Satıcı Geri Ödemeleri: Nasıl Çalışır ve Nasıl İptal Edilir
Özet:
|
Bir satıcı geri ödemesi, tedarikçinin anlaşılan gereksinimleri karşılayamadığında bir perakendecinin borçlu olduğu tutardan kestiği bir indirimdir. Bu gereksinimler, sevkiyat tarihleri, ambalaj standartları, ürün etiketleme veya gerekli belgeleri içerebilir.
Müşteri itirazı ile karıştırmayın. Bu chargeback, bir kart sahibinin bankasıyla bir satın alımı tartıştığı ve ödemeyi tersine çevirebileceği durumda meydana gelir.
Tedarikçiden gelen hasarlı veya kusurlu ürünler genellikle ayrı kalite talepleri, iadeler veya garanti anlaşmaları yoluyla ele alınır.
Bir Satıcı Geri Ödeme Nasıl Çalışır?
Her şey Usta Tedarikçi Anlaşması (UTA) ile başlar. Bu, bir perakendeci ile bir tedarikçi arasındaki bir sözleşmedir. Birlikte nasıl çalışacaklarını, ödeme koşullarını, teslimat programlarını, ürün gereksinimlerini ve diğer iş kurallarını açıklar.
Bu anlaşmanın bir bölümü Satıcı Uyumluluk Kılavuzu olarak da adlandırılan bir Yönlendirme Kılavuzudur. Tedarikçilere tam olarak perakendecinin siparişlerin nasıl hazırlanması ve gönderilmesini istediğini anlatan bir rehber kitabı olarak düşünebilirsiniz.
Bir satıcı uyumluluk kılavuzu genellikle şunlar için talimatlar içerir:
- Ambalaj ürünleri ve kartonlar
- Ürün etiketlerini ve barkodları yerleştirme
- Onaylı taşıma şirketlerini kullanma
- Teslim tarihlerine ve randevu saatlerine uymak
- Doğru satın alma siparişi ile ürünleri eşleştirme
- Gönderiliyor Önceden Bildirilen Sevkiyatlar (ASNs), gönderi depoya ulaşmadan önce perakendecilere neyin geldiğini bildirir
- Gerekli nakliye belgelerini sağlama
- Paletleri doğru bir şekilde inşa etmek ve sarmak
Bir sevkiyat geldiğinde, perakendeci tedarikçinin bu talimatları takip edip etmediğini kontrol eder. Bir şey gereksinimleri karşılamıyorsa, perakendeci sorunu kaydeder ve fatura üzerinde uyumluluk kesintisi olarak uygulanan bir geri ödeme değerlendirir.
Miktar, MVA'daki perakendecinin kurallarına ve Tedarikçi Uyumluluk Kılavuzu'na bağlı olarak kesilir. Her perakendeci kendi politikalarını belirlediği için standart bir miktar yoktur. İşte örnek bazılar:
| Satıcı Geri Ödeme Temeli | Gerçek dünya örneği |
| Her hata için sabit bir ücret | Walmart'ın SQEP (Tedarikçi Kalite Mükemmellik Programı)ücretler bir eksik veya gecikmiş ASN için her satın alma siparişi başına düz 200 ABD doları. Hedef, yanlış veya eksik EDI işlem setleri için her ihlal için düz 250 dolar ücret alır. |
| Fatura değerinin bir yüzdesi | Home Depot, onaylanmış yönlendirme kılavuzunun dışında varış yapan sevkiyatlar için fatura değerinin %5'ini tahsil eder. Kohl's, tedarikçinin gereken doldurma oranı eşiğinin altında sevkiyat yaptığı durumlarda fatura tutarının %3'ünü doldurma oranı ihlalleri için tahsil eder. |
| Her ürün, karton veya palet için bir ücret | Amazon, satıcıları, gerekli poli çantalar veya boğulma uyarı etiketleri olmadan gelen ürünler gibi hazırlık ihlalleri için birim başına ücret alır. Costco, belirli yükseklik ve ağırlık gereksinimlerini karşılamayan paletler için palet başına bir ücret talep eder. |
Ürünleri yeniden etiketleme maliyeti veya ek depo işçiliği gibi sorunu düzeltmenin gerçek maliyeti Bu, 'chargeback'ı en saf haliyle temsil ediyor: maliyet kaydırma . | Macy's, yanlış veya eksik UPC etiketleriyle gelen ürünlerin yeniden etiketlenmesinin gerçek maliyetini, işçilik ve malzeme maliyetlerini tedarikçilere yansıtır. CVS, sevkiyatların uygun olmayan iç paket konfigürasyonları nedeniyle yeniden düzenlenmesi gerektiğinde tedarikçilere gerçek depo işçiliği maliyetini yansıtır. |
Tedarikçi genellikle neyin yanlış gittiğini, hangi kuralın ihlal edildiğini ve kesintinin nasıl hesaplandığını açıklayan bir bildirim alır.
