedor reduzem a receita de um fornecedor deduzindo custos dos pagamentos. Chargebacks repetidos também podem diminuir as pontuações de desempenho do fornecedor, prejudicar os relacionamentos com varejistas e aumentar o risco de remessas rejeitadas ou oportunidades de negócios reduzidas.
É possível contestar um chargeback/dedução de fornecedor?
Sim. A maioria dos varejistas permite que os fornecedores contestem um chargeback de fornecedor dentro de um prazo especificado. Dependendo do varejista, essa janela pode variar de 15 a 90 dias após a dedução ou aviso de reivindicação. Perder o prazo geralmente significa que o chargeback se torna definitivo, independentemente das evidências de suporte.
O processo e os documentos necessários geralmente são descritos no Manual de MVA ou de Conformidade do Fornecedor. Os fornecedores devem fornecer evidências, como comprovante de entrega, registros de envio, confirmações de ASN ou relatórios de verificação de código de barras, para apoiar sua reivindicação.
Os padrões GS1 são necessários para evitar devoluções de fornecedores?
Depende dos requisitos do varejista. Varejistas que utilizam normas GS1 para digitalização de POS, gestão de inventário ou operações de cadeia de abastecimento podem exigir que os fornecedores também as sigam.
Atender a esses requisitos ajuda a prevenir problemas de digitalização e conformidade que podem resultar em devoluções de fornecedores.
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