Verkoper Terugvorderings: Hoe Dit Werk en Hoe Om Dit Te Nulstel
Te lank; nie gelees nie
|
'n Verkoperterugboeking is 'n aftrek wat 'n kleinhandelaar maak van die bedrag wat dit 'n verskaffer skuld wanneer die verskaffer nie aan ooreengekome vereistes voldoen nie. Hierdie vereistes kan sluit in versendingsdae, verpakkingsstandaarde, produketikettering, of vereiste dokumentasie.
Moenie dit verwar met 'n kliëntterugboeking nie. Daardie terugboeking gebeur wanneer 'n kaarthouer 'n aankoop met hul bank betwis, wat die betaling kan omkeer.
Beskadigde of defekte produkte van die verskaffer word dikwels hanteer deur aparte kwaliteitsklagtes, terugkeer, of waarborgooreenkomste.
Hoe werk 'n verkoper-terugboeking?
Dit begin alles met die Meestervendor-ooreenkoms (MVA). Dit is 'n kontrak tussen 'n kleinhandelaar en 'n verskaffer. Dit verduidelik hoe hulle saam sal werk, insluitende betalingsvoorwaardes, afleweringskedules, produkvereistes, en ander besigheidsreëls.
Een gedeelte van hierdie ooreenkoms is die Verskaffer Nakomingshandleiding, ook genoem 'n Roetegids. Jy kan dit beskou as 'n handleiding wat verskaffers presies vertel hoe die kleinhandelaar wil hê dat bestellings voorberei en gestuur moet word.
'n Verskaffer nakomingshandleiding sluit gewoonlik instruksies in vir:
- Verpakkingsprodukte en kartonne
- Plaas produk-etikette en strepieskodes
- Met goedgekeurde vervoerders
- Voldoen aan afleweringsdatums en afspraaktye
- Produktemet die regte koopooreenstem
- Stuur Gevorderde Verskeep Kennisgewings (ASNs), wat laat kleinhandelaars weet wat op pad is voordat die versending die pakhuis bereik
- Verskaffing van die vereiste versendings dokumente
- Bou en verpak pallette korrek
Wanneer 'n versending arriveer, kontroleer die kleinhandelaar of die verskaffer hierdie instruksies gevolg het. As iets nie aan die vereistes voldoen nie, neem die kleinhandelaar die probleem op en evalueer 'n terugvordering, wat as 'n nakomingsaftrek op die faktuur toegepas word.
Die bedrag wat afgetrek word, hang af van die kleinhandelaar se reëls in die MVA en die Verskaffer-nakomingshandleiding. Daar is geen standaardbedrag nie, omdat elke kleinhandelaar sy eie beleid bepaal. Hier is voorbeelde basisse:
| Verkoper Terugvorderingsgrondslag | Werklike-wêreldvoorbeeld |
| 'n Vaste fooi vir elke fout | Walmart se SQEP (Supplier Quality Excellence Program)koste 'n plat bedrag van $200 per aankooporder vir 'n ontbrekende of laat ASN. Target hef 'n plat fooi van $250 per oortreding vir onkorrekte of ontbrekende EDI-transaksiesets. |
| 'n persentasie van die faktuurwaarde | Home Depot hef 5% van die faktuurwaarde vir versendings wat buite die goedgekeurde roetegids arriveer. Kohl's hef 3% van die faktuurwaarde vir vulkoers-oortredings waar die verskaffer onder die vereiste vulkoersdrempel verskeep. |
| 'n fooi vir elke produk, karton, of palet met 'n probleem | Amazon hef verkopers 'n per-eenheidfooi vir voorbereidings-oortredings, soos items wat arriveer sonder vereiste polisakkies of verstikkingswaarskuwings-etikette. Costco hef 'n per-palletfooi vir pallets wat nie aan sy spesifieke hoogte- en gewigvereistes voldoen nie. |
Die werklike koste van die oplossing van die probleem, soos die heretikettering van produkte of ekstra pakhuisarbeid Dit verteenwoordig die "terugvordering" in sy puurste vorm: kosteverplasing . | Macy's hef die werklike koste vir die hermerking van handelsware wat met verkeerde of ontbrekende UPC-etikette arriveer, insluitende arbeid en materiale. CVS hef die werklike pakhuisarbeidskoste aan verskaffers wanneer versendings herwerk moet word as gevolg van nie-voldoenende binne-verpakking konfigurasies. |
Die verskaffer ontvang gewoonlik 'n kennisgewing wat verduidelik wat verkeerd gegaan het, watter reël oortree is, en hoe die aftrek bereken is.
