Возвраты поставщику: как это работает и как их избежать
Кратко:
|
Возврат поставщику - это вычет, который розничный продавец делает из суммы, которую он должен поставщику, когда поставщик не соблюдает согласованные требования. Эти требования могут включать сроки поставки, стандарты упаковки, маркировку продукции или необходимую документацию.
Не путайте это с возвратом платежа клиента. Возврат платежа происходит, когда держатель карты оспаривает покупку в своем банке, что может привести к отмене платежа.
Пометка: Поврежденные или дефектные продукты от поставщика часто обрабатываются через отдельные претензии по качеству, возвраты или гарантийные соглашения.
Как работает возврат платежа поставщику?
Все начинается с соглашения с главным поставщиком (MVA). Это договор между розничным продавцом и поставщиком. В нем описывается, как они будут работать вместе, включая условия оплаты, графики поставок, требования к продукции и другие бизнес-правила.
Один из разделов этого соглашения - это Руководство по соблюдению поставщиками, также называемое Руководством по маршрутизации. Вы можете представить его как справочник, который сообщает поставщикам точно, как розничный продавец хочет, чтобы заказы были подготовлены и отправлены.
Руководство по соблюдению требований поставщика обычно включает инструкции для:
- Упаковка продукции и коробки
- Размещение ярлыков продукта и штрих-кодов
- Использование одобренных перевозчиков
- Соблюдение сроков поставки и времени назначенных встреч
- Сопоставление товаров с правильным заказом на покупку
- Отправка Уведомления о предварительной отгрузке (ASN), который сообщает розничным продавцам, что ожидается поступление до того, как отправка достигнет склада
- Предоставление необходимых документов для доставки
- Правильное строительство и упаковка поддонов
Когда поставка прибывает, розничный продавец проверяет, следовал ли поставщик этим инструкциям. Если что-то не соответствует требованиям, розничный продавец фиксирует проблему и оценивает штраф, который применяется в виде вычета за несоблюдение в счете.
Сумма удержания зависит от правил розничного торговца в MVA и Руководства по соблюдению поставщиков. Нет стандартной суммы, потому что каждый розничный торговец устанавливает свои собственные политики. Вот примерные основы:
| Основание для штрафа поставщику | Образец из реального мира |
| Фиксированная плата за каждую ошибку | Программа превосходства качества поставщика Walmart (SQEP)сборы плата в размере $200 за каждый пропущенный или опоздавший ASN. Target взимает фиксированный штраф в размере $250 за каждое нарушение неправильных или отсутствующих наборов EDI транзакций. |
| Процент от стоимости счета | Home Depot взимает 5% от стоимости счета за отправки, которые прибывают вне утвержденного маршрутного плана. Kohl's взимает 3% от стоимости счета за нарушения заполнения, когда поставщик отправляет товар ниже требуемого порога заполнения. |
| Плата за каждый продукт, коробку или паллет с проблемой | Amazon взимает с поставщиков плату за нарушения подготовки на единицу, такие как товары, поступающие без необходимых полиэтиленовых пакетов или предупреждающих ярлыков о задушивании. Costco взимает плату за каждый поддон, который не соответствует его конкретным требованиям к высоте и весу. |
Фактическая стоимость устранения проблемы, такая как переоценка продукции или дополнительные затраты на складской труд Это представляет собой "чарджбэк" в его чистейшей форме: сдвиг стоимости . | Macy's взимает с поставщиков фактическую стоимость переоформления товаров, поступивших с неправильными или отсутствующими штрих-кодами, включая затраты на труд и материалы. CVS взимает с поставщиков фактическую стоимость складского труда, понесенную при необходимости переделки отправлений из-за несоответствия внутренней упаковки |
Поставщик обычно получает уведомление, объясняющее, что пошло не так, какое правило было нарушено, и как был рассчитан вычет.
В простых терминах процесс работает так:
Соглашение → Поставщик отправляет заказ → Розничный продавец проверяет отгрузку → Нарушается правило → Розничный продавец рассчитывает штраф → Сумма вычитается из оплаты поставщику.
Пост-аудиторские вычеты
Не все возвраты отражаются в текущем счете. Некоторые розничные компании проводят аудиты после обработки счетов и могут выявить нарушения, которые были упущены во время получения.
Когда это происходит, розничный продавец выписывает пост-аудиторское удержание, где сумма вычитается из будущего платежа вместо исходного счета. Эти удержания могут быть выписаны через месяцы или даже годы после исходной транзакции.
Как избежать штрафов от поставщиков?
Эти виды чарджбэков можно предотвратить. Проблема заключается в том, что многие проблемы с соблюдением правил возникают задолго до того, как отправка достигает розничного продавца. Они часто начинаются с устаревших инструкций, отсутствующих данных или незначительных ошибок, которые остаются незамеченными до момента получения отправки.
Следуя OTIF (вовремя, полностью)
Оценивает, прибывает ли заказ в установленное время доставки (вовремя) или прибывает полным и точным (полностью).
Это включает в себя следующие требования. Большинство из них легко понять, но детали - это то, где многие поставщики ошибаются.
