Myyjän palautukset: Miten se toimii ja miten se mitätöidään

Myyjän palautus on vähennys, jonka vähittäismyyjä tekee määrästä, jonka se velkaa toimittajalle, kun toimittaja ei täytä sovittuja vaatimuksia. Nämä vaatimukset voivat sisältää toimitusaikataulut, pakkausstandardit, tuotemerkinnät tai vaaditut asiakirjat.

Älä sekoita sitä asiakkaan takaisinmaksuun. Takaisinmaksu tapahtuu, kun kortinhaltija kiistää ostoksen pankkinsa kanssa, mikä saattaa kumota maksun.

Vahingoittuneet tai vialliset tuotteet toimittajalta käsitellään usein erillisten laatuvaatimusten, palautusten tai takuusopimusten kautta.

Miten toimittajan palautusveloitus toimii?

Kaikki alkaa päätoimittajasopimuksesta (MVA). Tämä on sopimus vähittäiskauppiaan ja toimittajan välillä. Siinä selitetään, miten he työskentelevät yhdessä, mukaan lukien maksuehdot, toimitusaikataulut, tuotetarpeet ja muut liiketoimintasäännöt.

Yksi tämän sopimuksen osioista on toimittajan noudattamisohje, jota kutsutaan myös reititysohjeeksi. Voit ajatella sitä oppaana, joka kertoo tarkalleen toimittajille, miten vähittäismyyjä haluaa tilausten olevan valmisteltu ja lähetetty.

Myyjän noudattamisohjeet sisältävät yleensä ohjeet:

• Pakkaustuotteet ja pahvilaatikot
• Tuotteiden etikettien ja viivakoodien sijoittaminen
• Käytetään hyväksyttyjä kuljetusyhtiöitä
• Tapaamisten toimituspäivien ja tapaamisaikojen pitäminen
• Vastaavien tuotteiden yhdistäminen oikeaan ostotilaan
• Lähetetään Ennakkolähetykset (ASNs), joka kertoo vähittäiskauppiaille, mitä on tulossa ennen kuin lähetys saapuu varastoon
• Toimittamalla tarvittavat kuljetusasiakirjat
• Rakenna ja kääri lavat oikein

Kun lähetys saapuu, vähittäiskauppias tarkistaa, onko toimittaja noudattanut näitä ohjeita. Jos jokin ei täytä vaatimuksia, vähittäiskauppias kirjaa ongelman ja arvioi takaisinmaksun, joka vähennetään noudatettavaksi laskulla.

Vähennettävä määrä riippuu vähittäismyyjän säännöistä MVA:ssa ja toimittajan noudattamiskäsikirjassa. Ei ole olemassa vakiosummaa, koska jokainen vähittäismyyjä asettaa omat käytäntönsä. Tässä on esimerkkejä perusteista:

Toimittaja saa yleensä ilmoituksen, jossa selitetään, mikä meni pieleen, mikä sääntö rikottiin ja miten vähennys laskettiin.

Yksinkertaisesti sanottuna, prosessi toimii näin:

Sopimus → Toimittaja lähettää tilauksen → Jälleenmyyjä tarkistaa lähetyksen → Sääntö on rikottu → Jälleenmyyjä laskee takaisinveloituksen → Summa vähennetään toimittajan maksusta.

Jälkitarkastuksen vähennykset

Ei kaikki takaisinmaksut näy nykyisellä laskulla. Jotkut vähittäiskauppiaat suorittavat tarkastuksia laskujen käsittelyn jälkeen ja saattavat havaita noudattamisongelmia, jotka jäivät huomaamatta vastaanoton aikana.

Kun tämä tapahtuu, vähittäiskauppias antaa jälkitarkastusvähennyksen, jossa summa vähennetään tulevasta maksusta alkuperäisen laskun sijaan. Nämä vähennykset voidaan antaa kuukausia tai jopa vuosia alkuperäisen tapahtuman jälkeen.

Miten välttää toimittajien palautukset

Nämä tyyppiset takaisinmaksut ovat estettävissä. Haasteena on, että monet noudattamiseen liittyvät ongelmat tapahtuvat kauan ennen kuin lähetys saapuu vähittäismyyjälle. Ne alkavat usein vanhentuneista ohjeista, puuttuvista tiedoista tai pienistä virheistä, jotka jäävät huomaamatta ennen kuin lähetys vastaanotetaan.

Seuraava OTIF (Ajoissa, Täydellisenä)

Mittaa, saapuuko tilaus vaaditun toimitusikkunan puitteissa (aikataulussa) vai saapuuko se täydellisenä ja virheettömänä (kokonaisuudessaan).

