वेंडर चार्जबैक: यह कैसे काम करता है और इसे कैसे रद्द करें

एक विक्रेता चार्जबैक एक कमी है जो एक खुदरा विक्रेता उस राशि से करता है जिसे वह एक आपूर्तिकर्ता को देता है जब आपूर्तिकर्ता निर्धारित आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता। ये आवश्यकताएँ शिपिंग डेडलाइन, पैकेजिंग मानक, उत्पाद लेबलिंग, या आवश्यक दस्तावेज़ शामिल हो सकती हैं।

इसे ग्राहक चार्जबैक से गलती न करें। वह चार्जबैक तब होता है जब कार्डधारक अपने बैंक के साथ खरीदारी को विवादित करता है, जिससे भुगतान उलट सकता है।

नोट: आपूर्तिकर्ता से नुकसान पहुंचाने वाले या विकृत उत्पादों को अक्सर अलग गुणवत्ता दावे, वापसी या वारंटी समझौतों के माध्यम से संभाला जाता है।

वेंडर चार्जबैक कैसे काम करता है?

यह सब मास्टर वेंडर समझौते (MVA) के साथ शुरू होता है। यह एक विपणिक और आपूर्तिकर्ता के बीच का एक समझौता है। इसमें यह बताया जाता है कि वे साथ कैसे काम करेंगे, जिसमें भुगतान अवधि, वितरण अनुसूचियाँ, उत्पाद आवश्यकताएँ, और अन्य व्यापार नियम शामिल हैं।

इस समझौते का एक खंड वेंडर कंप्लायंस मैनुअल है, जिसे रूटिंग गाइड भी कहा जाता है। आप इसे एक गाइडबुक के रूप में समझ सकते हैं जो आपको यह बताता है कि विपणिक को आदेश कैसे तैयार और भेजा जाना चाहिए।

एक विक्रेता अनुपालन मैनुअल आम तौर पर निम्नलिखित के लिए निर्देश शामिल करता है:

• पैकेजिंग उत्पाद और कार्टन
• उत्पाद लेबल और बारकोड लगाना
• मंजूर शिपिंग कैरियर्स का उपयोग करें
• मीटिंग वितरण तिथियों और अपॉइंटमेंट समयों का पालन करना
• सही खरीद आदेश के साथ उत्पादों को मिलाना
• भेज रहा हूँ अग्रिम जहाज नोटिस (ASNs), जो विक्रेताओं को यह बताता है कि वहाँ क्या आ रहा है जब भेजने से पहले ही वहाँ पहुंच जाता है।
• आवश्यक शिपिंग दस्तावेज़ प्रदान करना
• सही ढंग से पैलेट बनाना और पैक करना

जब एक शिपमेंट आती है, तो विपणनकर्ता यह जांचता है कि आपूर्तक ने इन निर्देशों का पालन किया है या नहीं। अगर कुछ भी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, तो विपणनकर्ता समस्या को रिकॉर्ड करता है और चार्जबैक का मूल्य निर्धारित करता है, जो चालान पर एक अनुपालन कटौती के रूप में लागू होता है।

वटवृत्तिज्ञ के नियमों पर कटौती की गई राशि एमवीए और विक्रेता अनुपालन मैनुअल पर निर्भर करती है। कोई मानक राशि नहीं है क्योंकि प्रत्येक विक्रेता अपनी नीतियाँ सेट करता है। यहाँ नमूना आधार हैं:

आपूर्तिकर्ता सामान्यत: एक सूचना प्राप्त करता है जिसमें बताया जाता है कि क्या गलती हुई, कौन सा नियम तोड़ा गया था, और कैसे कटौती की गई थी।

सरल शब्दों में, प्रक्रिया इस प्रकार काम करती है:

समझौता → आपूर्तिकर्ता आदेश भेजता है → खुदरा जांच करता है → एक नियम तोड़ा जाता है → खुदरा चार्जबैक की गणना करता है → राशि आपूर्तिकर्ता के भुगतान से कटा जाता है।

पोस्ट-ऑडिट कटौती

कुछ चार्जबैक्स वर्तमान चालान पर प्रकट नहीं होते हैं। कुछ खुदरा व्यापारी चालानों को प्रसंस्कृत करने के बाद मानविक्षण करते हैं और संग्रहण के दौरान छूट गई अनुपालन समस्याएं पहचान सकते हैं।