Basitçe söylemek gerekirse, süreç şöyle işliyor:
Anlaşma → Tedarikçi siparişi gönderir → Perakendeci sevkiyatı kontrol eder → Bir kural ihlal edilir → Perakendeci geri ödemeyi hesaplar → Miktar tedarikçinin ödemesinden düşülür.
Denetim Sonrası Kesintiler
Tüm itirazlar mevcut faturada görünmez. Bazı perakendeciler faturalar işlendikten sonra denetimler yapar ve alım sırasında gözden kaçan uyumluluk sorunlarını belirleyebilir.
Bunun gerçekleştiğinde, perakendeci bir son denetim kesintisi düzenler, miktarın orijinal faturadan ziyade gelecekteki bir ödemeden kesilmesi. Bu kesintiler, orijinal işlemden aylar hatta yıllar sonra bile düzenlenebilir.
Tedarikçi Geri Ödemelerinden Nasıl Kaçınılır
Bu tür itirazlar önlenebilir. Zorluk, birçok uyumluluk sorununun sevkiyatın perakendeciye ulaşmadan önce meydana gelmesidir. Genellikle eski talimatlar, eksik veriler veya sevkiyat alınıncaya kadar fark edilmeyen küçük hatalarla başlarlar.
OTIF'e (Zamanında, Tam Olarak) uymak
Bir siparişin gerekli teslimat penceresi içinde gelip gelmediğini (Zamanında) veya tam ve doğru gelip gelmediğini (Tam) ölçer.
Bunlar aşağıdaki gereksinimleri içerir. Çoğu anlaşılması kolaydır, ancak detaylar birçok tedarikçinin yanlış gittiği yerdir.
Teslimat Pencereleri ve Randevu Planlama Perakendeciler uyumluluğu, bir sevkiyatın deponuzdan ayrıldığı zamana değil, ne zaman geldiğine göre ölçerler. Teslimat penceresini kaçırmak, sipariş zamanında gönderilmiş olsa bile bir geri ödeme talebine neden olabilir.
Gecikmeli teslimatlar yaygın bir sorun olabilir, ancak çok erken gelmek de bir sorun olabilir. Birçok perakendeci yalnızca planlanmış randevu saatlerinde sevkiyatları kabul eder. Erken gelenler geri çevrilebilir, yeniden planlama gerektirebilir veya ekstra işlem maliyetlerine neden olabilir, tüm bunlar kesintilere yol açabilir.
Riski azaltmak için, trafik, hava durumu ve taşıyıcı gecikmeleri için yeterli zaman ayırın, ancak siparişin planlanan teslimat penceresinden önce gelmemesi için çok erken gönderimden kaçının.
Kargo Yöntemleri ve Onaylanmış Taşıyıcılar Yanlış taşıyıcı kullanmak sadece bir sevkiyatı geciktirmekle kalmaz. Perakendeci tarafından onaylanmayan bir yönlendirme sürecinden ürünleri geçirebilir, taşıma maliyetlerini artırabilir ve alım sorunları yaratabilir.
