판매업체 차지백: 작동 방식 및 취소 방법

벤더 차지백은 공급업체가 합의된 요구 사항을 충족하지 못할 때 소매업체가 공급업체에게 지불해야 하는 금액에서 공제하는 것입니다. 이러한 요구 사항에는 운송 기한, 포장 기준, 제품 라벨링 또는 필요한 문서 등이 포함될 수 있습니다.

고객의 환불 요청과 혼동하지 마십시오. 환불 요청은 카드 소지자가 은행과 구매에 이의를 제기할 때 발생하며, 결제를 취소할 수 있습니다.

공급 업체로부터 손상된 또는 결함이 있는 제품은 종종 별도의 품질 보증 청구, 반품 또는 보증 계약을 통해 처리됩니다.

벤더 차지백이 어떻게 작동하나요?

모든 것은 Master Vendor Agreement (MVA)로 시작됩니다. 이는 소매업체와 공급업체 간의 계약입니다. 이는 함께 일할 방법을 설명하며, 지불 조건, 납품 일정, 제품 요구 사항 및 기타 비즈니스 규칙을 설명합니다.

이 계약의 한 부분은 공급업체 준수 매뉴얼 또는 라우팅 가이드로 불리는데, 이는 공급업체에게 주문이 어떻게 준비되고 발송되어야 하는지 정확히 알려주는 안내서라고 생각할 수 있습니다.

공급업체 준수 매뉴얼에는 일반적으로 다음과 같은 지침이 포함됩니다:

• 제품 포장 및 상자
• 제품 라벨과 바코드 배치하기
• 승인된 배송 업체 사용
• 만남 날짜와 약속 시간을 지키는 것
• 올바른 구매 주문과 제품을 매칭하기
• 전송 중 사전 배송 통지 (ASNs), 창고에 도착하기 전에 소매업자에게 도착 예정인 물품을 알려주는 것입니다.
• 필요한 배송 문서 제공
• 팔레트를 올바르게 구축하고 포장하기

출하물이 도착하면 소매업자는 공급업체가 이 지침을 준수했는지 확인합니다. 요구 사항을 충족하지 못하는 사항이 있으면 소매업자는 문제를 기록하고 인보이스에 준수 공제로 적용되는 차감을 평가합니다.

MVA 및 공급업체 준수 매뉴얼에 따라 공제되는 금액이 달라집니다. 각 소매업체가 자체 정책을 설정하기 때문에 표준 금액은 없습니다. 다음은 샘플 기준입니다:

공급업체는 일반적으로 무엇이 잘못되었는지 설명하는 통지서를 받고, 어떤 규칙이 위반되었는지, 그리고 공제가 어떻게 계산되었는지를 설명합니다.

간단히 말하면, 이 과정은 다음과 같이 작동합니다:

협정 → 공급업체가 주문을 발송 → 소매업체가 발송물을 확인 → 규칙이 어긋남 → 소매업체가 차감액을 계산 → 그 금액이 공급업체의 지불에서 차감됨.

사후 감사 공제

현금 환불이 모두 현재 송장에 나타나지는 않습니다. 일부 소매업체는 송장 처리 후 감사를 실시하고 수령 중 놓친 준수 문제를 확인할 수 있습니다.

이런 경우에 소매업자는 원래 송장에서 금액을 공제하는 사후 감사 공제를 발행합니다. 이러한 공제는 원래 거래 후 몇 달이나 몇 년이 지난 후에도 발행될 수 있습니다.

벤더 차지백을 피하는 방법

이러한 종류의 차지백은 예방 가능합니다. 도전 과제는 많은 준수 문제가 소매업체에 도착하기 훨씬 이전에 발생한다는 것입니다. 종종 오래된 지침, 누락된 데이터 또는 미처 인지되지 못한 작은 실수로 시작됩니다.

OTIF (On-Time, In-Full)을 준수하다

주문이 요구되는 배송 창문 내에 도착하는지(제때) 또는 완전하고 정확하게 도착하는지(완전)를 측정합니다.

