Beszállítói visszatérítések: Hogyan működik és hogyan lehet érvényteleníteni
Röviden:
|
Egy beszállítói visszatérítés egy olyan levonás, amit egy kiskereskedő a beszállítónak tartozó összegből von le, amikor a beszállító nem teljesíti a megállapodott követelményeket. Ezek a követelmények lehetnek szállítási határidők, csomagolási szabványok, termékcímkézés vagy szükséges dokumentációk.
Ne keverje össze a visszatérítést a vásárlói visszatérítéssel. A visszatérítés akkor történik, amikor a kártyatulajdonos vitatja meg a vásárlást a bankjával, amely visszafordíthatja a fizetést.
Megjegyzés: A beszállítótól származó sérült vagy hibás termékeket gyakran külön minőségi reklamációk, visszaküldések vagy garanciaszerződések útján kezelik.
Hogyan működik egy beszállítói visszatérítés?
Ez mind a Mesterbeszállítói Szerződéssel (MVA) kezdődik. Ez egy szerződés egy kiskereskedő és egy beszállító között. Megmagyarázza, hogyan fognak együtt dolgozni, beleértve a fizetési feltételeket, a szállítási ütemtervet, a termékkövetelményeket és más üzleti szabályokat.
Az egyik része ennek a megállapodásnak a Szállítói Megfelelőségi Kézikönyv, más néven Útvonaltervezési Útmutató. Gondolhat rá úgy, mint egy útikönyvre, amely pontosan megmondja a beszállítóknak, hogyan szeretné a kiskereskedő, hogy a rendeléseket előkészítsék és szállítsák.
Egy beszállítói megfelelőségi kézikönyv általában utasításokat tartalmaz a következőkre:
- Csomagolótermékek és kartonok
- Termékcímkék és vonalkódok elhelyezése
- Engedélyezett szállítók használata
- Találkozók szállítási határidejeinek és időpontjainak betartása
- Termékek párosítása a megfelelő vásárlási rendeléssel
- Küldés Előzetes szállítmányértesítések (ASNs), amely tájékoztatja a kiskereskedőket arról, hogy mi érkezik meg, mielőtt a szállítmány eléri a raktárat
- A szükséges szállítási dokumentumok biztosítása
- Építés és megfelelő csomagolás raklapok
Amikor egy szállítmány megérkezik, a kiskereskedő ellenőrzi, hogy a beszállító betartotta-e ezeket az utasításokat. Ha valami nem felel meg a követelményeknek, a kiskereskedő rögzíti a problémát, és visszatérítést számol fel, amelyet betartási levonásként alkalmaznak a számlán.
Az levont összeg a kiskereskedő szabályaitól függ az MVA-ban és a Szállítói Megfelelőségi Kézikönyvben. Nincs általános összeg, mert minden kiskereskedő saját szabályokat állít be. Itt vannak minta alapok:
| Szállítói visszatérítés alapja | Valós világ példa |
| Egy fix díj minden hiba esetén | Walmart beszállítói minőségi kiválóság programja (SQEP)díjak egy lapos 200 dollár minden vásárlási rendelésért, amely hiányzik vagy késik az ASN-től. A Target egyenletesen 250 dollárt számol fel minden hibás vagy hiányzó EDI tranzakciós készlet esetén. |
| A számla értékének egy százaléka | A Home Depot 5% -ot számol fel a számla értékéből azokra a szállítmányokra, amelyek az engedélyezett útvonalterv szerint érkeznek. A Kohl's 3% -ot számol fel a számla értékéből a kitöltési arány megsértéséért, amikor a beszállító nem teljesíti a szükséges kitöltési arány küszöbértékét. |
| Díj minden termék, karton vagy raklap esetén, amely problémával jár | Az Amazon a beszállítóktól egységenkénti díjat számol fel a felkészítési szabályszegésekért, például azokért az elemekért, amelyek szükséges polietilén zacskók vagy fulladásveszélyre figyelmeztető címkék nélkül érkeznek. A Costco díjat számol fel raklapokért, amelyek nem felelnek meg a specifikus magassági és súlykövetelményeinek. |
A probléma megoldásának valós költsége, például termékek újracímkézése vagy extra raktármunka költségei Ez a "visszatérítés" legtisztább formáját jelenti: költségátvállalás . | A Macy's a beszállítóknak a tényleges költséget számolja fel az áruk címkézésére, amelyek hibás vagy hiányzó UPC címkékkel érkeznek, ideértve a munkaerőt és az anyagokat is. A CVS a beszállítóktól a tényleges raktári munkaköltséget számolja fel, amikor a szállítmányokat nem megfelelő belső csomagolási konfiguráció miatt újra kell dolgozni. |
A beszállító általában értesítést kap arról, hogy mi ment félre, melyik szabályt sértették meg, és hogyan számították ki az levonást.
