Opłaty od dostawców: Jak to działa i jak je uniknąć
W skrócie:
|
Zwrot kosztów od dostawcy to potrącenie, które detalista dokonuje z kwoty, którą jest winien dostawcy, gdy dostawca nie spełnia uzgodnionych wymagań. Wymagania te mogą obejmować terminy dostawy, standardy pakowania, etykietowanie produktów lub wymagane dokumenty.
Nie myl tego z obciążeniem zwrotnym klienta. Taki zwrot następuje, gdy posiadacz karty kwestionuje zakup u swojego banku, co może skutkować odwróceniem płatności.
Uszkodzone lub wadliwe produkty od dostawcy są często rozpatrywane poprzez oddzielne reklamacje jakości, zwroty lub umowy gwarancyjne.
Jak działa zwrot kosztów dla dostawcy?
To wszystko zaczyna się od Umowy z Głównym Dostawcą (MVA). Jest to umowa między sprzedawcą detalicznym a dostawcą. Wyjaśnia, jak będą ze sobą współpracować, w tym warunki płatności, harmonogramy dostaw, wymagania dotyczące produktów i inne zasady biznesowe.
Jedną sekcją tego porozumienia jest Podręcznik Zgodności Dostawcy, zwany także Przewodnikiem Routingu. Możesz myśleć o nim jak o podręczniku, który mówi dostawcom dokładnie, w jaki sposób detalista chce, aby zamówienia były przygotowywane i wysyłane.
Podręcznik zgodności dostawcy zwykle zawiera instrukcje dotyczące:
- Opakowania produktów i kartony
- Umieszczanie etykiet produktów i kodów kreskowych
- Korzystanie z zatwierdzonych przewoźników
- Spełnianie terminów dostaw i spotkań
- Dopasowanie produktów do odpowiedniego zamówienia
- Wysyłanie Zawiadomienia o zaawansowanym wysyłce (ASNs), które informują sprzedawców, co ma nadejść, zanim przesyłka dotrze do magazynu
- Dostarczanie wymaganych dokumentów wysyłkowych
- Budowanie i odpowiednie owijanie palet
Kiedy przesyłka przybywa, sprzedawca sprawdza, czy dostawca postępował zgodnie z tymi instrukcjami. Jeśli coś nie spełnia wymagań, sprzedawca rejestruje problem i nalicza opłatę zwrotną, która jest potrącana jako potrącenie zgodności na fakturze.
Kwota potrącona zależy od zasad sprzedawcy w MVA i podręcznika zgodności dostawcy. Nie ma standardowej kwoty, ponieważ każdy sprzedawca ustala własne zasady. Oto przykładowe podstawy:
| Podstawa obciążenia dostawcy | Przykład z prawdziwego świata |
| Stała opłata za każdy błąd | Program doskonałości jakości dostawców Walmart (SQEP)opłaty stała opłata w wysokości 200 USD za brakujące lub spóźnione ASN. Target pobiera stałą opłatę w wysokości 250 USD za naruszenie lub brakujące zestawy transakcji EDI. |
| Procent wartości faktury | Home Depot pobiera opłatę w wysokości 5% wartości faktury za przesyłki, które przybywają poza zatwierdzonym przewodnikiem tras. Kohl's pobiera opłatę w wysokości 3% wartości faktury za naruszenia wskaźnika wypełnienia, gdy dostawca wysyła poniżej wymaganego progu wypełnienia. |
| Opłata za każdy produkt, karton lub paletę z problemem | Amazon pobiera od dostawców opłatę za naruszenia przygotowania na jednostkę, takie jak przedmioty, które przybywają bez wymaganych worków polietylenowych lub etykiet ostrzegawczych przed uduszeniem. Costco pobiera opłatę za paletę za palety, które nie spełniają określonych wymagań dotyczących wysokości i wagi. |
Rzeczywisty koszt naprawy problemu, takiego jak ponowne oznakowanie produktów czy dodatkowa praca magazynowa To reprezentuje "chargeback" w najczystszej postaci: przeniesienie kosztów . | Macy's pobiera od dostawców rzeczywiste koszty ponownego etykietowania towarów, które przybywają z nieprawidłowymi lub brakującymi etykietami UPC, wliczając w to koszty pracy i materiałów. CVS pobiera od dostawców rzeczywiste koszty pracy magazynowej poniesione w przypadku konieczności przerabiania przesyłek z powodu niezgodnych konfiguracji wewnętrznych opakowań |
Dostawca zazwyczaj otrzymuje powiadomienie wyjaśniające, co poszło nie tak, który przepis został złamany i jak została obliczona potrącona kwota.
