Leverandør Chargebacks: Sådan fungerer det og hvordan man undgår det
TL;DR:
|
En leverandørs tilbageførsel er en fratrækning, som en detailhandler foretager fra det beløb, den skylder en leverandør, når leverandøren ikke opfylder de aftalte krav. Disse krav kan omfatte forsendelsesfrister, emballeringsstandarder, produktmærkning eller påkrævet dokumentation.
Forveksl det ikke med en kunde tilbageførsel. Den tilbageførsel sker, når en kortindehaver bestrider et køb hos deres bank, hvilket kan omgøre betalingen.
Bemærk: Beskadigede eller defekte produkter fra leverandøren behandles ofte gennem separate kvalitetskrav, returneringer eller garantiaftaler.
Hvordan fungerer en leverandørfordring?
Det hele starter med Master Vendor Agreement (MVA). Dette er en kontrakt mellem en detailhandler og en leverandør. Den forklarer, hvordan de vil arbejde sammen, herunder betalingsbetingelser, leveringstidspunkter, produktkrav og andre forretningsregler.
En del af denne aftale er Leverandøroverensstemmelseshåndbogen, også kaldet en Rutevejledning. Du kan tænke på den som en vejledningsbog, der fortæller leverandører præcist, hvordan detailhandleren ønsker, at ordrer skal forberedes og sendes.
En leverandøroverensstemmelseshåndbog inkluderer normalt instruktioner til:
- Emballageprodukter og kartoner
- Placering af produktetiketter og stregkoder
- Brug af godkendte fragtfirmaer
- Møde leveringsdatoer og aftalt tidspunkter
- Matchende produkter med den korrekte købsordre
- Sending Forsendelsesmeddelelser (ASNs), som giver detailhandlere besked om, hvad der er på vej, inden forsendelsen når lageret
- At levere de nødvendige forsendelsesdokumenter
- Opbygning og indpakning af paller korrekt
Når en forsendelse ankommer, kontrollerer detailhandleren, om leverandøren har fulgt disse instruktioner. Hvis noget ikke lever op til kravene, registrerer detailhandleren problemet og vurderer en tilbageførsel, som anvendes som en overholdelsesfradrag på fakturaen.
Det trukne beløb afhænger af forhandlerens regler i MVA og Leverandøroverensstemmelseshåndbogen. Der er ikke noget standardbeløb, fordi hver forhandler fastsætter sine egne politikker. Her er eksempler på grundlag:
| Leverandør Chargeback Grundlag | Virkelighedsprøve |
| En fast afgift for hver fejl | Walmarts SQEP (Supplier Quality Excellence Program)gebyrer en fast sats på $200 pr. købsordre for en manglende eller forsinket ASN. Target opkræver et fast gebyr på $250 pr. overtrædelse for forkerte eller manglende EDI-transaktionssæt. |
| En procentdel af fakturaværdien | Home Depot opkræver 5% af fakturaværdien for forsendelser, der ankommer uden for den godkendte rutevejledning. Kohl's opkræver 3% af fakturaværdien for fyldningsgradsovertrædelser, hvor leverandøren sender under den krævede fyldningsgradstærskel. |
| Et gebyr for hvert produkt, kasse eller palle med et problem | Amazon opkræver leverandører et per-enhed gebyr for forberedelsesovertrædelser, såsom varer der ankommer uden påkrævede polyposer eller advarselsmærkater om kvælning. Costco opkræver et gebyr pr. palle for paller, der ikke opfylder dets specifikke højde- og vægtkrav. |
Den faktiske omkostning ved at løse problemet, såsom omlabeling af produkter eller ekstra lagerarbejde Dette repræsenterer "chargeback" i sin reneste form: omkostningsforskydning . | Macy's opkræver leverandører den faktiske omkostning ved at omlabelere varer, der ankommer med forkerte eller manglende UPC-mærkater, herunder arbejdskraft og materialer. CVS opkræver leverandører de faktiske lagerarbejdsomkostninger, der påløbes, når forsendelser kræver omarbejdning på grund af ikke-kompatible indre pakningskonfigurationer. |
Leverandøren modtager normalt en meddelelse, der forklarer, hvad der gik galt, hvilken regel der blev brudt, og hvordan fradraget blev beregnet.
