Addebiti del fornitore: come funziona e come annullarlo
TL;DR:
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Un chargeback del fornitore è una deduzione che un rivenditore fa dall'importo che deve a un fornitore quando il fornitore non riesce a soddisfare i requisiti concordati. Questi requisiti possono includere scadenze di spedizione, standard di imballaggio, etichettatura del prodotto o documentazione richiesta.
Non confonderlo con un chargeback del cliente. Quel chargeback avviene quando un titolare di carta contesta un acquisto con la propria banca, che potrebbe annullare il pagamento.
I prodotti danneggiati o difettosi dal fornitore vengono spesso gestiti tramite reclami di qualità separati, resi o accordi di garanzia.
Come funziona un chargeback del fornitore?
Tutto inizia con il Contratto di Fornitura Principale (MVA). Si tratta di un contratto tra un rivenditore e un fornitore. Spiega come lavoreranno insieme, inclusi i termini di pagamento, i tempi di consegna, i requisiti del prodotto e altre regole aziendali.
Una sezione di questo accordo è il Manuale di Conformità del Fornitore, chiamato anche Guida di Instradamento. Puoi pensarlo come un manuale che dice ai fornitori esattamente come il rivenditore vuole che gli ordini siano preparati e spediti.
Un manuale di conformità del fornitore di solito include istruzioni per:
- Prodotti per l'imballaggio e scatole
- Posizionare etichette di prodotto e codici a barre
- Utilizzando corrieri di spedizione approvati
- Rispettare le date di consegna e gli orari degli appuntamenti
- Abbinare i prodotti all'ordine d'acquisto corretto
- Inviando Avvisi di spedizione anticipata (ASN), che informa i rivenditori su cosa sta arrivando prima che la spedizione raggiunga il magazzino
- Fornire i documenti di spedizione richiesti
- Costruzione e imballaggio corretto dei pallet
Quando arriva una spedizione, il rivenditore controlla se il fornitore ha seguito queste istruzioni. Se qualcosa non soddisfa i requisiti, il rivenditore registra il problema e valuta un chargeback, che viene applicato come detrazione per la conformità sulla fattura.
L'importo dedotto dipende dalle regole del rivenditore nel MVA e dal Manuale di Conformità del Fornitore. Non c'è un importo standard perché ogni rivenditore stabilisce le proprie politiche. Ecco delle basi campione:
| Base di addebito del fornitore | Campione del mondo reale |
| Una tariffa fissa per ogni errore | Programma di Eccellenza della Qualità dei Fornitori di Walmart (SQEP)spese una tariffa fissa di $200 per ordine di acquisto per un ASN mancante o in ritardo. Target addebita una tariffa fissa di $250 per violazione per set di transazioni EDI errati o mancanti. |
| Un percentuale del valore della fattura | Home Depot addebita il 5% del valore della fattura per le spedizioni che arrivano al di fuori della guida di instradamento approvata. Kohl's addebita il 3% del valore della fattura per le violazioni del tasso di riempimento in cui il fornitore spedisce al di sotto della soglia richiesta del tasso di riempimento. |
| Una tariffa per ogni prodotto, cartone o pallet con un problema | Amazon addebita ai venditori una tassa per unità per violazioni della preparazione, come articoli che arrivano senza sacchetti di plastica richiesti o etichette di avvertimento per soffocamento. Costco addebita una tariffa per pallet per i pallet che non soddisfano i suoi requisiti specifici di altezza e peso. |
Il costo effettivo di risolvere il problema, come ad esempio ridare etichette ai prodotti o impiegare manodopera aggiuntiva in magazzino Questo rappresenta il "chargeback" nella sua forma più pura: spostamento dei costi . | Macy's addebita ai fornitori il costo effettivo del rietichettamento della merce che arriva con etichette UPC errate o mancanti, comprensivo di manodopera e materiali. CVS addebita ai fornitori il costo effettivo della manodopera in magazzino sostenuto quando le spedizioni richiedono lavori di riprogettazione a causa di configurazioni non conformi dell'imballaggio interno |
Il fornitore di solito riceve una comunicazione che spiega cosa è andato storto, quale regola è stata violata e come è stata calcolata la detrazione.
