Vendor Chargebacks: Bagaimana Cara Kerjanya dan Cara Membatalkannya
Ringkasan singkat:
|
Chargeback vendor adalah potongan yang diambil oleh pengecer dari jumlah yang harus dibayarkan kepada pemasok ketika pemasok gagal memenuhi persyaratan yang disepakati. Persyaratan ini dapat mencakup batas waktu pengiriman, standar kemasan, label produk, atau dokumentasi yang diperlukan.
Jangan bingung dengan pengembalian dana pelanggan. Pengembalian dana terjadi ketika pemegang kartu mempermasalahkan pembelian dengan bank mereka, yang dapat membalikkan pembayaran.
Catatan: Produk yang rusak atau cacat dari pemasok sering kali ditangani melalui klaim kualitas terpisah, pengembalian, atau perjanjian garansi.
Bagaimana Cara Kerja Chargeback Vendor?
Semuanya dimulai dengan Perjanjian Vendor Utama (MVA). Ini adalah kontrak antara pengecer dan pemasok. Ini menjelaskan bagaimana mereka akan bekerja sama, termasuk syarat pembayaran, jadwal pengiriman, persyaratan produk, dan aturan bisnis lainnya.
Salah satu bagian dari perjanjian ini adalah Manual Kepatuhan Vendor, juga disebut Panduan Pengiriman. Anda dapat menganggapnya sebagai buku panduan yang memberitahu pemasok secara tepat bagaimana ritel ingin pesanan disiapkan dan dikirimkan.
Manual kepatuhan vendor biasanya mencakup instruksi untuk:
- Produk kemasan dan karton
- Menempatkan label produk dan kode batang
- Menggunakan penyedia pengiriman yang disetujui
- Memenuhi tanggal pengiriman dan waktu janji temu
- Memasangkan produk dengan pesanan pembelian yang tepat
- Mengirimkan Pemberitahuan Pengiriman Lanjutan (ASNs), yang memberi tahu pengecer apa yang akan tiba sebelum pengiriman mencapai gudang
- Menyediakan dokumen pengiriman yang diperlukan
- Membangun dan membungkus palet dengan benar
Ketika pengiriman tiba, pengecer memeriksa apakah pemasok mengikuti instruksi tersebut. Jika ada sesuatu yang tidak memenuhi persyaratan, pengecer mencatat masalah tersebut dan menilai chargeback, yang diterapkan sebagai potongan kepatuhan pada faktur.
Jumlah potongan tergantung pada aturan pengecer dalam MVA dan Manual Kepatuhan Vendor. Tidak ada jumlah standar karena setiap pengecer menetapkan kebijakan sendiri. Berikut adalah contoh dasar:
| Dasar Chargeback Vendor | Contoh dunia nyata |
| Biaya tetap untuk setiap kesalahan | Program Kecemerlangan Kualitas Pemasok Walmart (SQEP)biaya sebesar $200 per pesanan pembelian untuk ASN yang hilang atau terlambat. Target mengenakan biaya tetap $250 per pelanggaran untuk set transaksi EDI yang salah atau hilang. |
| Sebagian persen dari nilai faktur | Home Depot mengenakan biaya sebesar 5% dari nilai faktur untuk pengiriman yang tiba di luar panduan rute yang disetujui. Kohl's mengenakan biaya sebesar 3% dari nilai faktur untuk pelanggaran tingkat pengisian di mana vendor mengirim di bawah ambang batas pengisian yang diperlukan. |
| Biaya untuk setiap produk, karton, atau palet dengan masalah | Amazon mengenakan biaya per unit kepada vendor untuk pelanggaran persiapan, seperti barang yang tiba tanpa kantong poli yang diperlukan atau label peringatan tersedak. Costco mengenakan biaya per-pallet untuk pallet yang tidak memenuhi persyaratan tinggi dan berat spesifiknya. |
Biaya aktual untuk memperbaiki masalah, seperti mencetak ulang label produk atau tenaga kerja gudang tambahan Ini mewakili "chargeback" dalam bentuk murninya: pergeseran biaya . | Macy's mengenakan biaya kepada vendor biaya aktual untuk me-label ulang barang dagangan yang tiba dengan label UPC yang salah atau hilang, termasuk tenaga kerja dan bahan. CVS mengenakan biaya kepada vendor sesuai dengan biaya tenaga kerja gudang yang sebenarnya terjadi ketika pengiriman memerlukan pekerjaan ulang karena konfigurasi kemasan dalam yang tidak sesuai persyaratan |
Pemasok biasanya menerima pemberitahuan yang menjelaskan apa yang salah, aturan mana yang dilanggar, dan bagaimana pengurangan dihitung.
