Leverancierskortingen: Hoe het werkt en hoe het te annuleren
TL;DR:
|
Een leverancierskorting is een aftrek die een winkelier neemt van het bedrag dat hij aan een leverancier verschuldigd is wanneer de leverancier niet voldoet aan de overeengekomen eisen. Deze eisen kunnen onder meer verzenddeadlines, verpakkingsnormen, productetikettering of vereiste documentatie omvatten.
Verwar het niet met een terugboeking door de klant. Die terugboeking gebeurt wanneer een kaarthouder een aankoop betwist bij zijn bank, die de betaling kan terugdraaien.
Beschadigde of defecte producten van de leverancier worden vaak afgehandeld via aparte kwaliteitsclaims, retouren of garantieovereenkomsten.
Hoe werkt een leverancierschargeback?
Het begint allemaal met de Master Vendor Agreement (MVA). Dit is een contract tussen een retailer en een leverancier. Het legt uit hoe ze zullen samenwerken, inclusief betalingsvoorwaarden, leveringsschema's, productvereisten en andere zakelijke regels.
Een sectie van deze overeenkomst is de Leveranciers Compliance Handleiding, ook wel een Routing Gids genoemd. Je kunt het zien als een gids die leveranciers precies vertelt hoe de retailer wil dat bestellingen worden voorbereid en verzonden.
Een leveranciersnalevingshandleiding bevat meestal instructies voor:
- Verpakkingsproducten en kartonnen
- Het plaatsen van productlabels en barcodes
- Met goedgekeurde verzendmaatschappijen
- Het halen van leveringsdata en afspraaktijden
- Overeenkomende producten met de juiste inkooporder
- Verzenden Vooruitgaande verzendberichten (ASNs), wat de retailers laat weten wat er aankomt voordat de zending het magazijn bereikt
- Het verstrekken van de vereiste verzenddocumenten
- Het correct bouwen en omwikkelen van pallets
Wanneer een zending aankomt, controleert de detailhandelaar of de leverancier deze instructies heeft opgevolgd. Als iets niet aan de eisen voldoet, legt de detailhandelaar het probleem vast en beoordeelt een terugboeking, die wordt toegepast als een nalevingsaftrek op de factuur.
Het afgetrokken bedrag hangt af van de regels van de winkelier in de MVA en de Vendor Compliance Manual. Er is geen standaardbedrag omdat elke winkelier zijn eigen beleid bepaalt. Hier zijn voorbeelden:
| Leverancier Terugvorderingsgrondslag | Echte wereldvoorbeeld |
| Een vast bedrag voor elke fout | Walmart's SQEP (Supplier Quality Excellence Program)kosten een vast bedrag van $200 per inkooporder voor een ontbrekende of te late ASN. Target brengt een vast bedrag van $250 in rekening per overtreding voor onjuiste of ontbrekende EDI-transactiesets. |
| Een percentage van de factuurwaarde | Home Depot brengt 5% van de factuurwaarde in rekening voor zendingen die buiten de goedgekeurde verzendingsgids arriveren. Kohl's brengt 3% van de factuurwaarde in rekening voor nalevingsovertredingen waarbij de leverancier onder de vereiste vulgraaddrempel verzendt. |
| Een vergoeding voor elk product, elke doos of pallet met een probleem | Amazon brengt leveranciers een vergoeding per eenheid in rekening voor voorbereidingsovertredingen, zoals items die aankomen zonder vereiste polybags of waarschuwingslabels voor verstikking. Costco brengt een vergoeding per pallet in rekening voor pallets die niet voldoen aan de specifieke hoogte- en gewichtsvereisten. |
De werkelijke kosten van het oplossen van het probleem, zoals het opnieuw labelen van producten of extra magazijnwerk Dit vertegenwoordigt de 'chargeback' in zijn puurste vorm: kostenverschuiving . | Macy's brengt leveranciers de werkelijke kosten in rekening voor het opnieuw labelen van goederen die aankomen met onjuiste of ontbrekende UPC-labels, inclusief arbeid en materialen. CVS brengt leveranciers de daadwerkelijke magazijnarbeidskosten in rekening die worden gemaakt wanneer zendingen opnieuw moeten worden verwerkt vanwege niet-conforme interne verpakkingsconfiguraties. |
De leverancier ontvangt meestal een kennisgeving waarin wordt uitgelegd wat er mis is gegaan, welke regel is overtreden en hoe de aftrek is berekend.
