Taxele de penalizare ale furnizorului: Cum funcționează și cum să le anulați
Pe scurt:
|
O taxă de penalizare a furnizorului este o deducere pe care un comerciant o face din suma pe care o datorează unui furnizor atunci când furnizorul nu îndeplinește cerințele convenite. Aceste cerințe pot include termene limită de expediere, standarde de ambalare, etichetare a produselor sau documentație necesară.
Nu confundați cu o rambursare a clientului. Acea rambursare se întâmplă atunci când un deținător de carduri contestă o achiziție la banca lor, care ar putea anula plata.
Produsele deteriorate sau defecte de la furnizor sunt adesea gestionate prin reclamații separate de calitate, returnări sau acorduri de garanție.
Cum funcționează o penalizare a furnizorului?
Totul începe cu Acordul cu Furnizorul Principal (MVA). Acesta este un contract între un comerciant și un furnizor. Acesta explică modul în care vor lucra împreună, inclusiv termenii de plată, programele de livrare, cerințele de produs și alte reguli de afaceri.
O secțiune a acestui acord este Manualul de Conformitate al Furnizorului, numit și Ghid de Rutare. Poți să-l consideri ca pe un ghid care îi spune furnizorilor exact cum dorește comerciantul să fie pregătite și expediate comenzile.
Un manual de conformitate al furnizorului include de obicei instrucțiuni pentru:
- Produse de ambalare și cutii
- Plasarea etichetelor produselor și a codurilor de bare
- Utilizând transportatori de transport aprobati
- Întâlnirea termenelor de livrare și orele programate
- Potrivirea produselor cu comanda de achizitie corecta
- Trimiterea Notificări avansate de expediere (ASNs), care îi informează pe comercianți ce urmează să sosească înainte ca transportul să ajungă la depozit
- Oferind documentele de transport necesare
- Construirea și înfășurarea corectă a paletelor
Când o expediere ajunge, comerciantul verifică dacă furnizorul a urmat aceste instrucțiuni. Dacă ceva nu îndeplinește cerințele, comerciantul înregistrează problema și evaluează o penalizare, care este aplicată sub formă de deducere conformă pe factură.
Suma dedusă depinde de regulile comerciantului din MVA și Manualul de Conformitate al Furnizorului. Nu există o sumă standard deoarece fiecare comerciant își stabilește propriile politici. Iată bazele de eșantion:
| Baza de chargeback a furnizorului | Exemplu din lumea reală |
| O taxă fixă pentru fiecare greșeală | Programul de Excelență a Calității Furnizorilor (SQEP) al Walmarttaxe o taxă fixă de 200 $ pentru fiecare comandă lipsă sau întârziată ASN. Target percepe o taxă fixă de 250 $ per încălcare pentru seturile de tranzacții EDI incorecte sau lipsă. |
| Un procent din valoarea facturii | Home Depot percepe 5% din valoarea facturii pentru expedierile care ajung în afara ghidului de rutare aprobat. Kohl's percepe 3% din valoarea facturii pentru încălcările ratei de completare, atunci când furnizorul livrează sub pragul minim de completare cerut. |
| O taxă pentru fiecare produs, cutie sau paletă cu o problemă | Amazon percepe furnizorilor o taxă pe unitate pentru încălcările de pregătire, cum ar fi articolele care ajung fără saci de poliți sau etichete de avertizare privind sufocarea necesare. Costco percepe o taxă pe palet pentru paleturile care nu îndeplinesc cerințele sale specifice de înălțime și greutate. |
Costul real al rezolvării problemei, cum ar fi etichetarea din nou a produselor sau costurile suplimentare de muncă în depozit Aceasta reprezinta "chargeback-ul" in forma sa cea mai pura: transfer de costuri . | Macy's percepe furnizorilor costul real al etichetării mărfurilor care sosesc cu etichete UPC incorecte sau lipsă, inclusiv costurile cu forța de muncă și materialele. CVS percepe furnizorilor costul real al muncii de depozit atunci când expedierile necesită reconfigurări din cauza configurațiilor neconforme ale ambalajului interior. |
Furnizorul primește de obicei o notificare explicând ce s-a întâmplat, care regulă a fost încălcată și cum a fost calculată deducerea.
