رسوم البائع: كيف تعمل وكيفية إلغائها
ملخص:
|
شحنة مرتجعة من البائع هي خصم يقوم به التاجر من المبلغ المستحق للمورد عندما يفشل المورد في تلبية المتطلبات المتفق عليها. يمكن أن تشمل هذه المتطلبات المواعيد النهائية للشحن، ومعايير التعبئة، وتسمية المنتج، أو الوثائق المطلوبة.
لا تخلطها بإلغاء مدفوعات العميل. يحدث إلغاء المدفوعات هذا عندما يعارض حامل البطاقة عملية الشراء لديه مع بنكه، الذي قد يعكس الدفعة.
ملاحظة: يتم التعامل مع المنتجات التالفة أو المعيبة من المورد عادة من خلال مطالبات الجودة الفردية أو الإرجاع أو اتفاقيات الضمان.
كيف يعمل استرداد الشحن للبائع؟
تبدأ كل شيء باتفاقية المورد الرئيسي (MVA). هذا هو عقد بين تاجر التجزئة والمورد. يشرح كيف سيعملان معًا، بما في ذلك شروط الدفع، جداول التسليم، متطلبات المنتج، وقواعد الأعمال الأخرى.
تتضمن إحدى أقسام هذه الاتفاقية دليل الامتثال للبائع، المعروف أيضًا بدليل التوجيه. يمكنك أن تفكر فيه كدليل يخبر الموردين بالضبط كيف يرغب التاجر في تحضير الطلبيات وشحنها.
يتضمن دليل الامتثال للبائع عادة تعليمات لـ:
- منتجات التعبئة والتغليف والكراتين
- وضع تسميات المنتجات والباركودات
- استخدام شركات الشحن المعتمدة
- تلبية مواعيد التسليم وأوقات المواعيد
- تطابق المنتجات مع أمر الشراء الصحيح
- إرسال إشعارات الشحن المسبقة (ASNs)، ما يسمح للتجار بمعرفة ما سيصل قبل وصول الشحنة إلى المستودع
- توفير المستندات اللازمة للشحن
- بناء وتغليف المنصات بشكل صحيح
عند وصول الشحنة، يقوم التاجر بالتحقق مما إذا كان المورد قد اتبع هذه التعليمات. إذا لم يتوافق شيء ما مع المتطلبات، يقوم التاجر بتسجيل المشكلة وتقدير رسوم الاسترجاع، والتي تُطبق كخصم تماشي على الفاتورة.
المبلغ المخصوم يعتمد على قواعد التجزئة في MVA وكتيب الامتثال للبائع. لا يوجد مبلغ قياسي لأن كل تاجر يحدد سياساته الخاصة. هنا أمثلة قاعدية:
| أساس رسوم البائع | عينة من العالم الحقيقي |
| رسوم ثابتة لكل خطأ | برنامج التميز في جودة الموردين لدى Walmart (SQEP)الرسوم رسوم ثابتة قدرها 200 دولار لكل طلب شراء يفتقد إلى إشعار الشحن أو يتأخر فيه. تفرض Target رسومًا ثابتة بقيمة 250 دولارًا لكل مخالفة لمجموعات المعاملات الإلكترونية (EDI) غير الصحيحة أو المفقودة. |
| نسبة من قيمة الفاتورة | تفرض هوم ديبو تكلفة تبلغ 5% من قيمة الفاتورة على الشحنات التي تصل خارج دليل التوجيه المعتمد. تفرض كولز 3٪ من قيمة الفاتورة عند انتهاك معدل الامتلاء حيث يقوم المورد بشحن أقل من الحد الأدنى لمعدل الامتلاء المطلوب. |
| رسوم لكل منتج أو كرتون أو منصة تحتوي على مشكلة | تفرض أمازون رسومًا على البائعين بناءً على كل وحدة لانتهاكات التحضير، مثل العناصر التي تصل بدون أكياس بولي المطلوبة أو تحذيرات الاختناق. تفرض كوستكو رسومًا لكل منصة عن البالتات التي لا تلبي متطلبات الارتفاع والوزن الخاصة بها. |
تكلفة إصلاح المشكلة الفعلية، مثل إعادة تسمية المنتجات أو تكلفة العمالة الإضافية في المستودع هذا يمثل "الاسترداد" في أبسط شكل له: تحويل التكاليف . | تقوم مايسيز بتحصيل تكلفة إعادة وضع العلامات على البضائع التي تصل بعلامات UPC غير صحيحة أو مفقودة من البائعين، بما في ذلك تكلفة العمالة والمواد. تقوم CVS بتحصيل تكلفة العمالة الفعلية في المستودع التي تنشأ عندما تتطلب الشحنات إعادة العمل بسبب تكوينات العبوات الداخلية غير المتوافقة |
يتلقى المورد عادة إشعارًا يشرح ما حدث من خطأ، وأي قاعدة تم انتهاكها، وكيف تم حساب الخصم.