Окна доставки и назначение встречи Розничные продавцы измеряют соблюдение сроков по времени прибытия груза, а не времени отправки со склада. Пропуск срока поставки может привести к штрафу, даже если заказ был отправлен вовремя.
Опоздания с поставками - обычная причина, но и слишком раннее появление также может быть проблемой. Многие розничные компании принимают поставки только во время назначенных встреч. Ранние прибытия могут быть отклонены, потребуют перепланирования или приведут к дополнительным расходам на обработку, что может привести к удержаниям.
Для снижения риска учтите достаточное время на пробки, погодные условия и задержки со стороны перевозчика, но избегайте отправки слишком рано, чтобы заказ не прибыл до запланированного окна доставки.
Методы доставки и одобренные перевозчики Использование неправильного перевозчика приводит не только к задержке отправки. Это может привести к прохождению товаров через маршрутный процесс, который розничный продавец никогда не одобрял, увеличивая транспортные расходы и создавая проблемы с приемкой.
Если вашу доставку обрабатывает поставщик услуг логистики третьей стороны (3PL), убедитесь, что они следуют руководству по маршрутизации розничного продавца. Поставщик все равно может получить штраф даже в случае ошибки в доставке, совершенной другой компанией.
Точность заказа на покупку Многие ошибки в заказах на закупку происходят из-за того, что информация вводится вручную в другую систему. Количество продукции, номера товаров и номера заказов на закупку могут быть введены с ошибками.
Использование интегрированных систем управления запасами или заказами помогает сократить ручной ввод данных, что делает подобные ошибки менее вероятными.
Упаковка и спецификации картонной упаковки
Многие поставщики предполагают, что достаточно использовать прочный ящик. Но это не так. Розничные продавцы часто указывают точный размер коробки, предельный вес и даже то, как товары должны быть упакованы внутри коробки.
Одной из распространенных ошибок является продолжение использования старых требований к упаковке после того, как розничный продавец обновляет свой руководство по соблюдению требований поставщика. Регулярно проверяйте эти требования, вместо того чтобы полагаться на предыдущие отправки.
3. Требования к ASNs и EDI
Заранее отправленное уведомление о поставке (ASN) - это электронное уведомление, отправляемое до прибытия груза. Оно сообщает розничному продавцу, что ожидать, включая продукцию, количество, коробки и паллеты. Многие розничные продавцы получают ASN через Электронный обмен данными (EDI), стандартная система обмена бизнес-документами между компаниями.
Одной из распространенных ошибок является отправка ASN слишком поздно или включение информации, которая не соответствует отправке. Документы EDI также могут вызвать штрафные санкции, если они отправлены в неправильном формате или содержат отсутствующие или недопустимые данные.
Необходимые документы для доставки
Электронные документы - это только часть процесса. Для отправки также необходимы точные сопроводительные документы, такие как товарная накладная, счет-фактура и коносамент.
Эти документы должны соответствовать друг другу и самой отправке. Различия в количестве, номерах продуктов или номерах заказов часто требуют ручных проверок и замедляют получение.
Инструкции по конфигурации и обращению с поддонами
Розничные торговцы часто устанавливают детальные требования к поддонам, которые выходят за рамки аккуратной укладки товаров. Они могут указывать размер поддона, максимальную высоту, ограничения по весу, методы упаковки стрейч-пленкой и размещение продукции.
Командам склада следует использовать стандартный процесс сборки паллетов, а не позволять каждому сотруднику самостоятельно решать, как укладывать грузы. Постоянство помогает предотвратить повторные нарушения правил соответствия.
К моменту, когда розничный продавец выставляет чарджбэк, ошибка обычно произошла часы или даже дни назад. Регулярное обновление требований соответствия, проверка данных о доставке перед отправкой и стандартизация процессов на складе - это одни из наиболее эффективных способов снижения удержаний со временем.
Размещение этикеток продукта и штрих-кодов
Проблемы с этикеткой продукта часто вызваны мелкими деталями. Этикетки могут быть размещены в неправильном месте, содержать устаревшую информацию или не соответствовать заказу на покупку и документам по доставке. Любое из этих нарушений может замедлить процесс получения и привести к возврату средств.
Для штрих-кодов одним из самых больших рисков является качество печати. Штрих-коды с низким контрастом, размытыми краями, размазываниями или поврежденными этикетками могут сканироваться неоднородно, даже если они выглядят приемлемо.
Другая распространенная ошибка - усечение штрих-кода, когда штрих-код укорачивается для умещения в более маленьком пространстве. Это снижает надежность сканирования, вызывает задержки и увеличивает риск сбоев при сканировании, но компании все равно продолжают делать это, зная о риске.
Многие розничные продавцы также требуют, чтобы поставщики соответствовали минимальному уровню проверки штрих-кода перед отправкой продукции. Проверка штрих-кода измеряет качество печати по стандартам ISO — международно согласованным правилам, которые обеспечивают надежную работу продуктов и технологий везде.
Этот процесс помогает выявить проблемы печати, которые обычный сканер штрих-кода не может обнаружить.
