Leverantörsavgifter: Hur det fungerar och hur man undviker det
För lång; läste inte;
|
En leverantörsavdrag är en avdrag som en återförsäljare gör från det belopp den är skyldig en leverantör när leverantören inte uppfyller överenskomna krav. Dessa krav kan inkludera leveransdatum, förpackningsstandarder, produktmärkning eller nödvändig dokumentation.
Förväxla det inte med en kundåterbetalning. Den typen av återbetalning sker när en kortinnehavare bestrider en köp med sin bank, vilket kan leda till att betalningen återkallas.
Skadade eller defekta produkter från leverantören hanteras ofta genom separata kvalitetsanspråk, returer eller garantiförhandlingar.
Hur fungerar en leverantörsdebitering?
Det börjar allt med Master Vendor Agreement (MVA). Detta är ett avtal mellan en återförsäljare och en leverantör. Det förklarar hur de ska samarbeta, inklusive betalningsvillkor, leveransschema, produktkrav och andra affärsregler.
En del av detta avtal är Leverantörsmanualen, även kallad en Ruttguide. Du kan tänka på den som en guidebok som berättar för leverantörer exakt hur återförsäljaren vill att beställningar ska förberedas och skickas.
En leverantörs överensstämmelsemanual inkluderar vanligtvis instruktioner för:
- Förpackningsprodukter och kartonger
- Placera produktetiketter och streckkoder
- Använda godkända fraktföretag
- Möta leveransdatum och avtalade tider
- Matcha produkter med rätt inköpsorder
- Sända Förskottsinformation om leverans (ASNs), vilket låter återförsäljare veta vad som är på väg innan leveransen når lagret
- Tillhandahålla de nödvändiga fraktdokumenten
- Bygga och packa pallar korrekt
När en leverans kommer, kontrollerar återförsäljaren om leverantören följde dessa instruktioner. Om något inte uppfyller kraven, registrerar återförsäljaren problemet och bedömer en återbetalning, som tillämpas som en efterlevnadsavdrag på fakturan.
Det avdragna beloppet beror på återförsäljarens regler i MVA och Leverantörsmanualen för efterlevnad. Det finns ingen standardbelopp eftersom varje återförsäljare fastställer sina egna policys. Här är exempel på baser:
| Leverantörs återbetalningsgrund | Verklig världsprov |
| En fast avgift för varje misstag | Walmarts SQEP (Supplier Quality Excellence Program)avgifter en fast avgift på $200 per inköpsorder för en saknad eller försenad ASN. Target tar ut en fast avgift på $250 per överträdelse för felaktiga eller saknade EDI-transaktionsuppsättningar. |
| En procentandel av fakturavärdet | Home Depot tar ut 5% av fakturavärdet för leveranser som kommer utanför den godkända ruttguiden. Kohl's tar 3% av fakturavärdet för fyllnadsgradsbrott där leverantören skickar under den krävda fyllnadsgradströskeln. |
| En avgift för varje produkt, kartong eller pall med ett problem | Amazon tar ut en avgift per enhet för förberedelsebrott från leverantörer, såsom varor som anländer utan nödvändiga polybags eller varningsetiketter för kvävning. Costco tar ut en avgift per pall för pallar som inte uppfyller dess specifika höjd- och viktkrav. |
Den faktiska kostnaden för att åtgärda problemet, såsom omärkning av produkter eller extra lagerarbete Detta representerar "chargeback" i dess renaste form: kostnadsfördelning . | Macy's debiterar leverantörer den faktiska kostnaden för omärkning av varor som kommer med felaktiga eller saknade UPC-etiketter, inklusive arbetskraft och material. CVS debiterar leverantörer de faktiska lagerarbetskostnader som uppstår när leveranser behöver göras om på grund av icke-kompatibla innerpackningskonfigurationer. |
Leverantören får vanligtvis ett meddelande som förklarar vad som gick fel, vilken regel som bröts och hur avdraget beräknades.