In eenvoudige terme werk die proses so:
Ooreenkoms → Verskaffer stuur die bestelling → Kleinhandelaar kontroleer die versending → 'n Reël word oortree → Die kleinhandelaar bereken die terugvordering → Die bedrag word afgetrek van die verskaffer se betaling.
Na-audit Aftrekkings
Nie alle terugvorderings verskyn op die huidige faktuur nie. Sommige kleinhandelaars voer oudits uit nadat fakture verwerk is en mag voldoeningsprobleme identifiseer wat tydens ontvangs gemis is.
Wanneer dit gebeur, gee die kleinhandelaar 'n na-audit-aftrek uit, waar die bedrag afgetrek word van 'n toekomstige betaling in plaas van die oorspronklike faktuur. Hierdie aftrekkings kan maande of selfs jare na die oorspronklike transaksie uitgereik word.
Hoe om Verskaffer Terugvorderings te Vermy
Hierdie tipes terugvorderings is voorkombaar. Die uitdaging is dat baie nakomingskwessies lank voor 'n versending die kleinhandelaar bereik, plaasvind. Dit begin dikwels met verouderde instruksies, ontbrekende data, of klein foute wat onopgemerk bly totdat die versending ontvang word.
Volgens OTIF (Op Tyd, In Volle)
Meet of 'n bestelling binne die vereiste afleweringsvenster arriveer (Tydig) of volledig en akkuraat arriveer (Volledig).
Dit behels die volgende vereistes. Die meeste is maklik om te verstaan, maar die besonderhede is waar baie verskaffers verkeerd gaan.
Afleweringsvensters en afspraakbeplanning Winkels meet nakoming deur wanneer 'n versending arriveer, nie wanneer dit jou pakhuis verlaat nie. As die afleweringsvenster gemis word, kan dit lei tot 'n terugslag, selfs as die bestelling betyds versend is.
Laat aflewerings is 'n algemene oorsaak, maar om te vroeg aan te kom kan ook 'n probleem wees. Baie kleinhandelaars aanvaar versendings net gedurende geskeduleerde afspraaktye. Vroeë aankomste kan afgekeer word, reskedulering vereis, of ekstra hanteringskoste veroorsaak, wat almal tot aftrekkings kan lei.
Om die risiko te verminder, bou genoeg tyd vir verkeer, weer en vervoer vertragings in, maar vermy om so vroeg te verskep dat die bestelling voor sy geskeduleerde afleweringsvenster arriveer.
Versendingsmetodes en Goedgekeurde Vervoerders Die gebruik van die verkeerde vervoerder doen meer as net 'n versending vertraag. Dit kan produkte deur 'n roeteproses stuur wat die kleinhandelaar nooit goedgekeur het nie, wat vervoerkoste verhoog en ontvangsprobleme skep.
As jou versending hanteer word deur 'n derde-party logistieke diensverskaffer (3PL), maak seker hulle volg die kleinhandelaar se roetegids. 'n Verskaffer kan steeds die terugslag ontvang selfs as die versendingsfout deur 'n ander maatskappy gemaak is.
Aankooporder-noukeurigheid Baie aankoopbestellingsfoute gebeur omdat inligting handmatig in 'n ander stelsel ingevoer word. Produk hoeveelhede, itemnommers, en aankoopbestellingsnommers kan almal verkeerd getik word.
Die gebruik van geïntegreerde voorraad- of bestuurstelsels help om handmatige data-invoer te verminder, waardoor hierdie foute minder waarskynlik is.
Verpakkings- en kartonspeifikasies
Baie verskaffers aanvaar dat die gebruik van 'n stewige boks genoeg is. Dit is nie. Kleinhandelaars spesifiseer dikwels die presiese kartongrootte, gewiggrens, en selfs hoe produkte binne die karton verpak moet word nie.
'n Algemene fout is om aan te hou om ou verpakkingsvereistes te gebruik nadat die kleinhandelaar sy Verskaffer Nakomingshandleiding opdateer. Hersien hierdie vereistes gereeld in plaas van te staat op vorige versendings.
3. ASNs en EDI-vereistes
'n Gevorderde Skipkennisgewing (ASN) is 'n elektroniese kennisgewing wat gestuur word voordat 'n versending arriveer. Dit vertel die kleinhandelaar wat om te verwag, insluitend die produkte, hoeveelhede, kartonne, en pallette. Baie kleinhandelaars ontvang ASNs deur Elektroniese Data-uitruil 'n Standaardstelsel vir die uitruil van besigheidsdokumente tussen maatskappye.