Восход солнца 2027 и соответствие штрих-коду GS1 2D
Поскольку розничные продавцы готовятся к вступлению в силу Sunrise 2027, качество штрих-кода останется важной частью соблюдения поставщиками. Плохое качество 2D штрих-коды GS1 могут вызвать те же проблемы при сканировании, что и одномерные штрихкоды.
GS1 2D штрих-коды могут хранить не только идентификатор продукта, но и информацию, такую как номера партий, сроки годности и серийные номера, улучшая прослеживаемость продукции и вовлеченность клиентов. В переходный период многие продукты будут иметь как 1D штрих-код, так и GS1 2D штрих-код.
Здравоохранительная отрасль уже показывает, насколько важное значение имеет качество штрих-кода. Продукты, использующие GS1 DataMatrix, обычно требуют минимального уровня проверки штрих-кода C (1.5).
В то время как здравоохранение обеспечивает качество штрих-кода через регулятивное соблюдение, а не через возвраты, это показывает, что проверка штрих-кода уже является установленным требованием для двухмерных штрих-кодов.
Многие розничные продавцы уже требуют, чтобы поставщики соответствовали требованиям качества штрих-кодов или предоставляли отчеты о проверке штрих-кодов для одномерных штрих-кодов. Поскольку двумерные штрих-коды GS1 становятся все более распространенными, разумно ожидать аналогичных требований качества для обеспечения надежного сканирования.
Проверка штрих-кода также дает бизнесу определенную гибкость в дизайне. GS1 QR-код или Data Matrix можно все равно получить проходную оценку, если цвет используется правильно, а штрих-код соответствует стандартам GS1.
Однако слишком много изменений дизайна, таких как плохой контраст цветов или излишне крупные логотипы, могут снизить производительность сканирования и увеличить риск будущих проблем с соответствием.
Основной момент: Соблюдение обязательств обеспечивает эффективность
Вознаграждения поставщику - это просто способ для розничных продавцов возместить затраты на невыполнение поставщиком условий, согласованных в MVA.
Эти требования существуют для того, чтобы продукция плавно перемещалась по цепочке поставок. Когда отправки прибывают вовремя, правильно маркированы и соответствуют стандартам розничного торговца, магазины могут быстрее пополнять запасы продукции, и клиенты с большей вероятностью найдут то, что им нужно на полке.
Хотя чарджбэк помогает розничным продавцам частично возместить свои затраты, он не восстанавливает потерянные продажи или доверие клиентов. Пустые полки, задержанные поставки и проблемы с получением товаров все еще могут повлиять на опыт покупок и нанести ущерб как розничному продавцу, так и поставщику.
Лучший способ избежать этих потерь - рассматривать соблюдение поставщиком как часть вашей повседневной деятельности. Следование требованиям вашего розничного торговца, проверка качества штрих-кода и проверка отправлений перед их отправкой из вашего предприятия могут помочь снизить штрафы, защитить ваш доход и укрепить отношения с розничными партнерами.
Общие вопросы
Что такое чарджбэк по сравнению с возвратом средств?
Возврат - это деньги, согласие на возврат которых продавец дает покупателю.
Чарджбэк - это принудительное удержание, вызванное спором или нарушением соблюдения, а не добровольным решением платящей стороны. Существуют две версии: Клиент и Поставщик/розница
Возможно ли, что возвраты средств наносят ущерб бизнесу?
Да, штрафы поставщику снижают доход поставщика за счет вычета из платежей расходов. Повторяющиеся штрафы также могут снизить показатели производительности поставщика, нарушить отношения с розничными торговцами и увеличить риск отклоненных отправлений или сокращения бизнес-возможностей.
Можно ли оспаривать вендорский чарджбэк/вычет?
Да. Большинство розничных продавцов позволяют поставщикам оспаривать вендорские штрафы в течение определенного времени. В зависимости от розничного продавца, это окно может составлять от 15 до 90 дней после удержания или уведомления о претензии. Пропуск срока обычно означает, что вендорский штраф становится окончательным, независимо от предоставленных доказательств.
Процесс и необходимые документы обычно описаны в руководстве по соблюдению требований MVA или поставщика. Поставщики должны предоставить доказательства, такие как подтверждение доставки, записи о доставке, подтверждения ASN или отчеты о проверке штрих-кода, чтобы подтвердить свои требования.
Требуются ли стандарты GS1 для предотвращения штрафов от поставщиков?
Это зависит от требований розничного продавца. Розничные продавцы, которые используют стандарты GS1 для сканирования POS, управления запасами или операций цепочки поставок поставщикам также может потребоваться их соблюдение.
Соблюдение этих требований помогает предотвратить проблемы со сканированием и нарушениями, которые могут привести к штрафам от поставщиков.
ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ Мы признаем, что GS1, а также материалы, собственные предметы и все связанные патенты, авторские права, товарные знаки и другая интеллектуальная собственность (в совокупности "интеллектуальная собственность"), относящиеся к ее использованию, являются собственностью GS1 Global, и что наше использование их должно соответствовать условиям, предоставленным GS1 Global.