Secara sederhana, prosesnya berjalan seperti ini:
Perjanjian → Pemasok mengirim pesanan → Pengecer memeriksa pengiriman → Aturan dilanggar → Pengecer menghitung pengembalian biaya → Jumlahnya dikurangkan dari pembayaran pemasok.
Potongan Pasca Audit
Tidak semua chargeback muncul pada faktur saat ini. Beberapa pengecer melakukan audit setelah faktur diproses dan mungkin mengidentifikasi masalah kepatuhan yang terlewat selama penerimaan.
Ketika hal ini terjadi, pengecer mengeluarkan potongan pemeriksaan pasca audit, di mana jumlahnya dikurangkan dari pembayaran masa depan daripada faktur asli. Potongan ini dapat dikeluarkan bulan atau bahkan tahun setelah transaksi asli.
Bagaimana Cara Menghindari Chargeback dari Vendor
Jenis-jenis chargeback ini bisa dicegah. Tantangannya adalah banyak masalah kepatuhan terjadi jauh sebelum pengiriman sampai ke pengecer. Mereka sering dimulai dengan instruksi yang sudah ketinggalan, data yang hilang, atau kesalahan kecil yang tidak disadari sampai pengiriman diterima.
Mengikuti OTIF (Tepat Waktu, Lengkap)
Mengukur apakah pesanan tiba dalam jendela pengiriman yang diperlukan (Tepat Waktu) atau tiba lengkap dan akurat (Lengkap).
Ini melibatkan persyaratan berikut. Sebagian besar mudah dipahami, tetapi detailnya adalah di mana banyak pemasok salah langkah.
Jendela Pengiriman dan Penjadwalan Janji Temu Pedagang eceran mengukur kepatuhan berdasarkan saat pengiriman tiba, bukan saat meninggalkan gudang Anda. Melewatkan jendela pengiriman dapat mengakibatkan chargeback, bahkan jika pesanan dikirim tepat waktu.
Keterlambatan pengiriman adalah penyebab umum, tetapi tiba terlalu cepat juga bisa menjadi masalah. Banyak pengecer menerima pengiriman hanya selama waktu janji yang sudah dijadwalkan. Kedatangan terlalu awal mungkin ditolak, memerlukan penjadwalan ulang, atau menimbulkan biaya penanganan tambahan, yang semuanya dapat mengakibatkan potongan biaya.
Untuk mengurangi risiko, alokasikan waktu yang cukup untuk kemacetan lalu lintas, cuaca, dan keterlambatan pengiriman, namun hindari pengiriman terlalu awal sehingga pesanan tiba sebelum jendela pengiriman yang dijadwalkan.
Metode Pengiriman dan Pengangkut yang Disetujui Menggunakan kurir yang salah tidak hanya menunda pengiriman. Hal itu dapat mengirimkan produk melalui proses pengalihan yang tidak pernah disetujui oleh pengecer, meningkatkan biaya transportasi, dan menciptakan masalah penerimaan.
Pastikan penyedia logistik pihak ketiga (3PL) mengikuti panduan rute pengecer jika pengiriman Anda ditangani oleh mereka. Sebuah pemasok masih bisa menerima chargeback meskipun kesalahan pengiriman dilakukan oleh perusahaan lain.
Ketepatan Pesanan Pembelian Banyak kesalahan pesanan pembelian terjadi karena informasi dimasukkan secara manual ke dalam sistem lain. Jumlah produk, nomor barang, dan nomor pesanan pembelian semuanya bisa salah ketik.
Menggunakan sistem inventarisasi terintegrasi atau sistem manajemen pesanan membantu mengurangi penginputan data manual, sehingga membuat kesalahan tersebut menjadi lebih tidak mungkin terjadi.
Spesifikasi Kemasan dan Karton
Banyak pemasok menganggap bahwa menggunakan kotak yang kokoh sudah cukup. Namun tidak demikian. Pengecer seringkali menentukan ukuran karton yang tepat, batas berat, dan bahkan bagaimana produk harus dikemas di dalam karton.
Kesalahan umum adalah tetap menggunakan persyaratan kemasan lama setelah pengecer memperbarui Manual Kepatuhan Vendor-nya. Tinjau persyaratan ini secara teratur daripada mengandalkan pengiriman sebelumnya.
Persyaratan ASNs dan EDI
Pemberitahuan Pengiriman Lanjutan (ASN) adalah pemberitahuan elektronik yang dikirim sebelum pengiriman tiba. Ini memberi tahu pengecer apa yang diharapkan, termasuk produk, kuantitas, karton, dan palet. Banyak pengecer menerima ASN melalui Pertukaran Data Elektronik EDI adalah sistem standar untuk pertukaran dokumen bisnis antara perusahaan.
