Bayaran Balik Vendor: Bagaimana Ia Berfungsi dan Cara Untuk Membatalkannya
Ringkasan:
|
Bayaran balik penjual ialah potongan yang diambil oleh peniaga dari jumlah yang perlu dibayar kepada pembekal apabila pembekal gagal memenuhi keperluan yang telah dipersetujui. Keperluan ini boleh termasuk tarikh penghantaran, standard pembungkusan, label produk, atau dokumen yang diperlukan.
Jangan kelirukan dengan bayaran balik pelanggan. Bayaran balik itu berlaku apabila pemegang kad mempersoalkan pembelian dengan bank mereka, yang mungkin membatalkan pembayaran.
Produk yang rosak atau cacat dari pembekal sering ditangani melalui tuntutan kualiti berasingan, pemulangan, atau perjanjian jaminan.
Bagaimana Sistem Chargeback Vendor Berfungsi?
Ia bermula dengan Perjanjian Vendor Utama (MVA). Ini adalah kontrak antara pengecer dan pembekal. Ia menerangkan bagaimana mereka akan bekerjasama, termasuk syarat pembayaran, jadual penghantaran, keperluan produk, dan peraturan perniagaan lain.
Satu bahagian daripada perjanjian ini adalah Manual Pematuhan Vendor, juga dikenali sebagai Panduan Penghantaran. Anda boleh menganggapnya sebagai buku panduan yang memberitahu pembekal dengan tepat bagaimana pengeposan dan penghantaran pesanan hendak disediakan oleh peniaga runcit.
Manual pematuhan vendor biasanya mengandungi arahan untuk:
- Produk kemasan dan karton
- Meletakkan label produk dan kod bar
- Menggunakan pembawa penghantaran yang diluluskan
- Menepati tarikh penghantaran dan masa temujanji
- Mencocokkan produk dengan pesanan pembelian yang betul
- Menghantar Notis Penghantaran Lanjutan (ASNs), yang memberitahu peniaga apa yang akan tiba sebelum penghantaran sampai ke gudang
- Menyediakan dokumen penghantaran yang diperlukan
- Membina dan membungkus palet dengan betul
Apabila penghantaran tiba, pengecer memeriksa sama ada pembekal mengikuti arahan tersebut. Jika sesuatu tidak memenuhi keperluan, pengecer mencatat isu tersebut dan menilai caj balik, yang dikenakan sebagai potongan pematuhan pada invois.
Jumlah yang dipotong bergantung kepada peraturan peniaga dalam MVA dan Manual Pematuhan Vendor. Tiada jumlah standard kerana setiap peniaga menetapkan dasar sendiri. Berikut adalah contoh-contoh asas:
| Pengecualian Vendor | Contoh dunia nyata |
| Bayaran tetap untuk setiap kesilapan | Program Kecemerlangan Kualiti Pembekal Walmart (SQEP)caj $200 setiap pesanan pembelian untuk ASN yang hilang atau lewat waktu. Target mengenakan bayaran tetap sebanyak $250 bagi setiap pelanggaran untuk set transaksi EDI yang salah atau hilang. |
| Peratus daripada nilai invois | Home Depot mengenakan caj sebanyak 5% daripada nilai invois bagi penghantaran yang tiba di luar panduan laluan yang diluluskan. Kohl's mengenakan caj sebanyak 3% daripada nilai invois bagi pelanggaran kadar penuh di mana pembekal menghantar di bawah ambang kadar penuh yang diperlukan. |
| Bayaran untuk setiap produk, karton, atau palet yang mengalami masalah | Amazon mengenakan bayaran kepada vendor berdasarkan setiap unit untuk pelanggaran persediaan, seperti barang yang tiba tanpa beg poli yang diperlukan atau label amaran kecekapan. Kosco mengenakan bayaran setiap palet untuk palet yang tidak memenuhi keperluan ketinggian dan berat yang ditetapkan olehnya. |
Kos sebenar untuk memperbaiki masalah, seperti menamakan semula produk atau tenaga buruh gudang tambahan Ini mewakili 'chargeback' dalam bentuknya yang paling tulen: pergeseran kos . | Macy's mengenakan kos sebenar kepada vendor untuk menukar label barangan yang tiba dengan label UPC yang salah atau hilang, termasuk upah dan bahan-bahan. CVS mengenakan bayaran kepada vendor berdasarkan kos buruh gudang sebenar yang dikeluarkan apabila penghantaran memerlukan kerja semula disebabkan konfigurasi pek dalaman yang tidak mematuhi peraturan |
Pembekal biasanya menerima notis yang menerangkan apa yang salah, peraturan mana yang dilanggar, dan bagaimana pengurangan itu dikira.