In eenvoudige bewoordingen werkt het proces als volgt:
Overeenkomst → Leverancier verzendt de bestelling → Detailhandelaar controleert de zending → Een regel wordt overtreden → De detailhandelaar berekent de terugboeking → Het bedrag wordt afgetrokken van de betaling van de leverancier.
Post-audit aftrekkingen
Niet alle terugboekingen verschijnen op de huidige factuur. Sommige retailers voeren controles uit nadat facturen zijn verwerkt en kunnen nalevingsproblemen identificeren die tijdens ontvangst over het hoofd zijn gezien.
Wanneer dit gebeurt, geeft de detailhandelaar een post-audit aftrek uit, waarbij het bedrag wordt afgetrokken van een toekomstige betaling in plaats van de oorspronkelijke factuur. Deze aftrekken kunnen maanden of zelfs jaren na de oorspronkelijke transactie worden uitgegeven.
Hoe u leveranciersboetes kunt vermijden
Deze soorten terugboekingen zijn te voorkomen. De uitdaging is dat veel nalevingskwesties al lang voor de verzending bij de detailhandelaar plaatsvinden. Ze beginnen vaak met verouderde instructies, ontbrekende gegevens of kleine fouten die onopgemerkt blijven totdat de zending is ontvangen.
Volgens OTIF (Op Tijd, Volledig)
Meet of een bestelling binnen het vereiste leveringsvenster aankomt (Op tijd) of compleet en nauwkeurig aankomt (Volledig).
Het omvat de volgende vereisten. De meeste zijn gemakkelijk te begrijpen, maar de details zijn waar veel leveranciers de fout in gaan.
Leveringsvensters en afspraken inplannen Winkeliers meten de naleving op basis van wanneer een zending aankomt, niet wanneer deze uw magazijn verlaat. Het missen van het afleveringstijdstip kan leiden tot een terugboeking, zelfs als de bestelling op tijd is verzonden.
Late leveringen zijn een veelvoorkomende oorzaak, maar te vroeg arriveren kan ook een probleem zijn. Veel winkeliers accepteren zendingen alleen tijdens geplande afspraaktijden. Vroege aankomsten kunnen worden geweigerd, vereisen het opnieuw plannen of extra verwerkingskosten met zich meebrengen, wat kan leiden tot aftrekposten.
Om het risico te verkleinen, bouw voldoende tijd in voor verkeer, weer en vertragingen bij de vervoerder, maar vermijd dat je zo vroeg verzendt dat de bestelling aankomt vóór het geplande bezorgvenster.
Verzendmethoden en goedgekeurde vervoerders Het gebruik van de verkeerde vervoerder zorgt niet alleen voor vertraging van een zending. Het kan producten via een route sturen die de retailer nooit heeft goedgekeurd, waardoor transportkosten toenemen en ontvangstproblemen ontstaan.
Als uw verzending wordt afgehandeld door een logistieke dienstverlener van een derde partij (3PL), zorg er dan voor dat zij de routebeschrijving van de detailhandelaar volgen. Een leverancier kan nog steeds de kosten in rekening gebracht krijgen, zelfs als de verzendfout door een ander bedrijf is gemaakt.
Bestelling nauwkeurigheid Veel fouten in inkooporders ontstaan doordat informatie handmatig in een ander systeem wordt ingevoerd. Producthoeveelheden, artikelnummers en inkoopordernummers kunnen allemaal verkeerd worden getypt.
Het gebruik van geïntegreerde voorraad- of orderbeheersystemen helpt bij het verminderen van handmatige gegevensinvoer, waardoor deze fouten minder waarschijnlijk zijn.
Verpakkings- en kartonspecificaties
Veel leveranciers gaan ervan uit dat het gebruik van een stevige doos voldoende is. Dat is het niet. Detailhandelaren specificeren vaak de exacte kartongrootte, gewichtslimiet en zelfs hoe producten binnen de doos moeten worden verpakt.
Een veelvoorkomende fout is om oude verpakkingsvereisten te blijven gebruiken nadat de retailer zijn Leveranciers Compliance Handleiding heeft bijgewerkt. Controleer deze vereisten regelmatig in plaats van te vertrouwen op eerdere zendingen.
3. ASNs en EDI-vereisten
Een Advance Ship Notice (ASN) is een elektronische kennisgeving die wordt verzonden voordat een zending arriveert. Het vertelt de detailhandelaar wat te verwachten, inclusief de producten, hoeveelheden, dozen en pallets. Veel detailhandelaren ontvangen ASNs via Elektronische gegevensuitwisseling EDI, een standaardsysteem voor het uitwisselen van zakelijke documenten tussen bedrijven.