ببساطة، يعمل العملية على النحو التالي:
اتفاق → يقوم المورد بشحن الطلب → يقوم التاجر بفحص الشحنة → يتم كسر قاعدة → يقوم التاجر بحساب الاسترداد → يتم خصم المبلغ من دفعة المورد.
استقطاعات ما بعد التدقيق
لا تظهر جميع عمليات الاسترداد على الفاتورة الحالية. يقوم بعض التجار بإجراء عمليات تدقيق بعد معالجة الفواتير وقد يتم التعرف على مشكلات الامتثال التي تم تفويتها أثناء الاستلام.
عند حدوث هذا، يصدر التاجر خصمًا بعد الفحص، حيث يتم خصم المبلغ من الدفعة المستقبلية بدلاً من الفاتورة الأصلية. يمكن أن يتم إصدار هذه الخصومات بعد شهور أو حتى سنوات من العملية الأصلية.
كيفية تجنب رسوم البائعين
هذه أنواع من الاستردادات التي يمكن تجنبها. التحدي هو أن العديد من قضايا الامتثال تحدث قبل وصول الشحنة إلى التاجر. غالبًا ما تبدأ بتعليمات قديمة، بيانات مفقودة، أو أخطاء صغيرة تمر دون إشعار حتى يتم استلام الشحنة.
متابعة OTIF (في الوقت المحدد، بالكامل)
يقيس ما إذا كان الطلب يصل خلال نافذة التسليم المطلوبة (في الوقت المحدد) أو يصل كاملاً ودقيقاً (بالكمية الكاملة).
تتضمن المتطلبات التالية. معظمها سهلة الفهم، ولكن التفاصيل هي المكان الذي يخطئ فيه العديد من الموردين.
نوافذ التسليم وجدولة المواعيد يقيس التجار مدى الامتثال عند وصول الشحنة، وليس عند مغادرتها من مستودعك. يمكن أن يؤدي عدم الوفاء بنافذة التسليم إلى فرض رسوم مرتدة، حتى لو تم شحن الطلب في الوقت المحدد.
التأخير في التسليمات سبب شائع، ولكن الوصول مبكرًا أيضًا قد يكون مشكلة. تقبل العديد من التجار الشحنات فقط خلال أوقات المواعيد المحددة. قد يتم رفض الوصول المبكر، وقد يتطلب إعادة جدولة، أو يتكبد تكاليف إضافية للتعامل، وكل ذلك قد يؤدي إلى خصومات.
لتقليل المخاطر، قم بتخصيص وقت كافٍ لحركة المرور والطقس وتأخيرات شركة الشحن، ولكن تجنب شحن الطلبية بوقت مبكر بحيث تصل الطلبية قبل نافذة التسليم المقررة لها.
طرق الشحن وشركات الشحن المعتمدة استخدام الناقل الخطأ لا يؤدي فقط إلى تأخير الشحنة، بل يمكن أن يرسل المنتجات عبر عملية توجيه لم يوافق عليها التاجر أبدًا، مما يزيد من تكاليف النقل ويخلق مشاكل في عملية الاستلام.