Secara ringkas, proses berfungsi seperti ini:
Perjanjian → Pembekal menghantar pesanan → Peniaga memeriksa penghantaran → Satu peraturan dilanggar → Peniaga mengira caj balik → Jumlah itu dipotong dari pembayaran pembekal.
Potongan Selepas Audit
Tidak semua tuntutan balik kelihatan pada invois semasa. Sesetengah peniaga runcit menjalankan audit selepas invois diproses dan mungkin mengenal pasti isu pematuhan yang terlepas semasa penerimaan.
Apabila ini berlaku, peniaga akan mengeluarkan potongan pemeriksaan selepas audit, di mana jumlah tersebut dikurangkan daripada bayaran akan datang dan bukannya invois asal. Potongan ini boleh dikeluarkan bulan atau malah tahun selepas transaksi asal.
Bagaimana untuk Mengelakkan Bayaran Balik Vendor
Jenis-jenis chargeback ini boleh dielakkan. Cabarannya ialah banyak isu pematuhan berlaku jauh sebelum penghantaran sampai ke pengecer. Mereka sering bermula dengan arahan usang, data yang hilang, atau kesilapan kecil yang tidak diperhatikan sehingga penghantaran diterima.
Mengikut OTIF (Pada Masa, Dalam Penuh)
Mengukur sama ada pesanan tiba dalam jendela penghantaran yang diperlukan (Tepat pada Masa) atau tiba lengkap dan tepat (Penuh).
Ia melibatkan keperluan berikut. Kebanyakan mudah difahami, tetapi butiran adalah tempat di mana ramai pembekal membuat kesilapan.
Jendela Penghantaran dan Penjadualan Temujanji Peniaga mengukur pematuhan dengan ketibaan penghantaran, bukan ketika ia meninggalkan gudang anda. Tidak mematuhi jendela penghantaran boleh mengakibatkan bayaran balik, walaupun pesanan dihantar tepat pada masanya.
Penghantaran lewat adalah punca yang biasa, tetapi tiba terlalu awal juga boleh menjadi masalah. Ramai peniaga menerima penghantaran hanya semasa waktu temujanji yang dirancang. Kedatangan awal mungkin ditolak, memerlukan penjadualan semula, atau menimbulkan kos pengendalian tambahan, yang semuanya boleh mengakibatkan potongan.
Untuk mengurangkan risiko, berikan masa yang mencukupi untuk kesesakan lalu lintas, cuaca, dan kelewatan penghantar, tetapi elakkan penghantaran terlalu awal sehingga pesanan tiba sebelum jendela penghantaran yang dijadualkan.
Kaedah Penghantaran dan Pembawa yang Diluluskan Menggunakan pembawa yang salah tidak hanya menyebabkan kelewatan penghantaran. Ia boleh menghantar produk melalui proses penghantaran yang tidak pernah diluluskan oleh pengecer, meningkatkan kos pengangkutan dan mencipta masalah penerimaan.
Pastikan penghantaran anda diuruskan oleh pembekal logistik pihak ketiga (3PL), pastikan mereka mengikuti panduan laluan pengecer. Seorang pembekal masih boleh menerima caj balik walaupun kesilapan penghantaran dibuat oleh syarikat lain.
Ketepatan Pesanan Pembelian Banyak kesilapan pesanan pembelian berlaku kerana maklumat dimasukkan secara manual ke dalam sistem lain. Kuantiti produk, nombor barang, dan nombor pesanan pembelian semuanya boleh ditaip dengan silap.
Menggunakan sistem inventori terintegrasi atau pengurusan pesanan membantu mengurangkan kemasukan data manual, menjadikan kesilapan ini kurang berlaku.
Spesifikasi Pembungkusan dan Karton
Banyak pembekal menganggap menggunakan kotak yang kukuh sudah mencukupi. Tetapi sebenarnya tidak. Peniaga sering menetapkan saiz karton yang tepat, had berat, dan juga bagaimana produk sepatutnya dikemas di dalam karton.
Salah satu kesilapan yang biasa dilakukan ialah terus menggunakan keperluan pembungkusan lama selepas peniaga mengemaskini Manual Kepatuhan Vendor. Semak keperluan ini secara berkala daripada bergantung kepada penghantaran sebelum ini.
Keperluan ASNs dan EDI
Notis Penghantaran Lanjutan (ASN) adalah notis elektronik yang dihantar sebelum penghantaran tiba. Ia memberitahu peniaga runcit apa yang perlu dijangkakan, termasuk produk, kuantiti, kotak, dan palet. Banyak peniaga runcit menerima ASN melalui Pertukaran Data Elektronik EDI, sistem piawai untuk pertukaran dokumen perniagaan antara syarikat.
