Phí trừ tiền của nhà cung cấp: Cách hoạt động và cách hủy bỏ
Tóm tắt:
|
Một khoản trừ phí từ nhà cung cấp là một khoản trừ mà một nhà bán lẻ thực hiện từ số tiền nợ nhà cung cấp khi nhà cung cấp không đáp ứng các yêu cầu đã thỏa thuận. Các yêu cầu này có thể bao gồm thời hạn giao hàng, tiêu chuẩn đóng gói, nhãn sản phẩm hoặc tài liệu yêu cầu.
Đừng nhầm lẫn với việc hoàn tiền của khách hàng. Hoàn tiền đó xảy ra khi chủ thẻ tranh cãi một giao dịch với ngân hàng của họ, có thể dẫn đến việc đảo ngược thanh toán.
Lưu ý: Sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi từ nhà cung cấp thường được xử lý thông qua các yêu cầu chất lượng riêng, trả hàng hoặc các thỏa thuận bảo hành.
Cách hoạt động của việc trừ tiền của nhà cung cấp là gì?
Tất cả bắt đầu từ Thỏa thuận Nhà cung cấp chính (MVA). Đây là một hợp đồng giữa một nhà bán lẻ và một nhà cung cấp. Nó giải thích cách họ sẽ làm việc cùng nhau, bao gồm các điều khoản thanh toán, lịch giao hàng, yêu cầu sản phẩm và các quy tắc kinh doanh khác.
Một phần của thỏa thuận này là Sổ tay Tuân thủ Nhà cung cấp, còn được gọi là Hướng dẫn Định tuyến. Bạn có thể coi đó như một cuốn sách hướng dẫn cho biết chính xác nhà cung cấp muốn đơn hàng được chuẩn bị và vận chuyển như thế nào.
Một hướng dẫn tuân thủ của nhà cung cấp thường bao gồm hướng dẫn cho:
- Sản phẩm đóng gói và thùng carton
- Đặt nhãn sản phẩm và mã vạch
- Sử dụng các nhà vận chuyển được phê duyệt
- Đáp ứng ngày giao hàng và giờ hẹn
- Kết hợp sản phẩm với đơn đặt hàng đúng
- Gửi Thông báo vận chuyển trước (ASNs), để cho các nhà bán lẻ biết hàng sẽ đến trước khi lô hàng đến kho
- Cung cấp các tài liệu vận chuyển cần thiết
- Xây dựng và bọc pallet đúng cách
Khi một lô hàng đến, nhà bán lẻ kiểm tra xem nhà cung cấp đã tuân thủ các hướng dẫn này hay không. Nếu có điều gì không đáp ứng yêu cầu, nhà bán lẻ ghi lại vấn đề và đánh giá một khoản phí trừ trên hóa đơn.
Số tiền bị khấu trừ phụ thuộc vào các quy định của nhà bán lẻ trong MVA và Sổ tay Tuân thủ của Nhà cung cấp. Không có số tiêu chuẩn vì mỗi nhà bán lẻ đều thiết lập chính sách riêng của mình. Dưới đây là các cơ sở mẫu:
| Cơ sở phí của nhà cung cấp | Mẫu thực tế |
| Một khoản phí cố định cho mỗi lỗi | Chương trình Xuất sắc Chất lượng Nhà cung cấp của Walmart (SQEP)phí mỗi đơn đặt hàng bị thiếu hoặc muộn sẽ bị tính phí cố định là $200. Target tính phí cố định là $250 cho mỗi vi phạm về các bộ giao dịch EDI không chính xác hoặc thiếu sót. |
| Một phần trăm giá trị hóa đơn | Home Depot tính 5% giá trị hóa đơn cho các lô hàng đến ngoài hướng dẫn định tuyến đã được phê duyệt. Kohl's tính 3% giá trị hóa đơn cho các vi phạm tỷ lệ lấp đầy khi nhà cung cấp giao hàng dưới ngưỡng tỷ lệ lấp đầy yêu cầu. |
| Một khoản phí cho mỗi sản phẩm, thùng hoặc pallet có vấn đề | Amazon tính phí cho các nhà cung cấp một khoản phí cho mỗi đơn vị vì vi phạm quy định chuẩn bị, chẳng hạn như các mặt hàng không có túi poly yêu cầu hoặc nhãn cảnh báo nguy hiểm khi bị nghẹt Costco tính phí theo pallet cho những pallet không đáp ứng yêu cầu cụ thể về chiều cao và trọng lượng của mình. |
Chi phí thực tế để sửa chữa vấn đề, như việc đổi nhãn sản phẩm hoặc lao động thêm tại kho Điều này đại diện cho "chargeback" ở dạng tinh khiết nhất: chuyển gán chi phí . | Macy's tính phí cho các nhà cung cấp chi phí thực tế của việc đổi nhãn hàng hóa khi chúng đến với nhãn UPC không chính xác hoặc thiếu, bao gồm cả lao động và vật liệu. CVS tính phí cho các nhà cung cấp chi phí lao động kho hàng thực tế phát sinh khi lô hàng cần được làm lại do cấu hình bên trong không tuân thủ |
Nhà cung cấp thường nhận được một thông báo giải thích về điều gì đã sai, quy tắc nào đã bị vi phạm, và cách tính trừ tiền.
