供應商扣款：運作方式及如何取消

供應商退款是指當供應商未能達到協議要求時，零售商從應支付供應商的金額中扣除的款項。這些要求可能包括交貨期限、包裝標準、產品標籤或所需文件。

不要將其與客戶退款混淆。當持卡人與他們的銀行爭議購買時，就會發生退款，可能導致付款被撤銷。

供應商提供的損壞或有缺陷的產品通常會通過獨立的質量索賠、退貨或保修協議進行處理。

供應商退款如何運作？

這一切都始於主供應商協議（MVA）。這是零售商與供應商之間的合同。它解釋了他們將如何共同合作，包括付款條件、交貨時間表、產品要求和其他業務規則。

這份協議的其中一部分是供應商合規手冊，也被稱為路線指南。您可以把它想像成一本指南，告訴供應商確切地如何準備和運送訂單，以符合零售商的要求。

供應商合規手冊通常包括以下指示：

• 包裝產品和紙箱
• 放置產品標籤和條碼
• 使用已批准的運輸承運商
• 會議交付日期和約會時間
• 將產品與正確的採購訂單配對
• 發送 預先裝運通知 (ASNs), 在貨物抵達倉庫之前通知零售商有哪些貨物即將到達
• 提供所需的運送文件
• 正確地搭建和包裝棧板

當貨物抵達時，零售商會檢查供應商是否遵循這些指示。如果有任何不符合要求的地方，零售商會記錄問題並進行扣款，這將作為符合性扣減記錄在發票上。

扣除的金額取決於MVA中零售商的規則和供應商合規手冊。由於每家零售商都設定自己的政策，因此沒有標準金額。以下是一些範例基礎：

供應商通常會收到一封通知，解釋出了什麼問題，哪條規則被違反，以及扣款是如何計算的。

簡單來說，這個過程是這樣運作的：

協議 → 供應商發貨 → 零售商檢查貨物 → 違反規則 → 零售商計算追索款項 → 金額從供應商的付款中扣除。

審核後扣款

並非所有的退款都會出現在當前的發票上。一些零售商在發票處理後進行稽核，可能會發現在收貨時被忽略的合規問題。

當這種情況發生時，零售商會發出後審核扣款，扣款金額會從未來的付款中扣除，而不是從原始發票中扣除。這些扣款可能是在原始交易幾個月甚至幾年之後才發出。

如何避免供應商退貨

這些類型的退款是可以預防的。挑戰在於許多合規問題發生在貨物抵達零售商之前很久。它們通常始於過時的指示、缺少數據或小錯誤，直到貨物送達後才被察覺。

根據OTIF（準時完全）

衡量訂單是否在要求的交貨時間內到達（準時）或完整準確地到達（完整）。

這涉及以下要求。大多數都很容易理解，但細節是許多供應商出錯的地方。

送貨時間窗口和預約安排 零售商通常根據貨物抵達的時間來衡量合規性，而不是離開您的倉庫的時間。如果未能在交貨時間內送達，可能會導致退款扣款，即使訂單是準時發貨的。

延遲交貨是常見原因，但提早到達也可能成為問題。許多零售商僅在預定的約定時間接受貨物。提早到達可能會被拒絕，需要重新安排，或產生額外的處理成本，這些都可能導致扣款。

為了降低風險，要留出足夠的時間應對交通、天氣和承運商延誤，但也要避免過早寄出貨物，以免在預定交貨時間之前送達。

運送方式和已批准的承運人 使用錯誤的運輸商不僅會延遲貨物的送達，還可能導致產品經過零售商從未批准的路由過程，增加運輸成本並造成收貨問題。

如果您的運輸由第三方物流提供商（3PL）處理，請確保他們遵循零售商的路由指南。即使運輸錯誤是由另一家公司造成的，供應商仍然可能收到追索款。

訂單準確性 許多採購訂單錯誤是因為資訊被手動輸入到另一個系統中。產品數量、項目編號和採購訂單編號都可能被錯誤輸入。

使用整合的庫存或訂單管理系統有助於減少手動輸入數據，從而降低出錯的可能性。

包裝和紙箱規格

許多供應商認為使用堅固的箱子就足夠了。但事實並非如此。零售商通常會指定確切的紙箱尺寸、重量限制，甚至產品應該如何包裝在紙箱內。

一個常見的錯誤是在零售商更新供應商合規手冊後仍然繼續使用舊的包裝要求。請定期檢查這些要求，而不是依賴先前的運送。

ASN和EDI要求

Advance Ship Notice（ASN）是在貨物到達之前發送的電子通知。它告訴零售商可以期待什麼，包括產品、數量、紙箱和棧板。許多零售商通過ASN收到 電子數據交換 (EDI)是一種標準系統，用於公司之間交換商業文件。