إذا كانت عملية الشحن الخاصة بك تتم عن طريق مزود خدمات لوجستية من الطرف الثالث (3PL)، تأكد من أنهم يتبعون دليل توجيه البائع. يمكن للمورد ما زال أن يتلقى رسوم الخصم حتى إذا كان الخطأ في الشحن قد حدث بواسطة شركة أخرى.
دقة أمر الشراء تحدث العديد من أخطاء أوامر الشراء بسبب إدخال المعلومات يدويًا في نظام آخر. يمكن أن تُكتب بشكل خاطئ كميات المنتجات وأرقام العناصر وأرقام أوامر الشراء جميعها.
استخدام أنظمة إدارة المخزون المتكاملة أو أنظمة إدارة الطلبات يساعد على تقليل إدخال البيانات يدويًا، مما يجعل حدوث هذه الأخطاء أقل احتمالاً.
مواصفات التغليف والكرتون
يفترض العديد من الموردين أن استخدام صندوق قوي يكفي. ليس كذلك. غالبًا ما يحدد التجار حجم الكرتون الدقيق والحد الأقصى للوزن، وحتى كيفية تعبئة المنتجات داخل الكرتون.
خطأ شائع هو استمرار استخدام متطلبات التعبئة القديمة بعد تحديث دليل الامتثال للبائع من قبل التجار. قم بمراجعة هذه المتطلبات بانتظام بدلاً من الاعتماد على الشحنات السابقة.
متطلبات ASNs و EDI
إشعار الشحن المسبق (ASN) هو إشعار إلكتروني يُرسل قبل وصول الشحنة. يُخبر التاجر بما يمكن توقعه، بما في ذلك المنتجات والكميات والصناديق والبالتات. العديد من التجار يتلقون إشعارات الشحن المسبقة من خلال تبادل البيانات الإلكتروني نظام البيانات الإلكتروني (EDI)، وهو نظام قياسي لتبادل الوثائق التجارية بين الشركات.
خطأ شائع هو إرسال ASN في وقت متأخر أو تضمين معلومات لا تتطابق مع الشحنة. يمكن أن تؤدي وثائق EDI أيضًا إلى فرض رسوم إضافية إذا تم إرسالها بتنسيق خاطئ أو تحتوي على بيانات ناقصة أو غير صالحة.
المستندات اللازمة للشحن
المستندات الإلكترونية هي جزء فقط من العملية. الشحنة تحتاج أيضًا إلى وثائق داعمة دقيقة، مثل إذن التعبئة، الفاتورة، وبوليصة الشحن.
يجب أن تتطابق هذه الوثائق مع بعضها البعض ومع الشحنة نفسها. الاختلافات في الكميات أو أرقام المنتجات أو أرقام أوامر الشراء غالبا ما تتطلب فحوصات يدوية، وتؤدي إلى تأخير استلام البضائع.
تعليمات تكوين وتعامل المنصات
يمتلك التجار غالبًا متطلبات مفصلة للمنصات تتجاوز ترتيب المنتجات بشكل منظم. قد يحددون حجم المنصة، الارتفاع الأقصى، حدود الوزن، طرق تغليف الشد، وترتيب المنتجات.
يجب على فرق المستودع استخدام عملية بناء منصات قياسية بدلاً من السماح لكل موظف بتحديد كيفية ترتيب الشحنات. التوازن يساعد في منع انتهاكات الامتثال المتكررة.
بحلول وقت تصدر التاجر طلب استرداد الأموال، يكون الخطأ قد حدث عادة قبل ساعات أو حتى أيام. مراجعة متطلبات الامتثال بانتظام، التحقق من بيانات الشحن قبل الإرسال، وتوحيد عمليات المستودع هي من بين أكثر الطرق فعالية لتقليل الخصومات مع مرور الوقت.