Kesalahan umum adalah mengirimkan ASN terlalu lambat atau menyertakan informasi yang tidak sesuai dengan pengiriman. Dokumen EDI juga dapat memicu chargeback jika dikirim dalam format yang salah atau mengandung data yang hilang atau tidak valid.
Dokumen Pengiriman yang Diperlukan
Dokumen elektronik hanyalah bagian dari proses tersebut. Pengiriman juga memerlukan dokumen pendukung yang akurat, seperti packing slip, faktur, dan bill of lading.
Dokumen-dokumen ini harus sesuai satu sama lain dan dengan pengiriman itu sendiri. Perbedaan dalam jumlah, nomor produk, atau nomor pesanan pembelian seringkali memerlukan pemeriksaan manual, dan menunda penerimaan.
Instruksi Konfigurasi dan Penanganan Palet
Pengecer sering memiliki persyaratan pallet yang detail yang melampaui hanya menumpuk produk dengan rapi. Mereka mungkin menentukan ukuran pallet, tinggi maksimum, batas berat, metode stretch-wrap, dan penempatan produk.
Tim gudang sebaiknya menggunakan proses pembuatan palet standar daripada membiarkan setiap karyawan memutuskan cara menumpuk pengiriman. Konsistensi membantu mencegah pelanggaran kepatuhan yang berulang.
Pada saat seorang pengecer mengeluarkan chargeback, kesalahan biasanya sudah terjadi beberapa jam atau bahkan beberapa hari sebelumnya. Secara teratur meninjau persyaratan kepatuhan, memvalidasi data pengiriman sebelum pengiriman, dan menstandarisasi proses gudang adalah di antara cara paling efektif untuk mengurangi potongan dari waktu ke waktu.
Menempatkan Label Produk dan Kode Batang
Masalah label produk sering disebabkan oleh detail-detail kecil. Label mungkin ditempatkan di lokasi yang salah, berisi informasi yang kadaluwarsa, atau tidak sesuai dengan pesanan pembelian dan dokumen pengiriman. Salah satu dari ini dapat memperlambat penerimaan dan menyebabkan chargeback.
Untuk kode batang, salah satu risiko terbesar adalah kualitas cetakan. Kode batang dengan kontras rendah, tepi yang kabur, noda, atau label yang rusak mungkin tidak dapat dipindai secara konsisten meskipun terlihat dapat diterima.
Salah satu kesalahan umum lainnya adalah pemangkasan kode batang, di mana kode batang dipersingkat untuk muat di ruang yang lebih kecil. Hal ini mengurangi keandalan pemindaian, menyebabkan keterlambatan, dan meningkatkan risiko kegagalan pemindaian, namun perusahaan masih melakukannya, mengetahui risikonya.
Banyak pengecer juga mensyaratkan pemasok untuk memenuhi tingkat verifikasi kode batang minimum sebelum produk dikirim. Verifikasi kode batang mengukur kualitas cetakan terhadap standar ISO—aturan yang disepakati secara internasional yang memastikan produk dan teknologi berfungsi secara handal di mana pun.
Proses ini membantu mengidentifikasi masalah cetak yang tidak dapat dideteksi oleh pemindai kode batang biasa.
Kepulangan matahari 2027 dan Kepatuhan Barcode GS1 2D
Saat para pengecer bersiap untuk Sunrise 2027, kualitas kode batang akan tetap menjadi bagian penting dari kepatuhan vendor. Kualitas yang buruk Barcode 2D GS1 dapat menyebabkan masalah pemindaian yang sama seperti barcode 1D.
Kode batang 2D GS1 dapat menyimpan lebih dari sekadar pengidentifikasi produk. Mereka juga dapat mencakup informasi seperti nomor batch, tanggal kedaluwarsa, dan nomor seri, meningkatkan jejak produk dan keterlibatan pelanggan. Selama transisi, banyak produk akan membawa baik kode batang 1D maupun kode batang 2D GS1.
Industri kesehatan sudah menunjukkan seberapa pentingnya kualitas kode batang. Produk yang menggunakan GS1 DataMatrix umumnya memerlukan minimal grade verifikasi kode batang C (1.5).
Sementara perawatan kesehatan menangani kualitas kode batang melalui kepatuhan regulasi daripada chargebacks, hal ini menunjukkan bahwa verifikasi kode batang sudah menjadi persyaratan yang mapan untuk kode batang 2D.