I enkla termer fungerar processen så här:
Avtal → Leverantören skickar ordern → Återförsäljaren kontrollerar försändelsen → En regel bryts → Återförsäljaren beräknar återbetalningen → Beloppet dras av från leverantörens betalning.
Post-audit avdrag
Inte alla återbetalningar syns på den aktuella fakturan. Vissa återförsäljare genomför revisioner efter att fakturorna har behandlats och kan identifiera efterlevnadsproblem som missades under mottagandet.
När detta händer utfärdar återförsäljaren en postkontrollavdrag, där beloppet dras av från en framtida betalning istället för den ursprungliga fakturan. Dessa avdrag kan utfärdas månader eller till och med år efter den ursprungliga transaktionen.
Hur man undviker leverantörsavgifter
Dessa typer av återbetalningar kan förebyggas. Utmaningen är att många efterlevnadsproblem inträffar långt innan en försändelse når återförsäljaren. De börjar ofta med föråldrade instruktioner, saknad data eller små misstag som inte upptäcks förrän försändelsen tas emot.
Följande OTIF (I tid, i sin helhet)
Mäter om en order kommer fram inom det angivna leveransfönstret (i tid) eller kommer komplett och korrekt (i sin helhet).
Det innefattar följande krav. De flesta är lätta att förstå, men detaljerna är där många leverantörer misslyckas.
Leveransfönster och tidsbokning av avtal Återförsäljare mäter efterlevnad genom när en leverans kommer, inte när den lämnar ditt lager. Att missa leveransfönstret kan resultera i en återbetalning, även om ordern skickades i tid.
Försenade leveranser är en vanlig orsak, men att komma för tidigt kan också vara ett problem. Många återförsäljare accepterar leveranser endast under schemalagda avtalstider. Tidiga ankomster kan bli nekade, kräva ombokning eller medföra extra hanteringskostnader, vilket kan leda till avdrag.
För att minska risken, bygg in tillräckligt med tid för trafik, väder och transportförseningar, men undvik att skicka så tidigt att ordern kommer fram innan dess schemalagda leveransfönster.
Fraktsätt och godkända transportörer Att använda fel transportör gör mer än att försena en försändelse. Det kan skicka produkter genom en ruttningsprocess som återförsäljaren aldrig godkände, vilket ökar transportkostnaderna och skapar mottagningsproblem.
Om din frakt hanteras av en tredjepartslogistikleverantör (3PL), se till att de följer återförsäljarens ruttguide. En leverantör kan fortfarande få en återbetalning även om fraktfelet gjordes av ett annat företag.
Inköpsorder noggrannhet Många inköpsorderfel inträffar eftersom information matas in manuellt i ett annat system. Produktkvantiteter, artikelnummer och inköpsordernummer kan alla skrivas felaktigt.
Att använda integrerade lager- eller orderhanteringssystem hjälper till att minska manuell datainmatning, vilket minskar risken för dessa misstag.
Förpacknings- och kartongspecifikationer
Många leverantörer antar att det räcker med en robust låda. Det gör det inte. Återförsäljare specificerar ofta exakt kartongstorlek, viktbegränsning och till och med hur produkter ska packas inuti kartongen.
Ett vanligt misstag är att fortsätta använda gamla förpackningskrav efter att återförsäljaren har uppdaterat sin Leverantörsanvisning. Granska dessa krav regelbundet istället för att förlita dig på tidigare leveranser.
3. ASNs och EDI-krav
En förhandsmeddelande om leverans (ASN) är ett elektroniskt meddelande som skickas innan en leverans anländer. Det informerar återförsäljaren om vad som kan förväntas, inklusive produkter, kvantiteter, kartonger och pallar. Många återförsäljare tar emot ASNs genom Elektronisk datautbyte EDI, ett standardiserat system för utbyte av affärsdokument mellan företag.