다음 요구 사항이 포함됩니다. 대부분은 이해하기 쉽지만, 세부 사항이 많은 공급 업체들이 실수를 하는 곳입니다.

배송 창문 및 예약 일정 소매업체는 발송이 아닌 입고 시점을 기준으로 준수를 측정합니다. 납품 창구를 놓치면 주문이 시간에 맞게 발송되었더라도 차감금을 부과받을 수 있습니다.

지연된 배송은 흔한 원인이지만, 너무 일찍 도착하는 것도 문제가 될 수 있습니다. 많은 소매업체들은 예약된 약속 시간에만 화물을 받습니다. 일찍 도착하면 거절당할 수 있고, 일정 재조정이 필요할 수도 있으며, 추가 처리 비용이 발생할 수도 있습니다. 이 모든 것이 공제로 이어질 수 있습니다.

위험을 줄이기 위해 교통, 날씨 및 운송 지연을 위한 충분한 시간을 확보하되, 주문이 예정된 배송 시간보다 빨리 도착하지 않도록 배송을 너무 일찍하지는 마십시오.

배송 방법 및 승인된 운송사 잘못된 운송업체를 사용하면 발송이 지연되는 것 이상의 문제가 발생할 수 있습니다. 소매업자가 승인하지 않은 경로 과정을 통해 제품을 운송하게 되어 운송 비용이 증가하고 수령 문제가 발생할 수 있습니다.

제품 운송이 제3자 물류 공급업체(3PL)에 의해 처리된다면, 그들이 소매업체의 라우팅 안내에 따르도록 확인하십시오. 다른 회사의 실수로 인해 발생한 운송 오류라도 공급업체는 여전히 차감금을 받을 수 있습니다.

구매 주문 정확성 많은 구매 주문 오류가 발생하는 이유는 정보가 수동으로 다른 시스템에 입력되기 때문입니다. 제품 수량, 품목 번호 및 구매 주문 번호가 모두 잘못 입력될 수 있습니다.

통합 재고 또는 주문 관리 시스템을 사용하면 수동 데이터 입력을 줄여 이러한 실수가 발생할 가능성이 줄어듭니다.

포장 및 판지 사양

많은 공급업체들은 튼튼한 상자를 사용하는 것만으로 충분하다고 가정합니다. 하지만 그렇지 않습니다. 소매업자들은 종종 정확한 상자 크기, 무게 제한, 그리고 제품이 상자 안에 어떻게 포장되어야 하는지를 명시합니다.

유통업체가 공급업체 규정 매뉴얼을 업데이트한 후에도 이전의 포장 요구 사항을 계속 사용하는 것은 흔한 실수입니다. 이전 발송물에 의존하는 대신 이러한 요구 사항을 정기적으로 검토하십시오.

3. ASNs 및 EDI 요구사항

사전 선적 통지(ASN)는 선적물이 도착하기 전에 보내는 전자 통지입니다. 제품, 수량, 상자 및 팔레트를 포함하여 소매업자가 기대해야 하는 것을 알려줍니다. 많은 소매업자들이 ASN을 통해 수령합니다. 전자 데이터 교환 (EDI), 기업 간 비즈니스 문서를 교환하는 표준 시스템입니다.

흔한 실수는 ASN을 너무 늦게 보내거나 출하 정보와 일치하지 않는 정보를 포함하는 것입니다. EDI 문서가 잘못된 형식으로 전송되거나 누락된 또는 잘못된 데이터가 포함되어 있다면 차지백을 유발할 수도 있습니다.

배송에 필요한 문서

전자 문서는 프로세스의 일부에 불과합니다. 선적물에는 포장 명세서, 송장 및 선적 서류와 같은 정확한 지원 문서도 필요합니다.

이 문서들은 서로와 발송물과 일치해야 합니다. 수량, 제품 번호 또는 구매 주문 번호의 차이는 종종 수동 확인이 필요하며 수령을 지연시킬 수 있습니다.

