Leverandør tilbakeføringer: Hvordan det fungerer og hvordan man unngår det
TL;DR:
|
En leverandør tilbakeføring er en fradrag som en forhandler tar fra beløpet den skylder en leverandør når leverandøren ikke oppfyller avtalte krav. Disse kravene kan inkludere frister for frakt, emballasjestandarder, produktmerking eller påkrevd dokumentasjon.
Forveksle det ikke med en kundetilbakeføring. Denne tilbakeføringen skjer når en kortinnehaver bestrider et kjøp med banken sin, som kan reversere betalingen.
Merk: Ødelagte eller defekte produkter fra leverandøren behandles ofte gjennom separate kvalitetskrav, returer eller garantibestemmelser.
Hvordan fungerer en leverandør tilbakeføring?
Det hele starter med hovedleverandøravtalen (MVA). Dette er en kontrakt mellom en forhandler og en leverandør. Den forklarer hvordan de vil samarbeide, inkludert betalingsvilkår, leveringstidspunkter, produktkrav og andre forretningsregler.
En del av denne avtalen er Leverandørens samsvarshåndbok, også kalt en Ruteveiledning. Du kan tenke på det som en guidebok som forteller leverandørene nøyaktig hvordan detaljhandelen ønsker at bestillinger skal forberedes og sendes.
En leverandøroverskuddshåndbok inkluderer vanligvis instruksjoner for:
- Emballasje produkter og kartonger
- Plassere produktetiketter og strekkoder
- Bruk av godkjente fraktselskaper
- Møte leveringsdatoer og avtale tidspunkter
- Samsvarende produkter med riktig innkjøpsordre
- Sending Forsendelsesvarsler (ASNs), som lar detaljister vite hva som er på vei før forsendelsen når lageret
- Levere de nødvendige fraktdokumentene
- Bygge og pakke paller riktig
Når en forsendelse kommer, sjekker forhandleren om leverandøren fulgte disse instruksjonene. Hvis noe ikke oppfyller kravene, registrerer forhandleren problemet og vurderer en tilbakeføring, som blir brukt som en samsvarstrekk på fakturaen.
Beløpet som trekkes avhenger av forhandlerens regler i MVA og Leverandøroversikten. Det er ingen standardbeløp fordi hver forhandler setter sine egne retningslinjer. Her er eksempler på grunnlag:
| Leverandør tilbakeføring grunnlag | Virkelig verden eksempel |
| En fast avgift for hver feil | Walmarts SQEP (Supplier Quality Excellence Program)avgifter en flat $200 per kjøpsordre for en manglende eller forsinket ASN. Target belaster en fast avgift på $250 per brudd for feilaktige eller manglende EDI-transaksjonssett. |
| En prosentandel av fakturaverdien | Home Depot belaster 5% av fakturaverdien for forsendelser som kommer utenfor den godkjente ruteveiledningen. Kohl's belaster 3% av fakturaverdien for fyllingsgradsoverskridelser der leverandøren sender under den nødvendige fyllingsgradsterskelen. |
| En avgift for hvert produkt, eske eller pall med et problem | Amazon belaster leverandører en per-enhet avgift for forberedelsesbrudd, som for eksempel varer som kommer uten påkrevde polyposer eller kvelningsadvarselsmerker. Costco belaster en avgift per pall for paller som ikke oppfyller spesifikke høyde- og vekt krav. |
Den faktiske kostnaden ved å fikse problemet, for eksempel ommærking av produkter eller ekstra lagerarbeid Dette representerer "chargeback" i sin reneste form: kostnadsforskyvning . | Macy's belaster leverandørene den faktiske kostnaden for å endre etiketter på varer som kommer med feil eller manglende UPC-etiketter, inkludert arbeid og materialer. CVS belaster leverandørene de faktiske lagerarbeidskostnadene som påløper når forsendelser må gjøres om på grunn av ikke-kompatible indre pakkekonfigurasjoner |
Leverandøren mottar vanligvis en melding som forklarer hva som gikk galt, hvilken regel som ble brutt, og hvordan fradraget ble beregnet.
