Myyjän palautukset: Miten se toimii ja miten peruuttaa se
Lyhyesti:
|
Myyjän palautus on vähennys, jonka vähittäismyyjä tekee määrästä, jonka se velkaa toimittajalle, kun toimittaja ei täytä sovittuja vaatimuksia. Nämä vaatimukset voivat sisältää toimitusaikataulut, pakkausstandardit, tuotemerkinnät tai vaaditut asiakirjat.
Älä sekoita sitä asiakkaan takaisinmaksuun. Tämä takaisinmaksu tapahtuu, kun kortinhaltija kiistää ostoksen pankkinsa kanssa, mikä saattaa kumota maksun.
Vaurioituneet tai virheelliset tuotteet toimittajalta käsitellään usein erillisten laatuvaatimusten, palautusten tai takuusopimusten kautta.
Miten toimittajan palautusveloitus toimii?
Kaikki alkaa päätoimittajasopimuksesta (MVA). Tämä on sopimus vähittäiskauppiaan ja toimittajan välillä. Siinä selitetään, miten he työskentelevät yhdessä, mukaan lukien maksuehdot, toimitusaikataulut, tuotetarpeet ja muut liiketoimintasäännöt.
Yksi tämän sopimuksen osioista on toimittajan noudattamisohje, jota kutsutaan myös reititysohjeeksi. Voit ajatella sitä oppaana, joka kertoo tarkalleen toimittajille, miten vähittäismyyjä haluaa tilausten olevan valmisteltu ja lähetetty.
Myyjän noudattamisohjeet sisältävät yleensä ohjeet:
- Pakkaustuotteet ja pahvilaatikot
- Tuotteiden etikettien ja viivakoodien sijoittaminen
- Käytetään hyväksyttyjä kuljetusyhtiöitä
- Tapaamisten toimituspäivien ja tapaamisaikojen pitäminen
- Vastaavien tuotteiden yhdistäminen oikeaan ostotilaan
- Lähettäminen Toimitusennakkoilmoitukset (ASNs), joka kertoo vähittäiskauppiaille, mitä on tulossa ennen kuin lähetys saapuu varastoon
- Toimittamalla tarvittavat kuljetusasiakirjat
- Rakenna ja kääri lavat oikein
Kun lähetys saapuu, vähittäiskauppias tarkistaa, onko toimittaja noudattanut näitä ohjeita. Jos jokin ei täytä vaatimuksia, vähittäiskauppias kirjaa ongelman ja arvioi takaisinmaksua, joka vähennetään noudattamattomuusvähennyksenä laskusta.
Vähennettävä määrä riippuu vähittäismyyjän säännöistä MVA:ssa ja toimittajan noudattamiskäsikirjassa. Ei ole standardimäärää, koska jokainen vähittäismyyjä asettaa omat käytäntönsä. Tässä on esimerkkejä perusteista:
| Myyjän palautusperuste | Todellisen maailman esimerkki |
| Kiinteä maksu jokaisesta virheestä | Walmartin SQEP (Toimittajan Laatuerinomaisuusohjelma)maksut tasainen 200 dollaria jokaista puuttuvaa tai myöhässä olevaa ASN:ää kohti. Target veloittaa tasaiset 250 dollaria rikkomusta kohden virheellisistä tai puuttuvista EDI-tapahtumajoukoista. |
| Laskun arvon prosenttiosuus | Home Depot veloittaa 5% laskun arvosta lähetyksistä, jotka saapuvat hyväksytyn reittiohjeen ulkopuolella. Kohl's veloittaa 3 % laskun arvosta täyttöasteen rikkomisista, joissa toimittaja lähettää alle vaaditun täyttöasteen kynnyksen. |
| Maksu jokaisesta tuotteesta, laatikosta tai lavasta, jolla on ongelma | Amazon veloittaa myyjiltä yksikköhinnan rikkomuksista valmistelussa, kuten tuotteista, jotka saapuvat ilman vaadittuja muovipusseja tai tukehtumisvaroitusmerkintöjä. Costco veloittaa per kuormalava maksun kuormalavoista, jotka eivät täytä sen tarkkoja korkeus- ja painovaatimuksia. |
todelliset kustannukset ongelman korjaamisesta, kuten tuotteiden uudelleenmerkitseminen tai ylimääräinen varastotyö Tämä edustaa "chargebackia" sen puhtaimmassa muodossaan: kustannusten siirtäminen . | Macy's veloittaa toimittajilta todelliset kustannukset tuotteiden uudelleenmerkitsemisestä, jos ne saapuvat virheellisillä tai puuttuvilla UPC-tarroilla, mukaan lukien työvoima ja materiaalit. CVS veloittaa toimittajilta todelliset varastotyövoimakustannukset, jotka aiheutuvat lähetyksistä, jotka vaativat uudelleen työstämistä ei-sääntöjenmukaisten sisäpakkausten kokoonpanojen vuoksi. |
Toimittaja saa yleensä ilmoituksen, jossa selitetään, mikä meni pieleen, mikä sääntö rikottiin ja miten vähennys laskettiin.