Banyak pengecer sudah meminta pemasok untuk memenuhi persyaratan kualitas kode batang atau menyediakan laporan verifikasi kode batang untuk kode batang 1D. Ketika kode batang GS1 2D semakin umum, wajar untuk mengharapkan persyaratan kualitas yang serupa untuk memastikan pemindaian yang handal.
Verifikasi kode batang juga memberikan fleksibilitas desain bagi bisnis. Kode QR GS1 atau Data Matrix Anda masih bisa mencapai nilai lulus ketika warna digunakan dengan benar, dan kode batang mengikuti standar GS1.
Namun, terlalu banyak perubahan desain, seperti kontras warna yang buruk atau logo yang terlalu besar, dapat mengurangi kinerja pemindaian dan meningkatkan risiko masalah kepatuhan di masa depan.
Intinya: Kepatuhan Mendorong Efisiensi
Vendor chargebacks hanyalah cara bagi para pengecer untuk mendapatkan kembali biaya ketidakpatuhan pemasok sesuai dengan persyaratan yang disepakati dalam MVA.
Persyaratan ini ada untuk menjaga produk agar bergerak lancar melalui rantai pasokan. Ketika pengiriman tiba tepat waktu, diberi label dengan benar, dan memenuhi standar ritel, toko dapat menyimpan produk lebih cepat, dan pelanggan lebih mungkin menemukan apa yang mereka butuhkan di rak.
Meskipun pengembalian biaya membantu pengecer memulihkan sebagian dari biaya mereka, itu tidak mengembalikan penjualan yang hilang atau kepercayaan pelanggan. Rak kosong, pengiriman terlambat, dan masalah penerimaan masih dapat memengaruhi pengalaman berbelanja dan merugikan baik pengecer maupun pemasok.
Cara terbaik untuk menghindari kerugian ini adalah dengan memperlakukan kepatuhan vendor sebagai bagian dari operasi sehari-hari Anda. Mengikuti persyaratan pengecer Anda, memeriksa kualitas kode batang, dan meninjau pengiriman sebelum meninggalkan fasilitas Anda dapat membantu mengurangi chargeback, melindungi pendapatan Anda, dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan mitra ritel Anda.
Pertanyaan Umum
Apa itu chargeback vs refund?
Pengembalian adalah uang yang penjual setuju untuk dikembalikan kepada pelanggan.
Chargeback adalah potongan paksa yang dipicu oleh perselisihan atau kegagalan kepatuhan, bukan keputusan sukarela oleh pihak yang membayar. Ada dua versi: Pelanggan dan Vendor/Ritel
Apakah chargeback merugikan bisnis?
Ya, chargeback vendor mengurangi pendapatan pemasok dengan mengurangi biaya dari pembayaran. Chargeback yang berulang juga dapat menurunkan skor kinerja pemasok, merusak hubungan dengan pengecer, dan meningkatkan risiko pengiriman yang ditolak atau peluang bisnis yang berkurang.
Apakah Anda dapat membantah klaim pengurangan/tagihan dari vendor?
Ya. Sebagian besar pengecer memungkinkan pemasok untuk menyanggah chargeback vendor dalam waktu tertentu. Bergantung pada pengecer, jendela ini bisa berkisar dari 15 hingga 90 hari setelah potongan atau pemberitahuan klaim. Melewatkan batas waktu biasanya berarti chargeback menjadi final, terlepas dari bukti pendukungnya.
Proses dan dokumen yang diperlukan biasanya dijelaskan dalam MVA atau Manual Kepatuhan Vendor. Pemasok harus menyediakan bukti, seperti bukti pengiriman, catatan pengiriman, konfirmasi ASN, atau laporan verifikasi kode batang, untuk mendukung klaim mereka.
Apakah standar GS1 diperlukan untuk menghindari chargeback dari vendor?
Tergantung pada persyaratan pengecer. Pengecer yang menggunakan standar GS1 untuk pemindaian POS, manajemen inventaris, atau operasi rantai pasokan mungkin memerlukan pemasok untuk mengikuti mereka juga.
Memenuhi persyaratan ini membantu mencegah masalah pemindaian dan masalah kepatuhan yang dapat menyebabkan pengembalian biaya dari vendor.
DISCLAIMER Kami mengakui bahwa GS1, serta bahan-bahan, barang-barang milik, dan semua paten terkait, hak cipta, merek dagang, dan kekayaan intelektual lainnya (secara kolektif, "kekayaan intelektual") yang terkait dengan penggunaannya, adalah milik GS1 Global, dan bahwa penggunaan kami terhadap hal yang sama akan sesuai dengan kondisi yang disediakan oleh GS1 Global.