जब ऐसा होता है, तो विपणनकर्ता एक पोस्ट-ऑडिट कटौती जारी करता है, जिसमें राशि मूल चालान के बजाय भविष्य के भुगतान से कट जाती है। ये कटौतियाँ मूल लेन-देन के महीनों या वर्षों बाद भी जारी की जा सकती हैं।

वेंडर चार्जबैक से कैसे बचें

इन प्रकार के चार्जबैक को रोका जा सकता है। चुनौती यह है कि कई अनुपालन समस्याएं उस समय होती हैं जब शिपमेंट विपणिका तक पहुंचती है। वे अक्सर पुराने निर्देशों, गुम हुए डेटा, या छोटी गलतियों से शुरू होती हैं जो शिपमेंट प्राप्त होने तक नजर नहीं आती।

ओटीआईएफ (समय पर, पूरी रूप से) का पालन करें

यह मापता है कि क्या आदेश आवश्यक वितरण विंडो के भीतर आता है (समय पर) या पूरा और सटीक आता है (पूर्ण-रूप से)।

इसमें निम्नलिखित आवश्यकताएं शामिल हैं। अधिकांश को समझना आसान है, लेकिन विवरण हैं जहां बहुत से आपूर्तिकर्ता गलती करते हैं।

वितरण विंडो और अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग विपणिकाएं अनुपालन को उस समय मापती हैं जब भेजी गई शिपमेंट पहुंचती है, न कि जब आपके गोदाम से निकलती है। वितरण खिड़की का अवधि मिस करने पर एक चार्जबैक का परिणाम हो सकता है, भले ही आदेश समय पर भेजा गया हो।

देर से डिलीवरी एक सामान्य कारण है, लेकिन बहुत जल्दी पहुंचना भी एक समस्या हो सकती है। अनेक खुदरा व्यापारी केवल निर्धारित अपॉइंटमेंट समय के दौरान ही शिपमेंट स्वीकार करते हैं। जल्दी पहुंचने पर वे वापस भेजे जा सकते हैं, पुनर्निर्धारण की आवश्यकता हो सकती है, या अतिरिक्त हैंडलिंग लागत आ सकती है, जिससे कटौतियाँ हो सकती हैं।

रिस्क को कम करने के लिए, ट्रैफिक, मौसम और कैरियर की देरी के लिए पर्याप्त समय बनाएं, लेकिन इतनी जल्दी शिपिंग न करें कि ऑर्डर अपने निर्धारित वितरण विंडो से पहले पहुंच जाए।

शिपिंग विधियाँ और मंजूर कैरियर्स गलत कैरियर का उपयोग करना शिपमेंट को विलंबित करने से अधिक करता है। यह उत्पादों को एक रूटिंग प्रक्रिया के माध्यम से भेज सकता है जिसे विपणनकर्ता कभी भी मंजूर नहीं किया था, परिवहन लागतों को बढ़ाता है और प्राप्ति समस्याएं उत्पन्न करता है।

यदि आपकी शिपिंग तीसरे पक्ष के लॉजिस्टिक्स प्रदाता (3PL) द्वारा हैंडल की जाती है, तो सुनिश्चित करें कि वे खुदाई के निर्देशिका का पालन करते हैं। एक आपूर्तिकर्ता फिर भी चार्जबैक प्राप्त कर सकता है यदि शिपिंग गलती किसी अन्य कंपनी द्वारा की गई थी।

क्रय आदेश सटीकता कई खरीद आदेश त्रुटियाँ इसलिए होती हैं क्योंकि जानकारी किसी अन्य सिस्टम में मैन्युअल रूप से दर्ज की जाती है। उत्पाद मात्रा, आइटम नंबर, और खरीद आदेश नंबर सभी गलत दर्ज किए जा सकते हैं।

एकीकृत इन्वेंटरी या ऑर्डर प्रबंधन सिस्टम का उपयोग करने से मैन्युअल डेटा एंट्री को कम किया जा सकता है, जिससे ये गलतियाँ कम हो सकती हैं।

2. पैकेजिंग और कार्टन निर्देशिका

कई आपूर्तिकर्ताएं मानते हैं कि मजबूत डिब्बा का उपयोग करना पर्याप्त है। यह ऐसा नहीं है। विपणिका अक्सर सटीक कार्टन आकार, वजन सीमा, और यह भी निर्दिष्ट करते हैं कि उत्पादों को कार्टन के अंदर कैसे पैक किया जाना चाहिए।

