ค่าเสียหายจากผู้ขาย: วิธีการทำงานและวิธียกเลิก

การหักเงินคืนจากผู้ขายคือการหักเงินที่ร้านค้าเอาไปจากจำนวนเงินที่ต้องจ่ายให้กับซัพพลายเออร์เมื่อซัพพลายเออร์ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ตกลงกันไว้ ข้อกำหนดเหล่านี้สามารถรวมถึงเส้นเวลาการจัดส่ง มาตรฐานการบรรจุหีบห่อ การติดป้ายกำกับผลิตภัณฑ์ หรือเอกสารที่จำเป็น

อย่าสับสนกับการคืนเงินจากลูกค้า การคืนเงินนั้นเกิดขึ้นเมื่อผู้ถือบัตรโตยงการซื้อของกับธนาคารของตน ซึ่งอาจทำให้การชำระเงินถูกย้อนกลับ

สินค้าที่เสียหายหรือชำรุดจากผู้ผลิตมักจะถูกจัดการผ่านการเรียกร้องคุณภาพแยกต่างหาก, การคืนสินค้า, หรือข้อตกลงการรับประกัน

วิธีการทำงานของการ Chargeback ของผู้ขายคืออย่างไร?

มันเริ่มต้นด้วยข้อตกลง Master Vendor Agreement (MVA) นี่คือสัญญาระหว่างผู้ค้าปลีกและผู้จัดจำหน่าย มันอธิบายถึงวิธีที่พวกเขาจะทำงานร่วมกัน รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน กำหนดการส่งมอบ ความต้องการของสินค้า และกฎเกณฑ์ธุรกิจอื่นๆ

หนึ่งส่วนของข้อตกลงนี้คือคู่มือการปฏิบัติของผู้ขาย หรือที่เรียกว่าเส้นทางการขนส่ง คุณสามารถคิดเสมือนเป็นหนังสือคู่มือที่บอกผู้ผลิตโดยแน่นอนว่าร้านค้าปลีกต้องการให้คำสั่งเตรียมและขนส่งอย่างไร

คู่มือการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขาย通常รวมถึงคำแนะนำสำหรับ:

• ผลิตภัณฑ์และกล่องบรรจุภัณฑ์
• การวางฉลากผลิตภัณฑ์และบาร์โค้ด
• การใช้ผู้จัดส่งที่ได้รับการอนุมัติ
• การประชุมตามวันกำหนดการส่งสินค้าและเวลานัดหมาย
• การจับคู่สินค้ากับใบสั่งซื้อที่ถูกต้อง
• ส่ง การแจ้งเตือนการจัดส่งล่วงหน้า (ASNs) ที่ช่วยให้ผู้ค้าประเทศทราบว่าสินค้าจะมาถึงก่อนที่สินค้าจะมาถึงคลังสินค้า
• การจัดหาเอกสารการขนส่งที่จำเป็น
• การสร้างและห่อพาเลทอย่างถูกต้อง

เมื่อสินค้ามาถึง ร้านค้าจะตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์ได้ปฏิบัติตามคำสั่งเหล่านี้หรือไม่ หากมีสิ่งใดไม่ตรงตามข้อกำหนด ร้านค้าจะบันทึกปัญหาและประเมินค่าชดเชย ซึ่งจะถูกนำมาใช้เป็นการหักค่าปรับตามข้อกำหนดในใบแจ้งหนี้

ปริมาณที่หักขั้นอยู่กับกฎของผู้ค้าปลีกใน MVA และคู่มือการปฏิบัติของผู้ขาย ไม่มีปริมาณมาตรฐานเนื่องจากผู้ค้าปลีกแต่ละร้านกำหนดนโยบายของตนเอง นี่คือฐานตัวอย่าง:

ผู้จัดจะได้รับหมายเหตุที่อธิบายว่าเกิดอะไรผิดพลาด กฎไหนถูกละเมิด และวิธีการคำนวณการหักเงิน

ในคำศัพท์ที่เข้าใจง่าย กระบวนการทำงานดังนี้

ข้อตกลง → ซัพพลายเออร์จัดส่งคำสั่งซื้อ → ร้านค้าประเมินการจัดส่ง → มีกฎถูกละเลย → ร้านค้าคำนวณการหักเงินคืน → จำนวนเงินถูกหักจากการจ่ายเงินของซัพพลายเออร์