Trong thuật ngữ đơn giản, quy trình hoạt động như sau:
Hợp đồng → Nhà cung cấp gửi đơn hàng → Nhà bán lẻ kiểm tra lô hàng → Một quy tắc bị vi phạm → Nhà bán lẻ tính phí trừ tiền → Số tiền được trừ từ thanh toán của nhà cung cấp.
Các khoản khấu trừ sau kiểm toán
Không phải tất cả các khoản hoàn trả xuất hiện trên hóa đơn hiện tại. Một số nhà bán lẻ tiến hành kiểm toán sau khi hóa đơn đã được xử lý và có thể xác định các vấn đề về tuân thủ đã bị bỏ sót trong quá trình nhận hàng.
Khi điều này xảy ra, nhà bán lẻ sẽ phát hành một khoản khấu trừ kiểm toán sau, nơi số tiền được trừ từ khoản thanh toán trong tương lai thay vì từ hóa đơn gốc. Những khoản khấu trừ này có thể được phát hành sau vài tháng hoặc thậm chí sau vài năm kể từ giao dịch ban đầu.
Cách tránh phí trừ của nhà cung cấp
Những loại chargeback này có thể được ngăn chặn. Thách thức là nhiều vấn đề về tuân thủ xảy ra trước khi lô hàng đến tay nhà bán lẻ. Chúng thường bắt đầu từ hướng dẫn lỗi thời, dữ liệu thiếu sót, hoặc những sai sót nhỏ không được chú ý cho đến khi lô hàng được nhận.
Theo OTIF (Đúng Hẹn, Đầy Đủ)
Đánh giá xem một đơn hàng có đến đúng thời gian giao hàng yêu cầu (Đúng giờ) hay đến đầy đủ và chính xác (Đầy đủ).
Nó liên quan đến các yêu cầu sau. Hầu hết đều dễ hiểu, nhưng chi tiết là nơi mà nhiều nhà cung cấp mắc sai lầm.
Cửa sổ giao hàng và Lịch hẹn Nhà bán lẻ đo lường việc tuân thủ dựa vào thời điểm hàng hóa đến, không phải khi rời khỏi kho của bạn. Việc lỡ cửa hàng giao hàng có thể dẫn đến việc bị trừ tiền, ngay cả khi đơn hàng được gửi đúng hạn.
Giao hàng muộn là nguyên nhân phổ biến, nhưng đến quá sớm cũng có thể là vấn đề. Nhiều nhà bán lẻ chỉ chấp nhận nhận hàng vào các thời gian hẹn cụ thể. Việc đến sớm có thể bị từ chối, yêu cầu đặt lịch lại hoặc phát sinh chi phí xử lý thêm, tất cả đều có thể dẫn đến trừ tiền.
Để giảm thiểu rủi ro, hãy dành đủ thời gian cho giao thông, thời tiết và trễ chuyến hàng, nhưng tránh việc gửi hàng quá sớm để đơn hàng đến trước khung giờ giao hàng đã được lên lịch.
