Frais de rétrofacturation du fournisseur : Comment cela fonctionne et comment l'annuler
TL;DR:
|
Un chargeback fournisseur est une déduction qu'un détaillant effectue sur le montant qu'il doit à un fournisseur lorsque ce dernier ne respecte pas les exigences convenues. Ces exigences peuvent inclure les délais de livraison, les normes d'emballage, l'étiquetage des produits ou la documentation requise.
Ne le confondez pas avec un remboursement de charge client. Ce remboursement se produit lorsque le titulaire de la carte conteste un achat auprès de sa banque, ce qui peut entraîner l'annulation du paiement.
Les produits endommagés ou défectueux du fournisseur sont souvent traités via des réclamations de qualité séparées, des retours ou des accords de garantie.
Comment fonctionne un chargeback fournisseur ?
Tout commence avec l'accord-cadre principal (MVA). Il s'agit d'un contrat entre un détaillant et un fournisseur. Il explique comment ils travailleront ensemble, y compris les modalités de paiement, les calendriers de livraison, les exigences en matière de produits et autres règles commerciales.
Une section de cet accord est le Manuel de Conformité du Fournisseur, également appelé Guide d'Expédition. Vous pouvez le considérer comme un guide qui indique aux fournisseurs exactement comment le détaillant souhaite que les commandes soient préparées et expédiées.
Un manuel de conformité du fournisseur inclut généralement des instructions pour :
- Emballage de produits et de cartons
- Placer des étiquettes de produits et des codes-barres
- Utilisation de transporteurs d'expédition approuvés
- Respecter les dates de livraison et les horaires de rendez-vous
- Associer les produits aux bons bons de commande
- Envoi Avis d'expédition avancé (ASNs), qui permet aux détaillants de savoir ce qui arrive avant que l'expédition n'atteigne l'entrepôt
- Fournir les documents d'expédition requis
- Construction et emballage correct des palettes
Lorsqu'un envoi arrive, le détaillant vérifie si le fournisseur a suivi ces instructions. Si quelque chose ne répond pas aux exigences, le détaillant enregistre le problème et évalue un rejet de charge, qui est appliqué sous forme de déduction de conformité sur la facture.
Le montant déduit dépend des règles du détaillant dans le MVA et le Manuel de Conformité du Fournisseur. Il n'y a pas de montant standard car chaque détaillant établit ses propres politiques. Voici des bases d'exemple:
| Base de remboursement du fournisseur | Échantillon du monde réel |
| Un tarif fixe pour chaque erreur | Le programme d'excellence de la qualité des fournisseurs de Walmart (SQEP)frais un forfait de 200 $ par bon de commande pour un ASN manquant ou en retard. Target facture un forfait de 250 $ par violation pour des ensembles de transactions EDI incorrects ou manquants. |
| Un pourcentage de la valeur de la facture | Home Depot facture 5 % de la valeur de la facture pour les expéditions qui arrivent en dehors du guide d'acheminement approuvé. Kohl's facture 3 % de la valeur de la facture pour les violations du taux de remplissage lorsque le fournisseur expédie en dessous du seuil de taux de remplissage requis. |
| Un frais pour chaque produit, carton ou palette présentant un problème | Amazon facture aux vendeurs des frais par unité pour les violations de préparation, telles que les articles qui arrivent sans sacs en polyéthylène requis ou étiquettes d'avertissement d'étouffement. Costco facture des frais par palette pour les palettes qui ne respectent pas ses exigences spécifiques en matière de hauteur et de poids. |
Le coût réel de la résolution du problème, tel que le re-étiquetage des produits ou le travail supplémentaire en entrepôt Cela représente le "chargeback" dans sa forme la plus pure: transfert de coûts . | Macy's facture aux fournisseurs le coût réel du re-étiquetage des marchandises qui arrivent avec des étiquettes UPC incorrectes ou manquantes, y compris la main-d'œuvre et les matériaux. CVS facture aux fournisseurs le coût réel de la main-d'œuvre en entrepôt engagé lorsque les expéditions nécessitent une refonte en raison de configurations d'emballage intérieur non conformes. |
Le fournisseur reçoit généralement un avis expliquant ce qui s'est mal passé, quelle règle a été enfreinte et comment la déduction a été calculée.