Egyszerűen fogalmazva, a folyamat így működik:
Megállapodás → A beszállító elküldi a rendelést → Az kiskereskedő ellenőrzi a szállítmányt → Egy szabályt megszegnek → A kiskereskedő kiszámolja a visszatérítést → Az összeg levonásra kerül a beszállító fizetéséből.
Post-audit levonások
Nem minden visszatérítés jelenik meg a jelenlegi számlán. Néhány kiskereskedő ellenőrzéseket végez a számlák feldolgozása után, és az átvétel során elkerült szabálytalanságokat azonosíthatnak.
Amikor ez megtörténik, a kiskereskedő utólagos ellenőrzési levonást hajt végre, ahol az összeget a jövőbeni fizetésből vonják le az eredeti számla helyett. Ezeket a levonásokat hónapokkal vagy akár évekkel az eredeti tranzakció után is kiállíthatják.
Hogyan kerülhetők el a beszállítói visszatérítések?
Ezek a visszatérítési igények megelőzhetők. A kihívás az, hogy sok szabályozási probléma sokkal korábban történik meg, mielőtt a szállítmány eljutna az kiskereskedőhöz. Gyakran elavult utasításokkal, hiányzó adatokkal vagy apró hibákkal kezdődnek, amelyek észrevétlenek maradnak, amíg a szállítmány meg nem érkezik.
Követve az OTIF (Időben, Teljesen)
Méri, hogy egy rendelés megérkezik-e a szükséges szállítási időablakon belül (Időben) vagy teljes és pontos (Teljes) megérkezik-e.
Ezek a következő követelményeket foglalják magukban. A legtöbbjük könnyen érthető, de a részletekben sok beszállító hibázik.
Kiszállítási időablakok és időpont egyeztetés Az üzletek a szállítmány érkezése alapján mérik az előírások betartását, nem pedig amikor elhagyja a raktárat. Ha lekéssük a szállítási időablakot, az büntetést vonhat maga után, még akkor is, ha a rendelés időben el lett küldve.
A késve érkező szállítmányok gyakori okai, de a túl korai érkezés is problémát jelenthet. Sok kiskereskedő csak a meghatározott időpontokban fogad szállítmányokat. A korai érkezések elutasításra kerülhetnek, újraütemezést igényelhetnek, vagy extra kezelési költségeket okozhatnak, mindezek levonásokhoz vezethetnek.
Csökkentsd a kockázatot, építs be elegendő időt a forgalom, időjárás és szállítási késések miatt, de kerüld el, hogy olyan korán szállítsd a csomagot, hogy az megérkezzen a tervezett kézbesítési idősáv előtt.
Szállítási módszerek és jóváhagyott szállítók A helytelen szállító használata többet tesz, mint hogy késlelteti a szállítmányt. Az áruk olyan útvonalon keresztül kerülhetnek kiszállításra, amelyet a kiskereskedő sosem jóváhagyott, növelve a szállítási költségeket és problémákat okozva az átvétel során.