Üçüncü taraf lojistik sağlayıcısı (3PL) tarafından kargo işlemleriniz yürütülüyorsa, onların perakendecinin yönlendirme kılavuzunu takip ettiğinden emin olun. Bir tedarikçi, kargo hatası başka bir şirket tarafından yapılmış olsa bile cezayı alabilir.
Satın Alma Siparişinin Doğruluğu Birçok satın alma siparişi hatası, bilgilerin başka bir sisteme manuel olarak girilmesinden kaynaklanır. Ürün miktarları, ürün numaraları ve satın alma siparişi numaraları hepsi yanlış yazılabilir.
Entegre envanter veya sipariş yönetim sistemlerini kullanmak, manuel veri girişini azaltmaya yardımcı olur ve bu hataları daha az olası hale getirir.
Ambalaj ve Karton Özellikleri
Birçok tedarikçi sağlam bir kutu kullanmanın yeterli olduğunu varsayar. Değil. Perakendeciler genellikle tam karton boyutunu, ağırlık limitini ve hatta ürünlerin karton içinde nasıl paketlenmesi gerektiğini belirtir.
Bir yaygın hata, perakendeci Tedarikçi Uyumluluk Kılavuzunu güncelledikten sonra eski ambalaj gereksinimlerini kullanmaya devam etmektir. Önceki sevkiyatlara güvenmek yerine bu gereksinimleri düzenli olarak gözden geçirin.
3. ASN'ler ve EDI Gereksinimleri
Bir İleri Sevkiyat Bildirimi (ASN), bir sevkiyatın gelmeden önce gönderilen elektronik bir bildiridir. Perakendeciye neyin beklendiğini, ürünleri, miktarları, kartonları ve paletleri içeren bilgileri bildirir. Birçok perakendeci ASN'leri alır. Elektronik Veri Değişimi EDI, şirketler arasında iş belgelerini değiştirmek için standart bir sistemdir.
Yaygın bir hata, ASN'yi çok geç göndermek veya gönderiyle uyuşmayan bilgileri içermektir. EDI belgeleri, yanlış formatta gönderildiğinde veya eksik veya geçersiz veri içerdiğinde de geri ödemeleri tetikleyebilir.
Gerekli Nakliye Belgeleri
Elektronik belgeler sadece sürecin bir parçasıdır. Sevkiyatın doğru destek belgelerine de ihtiyacı vardır, bunlar arasında paketleme listesi, fatura ve yükleme emri bulunmaktadır.
Bu belgeler birbirini ve sevkiyatı uyumlu olmalıdır. Miktarlardaki, ürün numaralarındaki veya satın alma siparişi numaralarındaki farklılıklar genellikle manuel kontroller gerektirir ve alımı geciktirir.
Palet Yapılandırma ve Taşıma Talimatları
Perakendeciler genellikle ürünleri düzgün bir şekilde istiflemenin ötesine geçen detaylı palet gereksinimlerine sahip olabilirler. Palet boyutunu, maksimum yüksekliği, ağırlık sınırlarını, streç sarma yöntemlerini ve ürün yerleşimini belirtebilirler.
Depo ekiplerinin her bir çalışanın sevkiyatları nasıl istifleme kararını vermesine izin vermek yerine standart bir palet oluşturma süreci kullanmaları gerekmektedir. Süreklilik, tekrarlanan uyumluluk ihlallerini önlemeye yardımcı olur.
Bir perakendeci bir itirazı çıkardığında, hata genellikle saatler hatta günler önce gerçekleşmiş olur. Düzenli olarak uyumluluk gereksinimlerini gözden geçirmek, sevkiyat verilerini göndermeden önce doğrulamak ve depo süreçlerini standartlaştırmak, zamanla kesintileri azaltmanın en etkili yolları arasındadır.