Siihen liittyy seuraavat vaatimukset. Useimmat niistä ovat helppoja ymmärtää, mutta yksityiskohdat ovat niitä, joissa monet toimittajat menevät pieleen.

Toimitusikkunat ja ajanvarausten aikataulutus Jälleenmyyjät mittaavat noudattamista sen perusteella, milloin lähetys saapuu, eivätkä sen perusteella, milloin se lähtee varastostasi. Toimitusikkunan missaaminen voi johtaa takaisinmaksuun, vaikka tilaus olisi lähetetty ajoissa.

Myöhästyneet toimitukset ovat yleinen syy, mutta liian aikainen saapuminen voi myös olla ongelma. Monet vähittäiskauppiaat hyväksyvät lähetyksiä vain sovittuina aikoina. Aikaiset saapumiset voidaan hylätä, vaatia uudelleen ajanvarausta tai aiheuttaa lisäkäsittelykustannuksia, mikä kaikki voi johtaa vähennyksiin.

Vähennä riskiä rakentamalla tarpeeksi aikaa liikenteelle, sääolosuhteille ja kuljetusviiveille, mutta vältä lähettämästä niin aikaisin, että tilaus saapuu ennen sovittua toimitusaikaa.

Toimitustavat ja hyväksytyt kuljetusyhtiöt Käyttämällä väärää kuljetusyhtiötä viivästyttää lähetyksiä enemmän kuin vain. Se voi lähettää tuotteita reititysprosessin läpi, jota vähittäismyyjä ei koskaan hyväksynyt, lisäten kuljetuskustannuksia ja aiheuttaen vastaanottamisongelmia.

Jos toimituksesi hoitaa kolmannen osapuolen logistiikkatoimittaja (3PL), varmista, että he noudattavat vähittäiskauppiaan reittiohjeita. Toimittaja voi silti saada hyvityksen, vaikka toimitusvirhe olisi tehty toisen yrityksen toimesta.

Tilausmäärän tarkkuus Monet ostotilausvirheet tapahtuvat, koska tietoja syötetään manuaalisesti toiseen järjestelmään. Tuote-erät, tuotenumerot ja ostotilausnumerot voivat kaikki olla kirjoitettu väärin.

Käyttämällä integroituja varastonhallinta- tai tilaustenhallintajärjestelmiä voidaan vähentää manuaalista tietojen syöttöä, mikä tekee virheiden tapahtumisesta epätodennäköisempää.

Pakkaus- ja kartonkitiedot

Monet toimittajat olettavat, että kestävän laatikon käyttäminen riittää. Ei riitä. Jälleenmyyjät usein määrittelevät tarkasti pakkauksen koon, painorajan ja jopa sen, miten tuotteet tulisi pakata laatikkoon.

Yleinen virhe on jatkaa vanhojen pakkausvaatimusten käyttöä sen jälkeen, kun vähittäiskauppias päivittää Toimittajan Noudattamisoppaansa. Tarkista nämä vaatimukset säännöllisesti sen sijaan, että luottaisit aiempiin lähetyksiin.

3. ASNs ja EDI-vaatimukset

Ennakkotiedote (ASN) on sähköinen ilmoitus, joka lähetetään ennen lähetystä saapumista. Se kertoo vähittäiskauppiaalle, mitä odottaa, mukaan lukien tuotteet, määrät, laatikot ja lavat. Monet vähittäiskauppiaat saavat ASNeja Sähköinen tietojenvaihto EDI, standardijärjestelmä liiketoimintadokumenttien vaihtoon yritysten välillä.

Yleinen virhe on lähettää ASN liian myöhään tai sisällyttää tietoja, jotka eivät vastaa lähetystä. EDI-dokumentit voivat myös aiheuttaa takaisinmaksuja, jos ne lähetetään väärässä muodossa tai sisältävät puuttuvia tai virheellisiä tietoja.

Vaaditut toimitusasiakirjat

Sähköiset asiakirjat ovat vain osa prosessia. Lähetys tarvitsee myös tarkkoja tukiasiakirjoja, kuten pakkauslista, lasku ja rahtikirja.

Näiden asiakirjojen tulisi vastata toisiaan ja itse lähetystä. Erot määrissä, tuotenumerossa tai ostotilauksen numeroissa vaativat usein manuaalisia tarkistuksia ja viivästyttävät vastaanottamista.