Ha a szállítását egy harmadik fél logisztikai szolgáltatója (3PL) végzi, győződjön meg róla, hogy követik a kiskereskedő útmutatóját. Egy beszállító még mindig megkaphatja a visszatérítést, még akkor is, ha a szállítási hiba egy másik cég által történt.
Megrendelési pontosság Sok beszerzési rendelési hiba történik azért, mert az információkat kézzel írják be egy másik rendszerbe. Termékmennyiségek, tételszámok és beszerzési rendelésszámok mind elírhatók.
Az integrált készlet- vagy rendeléskezelő rendszerek használata segít csökkenteni a manuális adatbevitelt, ezáltal a hibák kisebb valószínűséggel fordulnak elő.
Csomagolás és karton specifikációk
Sok beszállító azt feltételezi, hogy egy erős doboz használata elegendő. Nem így van. Az kiskereskedők gyakran meghatározzák a pontos kartonméretet, a súlyhatárt, sőt még azt is, hogyan kell becsomagolni a termékeket a kartonban.
Egy gyakori hiba az, hogy továbbra is az régi csomagolási követelményeket használják, miután az kiskereskedő frissíti a Szállítói Megfelelőségi Kézikönyvét. Rendszeresen ellenőrizze ezeket a követelményeket, ne hagyatkozzon az előző szállítmányokra.
3. ASN-ek és EDI követelmények
Egy előzetes hajózási értesítés (ASN) egy elektronikus értesítés, amelyet egy szállítmány megérkezése előtt küldenek el. Megmondja a kiskereskedőnek, mire számíthat, beleértve a termékeket, mennyiségeket, dobozokat és raklapokat. Sok kiskereskedő ASN-eket kap Elektronikus adatcsere Az EDI (Electronic Data Interchange) egy szabványos rendszer a vállalatok közötti üzleti dokumentumok cseréjére.
Egy gyakori hiba az ASN túl késői elküldése vagy olyan információk tartalmazása, amelyek nem egyeznek a szállítmánnyal. Az EDI dokumentumok is okozhatnak visszatérítéseket, ha rossz formátumban vagy hiányzó vagy érvénytelen adatokat tartalmazva vannak elküldve.
Szükséges szállítási dokumentumok
Az elektronikus dokumentumok csak része a folyamatnak. A szállítmánynak pontos támogató dokumentumokra is szüksége van, például a csomagolólista, számla és fuvarlevelek.
Ezeknek a dokumentumoknak egymással és magával a szállítmánnyal kell egyezniük. A mennyiségek, termékszámok vagy vásárlási rendelésszámok közötti különbségek gyakran kézi ellenőrzéseket igényelnek, és késleltethetik a átvételt.
Raklap konfiguráció és kezelési utasítások
Az üzletek gyakran részletes raklapkövetelményeket támasztanak, amelyek túlmutatnak a termékek rendezett halmozásán. Előfordulhat, hogy meghatározzák a raklap méretét, a maximális magasságot, a súlykorlátokat, a stretch-fóliázási módszereket és a termékek elhelyezését.
A raktári csapatoknak egy standard raklapépítési folyamatot kellene használniuk, ahelyett, hogy minden alkalmazottnak magának döntenie kellene arról, hogyan rakja egymásra a szállítmányokat. A következetesség segít megelőzni az ismétlődő szabálytalanságokat.
Amikor egy kiskereskedő visszatérítést kér, általában már órákkal vagy akár napokkal korábban megtörtént a hiba. A szabályozási követelmények rendszeres felülvizsgálata, a szállítmányadatok ellenőrzése a feladás előtt, valamint a raktár folyamatainak szabványosítása az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy idővel csökkentsük a levonásokat.
Termékcímkék és vonalkódok elhelyezése
A termékcímke problémái gyakran apró részletekből adódnak. A címkéket rossz helyre helyezhetik el, elavult információkat tartalmazhatnak, vagy nem egyezhetnek meg a vásárlási rendeléssel és szállítási dokumentumokkal. Ezek bármelyike lassíthatja a fogadást, és visszatérítési igényt eredményezhet.