Ett vanligt misstag är att skicka ASN för sent eller inkludera information som inte matchar leveransen. EDI-dokument kan också utlösa återbetalningar om de skickas i fel format eller innehåller saknad eller ogiltig data.
Obligatoriska fraktdokument
Elektroniska dokument är bara en del av processen. Försändelsen behöver också korrekta stöddokument, såsom packlista, faktura och fraktsedel.
Dessa dokument bör matcha varandra och själva leveransen. Skillnader i kvantiteter, produktnummer eller inköpsordernummer kräver ofta manuella kontroller och försenar mottagandet.
Pallkonfiguration och hanteringsinstruktioner
Återförsäljare har ofta detaljerade pallkrav som går utöver att stapla produkter snyggt. De kan specificera pallstorlek, maximal höjd, viktbegränsningar, sträckfilmsmetoder och produktplacering.
Lagerlag bör använda en standardprocess för att bygga pallar istället för att låta varje anställd bestämma hur sändningar ska staplas. Konsekvens hjälper till att förhindra upprepade överträdelser av efterlevnaden.
När en återförsäljare utfärdar en återbetalning har felet vanligtvis inträffat timmar eller till och med dagar tidigare. Att regelbundet granska efterlevnadskrav, validera sändningsdata innan avsändning och standardisera lagerprocesser är bland de mest effektiva sätten att minska avdrag över tid.
Placera produktetiketter och streckkoder
Produktetikettproblem orsakas ofta av små detaljer. Etiketter kan placeras på fel plats, innehålla föråldrad information eller inte matcha inköpsordern och fraktdokumenten. Något av detta kan fördröja mottagandet och leda till en återbetalning.
För streckkoder är en av de största riskerna utskriftskvaliteten. Streckkoder med låg kontrast, suddiga kanter, smutsfläckar eller skadade etiketter kan skannas inkonsekvent även om de ser acceptabla ut.
Ett annat vanligt misstag är streckkodstrunkering, där streckkoden förkortas för att passa i en mindre yta. Detta minskar skanningspålitligheten, orsakar förseningar och ökar risken för skanningsfel, ändå fortsätter företag att göra detta, med vetskap om risken.
Många återförsäljare kräver också att leverantörer uppfyller en miniminivå för streckkodskontroll innan produkter skickas. Streckkodskontroll mäter tryckkvaliteten mot ISO-standarder - internationellt överenskomna regler som säkerställer att produkter och teknologier fungerar pålitligt överallt.
Denna process hjälper till att identifiera utskriftsproblem som en vanlig streckkodsläsare inte kan upptäcka.
Soluppgång 2027 och GS1 2D-streckkodskompatibilitet
När återförsäljare förbereder sig för Sunrise 2027 kommer streckkodskvaliteten att förbli en viktig del av leverantörsöverensstämmelse. Dålig kvalitet GS1 2D streckkoder kan orsaka samma skanningsproblem som 1D streckkoder.
GS1 2D-streckkoder kan lagra mer än en produktidentifierare. De kan också inkludera information som batchnummer, utgångsdatum och serienummer, vilket förbättrar produktspårbarhet och kundengagemang. Under övergången kommer många produkter att bära både en 1D-streckkod och en GS1 2D-streckkod.
Hälso- och sjukvårdsbranschen visar redan hur viktig streckkodskvaliteten är. Produkter som använder en GS1 DataMatrix kräver vanligtvis en minimibarcode-verifieringsgrad på C (1,5).
Inom hälso- och sjukvården hanteras streckkodskvalitet genom regelverk och inte genom återbetalningar, vilket visar att streckkodskontroll redan är ett etablerat krav för 2D-streckkoder.
Många återförsäljare kräver redan att leverantörer uppfyller streckkodskvalitetskrav eller tillhandahåller streckkodsverifieringsrapporter för 1D-streckkoder. När GS1 2D-streckkoder blir vanligare är det rimligt att förvänta sig liknande kvalitetskrav för att säkerställa tillförlitlig skanning.