Een veelvoorkomende fout is het te laat versturen van de ASN of het opnemen van informatie die niet overeenkomt met de zending. EDI-documenten kunnen ook terugboekingen veroorzaken als ze in het verkeerde formaat worden verzonden of ontbrekende of ongeldige gegevens bevatten.
Verplichte verzenddocumenten
Elektronische documenten maken slechts deel uit van het proces. De zending heeft ook nauwkeurige ondersteunende documenten nodig, zoals de pakbon, factuur en vrachtbrief.
Deze documenten moeten overeenkomen met elkaar en met de zending zelf. Verschillen in hoeveelheden, productnummers of inkoopordernummers vereisen vaak handmatige controles en vertragen de ontvangst.
Palletconfiguratie- en hanteringsinstructies
Winkeliers hebben vaak gedetailleerde palletvereisten die verder gaan dan het netjes stapelen van producten. Ze kunnen palletgrootte, maximale hoogte, gewichtslimieten, stretchwikkelmethoden en productplaatsing specificeren.
Magazijnteams zouden een standaard proces voor het stapelen van pallets moeten gebruiken in plaats van elke werknemer te laten beslissen hoe zendingen gestapeld moeten worden. Consistentie helpt herhaalde nalevingsovertredingen te voorkomen.
Tegen de tijd dat een winkelier een terugboeking doet, is de fout meestal al uren of zelfs dagen eerder gebeurd. Regelmatig controleren van nalevingsvereisten, valideren van verzendgegevens voor verzending en standaardiseren van magazijnprocessen behoren tot de meest effectieve manieren om aftrekposten in de loop van de tijd te verminderen.
Het plaatsen van productlabels en barcodes
Productlabelproblemen worden vaak veroorzaakt door kleine details. Labels kunnen op de verkeerde locatie worden geplaatst, verouderde informatie bevatten of niet overeenkomen met de inkooporder en verzenddocumenten. Een van deze problemen kan de ontvangst vertragen en leiden tot een terugboeking.
Voor barcodes is een van de grootste risico's de printkwaliteit. Barcodes met lage contrast, vervaagde randen, vlekken of beschadigde labels kunnen inconsistent scannen, zelfs als ze er acceptabel uitzien.
Een andere veelvoorkomende fout is het inkorten van de streepjescode, waarbij de streepjescode wordt ingekort om in een kleinere ruimte te passen. Dit vermindert de betrouwbaarheid van het scannen, veroorzaakt vertragingen en verhoogt het risico op scanfouten, maar bedrijven doen dit nog steeds, wetende welk risico ze nemen.
Veel retailers vereisen ook dat leveranciers voldoen aan een minimum barcode verificatiegraad voordat producten worden verzonden. Barcode verificatie meet de printkwaliteit tegen ISO-normen—internationaal overeengekomen regels die ervoor zorgen dat producten en technologieën overal betrouwbaar werken.
Dit proces helpt bij het identificeren van afdrukproblemen die een gewone barcodescanner niet kan detecteren.
Zonsopgang 2027 en GS1 2D Barcode Conformiteit
Terwijl retailers zich voorbereiden op Sunrise 2027, zal de kwaliteit van barcodes een belangrijk onderdeel blijven van leveranciersconformiteit. Slechte kwaliteit GS1 2D barcodes kan dezelfde scanproblemen veroorzaken als 1D-barcodes.
GS1 2D barcodes kunnen meer opslaan dan alleen een productidentificatie. Ze kunnen ook informatie bevatten zoals batchnummers, vervaldatums en serienummers, waardoor producttraceerbaarheid en klantbetrokkenheid worden verbeterd. Tijdens de overgang zullen veel producten zowel een 1D-barcodes als een GS1 2D-barcodes dragen.
De gezondheidszorgsector laat al zien hoe belangrijk de kwaliteit van barcodes is. Producten die een GS1 DataMatrix gebruiken, vereisen doorgaans een minimale barcodeverificatiegraad van C (1.5).
Terwijl de gezondheidszorg de kwaliteit van barcodes regelt via regelgeving in plaats van terugboekingen, toont het aan dat barcodeverificatie al een vastgestelde vereiste is voor 2D-barcodes.