Ürün Etiketlerinin ve Barkodların Yerleştirilmesi
Ürün etiketi sorunları genellikle küçük detaylardan kaynaklanır. Etiketler yanlış konumda olabilir, güncellenmemiş bilgiler içerebilir veya satın alma siparişi ve sevkiyat belgeleriyle uyuşmayabilir. Bunlardan herhangi biri alımı yavaşlatabilir ve bir geri ödeme talebine yol açabilir.
Barkodlar için en büyük risklerden biri baskı kalitesidir. Düşük kontrasta sahip barkodlar, bulanık kenarlar, lekeler veya hasarlı etiketler, kabul edilebilir görünseler bile tutarsız bir şekilde taranabilir.
Başka yaygın bir hata da barkod kırpılmasıdır, burada barkod daha küçük bir alana sığacak şekilde kısaltılır. Bu tarama güvenilirliğini azaltır, gecikmelere neden olur ve tarama başarısızlığı riskini artırır, ancak şirketler hala bunu yapar, riskin farkında olarak.
Birçok perakendeci, ürünlerin sevk edilmeden önce tedarikçilerin belirli bir minimum barkod doğrulama derecesini karşılamasını da talep eder. Barkod doğrulama, baskı kalitesini ISO standartlarına karşı ölçer—uluslararası olarak kabul edilen kurallar, ürünlerin ve teknolojilerin her yerde güvenilir bir şekilde çalışmasını sağlar.
Bu süreç, normal bir barkod tarayıcının tespit edemeyeceği baskı sorunlarını belirlemeye yardımcı olur.
Güneşin Doğuşu 2027 ve GS1 2D Barkod Uyumluluğu
Perakendeciler 2027 Gün Doğumu'na hazırlanırken, barkod kalitesi tedarikçi uyumluluğunun önemli bir parçası olmaya devam edecek. Düşük kaliteli GS1 2D barkodları 1D barkodlarla aynı tarama sorunlarına neden olabilir.
GS1 2D barkodları, bir ürün kimliğinden daha fazla bilgi depolayabilir. Ayrıca parti numaraları, son kullanma tarihleri ve seri numaraları gibi bilgileri de içerebilirler, ürün izlenebilirliğini ve müşteri etkileşimini artırabilirler. Geçiş sürecinde, birçok ürün hem 1D barkod hem de GS1 2D barkod taşıyacaktır.
Sağlık endüstrisi zaten barkod kalitesinin ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. GS1 DataMatrix kullanan ürünler genellikle en az C (1.5) barkod doğrulama derecesi gerektirir.
Sağlık hizmetleri, barkod kalitesini geri ödemeler yerine düzenleyici uyumluluk aracılığıyla ele alırken, 2D barkodlar için barkod doğrulamanın zaten kurulmuş bir gereklilik olduğunu göstermektedir.
Birçok perakendeci zaten tedarikçilerin 1D barkodlar için barkod kalite gereksinimlerini karşılamasını veya barkod doğrulama raporları sağlamasını istemektedir. GS1 2D barkodlar daha yaygın hale geldikçe, güvenilir taramayı sağlamak için benzer kalite gereksinimlerinin beklenebilir olması mantıklıdır.
Barkod doğrulaması ayrıca işletmelere bazı tasarım esneklikleri de sağlar. GS1 QR Kodu veya Veri Matrisi Renk doğru kullanıldığında ve barkod GS1 standartlarını takip ettiğinde hala geçer not alabilirsiniz.
Ancak, çok fazla tasarım değişikliği, zayıf renk kontrastı veya fazla büyük logolar gibi, tarama performansını azaltabilir ve gelecekte uyumluluk sorunlarının riskini artırabilir.
Sonuç olarak: Uyumluluk Verimliliği Artırır
Satıcı iadeleri, perakendecilerin tedarikçi uyumsuzluğunun maliyetlerini MVA'da kabul edilen şartlar çerçevesinde geri almanın bir yolu olarak basittir.
