供应商退款：工作原理及如何避免

供应商扣款是指零售商从应付供应商的金额中扣除的款项，当供应商未能满足约定的要求时。这些要求可能包括发货截止日期、包装标准、产品标签或必要文件。

不要将其与客户退款混淆。当持卡人与其银行对购买进行争议时，就会发生退款，可能会导致付款被撤销。

供应商提供的损坏或有缺陷的产品通常通过单独的质量索赔、退货或保修协议来处理。

供应商退款是如何运作的？

一切都始于主供应商协议（MVA）。这是零售商和供应商之间的合同。它解释了他们将如何共同合作，包括付款条款、交货时间表、产品要求和其他业务规则。

这份协议的一个部分是供应商合规手册，也称为路由指南。您可以将其视为一本指南，告诉供应商准确地如何准备和发运订单。

供应商合规手册通常包括以下说明：

• 包装产品和纸盒
• 放置产品标签和条形码
• 使用批准的运输承运商
• 会议交货日期和约会时间
• 将产品与正确的采购订单匹配
• 发送 提前发货通知（ASNs）, 在货物到达仓库之前通知零售商货物即将到达的方式
• 提供所需的运输文件
• 正确搭建和包装托盘

当货物到达时，零售商会检查供应商是否遵循这些说明。如果有什么不符合要求，零售商会记录问题并评估追索款项，该款项会作为发票上的合规扣款。

扣除的金额取决于MVA中零售商的规定和供应商合规手册。由于每个零售商都制定自己的政策，因此没有标准金额。以下是样本基础：

供应商通常会收到一份通知，解释出了什么问题，哪条规则被违反，以及扣款是如何计算的。

简单来说，这个过程是这样运作的：

协议 → 供应商发货 → 零售商检查货物 → 违反规定 → 零售商计算退款 → 金额从供应商的付款中扣除。

审计后扣款

不是所有的退款都会出现在当前的发票上。一些零售商在发票处理后进行审计，可能会发现在收货过程中被忽略的合规问题。

当这种情况发生时，零售商会发出后审扣款，扣款金额会从未来的付款中扣除，而不是从原始发票中扣除。这些扣款可以在原始交易之后几个月甚至几年后发出。

如何避免供应商退单

这些类型的退单是可以预防的。挑战在于许多合规问题发生在货物抵达零售商之前很久。它们通常始于过时的指示、缺失的数据或不引人注意的小错误，直到货物被收到才被发现。

根据OTIF（准时完全）

衡量订单是否在要求的交货时间窗口内到达（准时）或是否完整准确到达（完整）。

这涉及以下要求。大多数都很容易理解，但细节是许多供应商出错的地方。

送货时间窗口和预约安排 零售商通过货物到达的时间来衡量合规性，而不是离开您的仓库的时间。如果错过交货时间窗口，即使订单按时发货，也可能会导致退款。

延迟交货是常见原因，但提前到达也可能成为问题。许多零售商只在预约时间接受货物。提前到达可能会被拒绝，需要重新安排，或产生额外的处理费用，这些都可能导致扣款。

为了降低风险，请留出足够的时间考虑交通、天气和承运商延误，但避免提前发货以至于订单在预定交货时间之前送达。

运输方式和批准承运商 使用错误的承运商不仅会延误货物的发货，还可能使产品经过零售商从未批准的路由过程，增加运输成本并造成收货问题。

如果您的运输由第三方物流提供商（3PL）处理，请确保他们遵循零售商的路由指南。即使运输错误是由另一家公司造成的，供应商仍然可能收到追索费。

采购订单准确性 许多采购订单错误发生是因为信息被手动输入到另一个系统中。产品数量、物品编号和采购订单编号都可能被输入错误。

使用集成的库存或订单管理系统有助于减少手动数据输入，从而减少这些错误的可能性。

包装和纸箱规格

许多供应商认为使用坚固的箱子就足够了。但实际上并非如此。零售商经常会指定确切的纸箱尺寸、重量限制，甚至产品应该如何包装在纸箱内。

一个常见的错误是在零售商更新供应商合规手册后继续使用旧的包装要求。与其依赖以前的发货记录，不如定期审查这些要求。

ASN和EDI要求

提前发货通知（ASN）是在货物到达之前发送的电子通知。它告诉零售商可以期待什么，包括产品、数量、箱子和托盘。许多零售商通过ASN收到货物 电子数据交换 EDI（电子数据交换）是一种在公司之间交换商业文件的标准系统。