Salah satu kesilapan yang biasa dilakukan ialah menghantar ASN terlalu lewat atau menyertakan maklumat yang tidak sepadan dengan penghantaran. Dokumen EDI juga boleh mencetuskan caj balik jika dihantar dalam format yang salah atau mengandungi data yang hilang atau tidak sah.
Dokumen Penghantaran yang Diperlukan
Dokumen elektronik hanyalah sebahagian daripada proses tersebut. Penghantaran juga memerlukan dokumen sokongan yang tepat, seperti slip pembungkusan, invois, dan bil penghantaran.
Dokumen-dokumen ini harus sepadan antara satu sama lain dan penghantaran itu sendiri. Perbezaan dalam kuantiti, nombor produk, atau nombor pesanan pembelian sering memerlukan pemeriksaan manual, dan menyebabkan kelewatan dalam penerimaan.
Arahan Konfigurasi dan Pengendalian Palet
Peniaga sering mempunyai keperluan palet yang terperinci yang melampaui penyusunan produk dengan rapi. Mereka mungkin menetapkan saiz palet, ketinggian maksimum, had berat, kaedah pembalutan regangan, dan penempatan produk.
Pasukan gudang sepatutnya menggunakan proses pembinaan palet standard daripada membenarkan setiap pekerja membuat keputusan sendiri tentang cara menyusun penghantaran. Konsistensi membantu mencegah pelanggaran pematuhan yang berulang-ulang.
Pada masa yang sama peniaga mengeluarkan tuntutan balik, kesilapan biasanya telah berlaku berjam-jam atau malah berhari-hari sebelumnya. Menyemak keperluan pematuhan secara berkala, mengesahkan data penghantaran sebelum penghantaran, dan menstandardkan proses gudang adalah antara cara yang paling berkesan untuk mengurangkan potongan sepanjang masa.
Menempatkan Label Produk dan Kod Bar
Isu label produk sering disebabkan oleh butiran kecil. Label mungkin diletakkan di lokasi yang salah, mengandungi maklumat usang, atau tidak sepadan dengan pesanan pembelian dan dokumen penghantaran. Mana-mana daripada ini boleh melambatkan penerimaan dan membawa kepada tuntutan balik.
Salah satu risiko terbesar untuk kod bar adalah kualiti cetakan. Kod bar dengan kontras rendah, tepi kabur, kotoran, atau label yang rosak mungkin akan mengimbas secara tidak konsisten walaupun kelihatan boleh diterima.
Salah satu kesilapan yang biasa adalah pemotongan kod bar, di mana kod bar dipendekkan untuk memuatkan ruang yang lebih kecil. Ini mengurangkan kebolehpercayaan pindai, menyebabkan kelewatan, dan meningkatkan risiko kegagalan pindai, namun syarikat masih melakukan ini, mengetahui risikonya.
Banyak pengecer juga mengkehendaki pembekal memenuhi tahap pengesahan kod bar minimum sebelum produk dihantar. Pengesahan kod bar mengukur kualiti cetakan berbanding piawaian ISO—peraturan yang dipersetujui secara antarabangsa yang memastikan produk dan teknologi berfungsi dengan baik di mana-mana.
Proses ini membantu mengenal pasti isu pencetakan yang tidak dapat dikesan oleh pengimbas kod bar biasa.
Pagi 2027 dan Kepatuhan Barcode GS1 2D
Semasa peniaga bersedia untuk Sunrise 2027, kualiti kod bar akan terus menjadi sebahagian penting dari pematuhan vendor. Kualiti yang rendah Kod bar 2D GS1 boleh menyebabkan masalah pemeriksaan yang sama seperti bar kod 1D.
Kod bar 2D GS1 boleh menyimpan lebih daripada pengenal produk. Mereka juga boleh merangkumi maklumat seperti nombor kelompok, tarikh luput, dan nombor siri, meningkatkan penjejakan produk dan penglibatan pelanggan. Semasa peralihan, banyak produk akan membawa kedua-dua kod bar 1D dan kod bar 2D GS1.
Industri penjagaan kesihatan sudah menunjukkan betapa pentingnya kualiti kod bar. Produk yang menggunakan GS1 DataMatrix biasanya memerlukan tahap pengesahan kod bar minimum Gred C (1.5).
Sementara penjagaan kesihatan mengendalikan kualiti kod bar melalui pematuhan peraturan daripada bayaran balik, ia menunjukkan bahawa pengesahan kod bar sudah menjadi keperluan yang mapan untuk kod bar 2D.