一個常見的錯誤是太晚發送ASN或包含與貨物不符的信息。如果EDI文件以錯誤的格式發送或包含缺失或無效數據，也可能觸發退貨扣款。

所需的運送文件

電子文件只是整個運送過程的一部分。運送還需要準確的支援文件，如裝箱單、發票和提單。

這些文件應該彼此匹配，並與貨物本身相符。數量、產品編號或採購訂單號碼的差異通常需要進行手動檢查，並延遲收貨。

棧板配置和處理說明

零售商通常有詳細的托盤要求，超出了整齊堆疊產品的範疇。他們可能會指定托盤尺寸、最大高度、重量限制、拉伸包裝方法和產品放置方式。

倉庫團隊應該使用標準的棧板堆疊流程，而不是讓每位員工自行決定如何堆疊貨物。一致性有助於防止重複的合規違規行為。

當零售商發出退款要求時，錯誤通常已經發生數小時甚至數天前。定期審查合規要求、在發貨前驗證運輸數據，以及標準化倉庫流程是降低扣款的最有效方法之一。

放置產品標籤和條碼

產品標籤問題通常是由細節引起的。標籤可能放置在錯誤的位置，包含過時的信息，或與採購訂單和運輸文件不符。任何這些問題都可能導致收貨速度變慢並產生退款。

對於條碼來說，最大的風險之一是印刷質量。即使外觀看起來可以接受，但對比度低、邊緣模糊、污漬或損壞標籤的條碼可能掃描不一致。

另一個常見的錯誤是條碼截斷，即將條碼縮短以適應較小的空間。這會降低掃描的可靠性，導致延遲，增加掃描失敗的風險，然而公司仍然這樣做，明知有風險。

許多零售商也要求供應商在產品運送之前達到最低條碼驗證等級。條碼驗證是根據ISO標準來衡量印刷品質的方法，這些標準是國際間共識的規則，確保產品和技術在任何地方都能可靠運作。

這個過程有助於識別普通條碼掃描器無法檢測到的印刷問題。

日出2027和GS1 2D條碼合規

隨著零售商為2027年的日出做準備，條碼質量將繼續是供應商合規性的重要部分。質量差 GS1 二維條碼 可以引起與一維條碼相同的掃描問題。

GS1 二維條碼可以儲存不僅是產品識別符，還可以包括批號、到期日期和序號等信息，提高產品追溯性和客戶參與度。在過渡期間，許多產品將同時攜帶一維條碼和 GS1 二維條碼。

醫療保健行業已經顯示條碼質量的重要性。使用GS1 DataMatrix的產品通常需要最低條碼驗證等級為C（1.5）。

醫療保健通過遵守監管條例來處理條碼質量，而不是通過追溯費用，這表明條碼驗證已經成為2D條碼的一項既定要求。

許多零售商已經要求供應商滿足條碼質量要求，或提供1D條碼的條碼驗證報告。隨著GS1 2D條碼變得更加普遍，合理地期望類似的質量要求以確保可靠的掃描。

條碼驗證還為企業提供了一些設計靈活性。 GS1 QR碼或Data Matrix 當顏色正確使用且條碼符合GS1標準時，仍然可以獲得及格分數。

然而，過多的設計更改，如顏色對比不佳或標誌過大，可能會降低掃描性能並增加未來合規問題的風險。

底線：合規性推動效率

供應商扣款是零售商根據MVA中約定的條款來收回供應商不合規成本的一種方式。

這些要求存在是為了確保產品在供應鏈中順利流通。當貨物準時到達、標籤正確且符合零售商的標準時，商店可以更快地補貨，顧客更有可能在貨架上找到他們需要的商品。

雖然退款有助於零售商收回部分成本，但無法收回失去的銷售額或客戶信任。空置的貨架、延遲的交貨和收貨問題仍可能影響購物體驗，損害零售商和供應商。

避免這些損失的最佳方法是將供應商合規視為日常運營的一部分。遵循零售商的要求，檢查條碼質量，以及在貨物離開您的設施之前審查出貨情況，有助於減少退貨扣款，保護您的收入，並與零售合作夥伴建立更強大的關係。

常見問題

什麼是退款和退費？

退款是賣方同意退還給顧客的錢。

一項退款是由爭議或違規失敗引發的強制扣除，而不是支付方自願決定。有兩個版本：客戶和供應商/零售

退款會對企業造成傷害嗎？

是的，供應商退款會通過從付款中扣除成本來降低供應商的收入。重複的退款還可能降低供應商的績效評分，損害零售商關係，並增加被拒絕的運送或減少商機的風險。

你可以爭議供應商的退款扣款嗎？

是的。大多數零售商允許供應商在指定的時間內對供應商的扣款異議。根據零售商的不同，這個時限可能從扣款或索賠通知後的15至90天不等。錯過截止日期通常意味著扣款變為最終，無論有無支持證據。

通常在MVA或供應商合規手冊中會描述流程和所需文件。供應商應提供證據，如交貨證明、運輸記錄、ASN確認或條碼驗證報告，以支持其要求。

GS1標準是否需要以避免供應商退貨扣款？

這取決於零售商的要求。使用 GS1標準 對於 POS 掃描、庫存管理或供應鏈運營，可能需要供應商也遵循這些規定。

滿足這些要求有助於防止掃描問題和遵循問題，進而避免供應商退款。

聲明 我們承認GS1以及相關專利、版權、商標和其他知識產權（統稱為“知識產權”）的材料、專有物品和所有相關專利均為GS1 Global的財產，我們使用這些知識產權應符合GS1 Global提供的條件。