În termeni simpli, procesul funcționează astfel:
Acord → Furnizorul trimite comanda → Comerciantul verifică expedierea → Se încalcă o regulă → Comerciantul calculează penalizarea → Suma este dedusă din plata furnizorului.
Deduceri post-audit
Nu toate contestațiile apar pe factura curentă. Unii comercianți efectuează audituri după ce facturile au fost procesate și pot identifica probleme de conformitate care au fost trecute cu vederea în timpul recepționării.
Când se întâmplă acest lucru, comerciantul emite o deducere post-audit, unde suma este scăzută dintr-o plată viitoare în loc de factura inițială. Aceste deduceri pot fi emise luni sau chiar ani după tranzacția inițială.
Cum să eviți penalizările de la furnizori
Aceste tipuri de chargeback-uri sunt prevenibile. Provocarea constă în faptul că multe probleme legate de conformitate apar mult înainte ca o expediere să ajungă la comerciant. Ele încep adesea cu instrucțiuni învechite, date lipsă sau mici erori care trec neobservate până când expedierea este recepționată.
Urmând OTIF (La timp, complet)
Măsoară dacă o comandă ajunge în fereastra de livrare solicitată (La timp) sau ajunge completă și corectă (În întregime).
Implică următoarele cerințe. Cele mai multe sunt ușor de înțeles, dar detaliile sunt acolo unde mulți furnizori greșesc.
Ferestre de livrare și programare a programărilor Retailerii măsoară conformitatea în funcție de momentul în care o expediere ajunge, nu de momentul în care părăsește depozitul tău. Lipsa respectării intervalului de livrare poate duce la o penalizare, chiar dacă comanda a fost expediată la timp.
Livrările tardive sunt o cauză comună, dar sosirea prea devreme poate fi, de asemenea, o problemă. Mulți comercianți acceptă livrările doar în timpul programărilor stabilite. Sosirile timpurii pot fi refuzate, pot necesita reprogramare sau pot implica costuri suplimentare de manipulare, toate acestea putând duce la deduceri.
Pentru a reduce riscul, alocați suficient timp pentru trafic, vreme și întârzieri ale transportatorului, dar evitați expedierea atât de devreme încât comanda să ajungă înainte de fereastra sa de livrare programată.
Metode de transport și transportatori aprobați Utilizarea unui transportator greșit nu face doar să întârzie o expediere. Poate trimite produsele printr-un proces de rutare pe care comerciantul nu l-a aprobat niciodată, crescând costurile de transport și creând probleme la recepție.
Dacă expedierea dvs. este gestionată de un furnizor de logistică terță parte (3PL), asigurați-vă că respectă ghidul de rutare al comerciantului. Un furnizor poate totuși primi penalizarea chiar dacă greșeala de expediere a fost făcută de o altă companie.
Precizia comenzii de achiziție Multe erori ale comenzilor de achiziție apar pentru că informațiile sunt introduse manual într-un alt sistem. Cantitățile produselor, numerele de articole și numerele comenzilor de achiziție pot fi toate introduse greșit.
Utilizarea sistemelor integrate de gestiune a stocurilor sau a comenzilor ajută la reducerea introducerii manuale a datelor, făcând ca aceste erori să fie mai puțin probabile.
Specificatii pentru ambalaje si cutii
Mulți furnizori presupun că folosirea unei cutii rezistente este suficientă. Nu este. Comercianții specifică adesea dimensiunea exactă a cartonului, limita de greutate și chiar modul în care produsele ar trebui ambalate în interiorul cartonului.
O greșeală comună este continuarea folosirii vechilor cerințe de ambalare după ce retailerul își actualizează Manualul de Conformitate al Furnizorului. Revizuiți aceste cerințe în mod regulat în loc să vă bazați pe expedierile anterioare.
3. Cerințe ASN și EDI
Un Avans de Notificare a Expedierii (ASN) este o notificare electronică trimisă înainte ca o expediere să ajungă. Aceasta îi spune comerciantului ce să se aștepte, inclusiv produsele, cantitățile, cutiile și paleții. Mulți comercianți primesc ASNs prin Interfața de date electronică (EDI), un sistem standard pentru schimbul de documente de afaceri între companii.