Yksinkertaisesti sanottuna, prosessi toimii näin:
Sopimus → Toimittaja lähettää tilauksen → Jälleenmyyjä tarkistaa lähetyksen → Sääntö on rikottu → Jälleenmyyjä laskee takaisinveloituksen → Summa vähennetään toimittajan maksusta.
Jälkitarkastuksen vähennykset
Ei kaikki takaisinmaksut näy nykyisellä laskulla. Jotkut vähittäiskauppiaat suorittavat tarkastuksia laskujen käsittelyn jälkeen ja saattavat havaita noudattamisongelmia, jotka jäivät huomaamatta vastaanoton aikana.
Kun tämä tapahtuu, vähittäiskauppias antaa jälkitarkastusvähennyksen, jossa summa vähennetään tulevasta maksusta alkuperäisen laskun sijaan. Nämä vähennykset voidaan antaa kuukausia tai jopa vuosia alkuperäisen tapahtuman jälkeen.
Miten välttää toimittajien palautukset
Nämä tyyppiset takaisinmaksut ovat estettävissä. Haasteena on, että monet noudattamiseen liittyvät ongelmat tapahtuvat kauan ennen kuin lähetys saapuu vähittäismyyjälle. Ne alkavat usein vanhentuneista ohjeista, puuttuvista tiedoista tai pienistä virheistä, jotka jäävät huomaamatta ennen kuin lähetys vastaanotetaan.
Seuraava OTIF (Aikataulussa, Täysimääräisenä)
Mittaa, saapuuko tilaus vaaditun toimitusikkunan puitteissa (aikataulussa) vai saapuuko se täydellisenä ja virheettömänä (kokonaisuudessaan).
Siihen liittyy seuraavat vaatimukset. Useimmat niistä ovat helppoja ymmärtää, mutta yksityiskohdat ovat niitä, joissa monet toimittajat menevät pieleen.
Toimitusikkunat ja ajanvarausten aikataulutus Jälleenmyyjät mittaavat noudattamista sen perusteella, milloin lähetys saapuu, eivätkä sen perusteella, milloin se lähtee varastostasi. Toimitusikkunan missaaminen voi johtaa takaisinmaksuun, vaikka tilaus olisi lähetetty ajoissa.
Myöhästyneet toimitukset ovat yleinen syy, mutta liian aikainen saapuminen voi myös olla ongelma. Monet vähittäiskauppiaat hyväksyvät lähetyksiä vain sovittuina aikoina. Aikaiset saapumiset voidaan hylätä, vaatia uudelleenaikataulutusta tai aiheuttaa lisäkäsittelykustannuksia, mikä kaikki voi johtaa vähennyksiin.
Vähennä riskiä rakentamalla tarpeeksi aikaa liikenteelle, sääolosuhteille ja kuljetusviiveille, mutta vältä lähettämästä niin aikaisin, että tilaus saapuu ennen sovittua toimitusaikaa.