وضع ملصقات المنتج والباركودات
قد تكون مشاكل تسمية المنتج ناتجة غالبًا عن تفاصيل صغيرة. قد يتم وضع التسميات في الموقع الخطأ، أو تحتوي على معلومات قديمة، أو لا تتطابق مع أمر الشراء ووثائق الشحن. يمكن أن تؤدي أي من هذه الأمور إلى بطء عملية الاستلام وإلى تحميل مالي.
للباركود، أحد أكبر المخاطر هو جودة الطباعة. يمكن أن يؤدي وجود باركود بتباين منخفض، حواف غير واضحة، بقع، أو تلف في العلامات إلى عدم قدرة الباركود على الفحص بشكل متسق حتى لو بدا مقبولاً.
خطأ شائع آخر هو قص الباركود، حيث يتم تقصير الباركود ليناسب مساحة أصغر. يقلل هذا من موثوقية الفحص بالمسح، ويسبب تأخيرًا، ويزيد من خطر فشل الفحص، ومع ذلك، لا تزال الشركات تفعل ذلك، على الرغم من معرفتها بالمخاطر.
تتطلب العديد من التجار أيضًا من الموردين تحقيق درجة التحقق الدنيا للباركود قبل شحن المنتجات. يقيس التحقق من الباركود جودة الطباعة مقابل معايير ISO - وهي قواعد متفق عليها دوليًا تضمن أن المنتجات والتقنيات تعمل بموثوقية في كل مكان.
يساعد هذا العملية في تحديد مشاكل الطباعة التي لا يمكن لماسح الباركود العادي اكتشافها.
شروق الشمس 2027 وامتثال الباركود ثنائي الأبعاد GS1
وأثناء استعداد التجار لشروق عام 2027، ستظل جودة الباركود جزءًا مهمًا من الامتثال للبائعين. جودة سيئة باركودات GS1 ثنائية الأبعاد يمكن أن تسبب نفس مشاكل المسح كشفرات الباركود ثنائية الأبعاد.
باركودات GS1 ثنائية الأبعاد يمكنها تخزين معلومات أكثر من معرف المنتج. يمكن أيضًا تضمين معلومات مثل أرقام الدفعة، تواريخ الانتهاء، وأرقام التسلسل، مما يعزز تتبع المنتج والتفاعل مع العملاء. خلال الانتقال، ستحمل العديد من المنتجات كل من باركود 1D وباركود GS1 ثنائي الأبعاد.
تظهر صناعة الرعاية الصحية بالفعل مدى أهمية جودة الباركود. المنتجات التي تستخدم GS1 DataMatrix عادة ما تتطلب درجة التحقق الدنيا للباركود من النوع C (1.5).
بينما يتعامل الرعاية الصحية مع جودة الباركود من خلال الامتثال التنظيمي بدلاً من الاسترداد، فإنه يظهر أن التحقق من الباركود هو متطلب موجود بالفعل للباركود ثنائي الأبعاد.
العديد من التجار بالفعل يتطلبون من الموردين تلبية متطلبات جودة الباركود أو تقديم تقارير التحقق من الباركود للباركود الأحادي البعد. مع انتشار باركود GS1 ثنائي الأبعاد بشكل أكبر، من المعقول أن نتوقع متطلبات جودة مماثلة لضمان المسح الضوئي الموثوق به.
التحقق من الباركود يمنح الشركات بعض المرونة في التصميم. رمز الاستجابة السريعة GS1 أو مصفوفة البيانات يمكن لا يزال تحقيق درجة ناجحة عند استخدام اللون بشكل صحيح، وعند اتباع معايير GS1 للباركود.
ومع ذلك، يمكن أن تقلل التغييرات الكثيرة في التصميم، مثل نقص التباين في الألوان أو شعارات كبيرة الحجم، من أداء المسح وزيادة مخاطر مشاكل الامتثال المستقبلية.