In termini semplici, il processo funziona così:
Accordo → Il fornitore spedisce l'ordine → Il rivenditore controlla la spedizione → Viene violata una regola → Il rivenditore calcola il chargeback → L'importo viene dedotto dal pagamento del fornitore.
Deduzioni post-audit
Non tutti i chargeback compaiono nella fattura attuale. Alcuni rivenditori conducono audit dopo che le fatture sono state processate e possono identificare problemi di conformità che erano stati trascurati durante la ricezione.
Quando ciò accade, il rivenditore emette una detrazione post-audit, dove l'importo viene detratto da un pagamento futuro anziché dalla fattura originale. Queste detrazioni possono essere emesse mesi o addirittura anni dopo la transazione originale.
Come evitare i chargeback dei fornitori
Questi tipi di chargeback sono evitabili. La sfida è che molte questioni di conformità accadono molto prima che una spedizione raggiunga il rivenditore. Spesso iniziano con istruzioni obsolete, dati mancanti o piccoli errori che passano inosservati fino a quando la spedizione non viene ricevuta.
Seguendo OTIF (On-Time, In-Full)
Misura se un ordine arriva entro la finestra di consegna richiesta (Puntuale) o arriva completo e preciso (Completo).
Coinvolge i seguenti requisiti. La maggior parte è facile da capire, ma sono nei dettagli che molti fornitori sbagliano.
Finestre di consegna e pianificazione degli appuntamenti I rivenditori misurano la conformità in base all'arrivo della spedizione, non alla partenza dal magazzino. Mancare la finestra di consegna può comportare una penale, anche se l'ordine è stato spedito in tempo.
I ritardi nelle consegne sono una causa comune, ma arrivare troppo presto può anche essere un problema. Molti rivenditori accettano le spedizioni solo durante gli orari di appuntamento programmati. Le arrivi anticipati potrebbero essere respinti, richiedere una nuova pianificazione o comportare costi aggiuntivi di gestione, il che potrebbe comportare delle detrazioni.
Per ridurre il rischio, pianifica abbastanza tempo per il traffico, il maltempo e i ritardi dei corrieri, ma evita di spedire troppo presto in modo che l'ordine arrivi prima della finestra di consegna programmata.
Metodi di Spedizione e Vettori Approvati Usare il vettore sbagliato non fa solo ritardare una spedizione. Può far passare i prodotti attraverso un processo di instradamento non approvato dal rivenditore, aumentando i costi di trasporto e creando problemi di ricezione.
Se la tua spedizione è gestita da un fornitore di logistica di terze parti (3PL), assicurati che seguano la guida di instradamento del rivenditore. Un fornitore può comunque ricevere il chargeback anche se l'errore di spedizione è stato commesso da un'altra azienda.
Precisione dell'ordine di acquisto Molti errori di ordine d'acquisto avvengono perché le informazioni vengono inserite manualmente in un altro sistema. Le quantità di prodotto, i numeri di articolo e i numeri di ordine d'acquisto possono essere tutti digitati erroneamente.
L'utilizzo di sistemi integrati di gestione degli stock o degli ordini aiuta a ridurre l'inserimento manuale dei dati, rendendo meno probabili questi errori.
Specifiche di imballaggio e cartone
Molti fornitori assumono che utilizzare una scatola resistente sia sufficiente. Non lo è. I rivenditori spesso specificano le dimensioni esatte del cartone, il limite di peso e persino come i prodotti dovrebbero essere imballati all'interno del cartone.
Un errore comune è continuare a utilizzare vecchi requisiti di imballaggio dopo che il rivenditore ha aggiornato il suo Manuale di Conformità del Fornitore. Rivedere regolarmente questi requisiti anziché fare affidamento su spedizioni precedenti.
3. Requisiti ASN e EDI
Un Avviso di Spedizione Anticipato (ASN) è un avviso elettronico inviato prima che arrivi una spedizione. Informa il rivenditore su cosa aspettarsi, inclusi i prodotti, le quantità, i cartoni e i pallet. Molti rivenditori ricevono gli ASN tramite Scambio Elettronico di Dati (EDI), un sistema standard per lo scambio di documenti commerciali tra aziende.