Toimitustavat ja hyväksytyt kuljetusyhtiöt Käyttämällä väärää kuljetusyhtiötä viivästyttää lähetyksiä enemmän kuin vain. Se voi lähettää tuotteita reititysprosessin läpi, jota vähittäismyyjä ei koskaan hyväksynyt, lisäten kuljetuskustannuksia ja aiheuttaen vastaanottamisongelmia.
Jos toimituksesi hoitaa kolmannen osapuolen logistiikkatoimittaja (3PL), varmista, että he noudattavat vähittäiskauppiaan reittiohjeita. Toimittaja voi silti saada hyvityksen, vaikka toimitusvirhe olisi tehty toisen yrityksen toimesta.
Tilausmäärän tarkkuus Monet ostotilausvirheet tapahtuvat, koska tietoja syötetään manuaalisesti toiseen järjestelmään. Tuote-erät, tuotenumerot ja ostotilausnumerot voivat kaikki olla kirjoitettu väärin.
Käyttämällä integroituja varastonhallinta- tai tilaustenhallintajärjestelmiä voidaan vähentää manuaalista tietojen syöttöä, mikä tekee virheiden tapahtumisesta epätodennäköisempää.
Pakkaus- ja kartonkitiedot
Monet toimittajat olettavat, että kestävän laatikon käyttäminen riittää. Näin ei kuitenkaan ole. Jälleenmyyjät usein määrittelevät tarkasti pakkauksen koon, painorajan ja jopa sen, miten tuotteet tulisi pakata laatikkoon.
Yleinen virhe on jatkaa vanhojen pakkausvaatimusten käyttöä sen jälkeen, kun vähittäiskauppias päivittää toimittajien noudattamisohjeensa. Tarkista nämä vaatimukset säännöllisesti sen sijaan, että luottaisit aiempiin lähetyksiin.
3. ASNs ja EDI-vaatimukset
Ennakkotiedote (ASN) on sähköinen ilmoitus, joka lähetetään ennen lähetystä saapumista. Se kertoo vähittäiskauppiaalle, mitä odottaa, mukaan lukien tuotteet, määrät, laatikot ja lavat. Monet vähittäiskauppiaat saavat ASNeja Sähköinen tietojenvaihto EDI, standardijärjestelmä liiketoimintadokumenttien vaihtoon yritysten välillä.
Yleinen virhe on lähettää ASN liian myöhään tai sisällyttää tietoja, jotka eivät vastaa lähetystä. EDI-dokumentit voivat myös aiheuttaa takaisinmaksuja, jos ne lähetetään väärässä muodossa tai sisältävät puuttuvia tai virheellisiä tietoja.
Vaaditut toimitusasiakirjat
Sähköiset asiakirjat ovat vain osa prosessia. Lähetykseen tarvitaan myös tarkkoja tukiasiakirjoja, kuten pakkauslista, lasku ja rahtikirja.
Näiden asiakirjojen tulisi vastata toisiaan ja itse lähetystä. Erot määrissä, tuotenumerossa tai ostotilauksen numeroissa vaativat usein manuaalisia tarkistuksia ja viivästyttävät vastaanottamista.
Pakkausohjeet ja käsittelyohjeet lavojen asettelulle
Jälleenmyyjillä on usein yksityiskohtaisia lavavaatimuksia, jotka menevät pinottujen tuotteiden siistin järjestämisen yli. He saattavat määrittää lavan koon, maksimikorkeuden, painorajat, stretch-käärintämenetelmät ja tuotteiden sijoittelun.
Varastotiimien tulisi käyttää standardia lavojen kasaamisprosessia sen sijaan, että annettaisiin jokaisen työntekijän päättää, miten lähetykset pinotaan. Yhdenmukaisuus auttaa estämään toistuvia noudattamisrikkomuksia.
Siihen mennessä, kun vähittäiskauppias tekee takaisinperinnän, virhe on yleensä tapahtunut tunteja tai jopa päiviä aikaisemmin. Säännöllinen noudattamisvaatimusten tarkistaminen, lähetystietojen validointi ennen lähettämistä ja varaston prosessien standardointi ovat tehokkaimpia tapoja vähentää vähennyksiä ajan mittaan.