Streckkodskontroll ger också företag en viss designflexibilitet. GS1 QR-kod eller Data Matrix kan fortfarande uppnå ett godkänt betyg när färg används korrekt, och streckkoden följer GS1-standarderna.
För många designändringar, som dålig färgkontrast eller för stora logotyper, kan dock minska skanningsprestandan och öka risken för framtida efterlevnadsproblem.
Effektivitet styrs av efterlevnad
Leverantörsavdrag är helt enkelt ett sätt för återförsäljare att återfå kostnaderna för leverantörsbrist i enlighet med villkoren som överenskommits i MVA:n.
Dessa krav finns för att hålla produkterna rörliga smidigt genom leveranskedjan. När leveranser kommer i tid, är korrekt märkta och uppfyller återförsäljarens standarder, kan butiker lagra produkter snabbare, och kunder har större chans att hitta det de behöver på hyllan.
Medan en återbetalning hjälper återförsäljare att återfå en del av sina kostnader, återfår den inte förlorade försäljningar eller kundförtroende. Tomma hyllor, försenade leveranser och mottagningsproblem kan fortfarande påverka shoppingupplevelsen och skada både återförsäljaren och leverantören.
Det bästa sättet att undvika dessa förluster är att behandla leverantörsuppfyllnad som en del av din vardagliga verksamhet. Genom att följa din återförsäljares krav, kontrollera streckkodskvaliteten och granska leveranser innan de lämnar din anläggning kan du minska återbetalningar, skydda din intäkt och bygga en starkare relation med dina detaljhandelspartners.
Vanliga frågor
Vad är en återbetalning jämfört med en återbetalning?
En återbetalning är pengar som säljaren går med på att återlämna till kunden.
En återbetalning är en tvingad avdrag som utlöses av en tvist eller en överensstämmelsefel, inte ett frivilligt beslut av den betalande parten. Det finns två versioner: Kund och Leverantör/återförsäljare
Skadar återbetalningar ett företag?
Ja, leverantörsavdrag minskar en leverantörs intäkter genom att dra av kostnader från betalningar. Upprepade avdrag kan också sänka leverantörens prestandapoäng, påverka relationer med återförsäljare och öka risken för avvisade leveranser eller minskade affärsmöjligheter.
Kan du bestrida en leverantörs återbetalning/dragning?
Ja. De flesta återförsäljare tillåter leverantörer att bestrida en återförsäljningsavgift inom en angiven tid. Beroende på återförsäljaren kan detta fönster sträcka sig från 15 till 90 dagar efter avdraget eller kravnotisen. Att missa tidsfristen innebär vanligtvis att återförsäljningsavgiften blir slutgiltig, oavsett den stödjande bevisningen.
Processen och de nödvändiga dokumenten beskrivs vanligtvis i MVA eller Leverantörsanpassningsmanualen. Leverantörer bör tillhandahålla bevis, såsom bevis på leverans, fraktdokument, ASN-bekräftelser eller streckkodskontrollrapporter, för att stödja sin ansökan.
Är GS1-standarder nödvändiga för att undvika leverantörsavgifter?
Det beror på återförsäljarens krav. Återförsäljare som använder GS1-standard för POS-skanning, lagerhantering eller leveranskedjeoperationer kan det krävas att leverantörer följer dem också.
Möta dessa krav hjälper till att förhindra skanningsproblem och efterlevnadsproblem som kan leda till leverantörsavgifter.
ANSVARSFRISKRIVNING Vi erkänner att GS1, liksom material, egendomssaker och alla relaterade patent, upphovsrätt, varumärken och annan immateriell egendom (gemensamt "immateriell egendom") som rör dess användning, är GS1 Globals egendom, och att vår användning av samma ska ske i enlighet med de villkor som tillhandahålls av GS1 Global.