Phương pháp vận chuyển và các nhà vận chuyển được chấp thuận Sử dụng nhà vận chuyển sai không chỉ làm trễ lịch giao hàng mà còn có thể đưa sản phẩm qua quá trình định tuyến mà nhà bán lẻ không bao giờ chấp nhận, tăng chi phí vận chuyển và tạo ra vấn đề về việc nhận hàng.
Nếu việc vận chuyển của bạn được xử lý bởi một nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL), hãy đảm bảo rằng họ tuân theo hướng dẫn vận chuyển của nhà bán lẻ. Một nhà cung cấp vẫn có thể nhận được khoản phí trừ tiền ngay cả khi sai sót vận chuyển được thực hiện bởi một công ty khác.
Độ chính xác của đơn đặt hàng Nhiều lỗi đơn đặt hàng xảy ra vì thông tin được nhập thủ công vào hệ thống khác. Số lượng sản phẩm, số mục và số đơn đặt hàng có thể bị nhập sai.
Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn hoặc đơn hàng tích hợp giúp giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công, làm cho những sai sót này ít xảy ra hơn.
2. Thông số về bao bì và thùng carton
Nhiều nhà cung cấp cho rằng việc sử dụng một hộp chắc chắn là đủ. Nhưng không phải vậy. Các nhà bán lẻ thường chỉ định kích thước hộp carton chính xác, giới hạn trọng lượng, và thậm chí cách sản phẩm nên được đóng gói bên trong hộp carton.
Một sai lầm phổ biến là tiếp tục sử dụng yêu cầu bao bì cũ sau khi nhà bán lẻ cập nhật Hướng dẫn Tuân thủ Nhà cung cấp của mình. Hãy xem xét những yêu cầu này thường xuyên thay vì dựa vào các lô hàng trước đó.
Yêu cầu về ASNs và EDI
Một Thông Báo Vận Chuyển Tiên Tiến (ASN) là một thông báo điện tử được gửi trước khi lô hàng đến. Nó cho biết cho nhà bán lẻ biết điều gì sẽ xảy ra, bao gồm các sản phẩm, số lượng, thùng và pallet. Nhiều nhà bán lẻ nhận được các ASN thông qua Truyền dữ liệu điện tử (EDI), một hệ thống tiêu chuẩn để trao đổi tài liệu kinh doanh giữa các công ty.
Một sai lầm phổ biến là gửi ASN quá muộn hoặc bao gồm thông tin không khớp với lô hàng. Tài liệu EDI cũng có thể gây ra các khoản phí trả lại nếu chúng được gửi trong định dạng sai hoặc chứa dữ liệu thiếu hoặc không hợp lệ.
Tài liệu vận chuyển bắt buộc
Tài liệu điện tử chỉ là một phần của quy trình. Lô hàng cũng cần các tài liệu hỗ trợ chính xác, như phiếu đóng gói, hóa đơn và vận đơn.
Những tài liệu này nên phải khớp với nhau và với lô hàng chính. Sự khác biệt về số lượng, mã sản phẩm hoặc số đơn đặt hàng thường đòi hỏi kiểm tra thủ công và làm chậm quá trình nhận hàng.
Hướng dẫn Cấu hình và Xử lý Pallet
Nhà bán lẻ thường có yêu cầu chi tiết về pallet vượt xa việc xếp sản phẩm gọn gàng. Họ có thể chỉ định kích thước pallet, chiều cao tối đa, giới hạn trọng lượng, phương pháp bọc stretch-wrap và vị trí sản phẩm.
Nhóm nhân viên kho cần sử dụng quy trình xếp pallet tiêu chuẩn thay vì để mỗi nhân viên quyết định cách xếp hàng hóa. Sự nhất quán giúp ngăn ngừa vi phạm tuân thủ lặp đi lặp lại.
Khi một nhà bán lẻ phát sinh một khoản trừ tiền, thì thường lỗi đã xảy ra từ vài giờ đến vài ngày trước đó. Xem xét định kỳ các yêu cầu về tuân thủ, xác minh dữ liệu giao hàng trước khi xuất hàng, và tiêu chuẩn hóa quy trình kho hàng là những cách hiệu quả nhất để giảm thiểu các khoản trừ theo thời gian.
