ベンダーのチャージバック：仕組みと無効化方法

ベンダーのチャージバックとは、サプライヤーが合意された要件を満たさなかった場合に小売業者がサプライヤーに支払う金額から差し引くものです。これらの要件には、出荷期限、包装基準、製品ラベル、必要な書類などが含まれることがあります。

カスタマーチャージバックと混同しないでください。チャージバックは、カード保有者が銀行との間で購入に異議を申し立て、支払いが取り消される場合に発生します。

サプライヤーからの損傷または欠陥のある製品は、通常、別個の品質クレーム、返品、または保証契約を通じて処理されます。

ベンダーのチャージバックはどのように機能するのですか？

すべてはマスターベンダー契約（MVA）から始まります。これは小売業者とサプライヤーとの間の契約です。支払条件、納品スケジュール、製品要件、その他のビジネスルールなど、どのように協力するかが説明されています。

この契約の1つのセクションはベンダーのコンプライアンスマニュアル、またはルーティングガイドとも呼ばれます。サプライヤーに正確に小売業者が注文の準備と出荷をどのように望んでいるかを伝えるガイドブックと考えることができます。

ベンダーのコンプライアンスマニュアルには通常、次のような手順が含まれています:

• 包装製品と段ボール
• 製品ラベルとバーコードの配置
• 承認された配送業者を利用する
• 配達日や約束の時間を守る
• 正しい購入注文と商品をマッチングする
• 送信中 事前出荷通知（ASNs）, 倉庫に到着する前に小売業者に到着する商品を知らせる
• 必要な出荷書類を提供する
• 正しくパレットを組み立て、包装する

出荷が到着すると、小売業者はサプライヤーがこれらの指示に従ったかどうかをチェックします。要件を満たさないものがある場合、小売業者は問題を記録し、チャージバックを評価し、請求書に適用されるコンプライアンス控除として適用します。

MVAおよびベンダーコンプライアンスマニュアルの小売業者の規則によって差し引かれる金額が異なります。すべての小売業者が独自のポリシーを設定しているため、標準金額はありません。以下はサンプルの基準です:

サプライヤーは通常、何が間違っていたか、どの規則が破られたか、そして控除がどのように計算されたかを説明する通知を受け取ります。

簡単に言うと、プロセスは次のように機能します。

契約 → 仕入先が注文を出荷 → 小売業者が出荷を確認 → ルールが破られる → 小売業者がチャージバックを計算 → その金額が仕入先の支払いから差し引かれる。

監査後の控除

現在の請求書にはすべてのチャージバックが表示されるわけではありません。一部の小売業者は、請求書が処理された後に監査を実施し、受け取り時に見落とされたコンプライアンスの問題を特定することがあります。

これが起こると、小売業者はポストオーディット控除を発行し、その金額を元の請求書から引かずに将来の支払いから引かれます。これらの控除は、元の取引から数ヶ月、場合によっては数年後に発行されることがあります。

ベンダーからのチャージバックを回避する方法

これらの種類のチャージバックは予防可能です。課題は、多くのコンプライアンスの問題が出荷先小売業者に到達する前に発生することです。古い指示、データの欠落、または出荷が受け取られるまで気付かれない小さなミスから始まることがよくあります。

OTIF（時間通り、完全な状態で）に従う

注文が必要な配達ウィンドウ内に到着するかどうか（定時）を測定し、完全かつ正確に到着するかどうか（完全）を測定します。

次の要件が関係しています。ほとんどは理解しやすいですが、詳細が多くのサプライヤーにとって問題となる箇所です。

配送ウィンドウと予約スケジューリング 小売業者は、出荷が倉庫を出る時ではなく、到着する時にコンプライアンスを測定します。納品ウィンドウを逃すと、注文が時間通りに出荷された場合でも、チャージバックが発生する可能性があります。

遅れた配達は一般的な原因ですが、早すぎる到着も問題になることがあります。多くの小売業者は予約された納品時間のみを受け付けます。早すぎる到着は断られる可能性があり、再スケジュールが必要になるか、追加の取り扱いコストが発生する可能性があり、その結果、控除が発生することがあります。

リスクを減らすためには、交通、天候、運送の遅延のために十分な時間を確保してくださいが、注文が予定の配達ウィンドウよりも早く到着しないようにするためにあまり早く出荷しないようにしてください。

配送方法と承認された運送業者 間違った運送業者を使用すると、出荷が遅れるだけでなく、小売業者が承認していない経路プロセスを通じて製品を送る可能性があり、輸送コストが増加し、受け取りの問題が発生することがあります。