การหักหลังการตรวจสอบ

ไม่ใช่ทุกค่าเรียกร้องจะปรากฏบนใบแจ้งหนี้ปัจจุบัน บางร้านค้าประเมินการตรวจสอบหลังจากที่ใบแจ้งหนี้ถูกประมวลผลและอาจพบปัญหาด้านความปฏิบัติที่ถูกข้ามระหว่างการรับสินค้า

เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ ผู้ค้าปลีกจะออกใบหักเงินหลังการตรวจสอบ โดยจำนวนเงินจะถูกหักจากการชำระเงินในอนาคตแทนที่จากใบแจ้งหนี้เดิม การหักเงินเหล่านี้อาจถูกออกให้เดือนหรือแม้กระทั้งปีหลังจากธุรกรรมเดิม

วิธีป้องกันการถูกเรียกเก็บเงินค่าคอมมิชชั่นจากผู้ขาย

ประเภทเหล่านี้ของการยกเลิกธุรกรรมสามารถป้องกันได้ ความท้าทายคือปัญหาด้านความปฏิบัติที่เกิดขึ้นก่อนการส่งสินค้าถึงร้านค้า มักเริ่มต้นด้วยคำแนะนำที่ล้าสมัย ข้อมูลที่ขาดหายไป หรือข้อผิดพลาดเล็กๆ ที่ไม่ได้รับการสังเกตจนกระทบกับการรับสินค้า

ตาม OTIF (On-Time, In-Full)

วัดว่าคำสั่งมาถึงภายในช่วงเวลาการจัดส่งที่ต้องการ (ตรงเวลา) หรือมาถึงและถูกต้องและครบถ้วน (ครบถ้วน)

มันเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดต่อไปนี้ ส่วนใหญ่ง่ายต่อการเข้าใจ แต่รายละเอียดคือที่ที่ผู้ผลิตมักทำผิด

หน้าต่างการจัดส่งและการนัดหมาย ร้านค้าประเมินความเชื่อฟังโดยการมาถึงของสินค้า ไม่ใช่เมื่อสินค้าออกจากคลังสินค้าของคุณ การพลาดช่วงเวลาการส่งสินค้าอาจทำให้มีการคืนเงินค่าสินค้า, แม้ว่าคำสั่งซื้อจะถูกส่งตรงตามเวลา

การส่งสินค้าช้าเป็นสาเหตุที่พบบ่อย แต่การมาก่อนเวลาก็อาจเป็นปัญหาได้เช่นกัน ร้านค้าหลายแห่งรับสินค้าเฉพาะในช่วงเวลานัดหมายที่กำหนดไว้ เมื่อมาก่อนเวลาอาจถูกปฏิเสธการรับสินค้า ต้องการการเลื่อนนัดหรือเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งทั้งหมดนี้อาจส่งผลให้มีการหักเงิน

เพื่อลดความเสี่ยง ควรใช้เวลาเพียงพอสำหรับการจราจร สภาพอากาศ และความล่าช้าจากผู้ส่ง แต่ควรหลีกเลี่ยงการส่งสินค้าเร็วเกินไปจนถึงจุดที่สินค้ามาถึงก่อนหน้าหรือหลังหน้าหน้าต่างๆที่กำหนดไว้

วิธีการจัดส่งและผู้ขนส่งที่ได้รับการอนุมัติ การใช้ผู้ขนส่งที่ผิดอาจทำให้การส่งสินค้าช้าลงไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังอาจส่งสินค้าผ่านกระบวนการเส้นทางที่ผู้ค้าปล่อยให้ผ่านไม่ได้ ทำให้ค่าขนส่งเพิ่มขึ้นและสร้างปัญหาในการรับสินค้า

หากการขนส่งของคุณถูกจัดการโดยผู้ให้บริการโลจิสติกส์บุคคลที่สาม (3PL) ให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามเส้นทางการขนส่งของผู้ขาย ซัพพลายเออร์ยังสามารถได้รับการหักเงินค่าธรรมเนียมได้ แม้ว่าข้อผิดพลาดในการขนส่งจะเกิดขึ้นจากบริษัทอื่น

ความถูกต้องของใบสั่งซื้อ ข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อสินค้ามักเกิดขึ้นเนื่องจากข้อมูลถูกป้อนด้วยมือลงในระบบอื่น ๆ จำนวนสินค้า หมายเลขสินค้า และหมายเลขใบสั่งซื้อ อาจถูกพิมพ์ผิด

การใช้ระบบจัดการสินค้าหรือคำสั่งช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยมือ ทำให้ความผิดพลาดลดลง