Veel retailers vereisen al dat leveranciers voldoen aan de kwaliteitseisen voor barcodes of barcodeverificatierapporten verstrekken voor 1D-barcodes. Nu GS1 2D-barcodes steeds gebruikelijker worden, is het redelijk om vergelijkbare kwaliteitseisen te verwachten om betrouwbaar scannen te garanderen.
Barcodeverificatie geeft bedrijven ook enige ontwerpvrijheid. GS1 QR-code of Data Matrix kan nog steeds een voldoende halen wanneer de kleur correct wordt gebruikt en de streepjescode voldoet aan de GS1-standaarden.
Echter, te veel ontwerpveranderingen, zoals slecht kleurcontrast of te grote logo's, kunnen de scanprestaties verminderen en het risico op toekomstige nalevingsproblemen vergroten.
De essentie: naleving bevordert efficiëntie
Vendor chargebacks zijn simpelweg een manier voor retailers om de kosten van leveranciers die niet voldoen aan de overeengekomen voorwaarden in de MVA terug te vorderen.
Deze vereisten bestaan om producten soepel door de toeleveringsketen te laten bewegen. Wanneer zendingen op tijd aankomen, correct gelabeld zijn en voldoen aan de normen van de detailhandelaar, kunnen winkels producten sneller op voorraad hebben en is de kans groter dat klanten vinden wat ze nodig hebben in het schap.
Hoewel een terugboeking winkeliers helpt om een deel van hun kosten terug te krijgen, herstelt het niet verloren verkopen of klantvertrouwen. Lege schappen, vertraagde leveringen en ontvangstproblemen kunnen nog steeds van invloed zijn op de winkelervaring en zowel de winkelier als de leverancier schaden.
De beste manier om deze verliezen te vermijden, is om leveranciersnaleving te behandelen als onderdeel van uw dagelijkse activiteiten. Het volgen van de eisen van uw detailhandelaar, het controleren van de kwaliteit van barcodes en het controleren van zendingen voordat ze uw faciliteit verlaten, kan helpen bij het verminderen van terugboekingen, het beschermen van uw inkomsten en het opbouwen van een sterkere relatie met uw detailhandelspartners.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een chargeback en een terugbetaling?
Een terugbetaling is geld dat de verkoper ermee instemt terug te geven aan de klant.
Een chargeback is een gedwongen aftrek die wordt geactiveerd door een geschil of een nalevingsfout, niet een vrijwillige beslissing van de betalende partij. Er zijn twee versies: Klant en Leverancier/winkel
Doen chargebacks schade aan een bedrijf?
Ja, leverancierskortingen verminderen de omzet van een leverancier door kosten af te trekken van betalingen. Herhaalde kortingen kunnen ook de prestatiescores van de leverancier verlagen, de relaties met de detailhandel onder druk zetten en het risico op afgewezen zendingen of verminderde zakelijke kansen vergroten.
Kunt u een betwisting indienen voor een leverancierschargeback/aftrek?
Ja. De meeste retailers staan leveranciers toe om een leverancierskorting te betwisten binnen een bepaalde tijd. Afhankelijk van de retailer kan dit venster variëren van 15 tot 90 dagen na de aftrek of claimmelding. Het missen van de deadline betekent meestal dat de leverancierskorting definitief wordt, ongeacht het ondersteunende bewijs.
Het proces en de vereiste documenten worden meestal beschreven in de MVA of Vendor Compliance Manual. Leveranciers moeten bewijs leveren, zoals bewijs van levering, verzendingsgegevens, ASN-bevestigingen of barcodeverificatierapporten, om hun claim te ondersteunen.
Zijn GS1-standaarden vereist om leveranciersboetes te voorkomen?
Het hangt af van de eisen van de retailer. Retailers die GS1-standaarden voor POS-scanning, voorraadbeheer of supply chain-operaties kan het nodig zijn dat leveranciers ze ook volgen.
Het voldoen aan deze vereisten helpt bij het voorkomen van scanproblemen en nalevingsproblemen die kunnen leiden tot leverancierskortingen.
DISCLAIMER Wij erkennen dat GS1, evenals de materialen, eigendomsartikelen en alle gerelateerde octrooien, auteursrechten, handelsmerken en andere intellectuele eigendomsrechten (gezamenlijk "intellectuele eigendom") met betrekking tot het gebruik ervan, eigendom zijn van GS1 Global, en dat ons gebruik ervan in overeenstemming zal zijn met de voorwaarden die door GS1 Global zijn verstrekt.