En termes simples, le processus fonctionne ainsi :
Accord → Le fournisseur expédie la commande → Le détaillant vérifie l'expédition → Une règle est enfreinte → Le détaillant calcule le remboursement → Le montant est déduit du paiement du fournisseur.
Déductions post-audit
Tous les litiges ne figurent pas sur la facture actuelle. Certains détaillants effectuent des audits après le traitement des factures et peuvent identifier des problèmes de conformité qui ont été manqués lors de la réception.
Lorsque cela se produit, le détaillant émet une déduction post-audit, où le montant est déduit d'un paiement futur au lieu de la facture originale. Ces déductions peuvent être émises des mois, voire des années après la transaction initiale.
Comment éviter les rétrofacturations des fournisseurs
Ces types de rétrofacturations sont évitables. Le défi est que de nombreux problèmes de conformité surviennent bien avant qu'un envoi n'atteigne le détaillant. Ils commencent souvent par des instructions obsolètes, des données manquantes ou de petites erreurs qui passent inaperçues jusqu'à ce que l'envoi soit reçu.
Suivant OTIF (À temps, en totalité)
Mesure si une commande arrive dans la fenêtre de livraison requise (À temps) ou arrive complète et précise (En totalité).
Il s'agit des exigences suivantes. La plupart sont faciles à comprendre, mais les détails sont là où de nombreux fournisseurs se trompent.
Fenêtres de livraison et planification des rendez-vous Les détaillants mesurent la conformité en fonction de l'arrivée d'un envoi, et non de son départ de votre entrepôt. Manquer la fenêtre de livraison peut entraîner des pénalités, même si la commande a été expédiée à temps.
Les livraisons tardives sont une cause courante, mais arriver trop tôt peut également poser problème. De nombreux détaillants n'acceptent les expéditions que pendant les créneaux horaires prévus. Les arrivées anticipées peuvent être refusées, nécessiter un report, ou entraîner des coûts supplémentaires de manutention, ce qui peut entraîner des déductions.
Pour réduire le risque, prévoyez suffisamment de temps pour le trafic, les conditions météorologiques et les retards des transporteurs, mais évitez d'expédier si tôt que la commande n'arrive avant sa fenêtre de livraison prévue.
Méthodes d'expédition et transporteurs approuvés Utiliser le mauvais transporteur ne fait pas que retarder un envoi. Cela peut envoyer des produits à travers un processus d'acheminement que le détaillant n'a jamais approuvé, augmentant les coûts de transport et créant des problèmes de réception.
Si votre expédition est gérée par un prestataire logistique tiers (3PL), assurez-vous qu'ils suivent le guide d'acheminement du détaillant. Un fournisseur peut quand même recevoir la pénalité même si l'erreur d'expédition a été commise par une autre entreprise.
Exactitude de la commande d'achat De nombreuses erreurs de bons de commande se produisent car les informations sont saisies manuellement dans un autre système. Les quantités de produits, les numéros d'articles et les numéros de bons de commande peuvent tous être mal saisis.
L'utilisation de systèmes intégrés de gestion des stocks ou des commandes aide à réduire la saisie manuelle des données, ce qui rend ces erreurs moins probables.
Spécifications d'emballage et de carton
De nombreux fournisseurs supposent qu'utiliser une boîte solide est suffisant. Ce n'est pas le cas. Les détaillants spécifient souvent la taille exacte du carton, la limite de poids, et même comment les produits doivent être emballés à l'intérieur du carton.
Une erreur courante est de continuer à utiliser d'anciennes exigences d'emballage après la mise à jour du Manuel de Conformité du Fournisseur par le détaillant. Revoyez régulièrement ces exigences au lieu de vous fier aux expéditions précédentes.
3. Exigences en matière d'ASN et d'EDI
Un avis d'expédition anticipé (ASN) est un avis électronique envoyé avant l'arrivée d'un envoi. Il indique au détaillant à quoi s'attendre, y compris les produits, les quantités, les cartons et les palettes. De nombreux détaillants reçoivent des ASNs via Échange de données électroniques (EDI), un système standard pour l'échange de documents commerciaux entre les entreprises.
