Cargos de proveedores: Cómo funciona y cómo anularlo
TL;DR:
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Un contracargo de proveedor es una deducción que un minorista realiza del monto que debe a un proveedor cuando este no cumple con los requisitos acordados. Estos requisitos pueden incluir plazos de envío, estándares de empaque, etiquetado de productos o documentación requerida.
No lo confundas con un contracargo de cliente. Ese contracargo ocurre cuando un titular de tarjeta disputa una compra con su banco, lo que puede revertir el pago.
Los productos dañados o defectuosos del proveedor suelen ser gestionados a través de reclamaciones de calidad separadas, devoluciones o acuerdos de garantía.
¿Cómo funciona un contracargo de proveedor?
Todo comienza con el Acuerdo Maestro de Proveedor (MVA). Este es un contrato entre un minorista y un proveedor. Explica cómo trabajarán juntos, incluidos los términos de pago, los horarios de entrega, los requisitos de productos y otras reglas comerciales.
Una sección de este acuerdo es el Manual de Cumplimiento del Proveedor, también llamado Guía de Enrutamiento. Puedes pensar en él como un manual que le indica a los proveedores exactamente cómo el minorista quiere que los pedidos sean preparados y enviados.
Un manual de cumplimiento del proveedor generalmente incluye instrucciones para:
- Embalaje de productos y cajas
- Colocando etiquetas de productos y códigos de barras
- Utilizando transportistas de envío aprobados
- Cumplir con las fechas de entrega y los horarios de cita
- Asociar productos con la orden de compra correcta
- Enviando Avisos de Envío Avanzados (ASNs), qué les permite a los minoristas saber qué está llegando antes de que el envío llegue al almacén
- Proporcionando los documentos de envío requeridos
- Construyendo y envolviendo paletas correctamente
Cuando llega un envío, el minorista verifica si el proveedor siguió estas instrucciones. Si algo no cumple con los requisitos, el minorista registra el problema y evalúa un cargo de devolución, que se aplica como una deducción de cumplimiento en la factura.
La cantidad deducida depende de las reglas del minorista en el MVA y el Manual de Cumplimiento del Proveedor. No hay una cantidad estándar porque cada minorista establece sus propias políticas. Aquí hay bases de muestra:
| Base de devolución de cargo del proveedor | Muestra del mundo real |
| Una tarifa fija por cada error | Programa de Excelencia en Calidad de Proveedores de Walmart (SQEP)cargos un pago fijo de $200 por orden de compra faltante o ASN tardío. Target cobra una tarifa fija de $250 por violación por conjuntos de transacciones EDI incorrectos o faltantes. |
| Un porcentaje del valor de la factura | Home Depot cobra el 5% del valor de la factura por envíos que llegan fuera de la guía de enrutamiento aprobada. Kohl's cobra el 3% del valor de la factura por violaciones de tasa de llenado cuando el proveedor envía por debajo del umbral de tasa de llenado requerido. |
| Una tarifa por cada producto, caja o palet con un problema | Amazon cobra a los proveedores una tarifa por unidad por violaciones de preparación, como artículos que llegan sin las bolsas de polietileno requeridas o etiquetas de advertencia de asfixia. Costco cobra una tarifa por pallet para los pallets que no cumplen con sus requisitos específicos de altura y peso. |
El costo real de solucionar el problema, como volver a etiquetar productos o contratar mano de obra adicional en el almacén Esto representa el "contracargo" en su forma más pura: traslado de costos . | Macy's cobra a los proveedores el costo real de volver a etiquetar la mercancía que llega con etiquetas de UPC incorrectas o faltantes, incluyendo mano de obra y materiales. CVS cobra a los proveedores el costo real de la mano de obra del almacén incurrido cuando los envíos requieren trabajos adicionales debido a configuraciones de empaque interno no conformes. |
El proveedor suele recibir una notificación explicando qué salió mal, qué regla se infringió y cómo se calculó la deducción.
En términos simples, el proceso funciona así:
Acuerdo → El proveedor envía el pedido → El minorista verifica el envío → Se rompe una regla → El minorista calcula el contracargo → La cantidad se deduce del pago del proveedor.
Deducciones posteriores a la auditoría
No todos los contracargos aparecen en la factura actual. Algunos minoristas realizan auditorías después de que las facturas hayan sido procesadas y pueden identificar problemas de cumplimiento que se pasaron por alto durante la recepción.
Cuando esto sucede, el minorista emite una deducción post-auditoría, donde la cantidad se descuenta de un pago futuro en lugar de la factura original. Estas deducciones pueden ser emitidas meses o incluso años después de la transacción original.
Cómo evitar los contracargos de proveedores
Estos tipos de contracargos son prevenibles. El desafío es que muchas cuestiones de cumplimiento suceden mucho antes de que un envío llegue al minorista. A menudo comienzan con instrucciones desactualizadas, datos faltantes o pequeños errores que pasan desapercibidos hasta que se recibe el envío.
Siguiendo OTIF (A tiempo, completo)
Mide si un pedido llega dentro de la ventana de entrega requerida (A tiempo) o llega completo y preciso (Completo).