Un errore comune è inviare troppo tardi l'ASN o includere informazioni che non corrispondono alla spedizione. I documenti EDI possono anche generare chargeback se vengono inviati nel formato sbagliato o contengono dati mancanti o non validi.
Documenti di spedizione richiesti
I documenti elettronici sono solo una parte del processo. La spedizione ha bisogno anche di documenti di supporto accurati, come la bolla di accompagnamento, la fattura e il bollettino di spedizione.
Questi documenti dovrebbero corrispondere tra loro e con la spedizione stessa. Differenze nelle quantità, nei numeri di prodotto o nei numeri d'ordine d'acquisto richiedono spesso controlli manuali e ritardano la ricezione.
Istruzioni per la configurazione e la movimentazione dei pallet
I rivenditori spesso hanno requisiti dettagliati per i pallet che vanno oltre lo stack dei prodotti in modo ordinato. Possono specificare la dimensione del pallet, l'altezza massima, i limiti di peso, i metodi di stretch-wrap e il posizionamento del prodotto.
I team del magazzino dovrebbero utilizzare un processo standard di costruzione dei pallet anziché lasciare che ogni dipendente decida come impilare le spedizioni. La coerenza aiuta a prevenire violazioni ripetute della conformità.
Quando un rivenditore emette un chargeback, l'errore di solito è già avvenuto ore o addirittura giorni prima. La revisione regolare dei requisiti di conformità, la convalida dei dati di spedizione prima della spedizione e la standardizzazione dei processi di magazzino sono tra i modi più efficaci per ridurre le detrazioni nel tempo.
Posizionare etichette di prodotto e codici a barre
I problemi con l'etichetta del prodotto sono spesso causati da piccoli dettagli. Le etichette potrebbero essere posizionate nel posto sbagliato, contenere informazioni obsolete o non corrispondere all'ordine d'acquisto e ai documenti di spedizione. Qualsiasi di questi problemi può rallentare la ricezione e portare a un chargeback.
Per i codici a barre, uno dei rischi più grandi è la qualità di stampa. I codici a barre con basso contrasto, bordi sfocati, macchie o etichette danneggiate potrebbero essere letti in modo inconsistente anche se sembrano accettabili.
Un altro errore comune è la troncatura del codice a barre, dove il codice a barre viene accorciato per adattarsi a uno spazio più piccolo. Questo riduce l'affidabilità della scansione, causa ritardi e aumenta il rischio di errori di scansione, eppure le aziende continuano a farlo, conoscendo il rischio.
Molti rivenditori richiedono anche ai fornitori di rispettare un grado minimo di verifica del codice a barre prima che i prodotti vengano spediti. La verifica del codice a barre misura la qualità di stampa rispetto agli standard ISO, regole concordate a livello internazionale che garantiscono che i prodotti e le tecnologie funzionino in modo affidabile ovunque.
Questo processo aiuta a identificare problemi di stampa che uno scanner di codici a barre normale non può rilevare.
Alba 2027 e Conformità al Codice a Barre GS1 2D
Mentre i rivenditori si preparano per Sunrise 2027, la qualità dei codici a barre rimarrà una parte importante della conformità del fornitore. La scarsa qualità Codici a barre 2D GS1 possono causare gli stessi problemi di scansione dei codici a barre 1D.
I codici a barre 2D GS1 possono memorizzare più di un identificatore di prodotto. Possono anche includere informazioni come numeri di lotto, date di scadenza e numeri di serie, migliorando la tracciabilità del prodotto e l'interazione con il cliente. Durante la transizione, molti prodotti porteranno sia un codice a barre 1D che un codice a barre 2D GS1.
Il settore sanitario mostra già quanto sia importante la qualità del codice a barre. I prodotti che utilizzano un GS1 DataMatrix richiedono comunemente un grado minimo di verifica del codice a barre di C (1.5).