'n Algemene fout is om die ASN te laat te stuur of om inligting in te sluit wat nie met die versending ooreenstem nie. EDI-dokumente kan ook terugvorderings veroorsaak as hulle in die verkeerde formaat gestuur word of as hulle ontbrekende of ongeldige data bevat.
Vereiste Versendingsdokumente
Elektroniese dokumente is slegs 'n deel van die proses. Die versending benodig ook akkurate ondersteunende dokumente, soos die pakkingslip, faktuur, en vragbrief.
Hierdie dokumente moet met mekaar ooreenstem en met die versending self. Verskille in hoeveelhede, produknommers, of aankoopordernommers vereis dikwels handmatige kontroles, en vertraag die ontvangs.
Palletkonfigurasie en Hanteringsinstruksies
Handelaars het dikwels gedetailleerde paletvereistes wat verder gaan as om produkte netjies te stapel. Hulle kan paletgrootte, maksimum hoogte, gewiggrense, strekfoliemetodes en produkplaasings spesifiseer.
Spanspanningspanne moet 'n standaard paletbouproses gebruik eerder as om elke werknemer te laat besluit hoe om versendings te stapel. Konsekwentheid help om herhaalde nakomings-oortredings te voorkom.
Teen die tyd wat 'n kleinhandelaar 'n terugboeking doen, het die fout gewoonlik ure of selfs dae vroeër plaasgevind. Dit is een van die mees doeltreffende maniere om aftrekkings oor tyd te verminder deur gereeld nakomingvereistes te hersien, versendingdata te valideer voordat dit uitgestuur word, en die standaardisering van pakhuiseprosesse.
Plaas Produk Etikette en Strepieskodes
Produk-etiketprobleme word dikwels veroorsaak deur klein besonderhede. Etikette kan in die verkeerde plek geplaas word, verouderde inligting bevat, of nie ooreenstem met die aankooporder en versendingsdokumente nie. Enige van hierdie kan ontvangs vertraag en tot 'n terugboeking lei.
Vir strepieskodes is een van die grootste risiko's drukkwaliteit. Strepieskodes met lae kontras, bewolkte kante, vlekke, of beskadigde etikette kan oneweredig skandeer selfs al lyk hulle aanvaarbaar.
'n Ander algemene fout is streepkode afsnyding, waar die streepkode verkort word om in 'n kleiner spasie te pas. Dit verminder die betroubaarheid van skandering, veroorsaak vertragings, en verhoog die risiko van skanderingsmislukkings, nogtans doen maatskappye dit steeds, terwyl hulle bewus is van die risiko.
Baie kleinhandelaars vereis ook dat verskaffers 'n minimum strepieskode-verifikasiegraad haal voordat produkte versend word. Strepieskode-verifikasie meet drukkwaliteit teenoor ISO-standaarde—internasionaal ooreengekome reëls wat verseker dat produkte en tegnologieë betroubaar oral werk.
Hierdie proses help om drukprobleme te identifiseer wat 'n gewone barkode-skandeerder nie kan opspoor nie.
Sonopkoms 2027 en GS1 2D Streepkode Voldoening
Wanneer kleinhandelaars vir Sunrise 2027 voorberei, sal barkode-kwaliteit 'n belangrike deel van vervaardiger-nakoming bly. Swak kwaliteit GS1 2D-strepekode kan dieselfde skanderingprobleme as 1D-strepe veroorsaak.
GS1 2D-strepekode kan meer as 'n produkidentifiseerder stoor. Dit kan ook inligting soos lotnommers, vervaldata en serienommers insluit, wat produk naspeurbaarheid en kliëntbetrokkenheid verbeter. Tydens die oorgang sal baie produkte beide 'n 1D-strepekode en 'n GS1 2D-strepekode dra.
Die gesondheidsorgbedryf toon reeds hoe belangrik streepkodekwaliteit is. Produkte wat 'n GS1 DataMatrix gebruik, vereis gewoonlik 'n minimum streepkodeverifikasiegraad van C (1.5).
Terwyl gesondheidsorg streepkode-kwaliteit hanteer deur regulering nakoming eerder as terugbetalings, toon dit dat streepkode-verifikasie reeds 'n gevestigde vereiste is vir 2D-streepkodes.
Baie kleinhandelaars vereis reeds dat verskaffers aan streepkode-kwaliteitsvereistes voldoen of streepkode-verifikasieverslae vir 1D-streepkodes voorsien. Aangesien GS1 2D-streepkodes meer algemeen word, is dit redelik om soortgelyke kwaliteitsvereistes te verwag om betroubare skandering te verseker.