Đặt nhãn sản phẩm và mã vạch
Vấn đề về nhãn sản phẩm thường do những chi tiết nhỏ gây ra. Nhãn có thể được đặt ở vị trí sai, chứa thông tin lỗi thời, hoặc không khớp với đơn đặt hàng và tài liệu vận chuyển. Bất kỳ điều này đều có thể làm chậm quá trình nhận hàng và dẫn đến việc hoàn trả tiền.
Đối với mã vạch, một trong những rủi ro lớn nhất là chất lượng in. Mã vạch có độ tương phản thấp, méo mó cạnh, bị lem, hoặc nhãn bị hỏng có thể quét không đồng đều ngay cả khi chúng trông chấp nhận được.
Một sai lầm phổ biến khác là cắt giảm mã vạch, nơi mà mã vạch được rút ngắn để vừa với không gian nhỏ hơn. Điều này làm giảm độ tin cậy của quét, gây trễ trễ, và tăng nguy cơ thất bại quét, tuy nhiên các công ty vẫn thực hiện điều này, biết rõ rủi ro.
Nhiều nhà bán lẻ cũng yêu cầu nhà cung cấp đáp ứng một mức độ xác minh mã vạch tối thiểu trước khi sản phẩm được vận chuyển. Xác minh mã vạch đo chất lượng in ấn so với các tiêu chuẩn ISO - các quy định được thống nhất quốc tế đảm bảo sản phẩm và công nghệ hoạt động đáng tin cậy ở mọi nơi.
Quy trình này giúp xác định các vấn đề in ấn mà một máy quét mã vạch thông thường không thể phát hiện được.
Bình minh năm 2027 và Tuân thủ mã vạch GS1 2D
Khi các nhà bán lẻ chuẩn bị cho Sunrise 2027, chất lượng mã vạch sẽ tiếp tục là một phần quan trọng của việc tuân thủ của nhà cung cấp. Chất lượng kém Mã vạch 2D GS1 có thể gây ra các vấn đề quét tương tự như mã vạch 1D.
Mã vạch 2D GS1 có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn chỉ là một định danh sản phẩm. Chúng cũng có thể bao gồm thông tin như số lô, ngày hết hạn, và số serial, cải thiện khả năng theo dõi sản phẩm và tương tác với khách hàng. Trong quá trình chuyển đổi, nhiều sản phẩm sẽ mang cả mã vạch 1D và mã vạch 2D GS1.
Ngành y tế đã cho thấy rõ tầm quan trọng của chất lượng mã vạch. Các sản phẩm sử dụng GS1 DataMatrix thường yêu cầu mức độ xác minh mã vạch tối thiểu là C (1.5).
Trong khi ngành y tế xử lý chất lượng mã vạch thông qua tuân thủ quy định hơn là các khoản trừ, điều này chứng tỏ rằng việc xác minh mã vạch đã là yêu cầu đã được thiết lập cho mã vạch 2D.
Nhiều nhà bán lẻ đã yêu cầu nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu chất lượng mã vạch hoặc cung cấp báo cáo xác minh mã vạch cho mã vạch 1D. Khi mã vạch GS1 2D trở nên phổ biến hơn, hợp lý khi mong đợi các yêu cầu chất lượng tương tự để đảm bảo quét mã vạch một cách đáng tin cậy.
Việc xác minh mã vạch cũng mang lại cho doanh nghiệp một số linh hoạt trong thiết kế. Mã QR GS1 hoặc Ma trận dữ liệu Học viên vẫn có thể đạt điểm qua môn khi sử dụng màu sắc đúng cách và mã vạch tuân thủ tiêu chuẩn GS1.
Tuy nhiên, quá nhiều thay đổi thiết kế, như sự tương phản màu sắc kém hoặc logo quá lớn, có thể làm giảm hiệu suất quét và tăng nguy cơ gặp vấn đề về tuân thủ trong tương lai.
Điểm quan trọng nhất: Tuân thủ thúc đẩy hiệu quả
Phí trả lại của nhà cung cấp đơn giản chỉ là cách mà các nhà bán lẻ thu hồi chi phí do nhà cung cấp không tuân thủ theo các điều khoản đã thỏa thuận trong MVA.