I simple termer fungerer processen sådan:
Aftale → Leverandøren sender ordren → Detailhandleren kontrollerer forsendelsen → En regel brydes → Detailhandleren beregner tilbageførslen → Beløbet trækkes fra leverandørens betaling.
Post-audit fradrag
Ikke alle tilbageførsler vises på den nuværende faktura. Nogle detailhandlere udfører revisioner efter at fakturaer er blevet behandlet og kan identificere overholdelsesproblemer, der blev overset under modtagelse.
Når dette sker, udsteder detailhandleren en postauditfradrag, hvor beløbet trækkes fra en fremtidig betaling i stedet for den oprindelige faktura. Disse fradrag kan udstedes måneder eller endda år efter den oprindelige transaktion.
Hvordan undgår man leverandør-tilbageførsler?
Disse typer tilbageførsler kan forebygges. Udfordringen er, at mange overholdelsesproblemer sker længe før en forsendelse når frem til forhandleren. De starter ofte med forældede instruktioner, manglende data eller små fejl, der ikke opdages, før forsendelsen modtages.
Efterfølgende OTIF (Til tiden, i fuld)
Måler om en ordre ankommer inden for det krævede leveringsvindue (Til tiden) eller ankommer komplet og korrekt (Fuldt ud).
Det indebærer følgende krav. De fleste er lette at forstå, men detaljerne er, hvor mange leverandører går galt.
Leveringsvinduer og aftaleplanlægning Detailhandlere måler overholdelse ud fra hvornår en forsendelse ankommer, ikke hvornår den forlader dit lager. At misse leveringsvinduet kan resultere i en tilbageførsel, selvom ordren blev sendt til tiden.
Forsinkelser er en almindelig årsag, men at ankomme for tidligt kan også være et problem. Mange detailhandlere accepterer forsendelser kun i løbet af planlagte aftaltidspunkter. Tidlige ankomster kan blive afvist, kræve omplanlægning eller medføre ekstra håndteringsomkostninger, hvilket alt sammen kan resultere i fradrag.
For at reducere risikoen, skal du afsætte tilstrækkelig tid til trafik, vejr og forsinkelser hos transportøren, men undgå at sende så tidligt, at ordren ankommer før det planlagte leveringsvindue.
Forsendelsesmetoder og godkendte fragtfirmaer Brug af den forkerte transportør gør mere end at forsinke en forsendelse. Det kan sende produkter gennem en ruteproces, som detailhandleren aldrig har godkendt, hvilket øger transportomkostningerne og skaber modtageproblemer.
Hvis din forsendelse håndteres af en tredjeparts logistikudbyder (3PL), skal du sørge for, at de følger detailhandlerens rutevejledning. En leverandør kan stadig modtage en tilbageførsel, selvom forsendelsesfejlen blev begået af et andet firma.
Købsordre-nøjagtighed Mange indkøbsordrefejl sker, fordi information indtastes manuelt i et andet system. Produktmængder, varenumre og indkøbsordrenumre kan alle blive tastet forkert.
Brug af integrerede lager- eller ordrestyringssystemer hjælper med at reducere manuel indtastning af data, hvilket gør disse fejl mindre sandsynlige.
Emballage- og kartonspecifikationer
Mange leverandører antager, at det er nok at bruge en robust kasse. Det er det ikke. Detailhandlere specificerer ofte den præcise kartonstørrelse, vægtgrænse og endda hvordan produkter skal pakkes indeni kartonen.
En almindelig fejl er at fortsætte med at bruge gamle emballeringskrav, efter at forhandleren har opdateret sin Leverandør Overensstemmelsesmanual. Gennemgå disse krav regelmæssigt i stedet for at stole på tidligere forsendelser.
3. ASNs og EDI-krav
En forudgående skibsmeddelelse (ASN) er en elektronisk meddelelse, der sendes, før en forsendelse ankommer. Den fortæller detailhandleren, hvad de kan forvente, herunder produkter, mængder, kasser og paller. Mange detailhandlere modtager ASNs gennem Elektronisk dataudveksling EDI, et standard system til udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder.