एक सामान्य गलती यह है कि विक्रेता अपने वेंडर अनुपालन मैनुअल को अपडेट करने के बाद भी पुराने पैकेजिंग आवश्यकताओं का उपयोग जारी रखना। इन आवश्यकताओं की समीक्षा नियमित रूप से करें बजाय पिछली भेजी गई शिपमेंट पर निर्भर करने का।

3. ASNs और EDI आवश्यकताएँ

एक एडवांस शिप नोटिस (ASN) एक इलेक्ट्रॉनिक सूचना है जो भेजी जाती है जब भेजने की वस्तु पहुंचने से पहले। यह विपणिक को यह बताता है कि क्या उम्मीद करना है, जिसमें उत्पाद, मात्रा, कार्टन और पैलेट शामिल हैं। अनेक विपणक एएसएन के माध्यम से प्राप्त करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज ईडीआई, कंपनियों के बीच व्यापार दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करने के लिए एक मानक सिस्टम।

एक सामान्य गलती यह है कि ASN बहुत देर से भेज दिया जाता है या जिसमें भेजी गई जानकारी समान के साथ मेल नहीं खाती। EDI दस्तावेज भी चार्जबैक को ट्रिगर कर सकते हैं अगर वे गलत फ़ॉर्मेट में भेजे जाते हैं या उनमें गायब या अमान्य डेटा होता है।

आवश्यक शिपिंग दस्तावेज़

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज केवल प्रक्रिया का हिस्सा है। शिपमेंट को सहायक दस्तावेजों की सटीकता भी चाहिए, जैसे पैकिंग स्लिप, चालान और लेडिंग बिल।

ये दस्तावेज एक-दूसरे और भेजने वाली वस्तु के साथ मेल खाना चाहिए। मात्रा, उत्पाद संख्याएँ या खरीद आदेश संख्याएँ में अंतर अक्सर मैन्युअल जांच की आवश्यकता होती है, और स्वीकृति में देरी करती है।

पैलेट कॉन्फ़िगरेशन और हैंडलिंग निर्देशिका

खुदरा विक्रेताओं के पास अक्सर विस्तृत पैलेट आवश्यकताएं होती हैं जो उत्पादों को सुव्यवस्थित ढंग से स्टैक करने से आगे बढ़ती हैं। वे पैलेट का आकार, अधिकतम ऊँचाई, वजन सीमाएँ, स्ट्रेच-रैप विधियाँ, और उत्पाद स्थानन की विशेषताएँ निर्दिष्ट कर सकते हैं।

गोदाम टीमों को प्रत्येक कर्मचारी को निर्धारित कैसे शिपमेंट को स्टैक करना है इसे निर्धारित करने की बजाय एक मानक पैलेट-बिल्डिंग प्रक्रिया का उपयोग करना चाहिए। संवर्धनता दोहरी अनुपालन उल्लंघनों को रोकने में मदद करती है।

एक खुदरा विक्रेता एक चार्जबैक जारी करता है, तब तक गलती आम तौर पर कुछ घंटे या दिनों पहले हो चुकी होती है। नियमों की अनुपालन आवश्यकताओं की नियमित समीक्षा करना, वितरण से पहले भेजने से पहले शिपमेंट डेटा की पुष्टि करना, और वेयरहाउस प्रक्रियाओं को मानकीकृत करना समय के साथ कटौतियों को कम करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से हैं।

उत्पाद लेबल और बारकोड लगाना।

उत्पाद लेबल समस्याएं अक्सर छोटे विवरणों से होती हैं। लेबल गलत स्थान पर रखे जा सकते हैं, पुरानी जानकारी शामिल हो सकती है, या खरीद आदेश और शिपिंग दस्तावेज़ से मेल नहीं खा सकते। इनमें से कोई भी प्राप्ति को धीमा कर सकता है और चार्जबैक की ओर ले जा सकता है।

बारकोड के लिए, सबसे बड़ा जोखिम प्रिंट क्वालिटी है। कम कॉन्ट्रास्ट, धुंधले किनारे, मसूढ़े, या क्षतिग्रस्त लेबल वाले बारकोड अस्थिर रूप से स्कैन हो सकते हैं, भले ही वे स्वीकार्य लग रहे हों।