A vonalkódok esetében az egyik legnagyobb kockázat a nyomtatási minőség. A gyenge kontrasztú, homályos szélekkel rendelkező, elmaszatolt vagy sérült címkékkel rendelkező vonalkódok akkor is egyenetlenül olvashatók lehetnek, ha elfogadhatónak tűnnek.
Egy másik gyakori hiba a vonalkód levágása, amikor a vonalkódot rövidítik egy kisebb helyre való illesztés érdekében. Ez csökkenti a szkennelés megbízhatóságát, késéseket okoz, és növeli a szkennelési hibák kockázatát, mégis a cégek még mindig ezt teszik, tudva a kockázatot.
Sok kiskereskedő szállítóktól is megköveteli, hogy a termékek kiszállítása előtt elérjék a minimális vonalkód ellenőrzési szintet. A vonalkód ellenőrzés a nyomtatási minőséget méri az ISO szabványoknak megfelelően - ezek az egységesen elfogadott nemzetközi szabályok biztosítják, hogy a termékek és technológiák mindenhol megbízhatóan működjenek.
Ez a folyamat segít azonosítani a nyomtatási problémákat, amelyeket egy átlagos vonalkódolvasó nem tud észlelni.
Napkelte 2027 és GS1 2D vonalkód megfelelőség
Ahogy a kiskereskedők felkészülnek a 2027-es Sunrise-ra, a vonalkód minősége továbbra is fontos szerepet fog játszani a beszállítói megfelelésben. Rossz minőségű GS1 2D vonalkódok ugyanazokat a szkennelési problémákat okozhatják, mint az 1D vonalkódok.
A GS1 2D vonalkódok többet tárolhatnak egy termékazonosítónál. Tartalmazhatnak olyan információkat is, mint például tételszámok, lejárati dátumok és sorozatszámok, javítva a termék visszakövethetőségét és a vásárlói elkötelezettséget. Az átmenet során sok termék mindkét típusú vonalkódot hordoz majd: 1D vonalkódot és GS1 2D vonalkódot is.
Az egészségügyi iparág már most is mutatja, milyen fontos a vonalkód minősége. A GS1 DataMatrix-t használó termékek általában legalább C (1.5) vonalkód ellenőrzési minősítést igényelnek.
Míg az egészségügy a vonalkódminőséget szabályozó megfelelésen keresztül kezeli, nem pedig visszatérítések révén, ez azt mutatja, hogy a vonalkód ellenőrzése már egy meghatározott követelmény a 2D vonalkódok esetében.
Sok kiskereskedő már most követeli a beszállítóktól, hogy megfeleljenek a vonalkód minőségi követelményeinek, vagy szolgáltassanak vonalkód ellenőrzési jelentéseket az 1D vonalkódokhoz. Ahogy a GS1 2D vonalkódok egyre elterjedtebbek lesznek, ésszerű elvárni hasonló minőségi követelményeket annak érdekében, hogy megbízható szkennelés biztosított legyen.
A vonalkód ellenőrzése lehetőséget ad a vállalkozásoknak némi tervezési rugalmasságra is. GS1 QR-kód vagy adatmátrix még mindig elérhet egy átmenő jegyet, ha a szín helyesen van használva, és a vonalkód követi a GS1 szabványokat.
Azonban túl sok tervezési változtatás, például gyenge színkontraszt vagy túlméretezett logók, csökkenthetik a szkennelés teljesítményét és növelhetik a jövőbeni szabályozási problémák kockázatát.
Az alapvető üzenet: Az összhang hatékonyságot eredményez
A beszállítói visszatérítések egyszerűen egy módja annak, hogy a kiskereskedők visszaszerezzék a beszállítók nem megfeleléséből eredő költségeket az MVA-ban megállapított feltételek szerint.