En almindelig fejl er at sende ASN for sent eller inkludere information, der ikke stemmer overens med forsendelsen. EDI-dokumenter kan også udløse tilbageførsler, hvis de sendes i forkert format eller indeholder manglende eller ugyldige data.
Påkrævede forsendelsesdokumenter
Elektroniske dokumenter udgør kun en del af processen. Forsendelsen kræver også præcise støttedokumenter, såsom pakkeseddel, faktura og fragtbrev.
Disse dokumenter skal stemme overens med hinanden og forsendelsen selv. Forskelle i mængder, produktnumre eller indkøbsordrenumre kræver ofte manuelle kontroller og forsinkelser i modtagelsen.
Pallekonfiguration og håndteringsinstruktioner
Detailhandlere har ofte detaljerede pallekrav, der går ud over at stable produkter pænt. De kan specificere pallestørrelse, maksimal højde, vægtgrænser, strækfilmemetoder og produktplacering.
Lagerhold bør bruge en standard pallebygningsproces i stedet for at lade hver medarbejder beslutte, hvordan forsendelser skal stables. Konsistens hjælper med at forhindre gentagne overtrædelser af reglerne.
På det tidspunkt, hvor en forhandler udsteder en tilbageførsel, er fejlen normalt sket timer eller endda dage tidligere. Regelmæssig gennemgang af overholdelseskrav, validering af forsendelsesdata før afsendelse og standardisering af lagerprocesser er blandt de mest effektive måder at reducere fradrag over tid.
Placering af produktetiketter og stregkoder
Produktmærkeproblemer skyldes ofte små detaljer. Mærker kan være placeret på forkert sted, indeholde forældet information eller ikke stemme overens med købsordren og forsendelsesdokumenterne. Enhver af disse ting kan bremse modtagelsen og føre til en tilbageførsel.
For stregkoder er en af de største risici printkvaliteten. Stregkoder med lav kontrast, slørede kanter, smuds eller beskadigede mærkater kan scanne inkonsekvent, selvom de ser acceptable ud.
En anden almindelig fejl er stregkodetrunkering, hvor stregkoden forkortes for at passe til en mindre plads. Dette reducerer scanningspålideligheden, forårsager forsinkelser og øger risikoen for scanningsfejl, alligevel fortsætter virksomheder med at gøre dette, vel vidende om risikoen.
Mange detailhandlere kræver også, at leverandører opfylder en minimumsstregkodeverifikationskarakter, før produkter sendes. Stregkodeverifikation måler trykkvaliteten mod ISO-standarder - internationalt aftalte regler, der sikrer, at produkter og teknologier fungerer pålideligt overalt.
Denne proces hjælper med at identificere trykkeriproblemer, som en almindelig stregkodescanner ikke kan registrere.
Solopgang 2027 og GS1 2D stregkodeoverensstemmelse
Når detailhandlere forbereder sig til Sunrise 2027, vil stregkodekvalitet forblive en vigtig del af leverandøroverholdelse. Dårlig kvalitet GS1 2D stregkoder kan forårsage de samme scanningsproblemer som 1D-stregkoder.
GS1 2D-stregkoder kan gemme mere end en produktidentifikator. De kan også indeholde oplysninger såsom batchnumre, udløbsdatoer og serienumre, hvilket forbedrer produktsporing og kundekontakt. Under overgangen vil mange produkter bære både en 1D-stregkode og en GS1 2D-stregkode.
Sundhedssektoren viser allerede, hvor vigtig stregkodekvaliteten er. Produkter, der bruger en GS1 DataMatrix, kræver normalt en minimumsstregkodeverifikationskarakter på C (1,5).
Mens sundhedsvæsenet håndterer stregkodekvalitet gennem reguleringsmæssig overholdelse i stedet for tilbageførsler, viser det, at stregkodeverifikation allerede er et etableret krav for 2D-stregkoder.