W prostych słowach, proces działa w ten sposób:
Umowa → Dostawca wysyła zamówienie → Detalista sprawdza przesyłkę → Zasada jest naruszona → Detalista oblicza obciążenie zwrotne → Kwota jest potrącana od płatności dostawcy.
Dedukcje po audycie
Nie wszystkie obciążenia pojawią się na bieżącej fakturze. Niektórzy sprzedawcy przeprowadzają audyty po przetworzeniu faktur i mogą zidentyfikować problemy z zgodnością, które zostały pominięte podczas odbioru.
Kiedy to się zdarza, sprzedawca wystawia potrącenie po audycie, gdzie kwota jest potrącana od przyszłej płatności zamiast od oryginalnej faktury. Te potrącenia mogą być wystawiane miesiące lub nawet lata po pierwotnej transakcji.
Jak uniknąć obciążeń od dostawcy
Te rodzaje obciążeń można zapobiec. Wyzwaniem jest to, że wiele problemów z zgodnością ma miejsce znacznie wcześniej, zanim przesyłka trafi do sprzedawcy detalicznego. Często zaczynają się one od przestarzałych instrukcji, brakujących danych lub drobnych błędów, które pozostają niezauważone do czasu otrzymania przesyłki.
Zgodnie z OTIF (Na czas, W pełni)
Mierzy, czy zamówienie przybywa w określonym oknie dostawy (Na czas) lub przybywa kompletnie i poprawnie (W pełni).
Dotyczy to następujących wymagań. Większość z nich jest łatwa do zrozumienia, ale to szczegóły są miejscem, w którym wielu dostawców popełnia błędy.
Okna dostaw i planowanie spotkań Sprzedawcy mierzą zgodność po tym, kiedy przesyłka przybywa, a nie kiedy opuszcza twoje magazyny. Brak dostarczenia w określonym czasie może skutkować obciążeniem opłatą zwrotną, nawet jeśli zamówienie zostało wysłane na czas.
Opóźnione dostawy są częstą przyczyną problemów, ale zbyt wczesne przybycie również może stanowić problem. Wiele sprzedawców akceptuje przesyłki tylko w wyznaczonych godzinach spotkań. Wczesne przybycie może skutkować odmową przyjęcia, koniecznością ponownego umówienia się lub dodatkowymi kosztami manipulacyjnymi, co może prowadzić do potrąceń.
Aby zmniejszyć ryzyko, zaplanuj wystarczająco dużo czasu na ruch uliczny, pogodę i opóźnienia przewoźnika, ale unikaj wysyłania tak wcześnie, że zamówienie dotrze przed planowanym oknem dostawy.
Metody wysyłki i zatwierdzeni przewoźnicy Użycie niewłaściwego przewoźnika powoduje więcej niż opóźnienie przesyłki. Może skierować produkty przez proces trasowania, którego sprzedawca nigdy nie zatwierdził, zwiększając koszty transportu i powodując problemy z odbiorem.
Jeśli przesyłki są obsługiwane przez dostawcę logistyki zewnętrznej (3PL), upewnij się, że przestrzegają one wytycznych dotyczących trasowania sprzedawcy. Dostawca nadal może otrzymać karę finansową nawet jeśli błąd w dostawie został popełniony przez inną firmę.
Dokładność zamówienia Wiele błędów związanych z zamówieniami zakupu ma miejsce, ponieważ informacje są wprowadzane ręcznie do innego systemu. Ilości produktów, numery przedmiotów i numery zamówień zakupu mogą być wszystkie źle wpisane.
Korzystanie z zintegrowanych systemów zarządzania zapasami lub zamówieniami pomaga zmniejszyć ręczne wprowadzanie danych, co sprawia, że te błędy są mniej prawdopodobne.
Specyfikacje opakowania i kartonu
Wielu dostawców zakłada, że użycie solidnego pudełka jest wystarczające. To nieprawda. Detaliści często określają dokładny rozmiar kartonu, limit wagowy, a nawet sposób pakowania produktów wewnątrz kartonu.
Powszechnym błędem jest kontynuowanie stosowania starych wymagań dotyczących opakowań po aktualizacji podręcznika zgodności dostawcy przez sprzedawcę. Regularnie przeglądaj te wymagania zamiast polegać na poprzednich przesyłkach.
Wymagania dotyczące numerów ASNs i EDI
An Advance Ship Notice (ASN) is an electronic notice sent before a shipment arrives. It tells the retailer what to expect, including the products, quantities, cartons, and pallets. Many retailers receive ASNs through Elektroniczna Wymiana Danych (EDI), standardowy system do wymiany dokumentów handlowych między firmami.