サプライヤーが第三者ロジスティクスプロバイダー（3PL）によって出荷されている場合は、その3PLが小売業者の配送ガイドに従っていることを確認してください。出荷の間違いが他社によって行われた場合でも、サプライヤーはチャージバックを受け取る可能性があります。

注文書の正確性 多くの発注エラーは、情報が別のシステムに手作業で入力されるために発生します。製品の数量、アイテム番号、発注番号がすべて誤入力される可能性があります。

統合された在庫管理や受注管理システムを使用することで、手作業によるデータ入力を削減し、これらのミスを起こしにくくします。

包装と段ボールの仕様

多くのサプライヤーは、頑丈な箱を使用すれば十分だと考えています。しかし、そうではありません。小売業者はしばしば正確な段ボール箱のサイズ、重量制限、さらには商品が箱の中にどのように詰められるべきかまで指定します。

一般的な間違いは、小売業者がベンダーコンプライアンスマニュアルを更新した後も古い包装要件を使用し続けることです。以前の出荷に頼るのではなく、これらの要件を定期的に確認してください。

ASNおよびEDI要件

事前出荷通知（ASN）は、出荷が到着する前に送信される電子通知です。これには、小売業者が期待する商品、数量、カートン、パレットなどが記載されています。多くの小売業者はASNを通じて受け取ります。 電子データ交換 EDIは、企業間でビジネス文書を交換するための標準システムです。

一般的な間違いは、ASNを送信するのが遅すぎるか、出荷と一致しない情報を含めることです。EDI文書も、間違った形式で送信されたり、欠落したり無効なデータが含まれている場合には、チャージバックを引き起こすことがあります。

必要な出荷書類

電子文書はプロセスの一部に過ぎません。出荷には、梱包伝票、請求書、積荷証券など、正確なサポート文書も必要です。

これらの文書は互いにおよび出荷自体と一致する必要があります。数量、製品番号、または発注番号の違いは、手動での確認を必要とし、受け取りの遅延の原因となることがよくあります。

パレットの構成と取り扱い手順

小売業者は、製品をきちんと積み重ねる以上の詳細なパレット要件を持つことがよくあります。彼らはパレットのサイズ、最大高さ、重量制限、ストレッチラップ方法、および製品配置を指定することがあります。

倉庫チームは、従業員一人一人が出荷物をどのように積み重ねるかを決めるのではなく、標準のパレット組み立てプロセスを使用すべきです。一貫性は繰り返しのコンプライアンス違反を防ぐのに役立ちます。

小売業者がチャージバックを発行する時点では、通常、間違いは数時間または数日前に起こっています。コンプライアンス要件を定期的に確認し、出荷データをディスパッチ前に検証し、倉庫プロセスを標準化することは、時間とともに控除を減らすための効果的な方法の中に含まれています。

製品ラベルとバーコードの配置

製品ラベルの問題は、しばしば細かい詳細によって引き起こされます。ラベルが間違った場所に配置されている可能性があり、古い情報が含まれている可能性があり、または発注書や出荷書類と一致していない可能性があります。これらのいずれかが受け取りを遅らせ、チャージバックにつながる可能性があります。

バーコードにおいて、最大のリスクの1つは印刷品質です。低コントラスト、ぼやけたエッジ、にじみ、または損傷したラベルを持つバーコードは、見た目が許容できるとしても、一貫してスキャンされない可能性があります。

別の一般的な間違いは、バーコードの切り詰めで、バーコードが小さなスペースに収まるように短縮されることです。これによりスキャンの信頼性が低下し、遅延が発生し、スキャンの失敗リスクが高まりますが、企業はそれでもこのようなことを行っています。

多くの小売業者は、製品が出荷される前にサプライヤーが最低バーコード検証グレードを満たすことを求めています。バーコード検証は、ISO規格に対する印刷品質を測定するものであり、これは製品やテクノロジーがどこでも信頼性を持って機能することを保証する国際的に合意された規則です。

このプロセスは、通常のバーコードスキャナーでは検出できない印刷の問題を特定するのに役立ちます。

日の出2027とGS1 2Dバーコードの適合

小売業者がSunrise 2027に向けて準備をする中、バーコードの品質はベンダーのコンプライアンスの重要な部分として残ります。品質の悪い GS1 2D バーコード 1Dバーコードと同じスキャンの問題を引き起こす可能性があります。