Sijoita tuotelaput ja viivakoodit
Tuotemerkkiongelmat johtuvat usein pienistä yksityiskohdista. Etiketit saattavat olla väärässä paikassa, sisältää vanhentunutta tietoa tai eivät vastaa ostotilausta ja kuljetusasiakirjoja. Mikä tahansa näistä voi hidastaa vastaanottoa ja johtaa takaisinmaksuun.
Viivakoodeille yksi suurimmista riskeistä on tulostuslaatu. Viivakoodit, joissa on heikko kontrasti, sumeat reunat, tahroja tai vaurioituneita tarroja, saattavat skannata epätasaisesti, vaikka ne näyttäisivät hyväksyttäviltä.
Toinen yleinen virhe on viivakoodin katkaiseminen, jossa viivakoodi lyhennetään sopimaan pienempään tilaan. Tämä vähentää skannauksen luotettavuutta, aiheuttaa viivästyksiä ja lisää skannausvirheiden riskiä, mutta yritykset tekevät silti näin, tietäen riskin.
Monet vähittäiskauppiaat edellyttävät myös toimittajilta vähimmäisviivakoodin tarkistusluokan täyttämistä ennen tuotteiden lähettämistä. Viivakoodin tarkistus arvioi tulostuslaatua ISO-standardien mukaisesti, jotka ovat kansainvälisesti sovittuja sääntöjä, jotka varmistavat tuotteiden ja teknologioiden luotettavan toiminnan kaikkialla.
Tämä prosessi auttaa tunnistamaan painovirheitä, joita tavallinen viivakoodin lukija ei pysty havaitsemaan.
Auringonnousu 2027 ja GS1 2D-viivakoodin noudattaminen
Kun vähittäiskauppiaat valmistautuvat Sunrise 2027:ään, viivakoodin laatu säilyy tärkeänä osana toimittajien noudattamista. Huonolaatuinen GS1 2D-viivakoodit voi aiheuttaa samoja skannausongelmia kuin 1D-viivakoodit.
GS1 2D-viivakoodit voivat tallentaa enemmän kuin tuotetunnisteen. Ne voivat myös sisältää tietoja kuten eränumerot, vanhenemispäivät ja sarjanumerot, parantaen tuoteseurattavuutta ja asiakasosallistumista. Siirtymäkauden aikana monet tuotteet kantavat sekä 1D-viivakoodin että GS1 2D-viivakoodin.
Terveydenhuollon ala osoittaa jo, kuinka tärkeää viivakoodin laatu on. GS1 DataMatrixia käyttävät tuotteet vaativat yleensä vähintään C-tason (1.5) viivakoodin varmennusluokituksen.
Vaikka terveydenhuolto käsittelee viivakoodien laatua säädösten noudattamisen kautta eikä takaisinmaksujen kautta, se osoittaa, että viivakoodin varmennus on jo vakiintunut vaatimus 2D-viivakoodeille.
Monet vähittäiskauppiaat edellyttävät jo nyt toimittajia täyttämään viivakoodin laatuvaatimukset tai toimittamaan viivakoodin varmennusraportteja 1D-viivakoodeille. Kun GS1 2D-viivakoodit yleistyvät, on perusteltua odottaa vastaavia laatuvaatimuksia varmistaakseen luotettavan skannauksen.
Viivakoodin varmennus antaa yrityksille myös jonkin verran suunnittelun joustavuutta. GS1 QR-koodi tai Data Matrix Voit silti saavuttaa hyväksytyn arvosanan, kun väriä käytetään oikein, ja viivakoodi noudattaa GS1-standardeja.
Kuitenkin liian monet suunnittelumuutokset, kuten heikko värikontrasti tai liian suuret logot, voivat heikentää skannaus suorituskykyä ja lisätä tulevien noudattamisongelmien riskiä.
Pohjaviiva: Noudattaminen tehostaa toimintaa
Myyjän takaisinperinnät ovat yksinkertaisesti tapa vähittäiskauppiaille saada korvattua toimittajan noudattamattomuudesta aiheutuvat kustannukset MVA:ssa sovittujen ehtojen mukaisesti.