एक और सामान्य गलती बारकोड को कटौती करना है, जहाँ बारकोड को छोटे स्थान में फिट कराने के लिए कम किया जाता है। यह स्कैनिंग की विश्वसनीयता को कम करता है, देरी करता है, और स्कैन विफलताओं का जोखिम बढ़ाता है, फिर भी कंपनियां इसे करती हैं, जानते हुए भी कि जोखिम है।

कई खुदरा विक्रेताओं को भी आपूर्तिकर्ताओं से उत्पादों को भेजने से पहले न्यूनतम बारकोड सत्यापन ग्रेड पूरा करने की आवश्यकता होती है। बारकोड सत्यापन मुद्रण गुणवत्ता को आंतरराष्ट्रीय मानकों के खिलाफ मापता है—अंतरराष्ट्रीय सहमति पर आधारित नियम जो सुनिश्चित करते हैं कि उत्पाद और प्रौद्योगिकियाँ हर जगह सही ढंग से काम करती हैं।

यह प्रक्रिया उन मुद्दों की पहचान करने में मदद करती है जो एक साधारण बारकोड स्कैनर नहीं पहचान सकता।

सनराइज 2027 और जीएस1 2डी बारकोड अनुपालन

विपणियों को सनराइज 2027 के लिए तैयार होते हुए, बारकोड क्वालिटी वेंडर कंप्लायंस का महत्वपूर्ण हिस्सा बना रहेगी। गुणवत्ता GS1 2D बारकोड 1D बारकोड की तरह ही स्कैनिंग समस्याएं उत्पन्न कर सकता है।

GS1 2D बारकोड उत्पाद पहचानकर्ता से अधिक जानकारी स्टोर कर सकते हैं। वे बैच नंबर, समाप्ति तिथि, और सीरियल नंबर जैसी जानकारी भी शामिल कर सकते हैं, उत्पाद परिवहनयोग्यता और ग्राहक व्यापकता में सुधार करते हैं। संक्रमण के दौरान, कई उत्पाद एक 1D बारकोड और एक GS1 2D बारकोड दोनों लेकर चलेंगे।

स्वास्थ्य सेवा उद्योग पहले से ही दिखा रहा है कि बारकोड गुणवत्ता कितनी महत्वपूर्ण है। GS1 डेटामैट्रिक्स का उपयोग करने वाले उत्पादों को आमतौर पर C (1.5) ग्रेड की न्यूनतम बारकोड सत्यापन ग्रेड की आवश्यकता होती है।

स्वास्थ्य सेवाएं बारकोड गुणवत्ता को चार्जबैक के माध्यम से नहीं, नियामकीय अनुपालन के माध्यम से संभालती है, यह दिखाता है कि बारकोड सत्यापन पहले से ही 2D बारकोड के लिए एक स्थापित आवश्यकता है।

कई खुदरा विक्रेताओं को पहले ही आवश्यकता है कि आपूर्तिकर्ताओं को बारकोड गुणवत्ता आवश्यकताओं को पूरा करने या 1D बारकोड के लिए बारकोड सत्यापन रिपोर्ट प्रदान करने की आवश्यकता है। GS1 2D बारकोड अधिक सामान्य होते जा रहे हैं, इसलिए यह संभावना है कि विश्वसनीय स्कैनिंग सुनिश्चित करने के लिए समान गुणवत्ता आवश्यकताएँ होंगी।

बारकोड सत्यापन भी व्यापारों को कुछ डिज़ाइन की लचीलाता देता है। GS1 क्यूआर कोड या डेटा मैट्रिक्स जब रंग सही ढंग से प्रयोग किया जाता है और बारकोड GS1 मानकों का पालन करता है, तो फिर भी एक पासिंग ग्रेड हासिल किया जा सकता है।

हालांकि, बहुत सारे डिज़ाइन परिवर्तन, जैसे कम कलर का विरोध या बड़े लोगो, स्कैन प्रदर्शन को कम कर सकते हैं और भविष्य में अनुपालन समस्याओं का खतरा बढ़ा सकते हैं।

नीचे की रेखा: अनुपालन प्रदर्शन को बढ़ावा देता है

विक्रेता चार्जबैक्स सिर्फ एक तरीका हैं जिससे खुदरा विक्रेताओं को आपूर्तिकर्ता की गैर-संपातितता के खर्च को वापस पाने का तरीका है जो एमवीए में सहमति दी गई शर्तों के अंतर्गत होता है।