Powszechnym błędem jest wysyłanie ASN za późno lub dołączanie informacji, które nie pasują do przesyłki. Dokumenty EDI mogą również wywołać obciążenia zwrotne, jeśli są wysyłane w niewłaściwym formacie lub zawierają brakujące lub nieprawidłowe dane.
Wymagane dokumenty wysyłkowe
Elektroniczne dokumenty stanowią tylko część procesu. Wysyłka wymaga również dokładnych dokumentów wspierających, takich jak lista pakowania, faktura i list przewozowy.
Te dokumenty powinny być zgodne ze sobą oraz z samą przesyłką. Różnice w ilościach, numerach produktów lub numerach zamówień często wymagają manualnych sprawdzeń i opóźniają odbiór.
Konfiguracja palet oraz instrukcje obsługi
Sprzedawcy często mają szczegółowe wymagania dotyczące palet, które wykraczają poza poukładanie produktów w porządku. Mogą określić rozmiar palety, maksymalną wysokość, limity wagowe, metody owijania stretch oraz rozmieszczenie produktów.
Zespoły magazynowe powinny stosować standardowy proces składania palet zamiast pozwalać każdemu pracownikowi decydować, jak ułożyć przesyłki. Spójność pomaga zapobiegać powtarzającym się naruszeniom zgodności.
Do czasu wystawienia obciążenia przez sprzedawcę, błąd zazwyczaj już miał miejsce godziny, a nawet dni wcześniej. Regularne sprawdzanie wymagań dotyczących zgodności, weryfikacja danych wysyłki przed wysłaniem oraz standaryzacja procesów magazynowych należą do najskuteczniejszych sposobów redukcji potrąceń z czasem.
Umieszczanie etykiet produktów i kodów kreskowych
Problemy z etykietami produktów są często spowodowane drobnymi szczegółami. Etykiety mogą być umieszczone w niewłaściwym miejscu, zawierać przestarzałe informacje lub nie zgadzać się z zamówieniem zakupu i dokumentami wysyłkowymi. Każde z tych czynników może spowolnić odbiór i prowadzić do obciążenia zwrotnego.
Dla kodów kreskowych jednym z największych ryzyk jest jakość druku. Kody kreskowe o niskim kontraście, rozmazanych krawędziach, rozmazaniach lub uszkodzonych etykietach mogą być skanowane niespójnie, nawet jeśli wyglądają akceptowalnie.
Innym częstym błędem jest skracanie kodów kreskowych, gdzie kod kreskowy jest skracany, aby zmieścić się w mniejszej przestrzeni. Powoduje to obniżenie niezawodności skanowania, opóźnienia oraz zwiększa ryzyko niepowodzeń skanowania, a mimo to firmy wciąż to robią, znając związane z tym ryzyko.
Wielu sprzedawców wymaga również, aby dostawcy spełniali minimalny stopień weryfikacji kodów kreskowych przed wysyłką produktów. Weryfikacja kodów kreskowych mierzy jakość druku w stosunku do standardów ISO - międzynarodowo uzgodnionych zasad, które zapewniają niezawodne działanie produktów i technologii wszędzie.
Ten proces pomaga zidentyfikować problemy z drukowaniem, których zwykły skaner kodów kreskowych nie jest w stanie wykryć.
Wschód słońca 2027 i zgodność z kodem kreskowym GS1 2D
W miarę przygotowań detalicznych przed wschodem słońca 2027, jakość kodów kreskowych pozostanie ważną częścią zgodności dostawcy. Słaba jakość Kody kreskowe GS1 2D może powodować te same problemy skanowania co kody kreskowe 1D.
Kody kreskowe GS1 2D mogą przechowywać więcej niż identyfikator produktu. Mogą także zawierać informacje takie jak numery partii, daty ważności i numery seryjne, poprawiając śledzenie produktów i zaangażowanie klientów. Podczas przejścia wiele produktów będzie nosić zarówno kody kreskowe 1D, jak i GS1 2D.
Przemysł opieki zdrowotnej już pokazuje, jak ważna jest jakość kodów kreskowych. Produkty korzystające z GS1 DataMatrix zazwyczaj wymagają minimalnego stopnia weryfikacji kodu kreskowego C (1.5).
Podczas gdy opieka zdrowotna zajmuje się jakością kodów kreskowych poprzez zgodność z przepisami, a nie obciążeniami zwrotnymi, pokazuje to, że weryfikacja kodów kreskowych jest już ustanowionym wymogiem dla kodów 2D.