Involucra los siguientes requisitos. La mayoría son fáciles de entender, pero los detalles son donde muchos proveedores se equivocan.
Ventanas de entrega y programación de citas Los minoristas miden el cumplimiento según cuándo llega un envío, no cuándo sale de tu almacén. Perder la ventana de entrega puede resultar en un cargo de devolución, incluso si el pedido se envió a tiempo.
Los retrasos en las entregas son una causa común, pero llegar demasiado temprano también puede ser un problema. Muchos minoristas aceptan envíos solo durante los horarios de cita programados. Las llegadas tempranas pueden ser rechazadas, requerir reprogramación o incurrir en costos adicionales de manipulación, todo lo cual puede resultar en deducciones.
Para reducir el riesgo, planifique suficiente tiempo para el tráfico, el clima y los retrasos de los transportistas, pero evite enviar tan temprano que el pedido llegue antes de su ventana de entrega programada.
Métodos de envío y transportistas aprobados Usar el transportista incorrecto no solo retrasa un envío. Puede enviar productos a través de un proceso de enrutamiento que el minorista nunca aprobó, aumentando los costos de transporte y creando problemas de recepción.
Si tu envío es manejado por un proveedor de logística de terceros (3PL), asegúrate de que sigan la guía de enrutamiento del minorista. Un proveedor aún puede recibir el cargo de penalización incluso si el error de envío fue cometido por otra empresa.
Precisión de la orden de compra Muchos errores en pedidos de compra ocurren porque la información se introduce manualmente en otro sistema. Las cantidades de productos, los números de artículo y los números de pedido pueden ser escritos incorrectamente.
El uso de sistemas integrados de inventario o gestión de pedidos ayuda a reducir la entrada manual de datos, lo que hace que estos errores sean menos probables.
Especificaciones de empaque y cartón
Muchos proveedores asumen que usar una caja resistente es suficiente. No lo es. Los minoristas a menudo especifican el tamaño exacto del cartón, el límite de peso e incluso cómo deben empacarse los productos dentro del cartón.
Un error común es seguir utilizando los antiguos requisitos de empaque después de que el minorista actualice su Manual de Cumplimiento del Proveedor. En lugar de depender de envíos anteriores, revisa estos requisitos regularmente.
3. Requisitos de ASN y EDI
Un Aviso de Embarque Avanzado (ASN) es un aviso electrónico enviado antes de que llegue un envío. Le informa al minorista qué esperar, incluyendo los productos, cantidades, cajas y pallets. Muchos minoristas reciben ASN a través de Intercambio Electrónico de Datos (EDI), un sistema estándar para intercambiar documentos comerciales entre empresas.
Un error común es enviar el ASN demasiado tarde o incluir información que no coincide con el envío. Los documentos EDI también pueden generar devoluciones si se envían en el formato incorrecto o contienen datos faltantes o inválidos.
Documentos de envío requeridos
Los documentos electrónicos son solo una parte del proceso. El envío también necesita documentos de respaldo precisos, como la hoja de embalaje, la factura y el conocimiento de embarque.
Estos documentos deben coincidir entre sí y con el envío en sí. Las diferencias en cantidades, números de producto o números de orden de compra a menudo requieren verificaciones manuales y retrasan la recepción.
Instrucciones de configuración y manejo de paletas
Los minoristas a menudo tienen requisitos detallados para los pallets que van más allá de apilar los productos ordenadamente. Pueden especificar el tamaño del pallet, la altura máxima, los límites de peso, los métodos de envoltura con film estirable y la colocación del producto.
Los equipos de almacén deben utilizar un proceso estándar de construcción de paletas en lugar de permitir que cada empleado decida cómo apilar los envíos. La consistencia ayuda a prevenir violaciones repetidas de cumplimiento.
Para cuando un minorista emite un contracargo, el error generalmente ha ocurrido horas o incluso días antes. Revisar regularmente los requisitos de cumplimiento, validar los datos de envío antes del despacho y estandarizar los procesos de almacén son algunas de las formas más efectivas de reducir las deducciones con el tiempo.
Colocando etiquetas de productos y códigos de barras
Los problemas con las etiquetas de los productos suelen ser causados por pequeños detalles. Las etiquetas pueden estar colocadas en la ubicación incorrecta, contener información desactualizada o no coincidir con la orden de compra y los documentos de envío. Cualquiera de estos problemas puede retrasar la recepción y provocar un contracargo.
Para los códigos de barras, uno de los mayores riesgos es la calidad de impresión. Los códigos de barras con bajo contraste, bordes borrosos, manchas o etiquetas dañadas pueden escanearse de manera inconsistente incluso si parecen aceptables.
Otro error común es la truncación del código de barras, donde se acorta el código de barras para que quepa en un espacio más pequeño. Esto reduce la fiabilidad del escaneo, causa retrasos y aumenta el riesgo de fallos en el escaneo, sin embargo, las empresas siguen haciéndolo, a pesar de conocer el riesgo.
Muchos minoristas también requieren que los proveedores cumplan con un grado mínimo de verificación de códigos de barras antes de que los productos sean enviados. La verificación de códigos de barras mide la calidad de impresión según las normas ISO, reglas acordadas internacionalmente que garantizan que los productos y tecnologías funcionen de manera confiable en todas partes.