På en enkel måte fungerer prosessen slik:
Avtale → Leverandøren sender ordren → Forhandleren sjekker forsendelsen → En regel brytes → Forhandleren beregner tilbakeføringen → Beløpet trekkes fra leverandørens betaling.
Post-audit fradrag
Ikke alle tilbakeføringer vises på den gjeldende fakturaen. Noen forhandlere gjennomfører revisjoner etter at fakturaer har blitt behandlet og kan identifisere samsvarsspørsmål som ble oversett under mottak.
Når dette skjer, utsteder forhandleren en postrevisjonsfradrag, der beløpet trekkes fra en fremtidig betaling i stedet for den opprinnelige fakturaen. Disse fradragene kan utstedes måneder eller til og med år etter den opprinnelige transaksjonen.
Hvordan unngå leverandørreturer
Disse typer tilbakeføringer er forebyggelige. Utfordringen er at mange samsvarsproblemer skjer lenge før en forsendelse når frem til forhandleren. De starter ofte med utdaterte instruksjoner, manglende data eller små feil som ikke oppdages før forsendelsen mottas.
Følge OTIF (På Tid, I Full)
Måler om en bestilling kommer innenfor den nødvendige leveringsvinduet (På Tid) eller kommer komplett og nøyaktig (Fullstendig).
Det innebærer følgende krav. De fleste er lette å forstå, men detaljene er hvor mange leverandører går feil.
Leveringsvinduer og avtaleplanlegging Forhandlere måler overholdelse ved når en forsendelse kommer, ikke når den forlater lageret ditt. Å ikke klare leveringsvinduet kan resultere i en tilbakeføring, selv om bestillingen ble sendt i tide.
Forsinkelser er en vanlig årsak, men å komme for tidlig kan også være et problem. Mange forhandlere aksepterer forsendelser bare i løpet av planlagte avtale tidspunkter. Tidlige ankomster kan bli avvist, kreve omplanlegging, eller pådra seg ekstra håndteringskostnader, alt som kan resultere i fradrag.
For å redusere risikoen, bygg inn nok tid for trafikk, vær og forsinkelser fra transportøren, men unngå å sende så tidlig at bestillingen kommer før det planlagte leveringsvinduet.
Fraktmetoder og godkjente transportører Bruk av feil transportør gjør mer enn å forsinke en forsendelse. Det kan sende produkter gjennom en ruteprosess som forhandleren aldri godkjente, øke transportkostnader og skape mottaksproblemer.
Hvis frakten din håndteres av en tredjeparts logistikkleverandør (3PL), sørg for at de følger detaljistens ruteveiledning. En leverandør kan fortsatt motta tilbakeføringen selv om fraktfeilen ble gjort av et annet selskap.
Bestillings nøyaktighet Mange innkjøpsordrefeil skjer fordi informasjon blir tastet inn manuelt i et annet system. Produktmengder, varenumre og innkjøpsordrenumre kan alle bli tastet feil.
Bruk av integrerte lager- eller ordrehåndteringssystem bidrar til å redusere manuell dataregistrering, noe som gjør slike feil mindre sannsynlige.
Emballasje- og kartongspesifikasjoner
Mange leverandører antar at det er nok å bruke en solid eske. Det er det ikke. Butikker spesifiserer ofte nøyaktig kartongstørrelse, vektgrense og til og med hvordan produktene skal pakkes inni kartongen.
En vanlig feil er å fortsette å bruke gamle emballasje krav etter at forhandleren oppdaterer sin Leverandør Compliance Manual. Gjennomgå disse kravene jevnlig i stedet for å stole på tidligere forsendelser.
3. ASNs og EDI-krav
En forhåndsmelding om forsendelse (ASN) er en elektronisk melding som sendes før en forsendelse ankommer. Den forteller detaljhandelen hva de kan forvente, inkludert produkter, mengder, kartonger og paller. Mange detaljhandlere mottar ASNs gjennom Elektronisk datautveksling EDI, et standard system for utveksling av forretningsdokumenter mellom selskaper.