Những yêu cầu này tồn tại để giữ cho sản phẩm di chuyển một cách trơn tru qua chuỗi cung ứng. Khi lô hàng đến đúng hạn, được dán nhãn đúng cách và đáp ứng tiêu chuẩn của nhà bán lẻ, cửa hàng có thể cung cấp sản phẩm nhanh hơn và khách hàng có khả năng tìm thấy những gì họ cần trên kệ.
Mặc dù việc hoàn tiền giúp các nhà bán lẻ phục hồi một phần chi phí của họ, nhưng không phục hồi được doanh số bán hàng mất mát hoặc niềm tin của khách hàng. Kệ hàng trống, giao hàng chậm trễ và các vấn đề về việc nhận hàng vẫn có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm và gây tổn thất cho cả nhà bán lẻ và nhà cung cấp.
Cách tốt nhất để tránh những tổn thất này là coi việc tuân thủ của nhà cung cấp là một phần của hoạt động hàng ngày của bạn. Tuân thủ yêu cầu của nhà bán lẻ, kiểm tra chất lượng mã vạch và xem xét các lô hàng trước khi rời cơ sở của bạn có thể giúp giảm phí trừ tiền, bảo vệ doanh thu của bạn và xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn với đối tác bán lẻ của bạn.
Câu hỏi phổ biến
Chargeback và hoàn tiền khác nhau như thế nào?
Một khoản hoàn tiền là số tiền mà người bán đồng ý trả lại cho khách hàng.
Một chargeback là một khoản khấu trừ bắt buộc được kích hoạt bởi một tranh chấp hoặc một vi phạm tuân thủ, không phải là quyết định tự nguyện của bên thanh toán. Có hai phiên bản: Khách hàng và Nhà cung cấp/bán lẻ
Chargebacks có gây tổn thương cho doanh nghiệp không?
Các khoản trừ phí từ nhà cung cấp giảm doanh thu của nhà cung cấp bằng cách trừ chi phí từ các khoản thanh toán. Các khoản trừ lặp đi lặp lại cũng có thể làm giảm điểm hiệu suất của nhà cung cấp, gây căng thẳng trong mối quan hệ với nhà bán lẻ và tăng nguy cơ bị từ chối lô hàng hoặc giảm cơ hội kinh doanh
Bạn có thể tranh luận với việc khấu trừ/phản đối của nhà cung cấp không?
Có. Hầu hết các nhà bán lẻ cho phép nhà cung cấp khiếu nại về một khoản trừ từ nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Tùy thuộc vào nhà bán lẻ, khoảng thời gian này có thể từ 15 đến 90 ngày sau khi bị trừ hoặc thông báo yêu cầu. Bỏ lỡ hạn chót thường có nghĩa là khoản trừ trở thành cuối cùng, bất kể bằng chứng hỗ trợ.
Quy trình và tài liệu cần thiết thường được mô tả trong MVA hoặc Hướng dẫn Tuân thủ Nhà cung cấp. Các nhà cung cấp nên cung cấp bằng chứng, chẳng hạn như chứng từ giao hàng, hồ sơ vận chuyển, xác nhận ASN hoặc báo cáo xác minh mã vạch, để hỗ trợ yêu cầu của họ.
Cần tuân thủ các tiêu chuẩn GS1 để tránh bị phạt từ nhà cung cấp không?
Tùy thuộc vào yêu cầu của nhà bán lẻ. Những nhà bán lẻ sử dụng Tiêu chuẩn GS1 đối với quét POS, quản lý hàng tồn kho hoặc hoạt động chuỗi cung ứng có thể yêu cầu các nhà cung cấp tuân theo chúng cũng.
Đáp ứng những yêu cầu này giúp ngăn chặn các vấn đề quét và vấn đề tuân thủ có thể dẫn đến việc bị trừ tiền từ nhà cung cấp.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm Chúng tôi công nhận rằng GS1, cũng như các tài liệu, mặt hàng độc quyền và tất cả các bằng sáng chế, bản quyền, thương hiệu và tài sản trí tuệ khác (tổng hợp, "tài sản trí tuệ") liên quan đến việc sử dụng của nó, là tài sản của GS1 Global, và việc sử dụng của chúng tôi sẽ tuân thủ theo các điều kiện do GS1 Global cung cấp.