O greșeală comună este trimiterea ASN prea târziu sau includerea unor informații care nu se potrivesc cu expedierea. Documentele EDI pot declanșa, de asemenea, penalizări dacă sunt trimise în format greșit sau conțin date lipsă sau invalide.
Documente de expediere necesare
Documentele electronice sunt doar o parte a procesului. Expediția necesită, de asemenea, documente de suport precise, cum ar fi avizul de expediție, factura și conosamentul.
Aceste documente ar trebui să se potrivească între ele și cu expedierea în sine. Diferențele în cantități, numere de produs sau numere de comandă pot necesita adesea verificări manuale și pot întârzia primirea.
Instrucțiuni de configurare și manipulare a paleților
Retailerii au adesea cerințe detaliate privind paletele care depășesc simpla aranjare ordonată a produselor. Aceștia pot specifica dimensiunea paletei, înălțimea maximă, limitele de greutate, metodele de înfășurare cu folie stretch și plasarea produselor.
Echipele din depozit ar trebui să folosească un proces standard de construire a paleților în loc să lase fiecare angajat să decidă cum să așeze expedierile. Coerența ajută la prevenirea încălcărilor repetate ale conformității.
Până când un comerciant emite o rambursare, greșeala s-a întâmplat de obicei cu ore sau chiar zile înainte. Revizuirea regulată a cerințelor de conformitate, validarea datelor de expediere înainte de expediere și standardizarea proceselor din depozit se numără printre cele mai eficiente modalități de reducere a deducerilor în timp.
Plasarea etichetelor produselor și a codurilor de bare
Problemele etichetelor de produs sunt adesea cauzate de detalii mici. Etichetele pot fi plasate într-o locație greșită, pot conține informații expirate sau nu se potrivesc cu comanda de achiziție și documentele de expediere. Oricare dintre acestea pot încetini primirea și pot duce la o rambursare.
Pentru codurile de bare, unul dintre cele mai mari riscuri este calitatea de imprimare. Codurile de bare cu contrast redus, margini estompate, pete sau etichete deteriorate pot fi scanate in mod inconsistent chiar daca arata acceptabil.
Un alt greșeală comună este trunchierea codului de bare, unde codul de bare este scurtat pentru a se potrivi într-un spațiu mai mic. Acest lucru reduce fiabilitatea scanării, cauzează întârzieri și crește riscul de eșecuri la scanare, totuși companiile încă fac acest lucru, conștiente de riscuri.
Mulți comercianți cer, de asemenea, furnizorilor să îndeplinească un grad minim de verificare a codului de bare înainte ca produsele să fie expediate. Verificarea codului de bare măsoară calitatea tipăririi în conformitate cu standardele ISO - reguli convenite la nivel internațional care asigură funcționarea fiabilă a produselor și tehnologiilor peste tot.
Acest proces ajută la identificarea problemelor de imprimare pe care un scaner de coduri de bare obișnuit nu le poate detecta.
Răsăritul soarelui 2027 și conformitatea cu codul de bare GS1 2D
Pe măsură ce comercianții se pregătesc pentru Sunrise 2027, calitatea codului de bare va rămâne o parte importantă a conformității furnizorului. Calitatea slabă Coduri de bare 2D GS1 pot provoca aceleași probleme de scanare ca și codurile de bare 1D.
Codurile de bare 2D GS1 pot stoca mai mult decât un identificator de produs. Ele pot include, de asemenea, informații precum numerele de lot, datele de expirare și numerele de serie, îmbunătățind urmărirea produselor și implicarea clienților. În timpul tranziției, multe produse vor avea atât un cod de bare 1D, cât și un cod de bare 2D GS1.
Industria sănătății arată deja cât de importantă este calitatea codului de bare. Produsele care folosesc un GS1 DataMatrix necesită în mod obișnuit o calificare minimă a verificării codului de bare de tip C (1.5).
În timp ce sistemul de sănătate gestionează calitatea codurilor de bare prin conformitatea reglementărilor în loc de penalizări, acest lucru demonstrează că verificarea codurilor de bare este deja o cerință stabilită pentru codurile de bare 2D.
Mulți comercianți cer deja furnizorilor să respecte cerințele de calitate ale codurilor de bare sau să furnizeze rapoarte de verificare a codurilor de bare pentru codurile de bare 1D. Pe măsură ce codurile de bare GS1 2D devin tot mai comune, este rezonabil să ne așteptăm la cerințe similare de calitate pentru a asigura scanarea fiabilă.