Bu gereksinimler, ürünlerin tedarik zinciri boyunca sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak için var. Gönderiler zamanında geldiğinde, uygun şekilde etiketlendiğinde ve perakendecinin standartlarını karşıladığında, mağazalar ürünleri daha hızlı stoklayabilir ve müşterilerin ihtiyacı olanı rafta bulma olasılığı artar.
Bir itiraz geri ödemesi perakendecilerin bazı maliyetlerini kurtarmalarına yardımcı olurken, kaybedilen satışları veya müşteri güvenini geri kazandırmaz. Boş raflar, gecikmiş teslimatlar ve alım sorunları hala alışveriş deneyimini etkileyebilir ve hem perakendeciyi hem de tedarikçiyi zarara uğratabilir.
En iyi yol, tedarikçi uyumluluğunu günlük operasyonlarınızın bir parçası olarak ele almak. Perakendecinizin gereksinimlerini takip etmek, barkod kalitesini kontrol etmek ve sevkiyatları tesisinizden ayrılmadan önce incelemek, kesintileri azaltmaya, gelirinizi korumaya ve perakende ortaklarınızla daha güçlü bir ilişki kurmaya yardımcı olabilir.
Sık Sorulan Sorular
Bir chargeback ile bir iade arasındaki fark nedir?
Bir iade, satıcının müşteriye geri vermeyi kabul ettiği paradır.
Bir itiraz veya uyum ihlali tarafından tetiklenen zorunlu bir kesinti olan bir geri ödeme, ödeme yapan tarafından isteğe bağlı bir karar değildir. İki versiyonu vardır: Müşteri ve Satıcı/perakende
Chargeback'ler bir işletmeye zarar verir mi?
Evet, satıcı iadeleri ödemelerden maliyetleri keserek tedarikçinin gelirini azaltır. Tekrarlanan iadeler ayrıca tedarikçi performans puanlarını düşürebilir, perakendeci ilişkilerini zorlayabilir ve reddedilen sevkiyat riskini artırabilir veya iş fırsatlarını azaltabilir.
Satıcı itirazını geri alabilir misiniz?
Evet. Çoğu perakendeci, tedarikçilerin belirli bir süre içinde bir satıcı geri ödemesine itiraz etmelerine izin verir. Perakendeciye bağlı olarak, bu pencere genellikle kesinti veya talep bildiriminden 15 ila 90 gün sonra olabilir. Son tarihi kaçırmak genellikle destekleyici kanıtlara bakılmaksızın geri ödemenin kesinleştiği anlamına gelir.
Süreç ve gerekli belgeler genellikle MVA veya Tedarikçi Uyumluluk Kılavuzunda açıklanmaktadır. Tedarikçiler, iddialarını desteklemek için teslimat kanıtı, sevkiyat kayıtları, ASN onayları veya barkod doğrulama raporları gibi kanıtlar sunmalıdır.
GS1 standartları tedarikçi geri ödemelerinden kaçınmak için gereklidir mi?
Perakendecinin gereksinimlerine bağlıdır. Kullanan perakendeciler GS1 standartları POS taraması, envanter yönetimi veya tedarik zinciri operasyonları için tedarikçilerin de onları takip etmelerini gerektirebilir.
Bu gereksinimleri karşılamak, tedarikçi iadelerine yol açabilecek tarama sorunlarını ve uyumluluk sorunlarını önlemeye yardımcı olur.
UYARI GS1'nin, malzemelerin, mülkiyet eşyalarının ve kullanımıyla ilgili tüm patentlerin, telif hakları, ticari markalar ve diğer fikri mülkiyet (topluca "fikri mülkiyet") GS1 Global'ın mülkiyetinde olduğunu kabul ediyoruz ve aynı şeyi kullanımımızın GS1 Global tarafından belirtilen koşullara uygun olacağını kabul ediyoruz.