파렛트 구성 및 취급 지침

소매업체들은 종종 제품을 깔끔하게 쌓는 것을 넘어서는 자세한 팔레트 요구 사항을 가지고 있습니다. 그들은 팔레트 크기, 최대 높이, 무게 제한, 스트레치 랩 방법 및 제품 배치를 명시할 수 있습니다.

창고 팀은 각 직원이 화물을 쌓는 방법을 결정하는 대신 표준 팔레트 구축 프로세스를 사용해야 합니다. 일관성은 반복된 준수 위반을 방지하는 데 도움이 됩니다.

소매업체가 청구취소를 발행할 때에는 일반적으로 실수가 수시간 또는 며칠 전에 이미 발생했습니다. 규정 준수 요건을 정기적으로 검토하고 출고 전에 선적 데이터를 확인하며 창고 프로세스를 표준화하는 것은 시간이 지남에 따라 공제를 줄이는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다.

제품 라벨 및 바코드 배치하기

제품 라벨 문제는 종종 작은 세부 사항으로 인해 발생합니다. 라벨이 잘못된 위치에 배치되거나 오래된 정보를 포함하거나 구매 주문 및 운송 문서와 일치하지 않을 수 있습니다. 이 중 하나라도 수령 속도를 늦추고 차감을 유발할 수 있습니다.

바코드의 경우, 가장 큰 위험 중 하나는 인쇄 품질입니다. 대조가 낮거나 흐린 가장자리, 물때, 또는 손상된 라벨이 있는 바코드는 수락 가능해 보이더라도 일관되게 스캔되지 않을 수 있습니다.

다른 흔한 실수는 바코드 절삭인데, 바코드를 더 작은 공간에 맞추기 위해 줄이는 것을 말합니다. 이는 스캔 신뢰성을 낮추고 지연을 유발하며 스캔 실패 위험을 증가시킵니다. 그럼에도 불구하고 회사들은 이를 하고 있지만 위험을 알고 있습니다.

많은 소매업체들은 물품이 발송되기 전에 공급업체가 최소 바코드 확인 등급을 충족해야 한다고 요구한다. 바코드 확인은 인쇄 품질을 ISO 표준에 대비하여 측정하는데, 이는 제품과 기술이 신뢰성 있게 작동되도록 하는 국제적으로 합의된 규칙이다.

이 프로세스는 일반 바코드 스캐너로는 감지할 수 없는 인쇄 문제를 식별하는 데 도움이 됩니다.

일출 2027 및 GS1 2D 바코드 규정 준수

소매업체들이 2027년 써라이즈를 준비하는 가운데, 바코드 품질은 공급업체 준수의 중요한 부분으로 남을 것입니다. 품질이 낮은 GS1 2D 바코드 1D 바코드와 동일한 스캔 문제를 발생시킬 수 있습니다.

GS1 2D 바코드는 제품 식별자 이상의 정보를 저장할 수 있습니다. 일련 번호, 유통 기한 및 일련 번호와 같은 정보를 포함할 수도 있어 제품 추적성과 고객 참여를 향상시킵니다. 전환 기간 동안 많은 제품이 1D 바코드와 GS1 2D 바코드를 모두 갖게 될 것입니다.

의료 산업은 이미 바코드 품질이 얼마나 중요한지를 보여줍니다. GS1 DataMatrix를 사용하는 제품들은 일반적으로 최소 바코드 확인 등급 C(1.5)를 요구합니다.

의료 분야는 청구 반품이 아닌 규정 준수를 통해 바코드 품질을 다루지만, 이는 바코드 확인이 이미 2D 바코드에 대한 필수 요구 사항으로 확립되어 있다는 것을 보여준다.

많은 소매업체들은 이미 공급업체가 바코드 품질 요구 사항을 충족하거나 1D 바코드에 대한 바코드 확인 보고서를 제공해야 한다는 요구를 하고 있습니다. GS1 2D 바코드가 보다 일반적으로 사용되는 것을 고려하면, 신뢰할 수 있는 스캔을 보장하기 위해 유사한 품질 요구 사항을 기대하는 것은 합리적입니다.