ขนาดและข้อกำหนดของบรรจุภัณฑ์และกล่อง

ผู้ผลิตมักสมมติว่าการใช้กล่องที่แข็งแรงมีความพอเพียง แต่กล่องที่แข็งแรงไม่เพียงพอ ร้านค้ามักระบุขนาดกล่องที่แน่นอน ขีดจำกัดน้ำหนัก และแม้กระทั้งวิธีการจัดสินค้าภายในกล่อง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการใช้เกณฑ์การบรรจุเดิมต่อไปหลังจากร้านค้าได้อัพเดตคู่มือการปฏิบัติของผู้ขายของตน เช็ครายละเอียดเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอแทนที่จะพึ่งพาการส่งสินค้าก่อนหน้านี้

3. ความต้องการของ ASNs และ EDI

การแจ้งล่วงหน้าการจัดส่ง (ASN) เป็นการแจ้งเตือนอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งก่อนการจัดส่งมาถึง มันบอกให้ผู้ค้าปลีกรู้ว่าควรคาดหวังอะไรรวมถึงสินค้า ปริมาณ กล่อง และพาเลท มีผู้ค้าปลีกหลายรายที่ได้รับ ASN ผ่าน การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ระบบมาตรฐานสำหรับแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจระหว่างบริษัท (EDI)

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการส่ง ASN ช้าเกินไปหรือรวมข้อมูลที่ไม่ตรงกับการส่งสินค้า และเอกสาร EDI ยังสามารถทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหากส่งในรูปแบบที่ไม่ถูกต้องหรือมีข้อมูลที่ขาดหายหรือไม่ถูกต้อง

เอกสารการขนส่งที่จำเป็น

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการ เอกสารสนับสนุนที่ถูกต้องเช่นใบส่งของ ใบกำกับสินค้า และใบรับรองการขนส่ง ยังเป็นสิ่งจำเป็นในการขนส่งสินค้าด้วย

เอกสารเหล่านี้ควรตรงกันและตรงกับสินค้าที่จัดส่งเอง ความแตกต่างในปริมาณ หมายเลขสินค้า หรือหมายเลขใบสั่งซื้อ มักต้องมีการตรวจสอบด้วยวิธีด้วยตนเอง และทำให้การรับสินค้าล่าช้า

คำแปล: คำแนะนำเกี่ยวกับการกำหนดและจัดการพาเลท

ร้านค้ามักมีข้อกำหนดเพอเลทที่ละเอียดที่เกินการวางสินค้าอย่างเรียบร้อยเท่านั้น พวกเขาอาจระบุขนาดเพอเลท ความสูงสูงสุด ขีดจำกัดน้ำหนัก วิธีห่อหุ้มด้วยพลาสติกยืด และการวางสินค้า

ทีมในคลังควรใช้กระบวนการสร้างพาเลทมาตรฐานแทนที่จะให้พนักงานแต่ละคนตัดสินใจว่าจะเรียงสินค้าอย่างไร ความสม่ำเสมอช่วยป้องกันการละเมิดกฎระเบียบซ้ำๆ

โดยเวลาที่ผู้ค้าปลีกออกคำสั่งชำระเงินคืน ข้อผิดพลาดมักเกิดขึ้นก่อนหลายชั่วโมงหรือแม้กระทั่งหลายวัน การตรวจสอบข้อกำหนดการปฏิบัติตามเรื่องความเป็นไปได้อย่างสม่ำเสมอ การตรวจสอบข้อมูลการจัดส่งก่อนการส่งออก และการให้มาตรฐานกระบวนการในคลังสินค้าเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการลดการหักเงินตลอดเวลา

วางฉลากผลิตภัณฑ์และบาร์โค้ด

ปัญหาในป้ายชื่อสินค้ามักเกิดจากรายละเอียดเล็กๆ ป้ายชื่ออาจถูกวางที่ตำแหน่งผิด, มีข้อมูลที่ล้าสมัย, หรือไม่ตรงกับใบสั่งซื้อและเอกสารการขนส่ง สิ่งใดก็ตามนี้สามารถทำให้กระบวนการรับสินค้าช้าลงและเป็นเหตุให้เกิดการคืนเงิน

สำหรับบาร์โค้ด หนึ่งในความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดคือคุณภาพการพิมพ์ บาร์โค้ดที่มีความคมชัดต่ำ ขอบเรียบ มีคราบ หรือฉลากเสียอาจสแกนได้ไม่สม่ำเสมอ แม้ว่าดูเหมาะสม