Banyak pengecer sudah memerlukan pembekal memenuhi keperluan kualiti kod bar atau menyediakan laporan pengesahan kod bar untuk kod bar 1D. Apabila kod bar GS1 2D menjadi lebih biasa, adalah munasabah untuk mengharapkan keperluan kualiti yang serupa untuk memastikan pemindaan yang boleh dipercayai.
Pengesahan kod bar juga memberikan keleluasaan reka bentuk kepada perniagaan. Kod QR GS1 atau Matriks Data Anda masih boleh mencapai gred lulus apabila warna digunakan dengan betul, dan kod bar mengikut standard GS1.
Walau bagaimanapun, terlalu banyak perubahan reka bentuk, seperti kontras warna yang buruk atau logo yang terlalu besar, boleh mengurangkan prestasi imbasan dan meningkatkan risiko masalah pematuhan pada masa depan.
Pentingnya: Kepatuhan Mendorong Kecekapan
Bayaran balik vendor hanyalah cara bagi peniaga untuk mendapatkan semula kos ketidakpatuhan pembekal mengikut terma yang dipersetujui dalam MVA.
Keperluan ini wujud untuk memastikan produk bergerak lancar melalui rantaian bekalan. Apabila penghantaran tiba tepat pada masanya, dilabel dengan betul, dan memenuhi standard pengecer, kedai boleh mengisi stok produk dengan lebih cepat, dan pelanggan lebih cenderung untuk menemui apa yang mereka perlukan di rak.
Walaupun tuntutan balik membantu peniaga memulihkan sebahagian daripada kos mereka, ia tidak dapat memulihkan jualan yang hilang atau kepercayaan pelanggan. Rak-rak kosong, penghantaran yang lewat, dan masalah penerimaan masih boleh memberi kesan kepada pengalaman membeli-belah dan merugikan kedua-dua peniaga dan pembekal.
Cara terbaik untuk mengelakkan kerugian ini adalah dengan memperlakukan pematuhan vendor sebagai sebahagian daripada operasi harian anda. Mengikut keperluan pengecer anda, memeriksa kualiti kod bar, dan menyemak penghantaran sebelum mereka meninggalkan fasiliti anda boleh membantu mengurangkan caj balik, melindungi pendapatan anda, dan membina hubungan yang lebih kukuh dengan rakan peruncitan anda.
Soalan Lazim
Apakah perbezaan antara chargeback dan refund?
Pulangan adalah wang yang penjual bersetuju untuk dikembalikan kepada pelanggan.
Chargeback adalah potongan paksa yang dipicu oleh perselisihan atau kegagalan pematuhan, bukan keputusan sukarela oleh pihak yang membayar. Terdapat dua versi: Pelanggan dan Vendor/Runcit
Adakah tuntutan balik merugikan perniagaan?
Ya, tuntutan balik penjual mengurangkan pendapatan pembekal dengan mengurangkan kos dari bayaran. Tuntutan balik berulang juga boleh menurunkan skor prestasi pembekal, menegangkan hubungan pengecer, dan meningkatkan risiko penghantaran ditolak atau peluang perniagaan berkurangan.
Bolehkah anda membantah tuntutan balik bayaran/potongan vendor?
Ya. Kebanyakan peniaga membenarkan pembekal untuk membantah tuntutan balik bayaran vendor dalam tempoh yang ditentukan. Bergantung kepada peniaga, tempoh ini mungkin antara 15 hingga 90 hari selepas potongan atau notis tuntutan diterima. Kegagalan mematuhi tarikh akhir biasanya bermaksud tuntutan balik bayaran menjadi sah, tanpa mengira bukti sokongan yang disediakan.
Proses dan dokumen yang diperlukan biasanya diterangkan dalam MVA atau Manual Pematuhan Vendor. Pembekal perlu menyediakan bukti, seperti bukti penghantaran, rekod penghantaran, pengesahan ASN, atau laporan pengesahan kod bar, untuk menyokong tuntutan mereka.
Adakah standard GS1 diperlukan untuk mengelakkan bayaran balik vendor?
Ia bergantung kepada keperluan pengecer. Pengecer yang menggunakan Standard GS1 Untuk pemindaian POS, pengurusan inventori, atau operasi rantaian bekalan mungkin memerlukan pembekal untuk mengikutinya juga.
Memenuhi keperluan ini membantu mencegah masalah pemindaan dan masalah pematuhan yang boleh menyebabkan tuntutan balik vendor.
PENAFIAN Kami mengakui bahawa GS1, serta bahan, item milik, dan semua paten berkaitan, hak cipta, cap dagang, dan harta intelek lain (secara kolektif, "harta intelek") yang berkaitan dengan penggunaannya, adalah milik GS1 Global, dan penggunaan kami terhadapnya akan mengikut syarat yang diberikan oleh GS1 Global.