Verificarea codului de bare oferă și afacerilor o anumită flexibilitate în design. Codul QR GS1 sau Matricea de Date poate obține totuși o notă de trecere atunci când culoarea este folosită corect, iar codul de bare respectă standardele GS1.
Cu toate acestea, prea multe modificări de design, cum ar fi contrastul slab al culorilor sau logourile supra-dimensionate, pot reduce performanța scanării și pot crește riscul de probleme de conformitate viitoare.
Concluzia: Conformitatea Conduce la Eficiență
Taxele de penalizare ale furnizorului sunt pur și simplu o modalitate pentru comercianți de a-și recupera costurile neconformității furnizorului conform termenilor conveniți în Acordul de Vânzare și Achiziție.
Aceste cerințe există pentru a menține produsele în mișcare în mod eficient prin lanțul de aprovizionare. Atunci când expedierile ajung la timp, sunt etichetate corect și îndeplinesc standardele comerciantului, magazinele pot aproviziona produsele mai rapid, iar clienții au mai multe șanse să găsească ceea ce au nevoie pe raft.
În timp ce o rambursare ajută comercianții să-și recupereze o parte din costuri, nu recuperează vânzările pierdute sau încrederea clienților. Raioanele goale, livrările întârziate și problemele la primire pot afecta în continuare experiența de cumpărare și pot afecta atât comerciantul, cât și furnizorul.
Cel mai bun mod de a evita aceste pierderi este să tratezi conformitatea furnizorului ca parte a operațiunilor tale de zi cu zi. Respectarea cerințelor comerciantului tău, verificarea calității codurilor de bare și revizuirea expedierilor înainte de a părăsi facilitatea ta pot ajuta la reducerea penalizărilor, protejarea veniturilor tale și construirea unei relații mai puternice cu partenerii tăi de retail.
Întrebări frecvente
Care este diferența dintre o contestație a tranzacției și o rambursare?
Un rambursare este suma de bani pe care vânzătorul este de acord să o returneze clientului.
Un chargeback este o deducere forțată declanșată de o dispută sau de o nerespectare a conformității, nu o decizie voluntară a părții care plătește. Există două versiuni: Client și Furnizor/comerciant
Da, chargeback-urile pot afecta negativ o afacere.
Da, penalizările furnizorului reduc veniturile unui furnizor prin deducerea costurilor din plăți. Penalizările repetate pot, de asemenea, să scadă scorurile de performanță ale furnizorului, să tensioneze relațiile cu comercianții cu amănuntul și să crească riscul de expedieri respinse sau de reducere a oportunităților de afaceri.
Poți contesta o retragere/ deducere a furnizorului?
Da. Cei mai mulți comercianți permit furnizorilor să conteste o penalizare a furnizorului într-un anumit interval de timp. În funcție de comerciant, acest interval poate varia de la 15 la 90 de zile după deducerea sau notificarea revendicării. Depășirea termenului limită înseamnă de obicei că penalizarea devine definitivă, indiferent de probele de susținere.
Procesul și documentele necesare sunt de obicei descrise în Manualul MVA sau de Conformitate al Furnizorului. Furnizorii ar trebui să furnizeze dovezi, cum ar fi dovada livrării, înregistrările de expediere, confirmările ASN sau rapoartele de verificare a codurilor de bare, pentru a-și susține cererea.
Sunt standardele GS1 necesare pentru a evita penalizările de la furnizori?
Depinde de cerințele comerciantului. Comercianții care folosesc Standardele GS1 pentru scanarea POS, gestionarea inventarului sau operațiunile lanțului de aprovizionare pot necesita ca furnizorii să le respecte și pe acestea.
Îndeplinirea acestor cerințe ajută la prevenirea problemelor legate de scanare și de conformitate care pot duce la penalizări din partea furnizorilor.
DISCLAIMER Recunoaștem că GS1, precum și materialele, obiectele proprietare și toate brevetele, drepturile de autor, mărcile comerciale și alte proprietăți intelectuale (împreună, "proprietatea intelectuală") legate de utilizarea sa, sunt proprietatea GS1 Global, și că utilizarea noastră a acestora va fi conform condițiilor furnizate de GS1 Global.