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยอีกอย่างคือการตัดบาร์โค้ด โดยที่บาร์โค้ดถูกตัดแบ่งเพื่อให้พอดีกับพื้นที่ที่เล็กลง สิ่งนี้ทำให้ความเชื่อถือในการสแกนลดลง ทำให้เกิดความล่าช้า และเพิ่มความเสี่ยงในการสแกนล้มเหลว แต่บริษัทยังคงทำเช่นนี้ โดยทราบถึงความเสี่ยง

ร้านค้ามากมายยังต้องการให้ซัพพลายเออร์ตรงตามเกรดการยืนยันบาร์โค้ดขั้นต่ำก่อนสินค้าถูกจัดส่ง การยืนยันบาร์โค้ดวัดคุณภาพการพิมพ์ตามมาตรฐาน ISO—กฎเกณฑ์ที่ได้รับการตกลงระหว่างประเทศที่ทำให้ผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยีทำงานได้เชื่อถือได้ทุกที่

กระบวนการนี้ช่วยในการระบุปัญหาการพิมพ์ที่สแกนบาร์โค้ดปกติไม่สามารถตรวจจับได้

Sunrise 2027 และ GS1 2D Barcode Compliance

เมื่อผู้ค้าร้านเตรียมตัวสำหรับ Sunrise 2027 คุณภาพของบาร์โค้ดจะยังคงเป็นส่วนสำคัญของความเชื่อถือจากผู้ขาย GS1 บาร์โค้ด 2 มิติ สามารถทำให้เกิดปัญหาการสแกนเช่นเดียวกับบาร์โค้ด 1 มิติ

GS1 2D บาร์โค้ดสามารถเก็บข้อมูลมากกว่าเพียงรหัสผลิตภัณฑ์เท่านั้น ยังสามารถรวมข้อมูลเช่น หมายเลขชุด วันที่หมดอายุ และหมายเลขซีเรียล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามผลิตภัณฑ์และสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า ระหว่างขั้นตอนการเปลี่ยนแปลง ผลิตภัณฑ์มากมายจะมีการใส่ทั้ง บาร์โค้ด 1 มิติ และ GS1 2D บาร์โค้ด

อุตสาหกรรมด้านสุขภาพแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของคุณภาพบาร์โค้ดอยู่แล้ว ผลิตภัณฑ์ที่ใช้ GS1 DataMatrix มักต้องการเกรดการตรวจสอบบาร์โค้ดขั้นต่ำที่ C (1.5)

ในขณะที่ด้านสุขภาพจัดการคุณภาพบาร์โค้ดผ่านการปฏิบัติตามกฎหมายแทนการคืนเงิน มันแสดงให้เห็นว่าการตรวจสอบบาร์โค้ดเป็นข้อกำหนดที่มีอยู่แล้วสำหรับบาร์โค้ด 2 มิติ

ผู้ค้าปลีกมากมายต้องการให้ซัพพลายเออร์ประเทศตรงตามข้อกำหนดคุณภาพบาร์โค้ดหรือให้รายงานการตรวจสอบบาร์โค้ดสำหรับบาร์โค้ด 1 มิติ โดย GS1 บาร์โค้ด 2 มิติกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น ควรคาดหวังข้อกำหนดคุณภาพที่เหมือนกันเพื่อให้การสแกนเชื่อถือได้

การตรวจสอบบาร์โค้ดยังช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับแต่งดีไซน์ได้บ้าง รหัส QR ของ GS1 หรือ Data Matrix สามารถทำให้ได้เกรดผ่านเมื่อใช้สีอย่างถูกต้อง และบาร์โค้ดตามมาตรฐาน GS1

อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนแปลงดีไซน์มากเกินไป เช่น ความคมชัดของสีที่ไม่ดีหรือโลโก้ขนาดใหญ่เกินไป อาจลดประสิทธิภาพการสแกนและเพิ่มความเสี่ยงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบในอนาคต

คำสำคัญ: ความปฏิบัติตามกฎหมายส่งผลให้มีประสิทธิภาพ

ค่าเรียกร้องจากผู้ขายเป็นเพียงวิธีหนึ่งในการให้ร้านค้าได้รับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามข้อตกลงที่ตกลงไว้ใน MVA

ข้อกำหนดเหล่านี้มีอยู่เพื่อให้สินค้าเคลื่อนไหวอย่างราบรื่นผ่านโซ่อุปทาน เมื่อสินค้ามาถึงตรงตามเวลา, มีป้ายชื่ออย่างถูกต้อง, และตรงตามมาตรฐานของร้านค้า, ร้านค้าสามารถจัดเก็บสินค้าได้เร็วขึ้น, และลูกค้ามีโอกาสมากขึ้นที่จะพบสิ่งที่ต้องการบนชั้นวาง