Mentre il settore sanitario gestisce la qualità dei codici a barre attraverso la conformità normativa piuttosto che i chargeback, dimostra che la verifica dei codici a barre è già un requisito consolidato per i codici a barre 2D.
Molti rivenditori richiedono già ai fornitori di rispettare i requisiti di qualità del codice a barre o di fornire rapporti di verifica del codice a barre per i codici a barre 1D. Con l'aumentare della diffusione dei codici a barre GS1 2D, è ragionevole aspettarsi requisiti di qualità simili per garantire una scansione affidabile.
La verifica del codice a barre offre alle aziende anche una certa flessibilità di design. Codice QR GS1 o Matrice di Dati possono comunque ottenere un voto sufficiente quando il colore è utilizzato correttamente e il codice a barre segue gli standard GS1.
Tuttavia, troppi cambiamenti di design, come un cattivo contrasto di colore o loghi troppo grandi, possono ridurre le prestazioni della scansione e aumentare il rischio di futuri problemi di conformità.
Il punto chiave: la conformità guida l'efficienza
I chargeback dei fornitori sono semplicemente un modo per i rivenditori di recuperare i costi della non conformità del fornitore ai termini concordati nell'MVA.
Questi requisiti esistono per mantenere i prodotti in movimento in modo fluido lungo la catena di approvvigionamento. Quando le spedizioni arrivano in tempo, sono correttamente etichettate e rispettano gli standard del rivenditore, i negozi possono rifornire i prodotti più velocemente e i clienti hanno maggiori probabilità di trovare ciò di cui hanno bisogno sugli scaffali.
Mentre un chargeback aiuta i rivenditori a recuperare parte dei loro costi, non recupera le vendite perse o la fiducia del cliente. Scaffali vuoti, consegne ritardate e problemi di ricezione possono comunque influenzare l'esperienza di acquisto e danneggiare sia il rivenditore che il fornitore.
Il modo migliore per evitare queste perdite è trattare la conformità del fornitore come parte delle tue operazioni quotidiane. Seguire i requisiti del tuo rivenditore, controllare la qualità del codice a barre e rivedere le spedizioni prima che lascino la tua struttura può aiutare a ridurre i chargeback, proteggere il tuo fatturato e costruire una relazione più solida con i tuoi partner commerciali.
Domande comuni
Cosa significa chargeback rispetto a un rimborso?
Un rimborso è denaro che il venditore accetta di restituire al cliente.
Un chargeback è una deduzione forzata scatenata da una controversia o da un fallimento di conformità, non una decisione volontaria della parte che paga. Ci sono due versioni: Cliente e Fornitore/Commerciante
I chargeback danneggiano un'attività?
Sì, i chargeback dei fornitori riducono il ricavo di un fornitore deducendo i costi dai pagamenti. I chargeback ripetuti possono anche abbassare i punteggi di performance del fornitore, mettere sotto pressione le relazioni con i rivenditori e aumentare il rischio di spedizioni respinte o opportunità commerciali ridotte.
Puoi contestare un chargeback/deduzione del fornitore?
Sì. La maggior parte dei rivenditori consente ai fornitori di contestare un addebito del fornitore entro un determinato periodo. A seconda del rivenditore, questa finestra può variare da 15 a 90 giorni dopo la detrazione o la notifica di reclamo. Perdere la scadenza di solito significa che l'addebito diventa definitivo, indipendentemente dalle prove a supporto.
Il processo e i documenti richiesti sono di solito descritti nel Manuale di Conformità del Fornitore o nel Manuale di Conformità del Fornitore. I fornitori dovrebbero fornire prove, come prova di consegna, registri di spedizione, conferme ASN o rapporti di verifica del codice a barre, per supportare la loro richiesta.
Sono necessari gli standard GS1 per evitare i chargeback dei fornitori?
Dipende dai requisiti del rivenditore. I rivenditori che utilizzano standard GS1 per la scansione POS, la gestione dell'inventario o le operazioni della catena di approvvigionamento potrebbero richiedere ai fornitori di seguirli anche loro.
Rispettare questi requisiti aiuta a prevenire problemi di scansione e di conformità che possono portare a contestazioni da parte dei fornitori.
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