النقطة الأساسية: الامتثال يدفع الكفاءة
الرسوم التي تفرضها البائعين هي ببساطة وسيلة للتجار لاسترداد تكاليف عدم الامتثال من قبل الموردين بموجب الشروط المتفق عليها في اتفاقية القيمة المضافة.
توجد هذه المتطلبات لضمان حركة سلسة للمنتجات عبر سلسلة التوريد. عندما تصل الشحنات في الوقت المحدد، وتكون موسومة بشكل صحيح، وتلبي معايير التجزئة، يمكن للمتاجر تخزين المنتجات بشكل أسرع، ومن المرجح أن يجد العملاء ما يحتاجون إليه على الرف.
على الرغم من أن إجراء الاسترداد يساعد التجار على استعادة بعض تكاليفهم، إلا أنه لا يستعيد المبيعات المفقودة أو ثقة العملاء. يمكن للرفوف الفارغة والتسليمات المتأخرة ومشاكل الاستلام أن تؤثر لا تزال على تجربة التسوق وتضر كل من التاجر والمورد.
أفضل طريقة لتجنب هذه الخسائر هي معاملة الامتثال لموردينك كجزء من عملياتك اليومية. يمكن أن يساعد اتباع متطلبات التجزئة الخاصة بك، والتحقق من جودة الباركود، ومراجعة الشحنات قبل مغادرتها منشأتك في تقليل الاستردادات، وحماية إيراداتك، وبناء علاقة أقوى مع شركاء التجزئة الخاصين بك.
الأسئلة الشائعة
ما هو الاسترداد المالي مقابل الاسترداد؟
رد المبلغ هو المال الذي يوافق البائع على إعادته إلى العميل.
الاسترداد هو خصم مفروض يتم تنشيطه بواسطة نزاع أو فشل في الامتثال، وليس قرارًا طوعيًا من الطرف الدافع. هناك نسختان: العميل والبائع/التجزئة
هل تؤذي عمليات الاسترداد النقدي الأعمال؟
نعم، تقلل الاستردادات التي تفرضها البائعين من عائدات المورد عن طريق خصم التكاليف من المدفوعات. يمكن أن تقلل الاستردادات المتكررة أيضًا من درجات أداء المورد، وتضعف علاقات التجزئة، وتزيد من خطر رفض الشحنات أو تقليل فرص الأعمال
هل يمكنك الاعتراض على خصم/استرداد البائع؟
نعم. يسمح معظم تجار التجزئة للموردين بالاعتراض على خصم مورد داخل فترة زمنية محددة. تعتمد هذه الفترة على التاجر وقد تتراوح بين 15 و 90 يومًا بعد الخصم أو إشعار المطالبة. تفويت الموعد النهائي عادة يعني أن الخصم يصبح نهائيًا، بغض النظر عن الأدلة الداعمة.
يتم وصف العملية والمستندات المطلوبة عادة في دليل إدارة العملاء أو البائع. يجب على الموردين تقديم أدلة، مثل إثبات التسليم، سجلات الشحن، تأكيدات ASN، أو تقارير التحقق من الباركود، لدعم مطالباتهم.
هل تتطلب معايير GS1 لتجنب فرض رسوم على البائع؟
يعتمد ذلك على متطلبات التاجر. التجار الذين يستخدمون معايير GS1 قد تتطلب عمليات المسح الضوئي لنقاط البيع أو إدارة المخزون أو عمليات سلسلة التوريد من الموردين اتباعها أيضًا.
تلبية هذه المتطلبات يساعد في منع مشاكل المسح والامتثال التي يمكن أن تؤدي إلى مطالبات البائع.
تنصيص نعترف بأن GS1، بالإضافة إلى المواد والعناصر الخاصة وجميع براءات الاختراع ذات الصلة وحقوق النشر والعلامات التجارية والملكية الفكرية الأخرى (بشكل مجتمع، "الملكية الفكرية") المتعلقة باستخدامها، هي ملكية GS1 العالمية، وأن استخدامنا لها يجب أن يكون وفقًا للشروط المقدمة من GS1 العالمية.