Pakkaus- ja käsittelyohjeet lavojen asettelua varten

Jälleenmyyjillä on usein yksityiskohtaisia lavavaatimuksia, jotka menevät pinottujen tuotteiden siistin asettelun yli. He saattavat määrittää lavan koon, maksimikorkeuden, painorajat, stretch-käärintämenetelmät ja tuotteiden sijoittelun.

Varastotiimien tulisi käyttää standardia lavojen kasaamisprosessia sen sijaan, että annettaisiin jokaisen työntekijän päättää, miten lähetykset pinotaan. Yhdenmukaisuus auttaa estämään toistuvia noudattamisrikkomuksia.

Siihen mennessä, kun vähittäiskauppias tekee takaisinperinnän, virhe on yleensä tapahtunut tunteja tai jopa päiviä aikaisemmin. Säännöllinen noudattamisvaatimusten tarkistaminen, lähetystietojen validointi ennen lähettämistä ja varaston prosessien standardointi ovat tehokkaimpia tapoja vähentää vähennyksiä ajan mittaan.

Tuotetarrojen ja viivakoodien sijoittaminen

Tuotemerkkiongelmat johtuvat usein pienistä yksityiskohdista. Etiketit saattavat olla väärässä paikassa, sisältää vanhentunutta tietoa tai eivät vastaa ostotilausta ja kuljetusasiakirjoja. Mikä tahansa näistä voi hidastaa vastaanottoa ja johtaa takaisinmaksuun.

Palkkikoodeille yksi suurimmista riskeistä on tulostuslaatu. Palkkikoodeja, joissa on heikko kontrasti, sumeat reunat, tahroja tai vaurioituneita tarroja, saattaa skannata epätasaisesti, vaikka ne näyttäisivät hyväksyttäviltä.

Toinen yleinen virhe on viivakoodin katkaiseminen, jossa viivakoodi lyhennetään sopimaan pienempään tilaan. Tämä vähentää skannauksen luotettavuutta, aiheuttaa viivästyksiä ja lisää skannausvirheiden riskiä, mutta yritykset tekevät silti näin, tietäen riskin.

Monet vähittäiskauppiaat edellyttävät myös toimittajilta vähimmäisviivakoodin tarkistusluokan täyttämistä ennen tuotteiden lähettämistä. Viivakoodin tarkistus arvioi tulostuslaatua ISO-standardien mukaisesti, jotka ovat kansainvälisesti sovittuja sääntöjä, jotka varmistavat tuotteiden ja teknologioiden luotettavan toiminnan kaikkialla.

Tämä prosessi auttaa tunnistamaan painovirheitä, joita tavallinen viivakoodin lukija ei pysty havaitsemaan.

Auringonnousu 2027 ja GS1 2D-viivakoodin noudattaminen

Kun vähittäiskauppiaat valmistautuvat Sunrise 2027:ään, viivakoodien laatu säilyy tärkeänä osana toimittajien noudattamista. Huonolaatuinen GS1 2D-viivakoodit voi aiheuttaa samoja skannaamisongelmia kuin 1D-viivakoodit.

GS1 2D-viivakoodit voivat tallentaa enemmän kuin tuotetunnisteen. Ne voivat myös sisältää tietoja kuten eränumerot, vanhenemispäivät ja sarjanumerot, parantaen tuoteseurattavuutta ja asiakasosallistumista. Siirtymäkauden aikana monet tuotteet kantavat sekä 1D-viivakoodin että GS1 2D-viivakoodin.

Terveydenhuollon ala osoittaa jo nyt, kuinka tärkeää viivakoodin laatu on. GS1 DataMatrixia käyttävät tuotteet vaativat yleensä vähintään C-tason (1.5) viivakoodin varmennusluokituksen.

Vaikka terveydenhuolto käsittelee viivakoodien laatua sääntelyn noudattamisen kautta eikä takaisinmaksujen kautta, se osoittaa, että viivakoodin varmennus on jo vakiintunut vaatimus 2D-viivakoodeille.

Monet vähittäiskauppiaat edellyttävät jo nyt toimittajia täyttämään viivakoodin laatuvaatimukset tai toimittamaan viivakoodin varmennusraportteja 1D-viivakoodeille. Kun GS1 2D-viivakoodit yleistyvät, on perusteltua odottaa vastaavia laatuvaatimuksia varmistaakseen luotettavan skannauksen.

Viivakoodin varmennus antaa yrityksille myös jonkin verran suunnittelun joustavuutta. GS1 QR-koodi tai Data Matrix Voit silti saavuttaa hyväksytyn arvosanan, kun väriä käytetään oikein ja viivakoodi noudattaa GS1-standardeja.