Wiele sprzedawców już wymaga od dostawców spełnienia wymagań dotyczących jakości kodów kreskowych lub dostarczenia raportów weryfikacji kodów kreskowych dla kodów 1D. W miarę jak kody kreskowe GS1 2D stają się coraz bardziej powszechne, uzasadnione jest oczekiwanie podobnych wymagań dotyczących jakości, aby zapewnić niezawodne skanowanie.
Weryfikacja kodów kreskowych daje firmom również pewną elastyczność projektową. Kod QR GS1 lub Data Matrix Można nadal osiągnąć pozytywną ocenę, gdy kolor jest używany poprawnie, a kod kreskowy spełnia standardy GS1.
Zbyt wiele zmian w projekcie, takich jak słaby kontrast kolorów czy zbyt duże logo, może obniżyć wydajność skanowania i zwiększyć ryzyko przyszłych problemów z zgodnością.
Podstawowa zasada: Zgodność napędza efektywność
Opłaty od dostawców są po prostu sposobem dla sprzedawców na odzyskanie kosztów niespełnienia warunków dostawcy zgodnie z warunkami ustalonymi w MVA.
Te wymagania istnieją po to, aby produkty mogły płynnie przemieszczać się przez łańcuch dostaw. Gdy przesyłki przybywają na czas, są właściwie oznakowane i spełniają standardy detaliczne, sklepy mogą szybciej uzupełniać zapasy, a klienci mają większą szansę znaleźć to, czego potrzebują na półce.
Chociaż obciążenie zwrotne pomaga detalistom odzyskać część swoich kosztów, nie odzyskuje straconych sprzedaży ani zaufania klientów. Puste półki, opóźnione dostawy i problemy z odbiorem mogą nadal wpływać na doświadczenie zakupowe i szkodzić zarówno detalistom, jak i dostawcom.
Najlepszym sposobem uniknięcia tych strat jest traktowanie zgodności dostawcy jako części codziennych operacji. Przestrzeganie wymagań detalicznych, sprawdzanie jakości kodów kreskowych i przeglądanie przesyłek przed opuszczeniem Twojego obiektu mogą pomóc zmniejszyć obciążenia, chronić Twój dochód i budować silniejsze relacje z partnerami detalicznymi.
Powszechne pytania
Czym jest chargeback w porównaniu do zwrotu pieniędzy?
Zwrot to pieniądze, które sprzedawca zgadza się zwrócić klientowi.
Chargeback to wymuszona potrącenie wywołana sporem lub niezgodnością z przepisami, a nie dobrowolną decyzją płacącej strony. Istnieją dwie wersje: Klient oraz Sprzedawca/retail
Czy obciążenia zwrotne szkodzą firmie?
Tak, obciążenia zwrotne od dostawców zmniejszają przychody dostawcy poprzez potrącanie kosztów od płatności. Powtarzające się obciążenia zwrotne mogą również obniżyć wyniki dostawcy, osłabić relacje z detalistami i zwiększyć ryzyko odrzuconych przesyłek lub zmniejszonych możliwości biznesowych.
Czy można zakwestionować obciążenie dostawcy/obniżkę?
Tak. Większość sprzedawców pozwala dostawcom zgłaszać sprzeciw wobec obciążenia dostawcy w określonym czasie. W zależności od sprzedawcy, okno to może wynosić od 15 do 90 dni po potrąceniu lub zawiadomieniu o roszczeniu. Nieprzestrzeganie terminu zazwyczaj oznacza, że obciążenie dostawcy staje się ostateczne, bez względu na dowody popierające.
Proces i wymagane dokumenty są zazwyczaj opisane w MVA lub Podręczniku zgodności dostawcy. Dostawcy powinni dostarczyć dowody, takie jak potwierdzenie dostawy, rejestracje wysyłek, potwierdzenia ASN lub raporty weryfikacji kodów kreskowych, aby poprzeć swoje roszczenie.
Czy standardy GS1 są wymagane, aby uniknąć obciążeń ze strony dostawców?
To zależy od wymagań sprzedawcy. Sprzedawcy, którzy korzystają standardy GS1 do skanowania POS, zarządzania zapasami lub operacji łańcucha dostaw mogą wymagać, aby dostawcy również je stosowali.
Spełnienie tych wymagań pomaga zapobiec problemom zeskanowania i zgodności, które mogą prowadzić do obciążeń dla dostawców.
OŚWIADCZENIE Zgadzamy się, że GS1, a także materiały, przedmioty własnościowe i wszelkie związane patenty, prawa autorskie, znaki towarowe i inne własności intelektualne (łącznie "własność intelektualna") związane z jej wykorzystaniem, są własnością GS1 Global, i że nasze wykorzystanie ich będzie zgodne z warunkami określonymi przez GS1 Global.