Mange detailhandlere kræver allerede, at leverandører opfylder stregkodekvalitetskrav eller leverer stregkodeverifikationsrapporter for 1D-stregkoder. Når GS1 2D-stregkoder bliver mere almindelige, er det rimeligt at forvente lignende kvalitetskrav for at sikre pålidelig scanning.
Stregkodeverifikation giver også virksomheder en vis designfleksibilitet. GS1 QR-kode eller Data Matrix Du kan stadig opnå en bestået karakter, når farve bruges korrekt, og stregkoden følger GS1-standarderne.
Dog for mange designændringer, såsom dårlig farvekontrast eller overdimensionerede logoer, kan reducere scanningsydelsen og øge risikoen for fremtidige overholdelsesproblemer.
Overordnet set: Overholdelse driver effektivitet
Leverandørens tilbageførsler er simpelthen en måde for detailhandlere at dække omkostningerne ved leverandørens manglende overholdelse af vilkårene aftalt i MVA'en.
Disse krav findes for at holde produkter i gang gennem forsyningskæden. Når forsendelser ankommer til tiden, er korrekt mærket og opfylder detailhandlens standarder, kan butikkerne lagre produkter hurtigere, og kunderne har større sandsynlighed for at finde det, de har brug for på hylden.
Selvom en tilbageførsel hjælper detailhandlere med at dække nogle af deres omkostninger, dækker den ikke tabte salg eller kundetillid. Tomme hylder, forsinkede leverancer og modtageproblemer kan stadig påvirke shoppingoplevelsen og skade både detailhandleren og leverandøren.
Den bedste måde at undgå disse tab er at behandle leverandøroverholdelse som en del af din daglige drift. Ved at følge din detailhandlers krav, kontrollere stregkodekvaliteten og gennemgå forsendelser, inden de forlader din facilitet, kan du hjælpe med at reducere tilbageførsler, beskytte din indtægt og opbygge et stærkere forhold til dine detailpartnere.
Almindelige spørgsmål
Hvad er en chargeback i forhold til en refusion?
En refusion er penge, som sælgeren accepterer at returnere til kunden.
En chargeback er en tvungen fratrækning udløst af en tvist eller en overholdelsessvigt, ikke en frivillig beslutning fra den betalende part. Der er to versioner: Kunde og Leverandør/forhandler
Gør tilbageførsler skade på en virksomhed?
Ja, leverandørens tilbageførsler reducerer en leverandørs indtægt ved at trække omkostninger fra betalingerne. Gentagne tilbageførsler kan også sænke leverandørens præstationsresultater, belaste detailhandelsforhold og øge risikoen for afviste forsendelser eller reducerede forretningsmuligheder.
Kan du bestride en leverandørs tilbageførsel/fradrag?
Ja. De fleste detailhandlere tillader leverandører at bestride en leverandør-tilbageførsel inden for en angivet periode. Afhængigt af detailhandleren kan dette tidsvindue variere fra 15 til 90 dage efter fradraget eller kravmeddelelsen. At overskride fristen betyder normalt, at tilbageførslen bliver endelig, uanset den støttende dokumentation.
Processen og de påkrævede dokumenter beskrives normalt i MVA'en eller Leverandøroverensstemmelsesmanualen. Leverandører bør fremlægge beviser såsom leveringsbevis, forsendelsesoptegnelser, ASN-bekræftelser eller stregkodeverifikationsrapporter for at understøtte deres krav.
Er GS1-standarder påkrævet for at undgå leverandørtilbageførsler?
Det afhænger af forhandlerens krav. Forhandlere, der bruger GS1-standarder til POS-scanning, lagerstyring eller forsyningskædeoperationer kan det være nødvendigt, at leverandører også følger dem.
At opfylde disse krav hjælper med at forebygge scanningsproblemer og overholdelsesproblemer, som kan føre til leverandørens tilbageførsler.
ANSVARSFRASKRIVELSE Vi anerkender, at GS1 samt materialer, ejendomsartikler og alle relaterede patenter, ophavsrettigheder, varemærker og anden intellektuel ejendom (samlet betegnet som "intellektuel ejendom") vedrørende dets brug, tilhører GS1 Global, og at vores brug af det samme skal være i overensstemmelse med de betingelser, som GS1 Global har fastsat.