Kuitenkin liian monet suunnittelumuutokset, kuten heikko värikontrasti tai liian suuret logot, voivat heikentää skannaus suorituskykyä ja lisätä tulevien noudattamisongelmien riskiä.

Pohjaviiva: Noudattaminen tehostaa toimintaa

Myyjän takaisinperinnät ovat yksinkertaisesti tapa vähittäiskauppiaille saada korvattua toimittajan noudattamattomuudesta aiheutuvat kustannukset MVA:ssa sovittujen ehtojen mukaisesti.

Nämä vaatimukset ovat olemassa pitääkseen tuotteiden liikkumisen sujuvana toimitusketjussa. Kun lähetykset saapuvat ajoissa, ovat asianmukaisesti merkittyjä ja vastaavat vähittäiskauppiaan standardeja, kaupat voivat täyttää tuotteita nopeammin ja asiakkaat todennäköisemmin löytävät tarvitsemansa hyllyltä.

Vaikka takaisinmaksu auttaa vähittäiskauppiaita saamaan osan kustannuksistaan takaisin, se ei palauta menetettyjä myyntiä tai asiakasluottamusta. Tyhjät hyllyt, viivästyneet toimitukset ja vastaanottamisongelmat voivat silti vaikuttaa ostokokemukseen ja vahingoittaa sekä vähittäiskauppiaita että toimittajia.

Paras tapa välttää nämä tappiot on käsitellä toimittajan noudattamista osana jokapäiväisiä toimintojasi. Jälleenmyyjän vaatimusten noudattaminen, viivakoodien laadun tarkistaminen ja lähetysten tarkistaminen ennen niiden lähtöä laitoksestasi voivat auttaa vähentämään takaisinmaksuja, suojaamaan tulojasi ja luomaan vahvemman suhteen vähittäiskauppakumppaneihisi.

Yleisiä kysymyksiä

Mikä on takaisinveloitus verrattuna hyvitykseen?

Hyvitys on rahaa, jonka myyjä suostuu palauttamaan asiakkaalle.

Chargeback on pakotettu vähennys, joka laukaistaan riidan tai noudattamatta jättämisen seurauksena, ei vapaaehtoinen päätös maksavan osapuolen taholta. On olemassa kaksi versiota: Asiakas ja Myyjä/jälleenmyyjä

Aiheuttavatko takaisinmaksut vahinkoa yritykselle?

Kyllä, toimittajaveloitukset vähentävät toimittajan tuloja vähentämällä kustannuksia maksuista. Toistuvat veloitukset voivat myös alentaa toimittajan suoritusarvosanoja, rasittaa vähittäiskauppasuhteita ja lisätä hylättyjen lähetysten riskiä tai vähentää liiketoimintamahdollisuuksia.

Voitko kiistää myyjän takaisinmaksun/vähennyksen?

Kyllä. Useimmat vähittäiskauppiaat antavat toimittajien kiistää myyjän hyvityksen takaisinmaksun määräajassa. Riippuen vähittäiskauppiaasta, tämä aikajakso voi vaihdella 15–90 päivän välillä vähennyksen tai vaatimuksen huomautuksesta. Määräajan ohittaminen tarkoittaa yleensä sitä, että takaisinmaksu vahvistuu lopulliseksi, riippumatta tukimateriaalista.

Prosessi ja vaaditut asiakirjat kuvataan yleensä MVA:ssa tai toimittajan noudattamisoppaassa. Toimittajien tulisi toimittaa todisteita, kuten toimituksen todistus, kuljetusasiakirjat, ASN-vahvistukset tai viivakoodin varmennusraportit, tueksi vaatimukselleen.

Tarvitaanko GS1-standardeja välttääkseen myyjän takaisinmaksuja?

Se riippuu vähittäismyyjän vaatimuksista. Vähittäismyyjät, jotka käyttävät GS1-standardit POS-skannauksen, varastonhallinnan tai toimitusketjun toiminnot saattavat edellyttää myös toimittajien noudattavan niitä.

Täyttämällä nämä vaatimukset autetaan estämään skannausongelmia ja noudattamisongelmia, jotka voivat johtaa toimittajan takaisinmaksuihin.

VASTUUVAPAUSLAUSEKE Tunnustamme, että GS1:n sekä sen käytön liittyvät materiaalit, omistusoikeudet ja kaikki siihen liittyvät patentit, tekijänoikeudet, tavaramerkit ja muut immateriaalioikeudet (yhteisesti "immateriaalioikeudet") ovat GS1 Globalin omaisuutta ja että käytämme niitä GS1 Globalin antamien ehtojen mukaisesti.