ये आवश्यकताएं उस तकनीकी श्रृंखला के माध्यम से उत्पादों को सुचारू रूप से आगे बढ़ने में मदद करने के लिए मौजूद हैं। जब शिपमेंट समय पर पहुंचती हैं, सही तरीके से लेबल की जाती हैं, और खुदरा विक्रेता के मानकों को पूरा करती हैं, तो दुकानें उत्पादों को तेजी से स्टॉक कर सकती हैं, और ग्राहकों को अधिक संभावना है कि वे शेल्फ पर जो चाहते हैं, वह पाएंगे।

जबकि चार्जबैक विपणियों को उनकी कुछ लागत को पुनर्प्राप्त करने में मदद करता है, लेकिन यह खोए गए बिक्री या ग्राहक विश्वास को पुनर्प्राप्त नहीं करता। खाली शेल्व्स, विलंबित वितरण और प्राप्ति समस्याएं अभी भी खरीदारी का अनुभव प्रभावित कर सकती हैं और विपणियों और आपूर्तिकर्ता दोनों को नुकसान पहुंचा सकती हैं।

इन हानियों से बचने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि वेंडर कंप्लायंस को अपने दिनचर्या का हिस्सा माना जाए। अपने रिटेलर की आवश्यकताओं का पालन करना, बारकोड गुणवत्ता की जांच करना, और आपकी सुविधाशाला से उत्पादों को निकालने से पहले उन्हें समीक्षा करना चार्जबैक को कम करने में मदद कर सकता है, आपकी आय की सुरक्षा कर सकता है, और आपके रिटेल साथियों के साथ एक मजबूत संबंध बना सकता है।

सामान्य प्रश्न

चार्जबैक और रिफंड में क्या अंतर है?

एक रिफंड एक धनराशि है जिसे विक्रेता से ग्राहक को वापस करने के लिए सहमत होता है।

चार्जबैक एक विवाद या अनुपालन असफलता द्वारा प्रेरित एक बलपूर्वक कटौती है, न कि भुगतान करने वाली पक्ष के द्वारा स्वेच्छापूर्वक निर्णय। दो संस्करण हैं: ग्राहक और विक्रेता/खुदरा

क्या चार्जबैक व्यवसाय को नुकसान पहुंचाते हैं?

हां, वेंडर चार्जबैक सप्लायर की राजस्व को भुगतान से लागत काटकर कम कर देते हैं। बार-बार होने वाले चार्जबैक सप्लायर प्रदर्शन स्कोर को भी कम कर सकते हैं, रिटेलर संबंधों को तनाव में डाल सकते हैं, और अस्वीकृत भेजने या कम कारोबार के अवसरों के जोखिम को बढ़ा सकते हैं।

क्या आप वेंडर चार्जबैक/कटौती को विवाद कर सकते हैं?

हां। अधिकांश खुदरा विक्रेताओं को एक निर्दिष्ट समय के भीतर विक्रेता चार्जबैक पर विवाद करने की अनुमति देते हैं। विक्रेता के आधार पर, यह खिड़की 15 से 90 दिन के बीच हो सकती है उस कटौती या दावा सूचना के बाद। अंतिम तिथि का अनदेखा करना आम तौर पर यह अर्थ करता है कि चार्जबैक अंतिम हो जाता है, चाहे समर्थन साक्ष्य हो या न हो।

प्रक्रिया और आवश्यक दस्तावेज़ आम तौर पर एमवीए या वेंडर कंप्लायंस मैनुअल में वर्णित किए जाते हैं। आपूर्तिकर्ताओं को अपने दावे का समर्थन करने के लिए साबित करने के लिए साक्ष्य प्रदान करना चाहिए, जैसे वितरण का प्रमाण, शिपिंग रिकॉर्ड, एएसएन पुष्टिकरण, या बारकोड सत्यापन रिपोर्ट।

क्या GS1 मानकों की आवश्यकता है वेंडर चार्जबैक से बचने के लिए?

यह विक्रेता की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। विक्रेता जो उपयोग करते हैं GS1 मानक POS स्कैनिंग, इन्वेंटरी प्रबंधन, या आपूर्ति श्रृंखला कार्यों के लिए आपूर्तिकर्ताओं को भी इन्हें अनुसरित करने की आवश्यकता हो सकती है।

इन आवश्यकताओं को पूरा करने से स्कैनिंग समस्याओं और अनुपालन समस्याओं को रोका जा सकता है जो विक्रेता चार्जबैक्स की ओर ले जा सकती है।

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