En vanlig feil er å sende ASN for sent eller inkludere informasjon som ikke stemmer overens med forsendelsen. EDI-dokumenter kan også utløse tilbakeføringer hvis de sendes i feil format eller inneholder manglende eller ugyldige data.
Påkrevde fraktdokumenter
Elektroniske dokumenter er bare en del av prosessen. Forsendelsen trenger også nøyaktige støttedokumenter, som pakkseddelen, fakturaen og fraktbrevet.
Disse dokumentene bør stemme overens med hverandre og forsendelsen selv. Forskjeller i mengder, produktnumre eller bestillingsnumre krever ofte manuelle kontroller og forsinkelser i mottakelsen.
Pallkonfigurasjons- og håndteringsinstruksjoner
Forhandlere har ofte detaljerte pallekrav som går utover å stable produkter pent. De kan spesifisere pallestørrelse, maksimal høyde, vektgrenser, strekkfilmemetoder og produkt plassering.
Lagerteam bør bruke en standard prosess for å bygge paller i stedet for å la hver ansatt bestemme hvordan forsendelser skal stables. Konsistens bidrar til å forhindre gjentatte brudd på regelverket.
På det tidspunktet en forhandler utsteder en tilbakeføring, har feilen vanligvis skjedd timer eller til og med dager tidligere. Å regelmessig gjennomgå samsvarskrav, validere forsendelsesdata før sending, og standardisere lagerprosesser er blant de mest effektive måtene å redusere fradrag over tid.
Plassere produktetiketter og strekkoder
Produktetikettproblemer skyldes ofte små detaljer. Etiketter kan plasseres på feil sted, inneholde utdatert informasjon eller ikke stemme overens med bestillingsordren og fraktdokumentene. Noen av disse kan forsinke mottaket og føre til en tilbakeføring.
For strekkoder er en av de største risikoene trykkvaliteten. Strekkoder med lav kontrast, uskarpe kanter, smuss eller skadede etiketter kan skannes inkonsekvent selv om de ser akseptable ut.
En annen vanlig feil er strekkodeavkorting, der strekkoden forkortes for å passe i mindre plass. Dette reduserer skannepåliteligheten, forårsaker forsinkelser og øker risikoen for skannefeil, likevel fortsetter selskaper å gjøre dette, vel vitende om risikoen.
Mange forhandlere krever også at leverandørene oppfyller en minimumsstandard for strekkodeverifisering før produktene sendes. Strekkodeverifisering måler trykkvaliteten mot ISO-standarder - internasjonalt avtalte regler som sikrer at produkter og teknologier fungerer pålitelig overalt.
Denne prosessen hjelper med å identifisere utskriftsproblemer som en vanlig strekkodeleser ikke kan oppdage.
Soloppgang 2027 og GS1 2D-strekkodeoverholdelse
Når detaljister forbereder seg til Sunrise 2027, vil strekkodekvalitet fortsatt være en viktig del av leverandøroverskridelse. Dårlig kvalitet GS1 2D-strekkoder kan forårsake de samme skanneproblemene som 1D-strekkoder.
GS1 2D-strekkoder kan lagre mer enn en produktidentifikator. De kan også inkludere informasjon som batchnumre, utløpsdatoer og serienumre, noe som forbedrer produktsporing og kundekontakt. Under overgangen vil mange produkter ha både en 1D-strekkode og en GS1 2D-strekkode.
Helseindustrien viser allerede hvor viktig strekkodekvaliteten er. Produkter som bruker en GS1 DataMatrix krever vanligvis en minimumsgrad av strekkodeverifisering på C (1.5).
Mens helsevesenet håndterer strekkodekvalitet gjennom regulatorisk samsvar i stedet for tilbakeføringer, viser det at strekkodeverifisering allerede er et etablert krav for 2D-strekkoder.