一个常见的错误是发送ASN太晚或包含与货物不匹配的信息。如果EDI文档以错误的格式发送或包含缺失或无效数据，也可能触发退单。

必需的运输文件

电子文件只是流程的一部分。装运还需要准确的支持文件，如装箱单、发票和提单。

这些文件应该彼此匹配，也应该与货物本身相匹配。数量、产品编号或采购订单编号的差异通常需要手动核对，会延迟收货。

托盘配置和处理说明

零售商通常有详细的托盘要求，超出了整齐堆放产品的范围。他们可能会规定托盘尺寸、最大高度、重量限制、拉伸包装方法和产品摆放位置。

仓库团队应该使用标准的托盘堆叠流程，而不是让每个员工决定如何堆放货物。保持一致有助于防止重复的合规违规行为。

零售商发起退单时，错误通常已经发生数小时甚至数天。定期审查合规要求、在发货前验证装运数据以及标准化仓储流程是降低扣款的最有效方法之一。

放置产品标签和条形码

产品标签问题通常是由细节问题引起的。标签可能放错位置，包含过时信息，或与采购订单和运输文件不匹配。任何这些问题都可能导致收货延迟并引发退款。

对于条形码来说，最大的风险之一是打印质量。即使外观看起来可以接受，但对比度低、边缘模糊、污渍或标签损坏的条形码可能会出现扫描不一致的情况。

另一个常见错误是条形码截断，即将条形码缩短以适应较小的空间。这会降低扫描可靠性，导致延迟，并增加扫描失败的风险，然而公司仍然这样做，明知存在风险。

许多零售商还要求供应商在产品发货之前达到最低条形码验证等级。条形码验证根据ISO标准衡量打印质量，这是国际上达成一致的规则，确保产品和技术在任何地方都能可靠运行。

这个过程有助于识别普通条形码扫描仪无法检测到的打印问题。

日出2027和GS1 2D条形码合规

随着零售商为2027年的日出做准备，条形码质量将继续是供应商合规的重要组成部分。差质量 GS1 二维条形码 可以导致与一维条形码相同的扫描问题。

GS1 二维条形码可以存储不仅是产品标识符。它们还可以包括诸如批号、过期日期和序列号等信息，提高产品可追溯性和客户参与度。在过渡期间，许多产品将同时携带一维条形码和 GS1 二维条形码。

医疗保健行业已经展示了条形码质量的重要性。使用GS1 DataMatrix的产品通常需要最低条形码验证等级为C（1.5）。

在医疗保健领域，条形码质量是通过遵守监管要求而不是退单来处理的，这表明条形码验证已经成为2D条形码的一个已建立的要求。

许多零售商已经要求供应商满足条形码质量要求，或提供1D条形码的条形码验证报告。随着GS1 2D条形码变得更加普遍，合理地期望类似的质量要求以确保可靠的扫描。

条形码验证还为企业提供了一些设计灵活性。 GS1 QR码或数据矩阵 当颜色使用正确，并且条形码遵循GS1标准时，仍然可以获得及格分数。

然而，过多的设计更改，比如颜色对比不佳或标志过大，可能会降低扫描性能并增加未来合规问题的风险。

底线：合规推动效率

供应商扣款只是零售商根据MVA中约定的条款来收回供应商不遵守规定的成本的一种方式。

这些要求存在是为了确保产品在供应链中顺利流动。当货物准时到达、标签正确、符合零售商的标准时，商店可以更快地备货，顾客更有可能在货架上找到他们需要的商品。

尽管退款有助于零售商收回部分成本，但无法恢复失去的销售额或客户信任。空荡荡的货架、延迟交付和收货问题仍可能影响购物体验，损害零售商和供应商。

避免这些损失的最佳方法是将供应商合规视为日常运营的一部分。遵循零售商的要求，检查条形码质量，并在货物离开您的设施之前审查发货情况，有助于减少退单、保护您的收入，并与零售合作伙伴建立更牢固的关系。

常见问题

什么是退款和退单？

退款是卖方同意返还给顾客的钱。

退单是由争议或合规失败引发的强制扣款，而不是付款方自愿决定。有两个版本：客户和供应商/零售

退款会对企业造成伤害吗？

供应商扣款会通过从付款中扣除成本来减少供应商的收入。反复的扣款也会降低供应商的绩效评分，损害零售商关系，并增加被拒绝发货或减少商机的风险。

你能否对供应商的退款/扣款提出异议？

大多数零售商允许供应商在规定的时间内对供应商的退款进行争议。根据零售商的不同，这个时间段可能在扣款或索赔通知后的15至90天之间。错过截止日期通常意味着退款变为最终，无论有无支持证据。

通常在MVA或供应商合规手册中描述了流程和所需文件。 供应商应提供证据，如交付证明、运输记录、ASN确认或条形码验证报告，以支持其索赔。

GS1标准是否需要避免供应商退单？

这取决于零售商的要求。使用 GS1标准 对于POS扫描、库存管理或供应链操作，可能需要供应商也遵循这些规定。

满足这些要求有助于防止扫描问题和合规问题，从而避免供应商退款。

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