GS1の2次元バーコードには、製品識別子以上の情報を格納することができます。バッチ番号、賞味期限、シリアル番号などの情報を含めることもでき、製品の追跡性や顧客エンゲージメントを向上させることができます。移行期間中、多くの製品には1次元バーコードとGS1の2次元バーコードの両方が付いていることがあります。

ヘルスケア産業はすでに、バーコードの品質がどれほど重要かを示しています。GS1 DataMatrixを使用する製品は一般的に、最低バーコード検証グレードC（1.5）が必要とされます。

医療はバーコードの品質をチャージバックではなく規制の遵守によって管理しており、これはバーコードの検証が既に2Dバーコードのための確立された要件であることを示しています。

多くの小売業者はすでに、サプライヤーに1Dバーコードの品質要件を満たすか、バーコード検証レポートを提供することを求めています。GS1 2Dバーコードがより一般的になるにつれて、信頼性のあるスキャンを確保するために同様の品質要件が期待されるのは理にかなっています。

バーコードの検証は、企業にデザインの柔軟性を提供します。 GS1 QRコードまたはデータマトリックス カラーが正しく使用され、バーコードがGS1規格に従っている場合、合格点をまだ達成することができます。

ただし、色のコントラストが悪い、またはロゴが大きすぎるなどのデザイン変更が多すぎると、スキャンのパフォーマンスが低下し、将来のコンプライアンス問題のリスクが高まる可能性があります。

結論: コンプライアンスは効率を促進します

ベンダーのチャージバックは、小売業者がMVAで合意された条件に従わないサプライヤーのコストを回収するための方法に過ぎません。

これらの要件は、製品がスムーズにサプライチェーンを通過するために存在しています。出荷が時間通りに到着し、適切にラベルが付けられ、小売業者の基準を満たすと、店舗は製品をより速く在庫に入れることができ、顧客は棚で必要なものを見つけやすくなります。

チャージバックは小売業者が一部のコストを回収するのに役立ちますが、失われた売上や顧客の信頼を回復することはできません。空の棚、遅延した配送、受け取りの問題は、ショッピング体験に影響を与え、小売業者とサプライヤーの両方に損害を与える可能性があります。

これらの損失を避ける最良の方法は、ベンダーのコンプライアンスを日常業務の一部として扱うことです。小売業者の要件に従い、バーコードの品質を確認し、出荷前に出荷物を確認することで、チャージバックを減らし、収益を保護し、小売パートナーとの強い関係を築くのに役立ちます。

よくある質問

チャージバックと返金の違いは何ですか？

返金とは、売り手が顧客に返金することに同意するお金のことです。

チャージバックは、紛争やコンプライアンスの失敗によって引き起こされる強制的な控除であり、支払い側の自発的な決定ではありません。顧客版とベンダー/小売業者版の2つのバージョンがあります。

チャージバックはビジネスに損害を与えますか？

はい、ベンダーのチャージバックは支払いからコストを差し引くことでサプライヤーの収益を減少させます。繰り返しのチャージバックはサプライヤーの業績評価を下げるだけでなく、小売業者との関係を損ない、出荷の拒否やビジネス機会の減少のリスクを高める可能性もあります

ベンダーのチャージバック/控除を論争できますか？

はい。ほとんどの小売業者は、指定された期間内に仕入業者がベンダーのチャージバックに異議を申し立てることを許可しています。小売業者によって異なりますが、この期間は差し引きや請求通知の後から15日から90日までの範囲に及ぶことがあります。締め切りを逃すと、通常は支持する証拠に関係なく、チャージバックが最終的に確定することになります。

プロセスと必要な書類は通常、MVAまたはベンダーのコンプライアンスマニュアルに記載されています。サプライヤーは、主張を裏付けるために、配送証明、出荷記録、ASN確認、またはバーコード検証レポートなどの証拠を提供する必要があります。

GS1の標準はベンダーからのチャージバックを回避するために必要ですか？

小売業者の要件によります。 GS1の標準 POSスキャン、在庫管理、またはサプライチェーンの運用において、サプライヤーにそれらに従うことを求める場合があります。

これらの要件を満たすことは、スキャンの問題やベンダーからのチャージバックにつながるコンプライアンスの問題を防ぐのに役立ちます。

免責事項 GS1、およびその使用に関連する材料、所有物、および特許、著作権、商標、その他の知的財産（総称して「知的財産」という）はGS1 Globalの所有物であり、同様の使用はGS1 Globalが提供する条件に従うものとします。