Une erreur courante est d'envoyer l'ASN trop tard ou d'inclure des informations qui ne correspondent pas à l'expédition. Les documents EDI peuvent également déclencher des pénalités si ils sont envoyés dans le mauvais format ou contiennent des données manquantes ou invalides.
Documents d'expédition requis
Les documents électroniques ne sont qu'une partie du processus. L'expédition nécessite également des documents de support précis, tels que le bon de livraison, la facture et le connaissement.
Ces documents doivent correspondre les uns aux autres et à l'envoi lui-même. Les différences de quantités, de numéros de produit ou de numéros de commande nécessitent souvent des vérifications manuelles et retardent la réception.
Instructions de configuration et de manipulation des palettes
Les détaillants ont souvent des exigences détaillées en matière de palettes qui vont au-delà du simple empilement soigné des produits. Ils peuvent spécifier la taille des palettes, la hauteur maximale, les limites de poids, les méthodes d'emballage sous film étirable et le placement des produits.
Les équipes d'entrepôt devraient utiliser un processus standard de construction de palettes plutôt que de laisser chaque employé décider comment empiler les envois. La cohérence aide à prévenir les violations de conformité répétées.
Au moment où un détaillant émet une rétrofacturation, l'erreur s'est généralement produite des heures, voire des jours plus tôt. Examiner régulièrement les exigences en matière de conformité, valider les données d'expédition avant l'envoi et normaliser les processus d'entrepôt font partie des moyens les plus efficaces pour réduire les déductions au fil du temps.
Placer les étiquettes de produits et les codes-barres
Les problèmes d'étiquetage de produit sont souvent causés par de petits détails. Les étiquettes peuvent être placées au mauvais endroit, contenir des informations obsolètes ou ne pas correspondre à la commande d'achat et aux documents d'expédition. Tout cela peut ralentir la réception et entraîner un rejet de paiement.
Pour les codes-barres, l'un des plus grands risques est la qualité d'impression. Les codes-barres avec un faible contraste, des bords flous, des taches ou des étiquettes endommagées peuvent être scannés de manière inconsistante même s'ils semblent acceptables.
Une autre erreur courante est la troncature du code-barres, où le code-barres est raccourci pour s'adapter à un espace plus petit. Cela réduit la fiabilité de la numérisation, provoque des retards et augmente le risque d'échecs de numérisation, pourtant les entreprises continuent de le faire, en connaissant le risque.
De nombreux détaillants exigent également que les fournisseurs atteignent un grade minimum de vérification de code-barres avant l'expédition des produits. La vérification du code-barres mesure la qualité d'impression par rapport aux normes ISO, des règles internationalement reconnues qui garantissent le bon fonctionnement des produits et des technologies partout.
Ce processus aide à identifier les problèmes d'impression qu'un scanner de code-barres classique ne peut pas détecter.
Lever du soleil 2027 et conformité aux codes-barres GS1 2D
Alors que les détaillants se préparent pour Sunrise 2027, la qualité des codes-barres restera un élément important de la conformité des fournisseurs. Codes-barres 2D GS1 peut causer les mêmes problèmes de numérisation que les codes-barres 1D.
Les codes-barres 2D GS1 peuvent stocker plus qu'un identifiant de produit. Ils peuvent également inclure des informations telles que les numéros de lot, les dates d'expiration et les numéros de série, améliorant la traçabilité des produits et l'engagement des clients. Pendant la transition, de nombreux produits porteront à la fois un code-barres 1D et un code-barres 2D GS1.
L'industrie de la santé montre déjà à quel point la qualité des codes-barres est importante. Les produits utilisant une GS1 DataMatrix nécessitent généralement une note minimale de vérification des codes-barres de C (1,5).
Alors que les soins de santé gèrent la qualité des codes-barres par le biais de la conformité réglementaire plutôt que des rétrofacturations, cela démontre que la vérification des codes-barres est déjà une exigence établie pour les codes-barres 2D.
De nombreux détaillants exigent déjà que les fournisseurs respectent les exigences de qualité des codes-barres ou fournissent des rapports de vérification des codes-barres pour les codes-barres 1D. À mesure que les codes-barres 2D GS1 deviennent plus courants, il est raisonnable de s'attendre à des exigences de qualité similaires pour garantir une numérisation fiable.