Nämä vaatimukset ovat olemassa pitääkseen tuotteiden liikkumisen sujuvana toimitusketjussa. Kun lähetykset saapuvat ajoissa, ovat asianmukaisesti merkittyjä ja vastaavat vähittäiskauppiaan standardeja, kaupat voivat täyttää tuotteita nopeammin ja asiakkaat todennäköisemmin löytävät tarvitsemansa hyllyltä.
Vaikka takaisinmaksu auttaa vähittäiskauppiaita saamaan osan kustannuksistaan takaisin, se ei palauta menetettyjä myyntiä tai asiakasluottamusta. Tyhjät hyllyt, viivästyneet toimitukset ja vastaanottamisongelmat voivat silti vaikuttaa ostokokemukseen ja vahingoittaa sekä vähittäiskauppiaita että toimittajia.
Paras tapa välttää nämä tappiot on käsitellä toimittajan noudattamista osana jokapäiväisiä toimintojasi. Noudattamalla vähittäismyyjän vaatimuksia, tarkistamalla viivakoodien laatu ja tarkistamalla lähetykset ennen niiden lähtöä laitoksestasi voit auttaa vähentämään takaisinmaksuja, suojata tulojasi ja rakentaa vahvempia suhteita vähittäiskauppakumppaneihisi.
Yleisiä kysymyksiä
Mikä on takaisinveloitus verrattuna hyvitykseen?
Hyvitys on rahaa, jonka myyjä suostuu palauttamaan asiakkaalle.
Chargeback on pakotettu vähennys, joka laukaistaan riidan tai noudattamisen epäonnistumisen seurauksena, ei vapaaehtoinen päätös maksavan osapuolen taholta. On olemassa kaksi versiota: Asiakas ja Myyjä/jälleenmyyjä
Aiheuttavatko takaisinmaksut vahinkoa yritykselle?
Kyllä, toimittajan takaisinmaksut vähentävät toimittajan tuloja vähentämällä kustannuksia maksuista. Toistuvat takaisinmaksut voivat myös alentaa toimittajan suoritusarvosanoja, rasittaa vähittäiskauppiaiden suhteita ja lisätä hylättyjen lähetyksien riskiä tai vähentää liiketoimintamahdollisuuksia.
Voitko kiistää myyjän takaisinmaksun/vähennyksen?
Kyllä. Useimmat vähittäiskauppiaat sallivat toimittajien kiistää myyjän hyvityksen tiettynä aikana. Riippuen vähittäiskauppiaasta, tämä aikajakso voi vaihdella 15–90 päivän välillä vähennyksen tai vaatimusilmoituksen jälkeen. Määräajan missaaminen tarkoittaa yleensä sitä, että hyvitys vahvistuu lopulliseksi, riippumatta tukimateriaalista.
Prosessi ja vaaditut asiakirjat kuvataan yleensä MVA:ssa tai toimittajan noudattamisoppaassa. Toimittajien tulisi toimittaa todisteita, kuten toimituksen todistus, kuljetusasiakirjat, ASN-vahvistukset tai viivakoodin varmennusraportit, tueksi vaatimukselleen.
Tarvitaanko GS1-standardeja välttääkseen myyjän takaisinmaksuja?
Se riippuu vähittäismyyjän vaatimuksista. Vähittäismyyjät, jotka käyttävät GS1-standardit POS-skannauksen, varastonhallinnan tai toimitusketjun toiminnot saattavat edellyttää myös toimittajien noudattavan niitä.
Näiden vaatimusten täyttäminen auttaa estämään skannausongelmia ja noudattamisongelmia, jotka voivat johtaa toimittajan takaisinmaksuihin.
VASTUUVAPAUS Tunnustamme, että GS1:n sekä sen käytön liittyvät materiaalit, omistusoikeudet ja kaikki siihen liittyvät patentit, tekijänoikeudet, tavaramerkit ja muut immateriaalioikeudet (yhteisesti "immateriaalioikeudet") ovat GS1 Globalin omaisuutta, ja että käytämme niitä GS1 Globalin antamien ehtojen mukaisesti.