ขั้นตอนการเรียกร้องเงินชดเชยจะช่วยให้ผู้ค้าสามารถกู้คืนบางส่วนของต้นทุน แต่มันไม่สามารถกู้คืนยอดขายที่สูญหายหรือความไว้วางใจจากลูกค้าได้ การมีชั้นว่าง การส่งสินค้าล่าช้า และปัญหาในการรับสินค้ายังสามารถส่งผลกระทบต่อประสบการณ์การช้อปปิ้งและทำให้ผู้ค้าและผู้ผลิตเสียหายได้

วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันความสูญเสียเหล่านี้คือการจัดการความเชื่อถือของผู้ขายให้เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมประจำวันของคุณ การปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ค้าปลีกของคุณ การตรวจสอบคุณภาพบาร์โค้ด และตรวจสอบการส่งสินค้าก่อนที่จะออกจากสถานที่ของคุณ สามารถช่วยลดค่าชาร์จแบ็ก ป้องกันรายได้ของคุณ และสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับพันธมิตรทางการค้าของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

ค่าคืนเงิน (refund) กับการยกเลิกการชำระเงิน (chargeback) คืออะไร?

เงินคืนคือเงินที่ผู้ขายยินยอมคืนให้กับลูกค้า

การชาร์จแบ็คคือการหักเงินบังคับที่เกิดจากข้อพิพาทหรือการล้มเหลวในการปฏิบัติตามกฎหมาย ไม่ใช่การตัดสินใจโดยสมัครใจจากฝ่ายที่จะจ่ายเงิน มีสองรุ่น: ลูกค้า และ ผู้ขาย/ร้านค้า

การเรียกร้องเงินคืนสามารถทำให้ธุรกิจเสียหายไหม?

ใช่ ค่าเสียหายจากการชำระเงินของผู้ขายลดรายได้ของซัพพลายเออร์โดยการหักค่าใช้จ่ายจากการชำระเงิน การชำระเงินซ้ำๆ ยังสามารถลดคะแนนประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ ทำให้ความสัมพันธ์กับผู้ค้าปลีกเสียหาย และเพิ่มความเสี่ยงในการปฏิเสธการส่งสินค้าหรือลดโอกาสทางธุรกิจ

คุณสามารถโต้แย้งการหักเงิน/คืนเงินจากผู้ขายได้หรือไม่?

ใช่ ส่วนใหญ่ร้านค้าปลีกอนุญาตให้ซัพพลายเออร์โต้แย้งค่าเสียหายจากผู้ขายภายในระยะเวลาที่กำหนด ขึ้นอยู่กับร้านค้าว่าหน้าต่างเวลานี้อาจเป็นระยะเวลา 15 ถึง 90 วันหลังจากการหักหรือแจ้งเรื่องเรียกร้อง การพลาดกำหนดเวลานั้นมักหมายความว่าค่าเสียหายจะกลายเป็นเรื่องสิ้นสุด โดยไม่ว่าจะมีหลักฐานที่สนับสนุนหรือไม่ก็ตาม

กระบวนการและเอกสารที่จำเป็นมักถูกอธิบายใน MVA หรือ Vendor Compliance Manual ซึ่งซัพพลายเออร์ควรจะให้ข้อมูลหลักฐาน เช่น หลักฐานการส่งมอบ บันทึกการขนส่ง การยืนยัน ASN หรือรายงานการยืนยันบาร์โค้ด เพื่อสนับสนุนข้อเรียกร้องของพวกเขา

GS1 มาตรฐานจำเป็นเพื่อป้องกันค่าเสียหายจากผู้ขายหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ค้าปลีก ผู้ค้าปลีกที่ใช้ มาตรฐาน GS1 สำหรับการสแกน POS, การจัดการสินค้าคงคลัง หรือการดำเนินงานในโซ่อุปทานอาจต้องการให้ซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามเหล่านี้ด้วย

การประสบความสำเร็จในการปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ช่วยลดปัญหาการสแกนและปัญหาการปฏิบัติตามที่อาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายจากผู้ขายได้

ประกาศปฏิเสธความรับผิดชอบ เรายอมรับว่า GS1 และวัสดุ รายการที่เป็นกรรมสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญาทั้งหมด (รวมกันว่า "ทรัพย์สินทางปัญญา") ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานของมันเป็นทรัพย์สินของ GS1 Global และการใช้งานของเราต่อไปนี้จะเป็นไปตามเงื่อนไขที่ GS1 Global กำหนด