Este proceso ayuda a identificar problemas de impresión que un escáner de códigos de barras normal no puede detectar.
Salida del sol 2027 y Cumplimiento de Código de Barras GS1 2D
A medida que los minoristas se preparan para Sunrise 2027, la calidad de los códigos de barras seguirá siendo una parte importante del cumplimiento del proveedor. Pobre calidad Códigos de barras 2D GS1 pueden causar los mismos problemas de escaneo que los códigos de barras 1D.
Los códigos de barras 2D de GS1 pueden almacenar más que un identificador de producto. También pueden incluir información como números de lote, fechas de vencimiento y números de serie, mejorando la trazabilidad del producto y la participación del cliente. Durante la transición, muchos productos llevarán tanto un código de barras 1D como un código de barras 2D de GS1.
La industria de la salud ya muestra lo importante que es la calidad del código de barras. Los productos que utilizan un GS1 DataMatrix comúnmente requieren un grado mínimo de verificación del código de barras de C (1.5).
Si bien la atención médica maneja la calidad de los códigos de barras a través del cumplimiento normativo en lugar de los contracargos, demuestra que la verificación de códigos de barras ya es un requisito establecido para los códigos de barras 2D.
Muchos minoristas ya requieren que los proveedores cumplan con los requisitos de calidad de códigos de barras o proporcionen informes de verificación de códigos de barras para códigos de barras 1D. A medida que los códigos de barras GS1 2D se vuelven más comunes, es razonable esperar requisitos de calidad similares para garantizar un escaneo confiable.
La verificación de códigos de barras también brinda a las empresas cierta flexibilidad de diseño. Código QR de GS1 o Matriz de Datos se puede lograr una calificación aprobatoria cuando se utiliza el color correctamente y el código de barras sigue los estándares de GS1.
Sin embargo, demasiados cambios de diseño, como un mal contraste de colores o logotipos demasiado grandes, pueden reducir el rendimiento del escaneo y aumentar el riesgo de problemas de cumplimiento en el futuro.
El punto clave: El cumplimiento impulsa la eficiencia
Los contracargos de proveedores son simplemente una forma para que los minoristas recuperen los costos de incumplimiento del proveedor según los términos acordados en el MVA.
Estos requisitos existen para mantener los productos moviéndose sin problemas a través de la cadena de suministro. Cuando los envíos llegan a tiempo, están correctamente etiquetados y cumplen con los estándares del minorista, las tiendas pueden surtir los productos más rápido y es más probable que los clientes encuentren lo que necesitan en el estante.
Si bien un contracargo ayuda a los minoristas a recuperar parte de sus costos, no recupera las ventas perdidas ni la confianza del cliente. Los estantes vacíos, las entregas retrasadas y los problemas de recepción aún pueden afectar la experiencia de compra y perjudicar tanto al minorista como al proveedor.
La mejor manera de evitar estas pérdidas es tratar el cumplimiento del proveedor como parte de sus operaciones diarias. Seguir los requisitos de su minorista, verificar la calidad del código de barras y revisar los envíos antes de que salgan de sus instalaciones puede ayudar a reducir los contracargos, proteger sus ingresos y construir una relación más sólida con sus socios minoristas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un contracargo frente a un reembolso?
Un reembolso es dinero que el vendedor acepta devolver al cliente.
Un contracargo es una deducción forzada desencadenada por una disputa o un incumplimiento de cumplimiento, no una decisión voluntaria por parte del que paga. Hay dos versiones: Cliente y Vendedor/minorista
¿Los contracargos perjudican a un negocio?
Sí, los contracargos de proveedores reducen los ingresos de un proveedor al deducir costos de los pagos. Los contracargos repetidos también pueden disminuir las puntuaciones de rendimiento del proveedor, tensar las relaciones minoristas y aumentar el riesgo de envíos rechazados u oportunidades comerciales reducidas.
¿Puedes impugnar un contracargo/deducción de proveedor?
Sí. La mayoría de los minoristas permiten a los proveedores impugnar un cargo de devolución de proveedor dentro de un tiempo especificado. Dependiendo del minorista, esta ventana puede variar de 15 a 90 días después de la deducción o aviso de reclamación. Perder la fecha límite generalmente significa que el cargo de devolución se vuelve definitivo, independientemente de la evidencia de respaldo.
El proceso y los documentos requeridos suelen describirse en el Manual de Cumplimiento del MVA o del Proveedor. Los proveedores deben proporcionar evidencia, como prueba de entrega, registros de envío, confirmaciones de ASN o informes de verificación de códigos de barras, para respaldar su reclamo.
¿Son necesarios los estándares de GS1 para evitar los rechazos de proveedores?
Depende de los requisitos del minorista. Minoristas que utilizan normas GS1 para el escaneo de POS, la gestión de inventario o las operaciones de la cadena de suministro pueden requerir que los proveedores también los sigan.
Cumplir con estos requisitos ayuda a prevenir problemas de escaneo y cumplimiento que pueden resultar en devoluciones de cargos por parte de los proveedores.
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