La vérification du code-barres offre également aux entreprises une certaine flexibilité en matière de conception. Code QR GS1 ou Data Matrix peut toujours obtenir une note de passage lorsque la couleur est utilisée correctement, et que le code-barres suit les normes GS1.
Cependant, trop de changements de conception, tels qu'un mauvais contraste de couleur ou des logos surdimensionnés, peuvent réduire les performances de numérisation et augmenter le risque de problèmes de conformité future.
Le point essentiel : la conformité favorise l'efficacité
Les rétrofacturations des fournisseurs ne sont qu'un moyen pour les détaillants de récupérer les coûts liés au non-respect des fournisseurs selon les termes convenus dans l'AMV.
Ces exigences existent pour permettre aux produits de circuler facilement dans la chaîne d'approvisionnement. Lorsque les expéditions arrivent à temps, sont correctement étiquetées et répondent aux normes du détaillant, les magasins peuvent mettre en rayon les produits plus rapidement, et les clients ont plus de chances de trouver ce dont ils ont besoin sur l'étagère.
Alors qu'un rejet de débit aide les détaillants à récupérer une partie de leurs coûts, il ne permet pas de récupérer les ventes perdues ou la confiance des clients. Les étagères vides, les livraisons retardées et les problèmes de réception peuvent toujours affecter l'expérience d'achat et nuire à la fois au détaillant et au fournisseur.
La meilleure façon d'éviter ces pertes est de considérer le respect des exigences des fournisseurs comme faisant partie de vos opérations quotidiennes. Suivre les exigences de votre détaillant, vérifier la qualité des codes-barres et examiner les expéditions avant leur départ de vos installations peuvent aider à réduire les pénalités, protéger vos revenus et renforcer la relation avec vos partenaires de vente au détail.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un chargeback et un remboursement ?
Un remboursement est de l'argent que le vendeur accepte de rendre au client.
Un chargeback est une déduction forcée déclenchée par un litige ou un manquement à la conformité, et non une décision volontaire de la partie payante. Il existe deux versions : Client et Fournisseur/détailleur.
Les litiges nuisent-ils à une entreprise ?
Oui, les rétrofacturations des fournisseurs réduisent les revenus d'un fournisseur en déduisant les coûts des paiements. Les rétrofacturations répétées peuvent également diminuer les scores de performance du fournisseur, mettre à mal les relations avec les détaillants et augmenter le risque de rejets d'expéditions ou de réduction des opportunités commerciales.
Pouvez-vous contester un retrait/déduction de fournisseur ?
Oui. La plupart des détaillants permettent aux fournisseurs de contester un rejet de charge du fournisseur dans un délai spécifié. Selon le détaillant, cette période peut varier de 15 à 90 jours après la déduction ou l'avis de réclamation. Ne pas respecter la date limite signifie généralement que le rejet de charge devient définitif, quelles que soient les preuves à l'appui.
Le processus et les documents requis sont généralement décrits dans le MVA ou le Manuel de Conformité des Fournisseurs. Les fournisseurs doivent fournir des preuves, telles que la preuve de livraison, les registres d'expédition, les confirmations ASN ou les rapports de vérification de code-barres, pour étayer leur demande.
Les normes GS1 sont-elles nécessaires pour éviter les pénalités des fournisseurs ?
Cela dépend des exigences du détaillant. Les détaillants qui utilisent normes GS1 pour la numérisation des points de vente, la gestion des stocks ou les opérations de la chaîne d'approvisionnement peuvent également exiger que les fournisseurs les suivent.
Rencontrer ces exigences aide à prévenir les problèmes de numérisation et de conformité qui peuvent entraîner des rétrofacturations de fournisseurs.
AVERTISSEMENT Nous reconnaissons que GS1, ainsi que les matériaux, articles propriétaires et tous les brevets, droits d'auteur, marques de commerce et autres propriétés intellectuelles connexes (collectivement, la "propriété intellectuelle") liés à son utilisation, sont la propriété de GS1 Global, et que notre utilisation des mêmes se fera conformément aux conditions fournies par GS1 Global.