Ezek a követelmények azért léteznek, hogy a termékek zökkenőmentesen haladhassanak a beszállítási láncban. Amikor a szállítmányok időben érkeznek, megfelelően vannak címkézve, és megfelelnek az kiskereskedő szabványainak, a boltok gyorsabban tudják feltölteni a készleteiket, és a vásárlók nagyobb eséllyel találják meg, amire szükségük van a polcon.
Bár a visszatérítés segít a kiskereskedőknek némi költségük megtérítésében, nem állítja vissza az elveszített eladásokat vagy ügyfélbizalmat. Üres polcok, késleltetett szállítások és átvételi problémák továbbra is befolyásolhatják a vásárlási élményt, és mind a kiskereskedőt, mind a beszállítót károsíthatják.
A legjobb módja annak, hogy elkerüljük ezeket a veszteségeket, az az, ha a beszállítói megfelelőséget mindennapi működésünk részeként kezeljük. A kiskereskedő követelményeinek betartása, a vonalkód minőségének ellenőrzése és a szállítmányok átnézése, mielőtt elhagyják az üzemet, segíthet csökkenteni a visszatérítéseket, megvédeni a bevételeket és erősebb kapcsolatot kialakítani a kiskereskedelmi partnerekkel.
Általános kérdések
Mi a visszatérítés és a visszatérítési igény közötti különbség?
Visszatérítés az a pénz, amit az eladó visszaigér a vevőnek.
A chargeback is a forced deduction triggered by a dispute or a compliance failure, not a voluntary decision by the party paying. There are two versions: Customer and Vendor/retail
Veszteséget okoznak a visszatérítések egy vállalkozásnak?
Igen, a beszállítói visszatérítések csökkentik a beszállító bevételeit a fizetésekből levont költségek révén. Az ismétlődő visszatérítések csökkenthetik a beszállító teljesítményértékeléseit, megterhelhetik a kiskereskedői kapcsolatokat, és növelhetik a visszautasított szállítmányok vagy csökkentett üzleti lehetőségek kockázatát.
Lehet vitatni egy szolgáltató visszatérítési/kivonási igényét?
Igen. A legtöbb kiskereskedő lehetővé teszi a beszállítók számára, hogy vitázzák a szállítói visszatérítést meghatározott időn belül. Attól függően, hogy a kiskereskedőtől, ez az időszak 15 és 90 nap között lehet a levonás vagy igény bejelentése után. A határidő elmulasztása általában azt jelenti, hogy a visszatérítés véglegessé válik, függetlenül a támogató bizonyítékoktól.
A folyamatot és a szükséges dokumentumokat általában a MVA vagy a Beszállítói Megfelelőségi Kézikönyv írja le. A beszállítóknak bizonyítékokat kell szolgáltatniuk, például a szállítás igazolását, szállítási nyilvántartásokat, ASN megerősítéseket vagy vonalkód ellenőrzési jelentéseket, hogy alátámasszák igényüket.
Kell-e betartani a GS1 szabványokat a beszállítói visszatérítések elkerülése érdekében?
Ez attól függ, hogy az eladó milyen követelményeket támaszt. Azok az eladók, akik GS1 szabványok a POS szkenneléshez, készletkezeléshez vagy ellátási lánc műveleteihez szállítóknak is követniük kell azokat.
A követelmények teljesítése segít megelőzni a szkennelési problémákat és a szabályozási problémákat, amelyek beszállítói visszatérítési követelésekhez vezethetnek.
FIGYELMEZTETÉS Elismerjük, hogy a GS1, valamint az anyagok, szabadalmak, védjegyek és minden egyéb szellemi tulajdonjog (együttesen "szellemi tulajdon") használatával kapcsolatos szellemi tulajdon a GS1 Global tulajdonát képezi, és annak használata a GS1 Global által meghatározott feltételek szerint történik.