Mange forhandlere krever allerede at leverandører oppfyller strekkodekvalitetskrav eller leverer strekkodeverifiseringsrapporter for 1D-strekkoder. Når GS1 2D-strekkoder blir mer vanlige, er det rimelig å forvente lignende kvalitetskrav for å sikre pålitelig skanning.
Strekkodeverifisering gir også bedrifter en viss designfleksibilitet. GS1 QR-kode eller Data Matrix kan fortsatt oppnå en bestått karakter når fargen brukes riktig, og strekkoden følger GS1-standardene.
Imidlertid kan for mange designendringer, som dårlig fargekontrast eller overdimensjonerte logoer, redusere skanneprestasjonen og øke risikoen for fremtidige samsvarsspørsmål.
Bunnlinjen: Overholdelse driver effektivitet
Leverandør tilbakeføringer er rett og slett en måte for forhandlere å dekke kostnadene ved leverandørens manglende overholdelse av vilkårene avtalt i MVAen.
Disse kravene eksisterer for å holde produktene i bevegelse jevnt gjennom forsyningskjeden. Når forsendelser kommer i tide, er riktig merket og oppfyller detaljistens standarder, kan butikkene fylle på produkter raskere, og kundene har større sjanse for å finne det de trenger på hyllen.
Selv om en tilbakeføring hjelper butikker med å dekke noen av kostnadene sine, dekker den ikke tapte salg eller kundetillit. Tomme hyller, forsinkede leveranser og mottaksproblemer kan fortsatt påvirke handleopplevelsen og skade både butikken og leverandøren.
Den beste måten å unngå disse tapene på er å behandle leverandørens overholdelse som en del av din daglige drift. Å følge din forhandlers krav, sjekke strekkodekvaliteten og gjennomgå forsendelser før de forlater anlegget ditt kan bidra til å redusere tilbakeføringer, beskytte inntektene dine og bygge et sterkere forhold til dine detaljhandelspartnere.
Vanlige spørsmål
Hva er en tilbakeføring kontra en refusjon?
En refusjon er penger som selgeren samtykker i å returnere til kunden.
En tilbakeføring er en tvungen fradrag utløst av en tvist eller en manglende overholdelse, ikke en frivillig beslutning av den betalende parten. Det finnes to versjoner: Kunde og Leverandør/forhandler
Gjør tilbakeføringer skade en bedrift?
Ja, leverandør tilbakeføringer reduserer en leverandørs inntekt ved å trekke kostnader fra betalinger. Gjentatte tilbakeføringer kan også senke leverandørens ytelsespoeng, belaste forholdet til forhandlere og øke risikoen for avviste forsendelser eller reduserte forretningsmuligheter.
Kan du bestride en leverandør tilbakeføring/fradrag?
Ja. De fleste forhandlere tillater leverandører å bestride en leverandør tilbakeføring innen en angitt tid. Avhengig av forhandleren kan dette tidsvinduet variere fra 15 til 90 dager etter fradraget eller kravet er mottatt. Å ikke overholde fristen betyr vanligvis at tilbakeføringen blir endelig, uavhengig av støttende bevis.
Prosessen og nødvendige dokumenter beskrives vanligvis i MVA eller Leverandøroversiktshåndboken. Leverandører bør gi bevis, for eksempel bevis på levering, fraktregistre, ASN-bekreftelser eller strekkodeverifiseringsrapporter, for å støtte kravet sitt.
Er GS1-standarder påkrevd for å unngå leverandørreturer?
Det kommer an på butikkens krav. Butikker som bruker GS1-standarder for POS-skanning, lagerstyring eller leveransekjedeoperasjoner kan kreve at leverandører også følger dem.
Møte disse kravene bidrar til å forebygge skanneproblemer og samsvarproblemer som kan føre til leverandørreturer.
ANSVARSBEGRENSNING Vi erkjenner at GS1, samt materialer, proprietære elementer og alle relaterte patenter, opphavsrett, varemerke og annen immateriell eiendom (samlet kalt "immateriell eiendom") knyttet til bruken av det, tilhører GS1 Global, og at vår bruk av det skal være i samsvar med vilkårene fastsatt av GS1 Global.