바코드 확인은 기업에 일부 디자인 유연성을 제공합니다. GS1 QR 코드 또는 데이터 매트릭스 색상을 올바르게 사용하고 바코드가 GS1 표준을 따를 때에도 통과 점수를 얻을 수 있습니다.

그러나 색 대비가 낮거나 로고가 너무 큰 등 디자인 변경 사항이 너무 많으면 스캔 성능이 저하되고 향후 규정 준수 문제의 위험이 증가할 수 있습니다.

중요한 점: 준수는 효율성을 촉진합니다

공급업체 불이행으로 발생한 비용을 소매업체가 MVA에서 합의한 조건에 따라 회수하는 방법으로, 벤더 차지백은 그냥 그것뿐입니다.

이러한 요구 사항은 제품이 공급망을 원활하게 흐를 수 있도록 하는 데 존재합니다. 발송이 제 시간에 도착하고 적절히 라벨이 붙어 있으며 소매업체의 기준을 충족할 때, 상점은 제품을 더 빨리 입고할 수 있고 고객들은 선반에서 필요한 제품을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

충전 취소는 소매업체가 일부 비용을 회복하는 데 도움이 되지만, 손실된 매출이나 고객 신뢰를 회복하지는 못합니다. 빈 선반, 배송 지연 및 수령 문제는 여전히 쇼핑 경험에 영향을 미치고 소매업체와 공급업체 양쪽을 손상시킬 수 있습니다.

이러한 손실을 피하는 가장 좋은 방법은 공급업체 준수를 일상 영업의 일부로 취급하는 것입니다. 소매업체의 요구 사항을 따르고 바코드 품질을 확인하며 제품이 시설을 떠나기 전에 배송을 검토하는 것은 차감금을 줄이고 수익을 보호하며 소매 파트너와 더 강한 관계를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.

일반적인 질문들

차지백과 환불의 차이는 무엇인가요?

환불은 판매자가 고객에게 돌려줄 돈을 동의하는 것입니다.

환불 요청은 분쟁이나 규정 위반으로 인한 강제 차감이며 지불 당사자의 자발적인 결정이 아닙니다. 두 가지 버전이 있습니다: 고객 및 판매자/소매업체

비즈니스에는 차지백이 해를 끼치나요?

공급 업체의 수익을 차감하여 비용을 공제함으로써 공급 업체의 수익을 줄이는 공급 업체 차감금이 있습니다. 반복되는 차감금은 공급 업체의 성과 점수를 낮출 수도 있으며, 소매업체와의 관계를 약화시키고 거부된 발송물이나 줄어든 비즈니스 기회의 위험을 증가시킬 수도 있습니다.

공급업체의 청구 취소/차감을 이의 제기할 수 있나요?

예. 대부분의 소매업체는 공급업체가 특정 기간 내에 공급업체 차지백을 이의 제기할 수 있도록 허용합니다. 소매업체에 따라 이 기간은 차감 또는 청구 통지 후 15일에서 90일까지 범위가 될 수 있습니다. 마감 기한을 놓치면 지지 증거에 관계없이 차지백이 최종화되는 경우가 일반적입니다.

공급 업체는 주장을 뒷받침하기 위해 배송 증명, 운송 기록, ASN 확인 또는 바코드 확인 보고서와 같은 증거를 제공해야 합니다. 프로세스 및 필요 문서는 일반적으로 MVA 또는 공급 업체 준수 매뉴얼에 설명되어 있습니다.

GS1 표준은 공급업체의 차감 요금을 피하기 위해 필요한가요?

소매업자의 요구에 따라 다릅니다. 사용하는 소매업자들은 GS1 표준 POS 스캐닝, 재고 관리 또는 공급망 운영을 위해서는 공급 업체도 이를 따르도록 요구할 수 있습니다.

이러한 요구 사항을 충족시키면 스캔 문제와 벤더 청구 거부로 이어질 수 있는 규정 준수 문제를 방지할 수 있습니다.

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