Streepkodeverifikasie gee besighede ook 'n mate van ontwerpvryheid. GS1 QR-kode of Data Matrix Ek kan steeds 'n slaagsyfer behaal wanneer die kleur korrek gebruik word, en die strepieskode voldoen aan GS1-standaarde.
Egter, te veel ontwerpwysigings, soos swak kleurkontraste of oorgroot handelsmerke, kan skandeerprestasie verminder en die risiko van toekomstige nakomingsprobleme verhoog.
Die onderste lyn: Nakoming dryf doeltreffendheid aan
Verkoper terugvorderings is eenvoudigweg 'n manier vir kleinhandelaars om die koste van verskaffer nie-nakoming te herwin onder die ooreengekome terme in die MVA.
Hierdie vereistes bestaan om produkte vlot deur die voorsieningsketting te laat beweeg. Wanneer versendings betyds arriveer, behoorlik geëtiketteer is, en aan die kleinhandelaar se standaarde voldoen, kan winkels produkte vinniger stoor, en is dit waarskynliker dat klante sal vind wat hulle op die rak nodig het.
Terwyl 'n terugboeking handelaars help om 'n deel van hul koste te herwin, herwin dit nie verlore verkope of kliëntevertroue nie. Leë rakke, vertraagde aflewerings en ontvangsprobleme kan steeds die inkopieservaring beïnvloed en beide die handelaar en die verskaffer benadeel.
Die beste manier om hierdie verliese te vermy, is om voldoening aan die verskaffer te beskou as deel van jou alledaagse bedrywighede. Om aan die kleinhandelaar se vereistes te voldoen, streepkode-kwaliteit te kontroleer, en versendings te hersien voordat hulle jou fasiliteit verlaat, kan help om terugslae te verminder, jou inkomste te beskerm, en 'n sterker verhouding met jou kleinhandelvennote op te bou.
Gewone Vrae
Wat is 'n terugboeking teenoor 'n terugbetaling?
'n Terugbetaling is geld wat die verkoper saamstem om aan die kliënt terug te gee.
'n Terugboeking is 'n gedwonge aftrek wat geaktiveer word deur 'n geskil of 'n nie-nakoming van nakoming, nie 'n vrywillige besluit deur die betalende party nie. Daar is twee weergawes: Kliënt en Verskaffer/winkel
Maak terugvorderings skade aan 'n besigheid?
Ja, verkoperterugbetalings verminder 'n verskaffer se inkomste deur kostes van betalings af te trek. Herhaalde terugbetalings kan ook verskaffer se prestasiesyfers verlaag, kleinhandelaarverhoudings belas, en die risiko van verwerping van versendings of verminderde besigheidsgeleenthede verhoog.
Kan jy 'n verkoper-terugboeking/geldafhouding betwis?
Ja. Die meeste kleinhandelaars laat verskaffers toe om 'n verkoper-terugvordering binne 'n bepaalde tyd te betwis. Afhangende van die kleinhandelaar, kan hierdie tydperk wissel van 15 tot 90 dae na die aftrekking of eis kennisgewing. As die sperdatum verby is, beteken dit gewoonlik dat die terugvordering finaal word, ongeag die ondersteunende bewyse.
Die proses en vereiste dokumente word gewoonlik beskryf in die MVA of Verskaffer Nakomingshandleiding. Verskaffers moet bewyse voorsien, soos bewys van aflewering, versendingsrekords, ASN bevestigings, of barkode verifikasieverslae, om hul eis te ondersteun.
Is dit nodig om GS1-standaarde te volg om verkoper-terugslae te vermy?
Dit hang af van die kleinhandelaar se vereistes. Kleinhandelaars wat gebruik GS1 standaarde vir POS-skandering, voorraadbestuur, of voorsieningsketting-operasies mag vereis dat verskaffers dit ook volg.
Die nakoming van hierdie vereistes help om skanderingprobleme en nakomingsprobleme te voorkom wat kan lei tot verkoperterugbetalings.
DISCLAIMER Ons erken dat GS1, sowel as die materiale, eiendomsitems, en alle verwante patente, kopiereg, handelsmerk, en ander intellektuele eiendom (gesamentlik, "intellektuele eiendom") wat verband hou met die gebruik daarvan, die eiendom is van GS1 Global, en dat ons gebruik daarvan in ooreenstemming met die voorwaardes wat deur GS1 Global voorsien word, sal wees.
